Исчерпывающее руководство по планированию и организации виртуальных мероприятий

Производственная мощность

Zoom Events

Комбинация Zoom Meetings и Zoom Webinars с универсальным билетом для присутствующих и лобби для общения.

Взаимодействие с аудиторией

Внутренняя или внешняя аудитория

Начните рекламную кампанию для своего мероприятия не менее чем за две или три недели до мероприятия, чтобы увеличить количество зарегистрировавшихся участников. Не забудьте создать ссылки для отслеживания источников для регистрации в вебинаре, чтобы определить наиболее эффективные маркетинговые каналы.

Маркетинговые рассылки

Отправляйте маркетинговые письма и напоминания. Проведите A/B-тестирование содержимого строки темы и выполните две или три почтовые рассылки до мероприятия, чтобы поддержать осведомленность. Попробуйте использовать видеоматериалы в электронных письмах, чтобы повысить интерес потенциальных и уже зарегистрировавшихся участников к мероприятию.

Статьи в блоге

Контент-маркетинг позволит вам рассказать историю своего мероприятия и предоставить информацию в более углубленной форме по сравнению с почтовыми рассылками. Используйте подходящие ключевые слова, чтобы увеличить органический трафик.

Пиар-мероприятия

Благодаря пресс-релизу и работе со СМИ, сосредоточенной на выдающихся докладчиках и прочих привлекательных деталях, ваше мероприятие будет замечено большим количеством пользователей. Соберите медиасписок из отраслевых публикаций и найдите издания, освещающие подобные мероприятия, чтобы привлечь свою целевую аудиторию. Обязательно предложите приглашения на мероприятие в реальном времени заинтересованным журналистам.

Социальные сети

Инициируйте обсуждение среди подписчиков с помощью хештегов мероприятия, графических материалов и кампаний в социальных сетях. Не забудьте о рекламе и форсируемых публикациях, выходящих за границы органического охвата.

Маркетинг в отношении партнеров и докладчиков

Создайте визуальные материалы и образцы публикаций в соцсетях, которые смогут легко использовать партнеры и докладчики, например графический шаблон, в который они смогут внести свое имя и информацию о сеансе.

1. Проведите пробный прогон или генеральную репетицию

Запланируйте пробный прогон примерно за неделю до мероприятия с участием производственной команды, организаторов мероприятия, докладчиков и всех тех, кто принимает активное участие в мероприятии, чтобы устранить все проблемы заранее.

Контрольный список для пробного прогона: все, что нужно проверить

2. Настройте докладчиков на успех

Предоставьте участникам группы технические рекомендации по настройке, чтобы они были готовы выглядеть наилучшим образом.

3. Присоединяйтесь к практическому сеансу

Практический сеанс вебинара позволяет организатору начать вебинар при присоединении только участников группы и соорганизаторов. Позвоните докладчикам за 10–20 минут до начала мероприятия, чтобы они могли присоединиться к практическому сеансу, протестировать видео и звук и устранить возможные неполадки до начала вещания в реальном времени.

1. Заранее откройте двери

Попытайтесь запустить вебинар на несколько минут раньше, чтобы присутствующие могли присоединиться до начала программы. Если вы хотите использовать музыку в качестве приветствия, убедитесь, что она свободна от притязаний со стороны правообладателей.

2. Проверьте настройки

Пока присутствующие присоединяются к мероприятию, можно эффективно использовать это время для проверки настроек конференции или вебинара. Проверьте, ведется ли запись и потоковое вещание на необходимые платформы, и начните потоковое вещание, если оно не включено по умолчанию. Также убедитесь, что настройки вопросов и ответов заданы верно и что участникам группы и соорганизаторам назначены соответствующие права.

3. Сценарий открытия

Начните мероприятие с короткого административного объявления, из которого присутствующие смогут узнать, ведется ли запись вебинара, как отправлять вопросы и какова тематика вебинара. Не забудьте поблагодарить докладчиков и спонсоров!

4. Устранение неполадок на мероприятии

Не закрывайте страницы поддержки Zoom Events, Zoom Webinars или Zoom Meetings — это поможет быстро устранять неполадки. Если участники группы столкнутся с проблемами, обсудите их в приватном чате в Zoom Desktop Client (Zoom Mobile Apps) или в личном чате в мероприятии.

Исследование по итогам мероприятия

Получите обратную связь от присутствующих: что им понравилось, а над чем еще стоит поработать. Используйте опросы, чтобы получить показатель лояльности клиентов (NPS) от присутствующих для каждого отдельного сеанса и всего мероприятия в целом.

Записанный контент

Отредактируйте записи и расшифровки и выложите их в общий доступ на веб-сайте или странице мероприятия. При желании можно собирать пользовательские данные со зрителей, получающих доступ к записям.

Дальнейшие действия в отношении присутствующих

Отправьте присутствующим сообщение электронной почты со ссылкой на запись мероприятия и дополнительными ресурсами.

Отчеты о мероприятии

В Zoom Events можно использовать панель управления «Сводная информация о мероприятии» и создавать отчеты о конференциях, содержащие данные о регистрации и опросах, и отчеты о вебинарах, в которых предусмотрены данные о регистрации, присутствующих, вопросах и ответах, опросах и эффективности мероприятий.

Маркетинговые лиды

Используйте ценную информацию из отчетов для отбора лидов и задействуйте упомянутые выше ключевые интеграции, чтобы преобразовать лиды в продажи.

Оценка

Исследуйте сработавшие и несработавшие приемы, чтобы сделать следующее онлайн-мероприятие еще лучше. Используйте данные по присутствующими и обратную связь, полученную из отчетов и от участников группы, чтобы оценить взаимодействие с вашими материалами и прочие аспекты мероприятия.