Исчерпывающее руководство для организаторов мероприятий и виртуальных докладчиков

1. Свет, камера, мотор (для докладчиков). Даже если вы выступаете перед удаленной аудиторией, у слушателей не должно возникать сложностей, чтобы вас видеть или слышать. Плохое освещение или прерывающийся звук может заставить присутствующих покинуть виртуальное мероприятие. Направьте свет на лицо, чтобы устранить тени и чтобы зрители вас видели.
   
   Информация из внутренних источников

   Наш руководитель консультантов по вопросам Zoom Events любит работать с осветительными проборами от компаний Lume Edge, Brightline, El Gato или Litra.

   Для четкого воспроизведения звука рекомендуется использовать качественный микрофон, а не встроенный звук компьютера. И хотя решения Zoom Meetings и Zoom Webinars могут минимизировать фоновый шум во время выступления, перед речью лучше позаботиться о том, чтобы вокруг было как можно меньше постороннего шума.

   И наконец, смотрите в камеру. Устанавливать зрительный контакт, сидя за компьютером, сложно. Но если вы будете смотреть в камеру, а не в лица на экране, это сразу же повысит уровень вашего выступления.

   
   Профессиональный совет

   Прикрепите стикер в том месте монитора, на котором необходимо сосредоточивать взгляд во время выступления.

2. Составление сценария (для докладчиков). Независимо от знания темы, всегда полезно написать сценарий. Благодаря этому организатор будет знать, сколько времени займет ваше выступление. Это особенно полезно, если он работает с наглядными материалами, готовится к выступлению следующего докладчика или если ему необходимо внезапно внести корректировки. Краткий маркированный план как минимум позволит уменьшить волнение всех участвующих и провести сеанс более организованно.
3. Практика — путь к совершенству (для докладчиков и организаторов). Как уже сказано, практика ведет к совершенству. Рекомендуем провести репетицию как минимум за 24 часа до выступления. Желательно репетировать мероприятие с помощью тех же устройств, которые планируется использовать во время его проведения. Кроме того, не следует откладывать изучение новых технологий или функций программного обеспечения до самого дня проведения мероприятия. Решение Zoom Events содержит инструменты, предоставляющие пользователям и присутствующим дополнительные возможности, тем не менее эти инструменты требуется предварительно настроить. Постарайтесь как можно точнее воспроизводить мероприятие во время репетиций, чтобы понять, что может потребоваться в последний момент.
4. Разработка плана мероприятия (для организаторов). План мероприятия, иногда называемый монтажным листом, — это последовательность действий во время мероприятия. Он представляет собой основной документ для участвующих, которому они должны следовать. План мероприятия охватывает больше аспектов, чем повестка дня. Это критически важный документ, который помогает поддерживать организованность и снизить уровень волнения, сопутствующий проведению мероприятия. Подробности, указываемые в плане мероприятия, будут зависеть от сложности мероприятия. Тем не менее в план полезно включить как минимум указанное далее.
   1. Список контактов (докладчики, команды по работе со звуковой и видеоаппаратурой, подрядчики, специалисты по обслуживанию мероприятий).
   2. Процесс мероприятия [порядок выступления докладчиков, места расположения (виртуальные конференц-залы, удаленные офисы или помещения для конференций на объекте)].
   3. Технические элементы (технические подсказки для музыки, показа слайдов, видео).
   4. Подсказки о времени (выступления докладчиков, сеансы, перерывы, начало и окончание).

    

   Рекомендуем создать шаблон, который можно легко редактировать для будущих мероприятий.

   

5. Заблаговременная подготовка к вовлечению аудитории (для организаторов и докладчиков). Если вы планируете провести сеанс вопросов и ответов или хотите пообщаться с аудиторией в чате, подумайте о способах вовлечения аудитории. Если на мероприятии много присутствующих, полезно назначить пользователя, который будет отвечать на вопросы, отправляемые в чат или с помощью функции вопросов и ответов, вместо докладчика. Также рекомендуется попросить нескольких коллег посетить мероприятие с заранее подготовленными вопросами, чтобы способствовать началу разговора. Если вы выступаете на гибридном мероприятии, не забывайте о виртуальной аудитории. Удаленные присутствующие почувствуют большую вовлеченность, если вы будете отвечать на их вопросы и говорить с ними непосредственно. Чтобы присутствующие не говорили одновременно, поощряйте их использовать функцию реакций Zoom Webinars, которая позволяет виртуальным пользователям реагировать на содержимое с помощью эмодзи.

Профессиональный совет

Если мероприятие гибридное, установите рядом с докладчиком монитор, на котором будут отображаться удаленные присутствующие, чтобы очная аудитория их видела и взаимодействовала с ними.

1. 1. Минимальные требования к системе. Для оптимальной работы пользователям Windows или MacOS необходимо использовать Zoom mobile client или desktop client версии 5.7.6 либо более поздней. Перед мероприятием обновите все программные приложения и операционные системы до самых последних версий, чтобы упростить использование любых дополнительных ресурсов (видео, презентаций и т. п.). Если вы проводите крупное мероприятие, проверьте скорость и наличие интернет-соединения, а также доступную пропускную способность, чтобы у присутствующих не было задержек звука или видео.
   2. Резервные интернет-соединение и аппаратные средства. По возможности подключите компьютер и устройства непосредственно к интернет-маршрутизатору, чтобы у вас было самое быстрое и стабильное подключение к интернету. Сеть Wi-Fi не всегда надежна, поэтому необходимо подготовить план на непредвиденные случаи потери интернет-соединения и (или) питания (мобильные хот-споты — отличный вариант быстрого решения проблем).
   3. Параметры трансляции. В зависимости от масштаба мероприятия и его сложности, возможно, необходимо будет использовать дополнительные инструменты для повышения качества взаимодействия. Веб-камеры обеспечивают наиболее распространенный способ совместного использования видеопотока, но внешние камеры DSLR с картами захвата HDMI также позволяют выполнить профессиональную трансляцию в реальном времени.
      1. Программное обеспечение для виртуального микширования и потоковой передачи может интегрироваться с Zoom, позволяя вывести возможности оборудования на новый уровень. Не переживайте: приложения для виртуального микширования рассчитаны на пользователей с разным уровнем навыков (от новичков до профессионалов по работе со звуком и видео), и их можно использовать для управления трансляцией или в дополнение к рабочим процессам. Эти приложения совместимы с мероприятиями, на которых используется одна или много камер, и добавляют к транслируемому в реальном времени содержимому мощный аудиовизуальный ряд, динамические изображения и пользовательские анимации.
      
      Информация из внутренних источников

      Пользователям программного обеспечения для виртуального микширования и потоковой передачи наш руководитель консультантов по вопросам Zoom Events рекомендует программы VM Mix и OBS Studio, которые повышают качество трансляции в реальном времени. Если необходимо приложение виртуальной камеры, ознакомьтесь с интеграцией SnapCam с Zoom.

      1. Приложения виртуальной камеры. Если трансляцию в режиме реального времени необходимо сделать более увлекательной, можно воспользоваться приложениями виртуальной камеры с фильтрами и объективами дополненной реальности, а также улучшенными визуальными средствами. Сразу после загрузки приложения камеры подключите его к микрофону и камере компьютера (или к внешним микрофону и камере). Откройте Zoom desktop client и выберите значок шестеренки, а затем параметр видео. Здесь можно переключаться между новым приложением камеры и текущей камерой.

1. Освещение. Напомним, что надлежащее освещение — залог успешного мероприятия. Если вы планируете провести мероприятие в конференц-зале, обратите внимание на верхнее освещение, которое может создавать темные тени, особенно если докладчик будет ходить по залу. При бронировании зала обратите внимание на яркость в дневное и вечернее время и определите, можно ли регулировать интенсивность светового потока. Если мероприятие будет проводиться с использованием персонального компьютера, попытайтесь поместить устройство рядом с естественным источником света и используйте внешние источники освещения, такие как кольцевые лампы и панельные светильники, направленные на лицо докладчика. Если выступление проводится на рабочем месте на дому и (или) с использованием личного устройства, также рекомендуется, чтобы по возможности окно находилось перед докладчиком, а не сзади него.
2. Кадрирование изображения. Для наилучшего воспроизведения видео кадрируйте изображение докладчика крупным планом от плеч до макушки. Отрегулируйте камеру на уровне глаз докладчика или немного выше, чтобы он не горбился над ноутбуком и не смотрел вверх. Для этого, возможно, понадобится переустановить веб-камеру на другой монитор, установить ее на штатив или использовать внешнюю камеру с триподом. При подготовке к мероприятию помните правило третей и пытайтесь заполнить две трети кадра субъектом и оставить свободное место вверху. И хотя фон не является объектом внимания, его также следует учитывать при кадрировании изображения и следить за тем, чтобы он не был загроможден. Большую часть кадра должно занимать изображение докладчика, а не его окружение.
3. Виртуальные фоны. Виртуальные фоны Zoom — это функция для выражения вашей индивидуальности, создания праздничного настроения или добавления фирменной символики вашей компании. Выберите изображение из нашей библиотеки или создайте собственное. Как и другие приложения виртуальной камеры, Zoom Meetings и Zoom Webinars содержат фильтры, стикеры и аватары, которые можно размещать поверх изображения докладчика. Чтобы изменить фон, загрузите изображение (в формате GIF, JPG/JPEG или PNG с соотношением сторон 16:9 и разрешением 1280 x 720 пикселей или выше) или видео (в формате MP4 или MOV с разрешением от 480 x 360 до 1920 x 1020 пикселей) и получите к нему доступ в меню настроек Zoom desktop client «Настройки» > «Фон и фильтры» > «Виртуальные фоны». В этом разделе можно либо загрузить свое изображение, либо выбрать изображение из предустановленных.
4. Фирменная символика для вебинаров. То, что ваше мероприятие является виртуальным, не означает, что ваш бренд должен остаться незамеченным. Благодаря функции фирменной символики для сеанса Zoom Webinars можно настроить страницы регистрации, используя предпочтительную цветовую схему, тему, баннер, логотип, изображения, бейджи и биографии докладчиков. В сочетании с пользовательским виртуальным фоном ваш бренд будет отображаться на видном месте на протяжении всего мероприятия.
5. Zoom Rooms. Если вы проводите гибридное мероприятие, решение Zoom Rooms легко интегрируется с Zoom Events, создавая настоящее гибридное пространство для выступлений. Zoom Rooms с современными возможностями конференц-зала объединяет очных и удаленных участников, позволяя им совместно использовать содержимое и взаимодействовать друг с другом, независимо от расположения. Докладчики могут выступать в большом конференц-зале, за трибуной или из дома и развертывать сертифицированные компанией Zoom аппаратные средства и устройства для проведения мероприятий на профессиональном уровне.

1. настраивать фоновое изображение за окнами с видео и транслируемым содержимым;
2. предоставлять докладчикам уникальные виртуальные фоны;
3. применять цифровые бейджи, оформленные в цветах вашего бренда.

При использовании функции фирменной символики для сеанса помните о следующем.

1. Присутствующим и участникам группы требуется напомнить, что для использования назначенных им виртуальных фонов или бейджей (касается участников группы) либо просмотра предустановленного фонового изображения необходимо обновить Zoom до последней версии.
2. Виртуальный фон и бейджи должны сочетаться с фоновым изображением, чтобы присутствующие зрительно выделялись и в виде галереи, и в виде докладчика.
3. Окна видео можно упорядочить, используя пользовательский порядок вида галереи.