Руководство по оптимизации коммуникаций для помощника руководителя

Помощник руководителя всегда играл базовую роль в поддержании работоспособности организации. Но по мере того как изменяются способы ведения бизнеса, функции и обязанности помощника руководителя также претерпевают изменения. От традиционных заметок на стикерах и бумажных календарей до нынешнего повсеместного использования облачных инструментов управления: администраторы руководителей должны обладать разнообразным набором навыков и владеть инструментами, чтобы адаптироваться к изменяющимся требованиям руководителей.

Сегодня администратор руководителя должен обеспечивать поддержку современных востребованных лидеров, обеспечивая при этом эффективные коммуникации между рассредоточенными сотрудниками, что приводит к необходимости выполнения уникального набора обязанностей. Обязанности помощника руководителя перечислены далее.

• Принятие телефонных вызовов.
• Планирование встреч и конференций.
• Обработка данных бухгалтерского учета, таких как ведение записей, документации и отчетов предприятия.
• Использование программного обеспечения для обработки текстов, работы с электронными таблицами и презентациями, а также облачных решений для коллективной работы и управления.
• Подготовка конференций, ведение протоколов конференций.
• Встреча и приветствие посетителей.
• Планирование и организация поездок.

Помощники руководителей не должны ограничиваться только изучением технологии, они должны использовать эти решения для
оптимизации способов выполнения задач в организации. Для помощников руководителей, использующих платформу Zoom, в этом руководстве представлены советы и подсказки по использованию решений Zoom Meetings, Zoom Phone и Zoom Team Chat для перевода способов коммуникации и коллективной работы на новый уровень.

Поскольку график руководителя достаточно напряженный и сложный, задачей его помощника является
продуманное и стратегическое управление временем руководителя. Это требует применения гибкой технологии для оптимизации процесса планирования
и проведения конференций с максимальной эффективностью.

Используйте приведенные ниже восемь советов по работе с Zoom Meetings для улучшения подхода к управлению конференциями и их планированию.

Используйте идентификатор персональной конференции (PMI)

Ваш PMI — это назначенный вам постоянный идентификатор конференции, который не изменяется и используется только для вас. С вашим идентификатором персональной конференции также связана персональная ссылка. Эту персональную ссылку можно отправить другим пользователям, если необходимо быстро совершить внутренний вызов.

Работайте в Zoom Desktop Client

В Zoom Desktop Client, приложении для рабочего стола, отображается обзор конференций за день или неделю: все конференции Zoom Meetings и вебинары Zoom Webinars в интегрированном календаре будут отражены на вкладке «Конференции». В представлении конференций Zoom Desktop Client можно с легкостью найти очередной вызов и быстро присоединиться в один щелчок кнопки.

Получите привилегии планирования

Вместо планирования конференции в своей учетной записи Zoom и передачи руководителю привилегий соорганизатора, можно выполнять планирование непосредственно из учетной записи Zoom руководителя. Просто попросите своего руководителя в его настройках Zoom Meeting в разделе меню «Другие» найти раздел «Привилегии планирования». В этом разделе он может предоставить вам доступ к планированию от своего имени. Таким образом руководитель продолжит оставаться владельцем приглашения на конференцию, не утруждая себя заботами.

Используйте плагины Outlook и GSuite

Чтобы создать приглашение в календаре, используя Outlook или Google Календарь, можно быстро добавить ссылку Zoom Meeting в текст приглашения с помощью плагина Outlook или дополнения GSuite.

Внедрите рекомендации по безопасности

Чтобы включить основные функции безопасности, предназначенные для защиты ваших коммуникаций, откройте раздел безопасности в настройках Zoom. Убедитесь, что включен параметр Зал ожидания. Это функция, с помощью которой можно создать уникальное приветственное сообщение для гостей. Также включите параметр «Требование пароля при планировании новых конференций». Это обеспечит дополнительный уровень безопасности для конференций, позволяя создать условия, в которых присоединиться могут только ожидаемые присутствующие.

Настройте уведомления по электронной почте

В меню Настройки конференции перейдите в раздел «Уведомление по электронной почте». Здесь можно включить или отключить определенные параметры уведомлений, которые позволяют создать шаблоны действий, предпринимаемых на конференции. Можно включить параметры уведомления организатора о доступности записи в облаке, когда присутствующие присоединяются к конференции раньше организатора, если альтернативный организатор назначен или удален из конференции и многое другое.

Используйте параметры локальной записи и записи в облаке

Если необходимо выполнить запись конференции для дальнейшего использования или отправки присутствующим, используйте параметр Запись в облако. Эта функция, которая предоставляется подписчикам с платной учетной записью, позволяет организатору с легкостью отправить запись после конференции. Используйте параметр локальной записи только в том случае, если организатору необходимо сохранить файл исключительно на своем устройстве. В этом случае соорганизаторы не получат запись. Помните об этом при планировании конференции из определенной учетной записи Zoom.

Настройте конференции для коллективной работы и взаимодействия

Чтобы создать необходимый тип сеанса коллективной работы, можно настроить соответствующие параметры конференции для организатора или соорганизатора. Можно определить, кто сможет предоставлять совместный доступ к экрану, комментировать, и настроить другие возможности, чтобы быть уверенным, что во время вызова соответствующие пользователи смогут делиться необходимой информацией.

Решение Zoom Team Chat входит в вашу лицензию Zoom и представляет собой эффективный способ быстрой связи с пользователями в вашей организации и за ее пределами. Помощники руководителей могут со стратегической точки зрения использовать Zoom Team Chat в клиенте Zoom для ПК или мобильном приложении Zoom и отслеживать ключевые контакты, создавать соответствующие заметки и сохранять гибкость, находясь в любой точке мира.

Представляем вам несколько ключевых советов о том, как использовать Zoom Team Chat и продолжать быть в курсе ежедневных событий.

Создавайте избранные контакты и каналы командного чата

Для сохранения эффективности рабочих процессов используйте в разделе «Чат» Zoom Desktop Client или Zoom Mobile Apps функцию отметки звездочкой для пометки определенных пользователей или каналов группового чата, к которым вам необходим быстрый доступ. Это могут быть компаньоны вашего руководителя или его прямые подчиненные. Использование этой функции обеспечит перемещение их в верхнюю область чата в раздел «Избранные». Все избранные контакты или каналы чата будут отображаться в алфавитном порядке слева. Если кто-либо отправит вам важное сообщение, которое необходимо сохранить, вы также можете отметить звездочкой этот отдельный комментарий. Он будет размещен в разделе «Избранные сообщения».

Создавайте заметки в своем персональном пространстве (в виде вашего имени)

Решение Zoom Team Chat включает функцию Персональное пространство, которое отображается на панели контактов в разделе «Избранные» в виде вашего имени и функционирует как ваш индивидуальный чат. Вы можете использовать это пространство для заметок, создания списков задач или просто для сохранения необходимой информации. В любой момент можно открыть это пространство и удалить или отредактировать заметки, отметить звездочкой сообщение или сделать снимок экрана.

Управляйте внешними контактами

Если администратор включил соответствующую настройку, можно даже добавлять в список контактов в Zoom Team Chat пользователей из сторонней организации. Просто щелкните значок «Плюс» в верхней левой области страницы контактов, выберите «Пригласить контакт Zoom» и введите его адрес электронной почты, после чего этот пользователь получит уведомление, которое сможет принять. Вы сможете беспрепятственно вести коллективную работу в пределах организации и с легкостью обмениваться сообщениями с другими пользователями для согласования вопросов и обмена информацией.

Используя облачную систему телефонии от компании Zoom, вы сможете избежать ограничений традиционных стационарных телефонов и совершать вызовы с помощью мобильного устройства, настольного компьютера, ноутбука и даже iPad или планшета. Решение Zoom Phone, изначально созданное для платформы Zoom, дает возможность помощникам руководителей модернизировать телефонные вызовы до уровня конференции, что позволяет упростить коллективную работу, переводить вызовы на руководителя для оперативного принятия решений и многое другое.

Предлагаем вашему вниманию четыре важных совета по использованию Zoom Phone для модернизации телефонных вызовов.

Управляйте переводом вызовов

Благодаря Zoom Phone функции стационарного телефона перемещаются в выбранное вами устройство, что позволяет устранить все имеющиеся ранее ограничения для ведения административной работы удаленно и создания структуры беспрепятственной поддержки. Используя функцию перевода вызова, также известную как общая линия, можно с легкостью переводить вызовы на руководителя или назначить вызов другим участникам команды, чтобы они смогли его принять, когда вы заняты. Также можно назначить несколько номеров телефона одному пользователю, осуществлять переадресацию или перевод вызова другим пользователям, парковать вызов и извлекать его на другом устройстве или другим пользователем и многое другое. Если вы находитесь в дороге или отсутствуете на рабочем месте, в вашем распоряжении будет гибкая структура возможностей, благодаря которой ни один вызов не будет пропущен.

Сохраняйте сообщения, используя возможности голосовой почты и SMS

При использовании программного телефона с помощью Zoom Phone можно упростить отслеживание коммуникаций. Можно транскрибировать голосовые сообщения, в том числе полученные при переполнении функции IVR и от голосовой почты очереди звонков, и с легкостью преобразовывать важные сообщения из голосовой почты в быстрые сообщения электронной почты для вашего руководителя. Кроме голосовой связи Zoom Phone предоставляет функцию обмена текстовыми сообщениями (SMS). Если взаимодействие с другими пользователями лучше осуществлять в виде текстовых сообщений, Zoom Phone к вашим услугам.

Настройте период рабочего времени

Не нужно постоянно находиться на рабочем месте, чтобы обеспечивать необходимые коммуникации: благодаря Zoom Phone можно настроить период рабочего времени и обновить параметры маршрутизации вызовов, чтобы обеспечить надлежащую переадресацию входящих вызовов. Обновленная маршрутизация вызовов позволяет выполнить соответствующие настройки, чтобы создать правила для вызовов, оставшихся без ответа, обеспечить автоматическую переадресацию вызовов, включить прием вызова на всех приложениях Zoom и многое другое.

Используйте Zoom Phone Power Pack для обработки вызовов и получения подробных аналитических сведений

Дополнение Zoom Phone Power Pack для Zoom Phone предлагает удобные функциональные возможности на рабочем столе с перманентной панелью уведомлений, которая позволяет администраторам руководителей обрабатывать вызовы с высокой скоростью и осуществлять перевод вызовов в пределах своих команд. Данные аналитики, полученные в реальном времени, а также накопленные данные об очередях звонков можно использовать для оптимизации взаимодействий клиентов и сотрудников.

У помощников руководителей нет времени для использования разрозненных приложений для коллективной работы. Им необходимо единое решение, которое может упростить коммуникации. Объединение способов коммуникации с помощью Zoom позволяет оптимизировать рабочие процессы и упростить коллективную работу, давая возможность помощникам руководителей решать любые возникающие задачи. Использование Zoom Meetings, Chat и Phone вместе в качестве инструмента объединенных коммуникаций и управления позволяет помощникам руководителей модернизировать способы выполнения задач и улучшить возможности поддержки, которую они предоставляют руководителям.

Максимально используя возможности платформы Zoom, администраторы руководителей могут способствовать повышению производительности, обеспечивать комфортную работу руководителей и выполнять важные задачи. Они прокладывают путь всему коллективу для объединения усилий и достижения высоких результатов.