O futuro dos tribunais – Tribunais híbridos e virtuais

O paradigma dos processos judiciais mudou completamente nos últimos anos. À medida que os processos tradicionais e presenciais se tornaram digitais, os judiciários federais, estaduais e locais descobriram a tecnologia como solução para a continuidade. De repente, os processos conduzidos em um tribunal fechado se expandiram para um reino virtual acessível, permitindo maior comparecimento, reduzindo custos e agilizando o compartilhamento de informações.

Agora, enquanto as organizações em todos os lugares reintroduzem atividades presenciais, é importante examinar como essa transformação digital ajudou a melhorar o sistema judicial e quais aspectos da colaboração virtual devem permanecer como parte permanente dele.

Neste guia, discutiremos o que é necessário para criar uma sala de audiência híbrida que incorpore aspectos presenciais e on-line das comunicações judiciais e assuntos corporativos, aperfeiçoando os serviços públicos para melhor.

Os eventos de 2020 mudaram tudo – como trabalhamos, aprendemos e vivemos. Todos os setores sofreram interrupções significativas, e o governo não foi exceção. Os governos federal, estadual e local tiveram que mudar rapidamente para operações on-line, o que não é pouca coisa para instituições conhecidas por seus processos e tecnologia tradicionais e, ocasionalmente, ultrapassados.

Para o sistema de justiça, essa rápida transformação digital exigia mais do que apenas um espaço virtual para atender. A equipe do tribunal precisava adotar uma tecnologia que pudesse criar um ambiente seguro e inclusivo — um ambiente que pessoas de todas as posições socioeconômicas pudessem acessar e usar facilmente. Além disso, os judiciários precisavam alavancar soluções que oferecessem recursos de acessibilidade projetados para capacitar e incluir todas as esferas da vida. Inserir: Zoom.

Por meio da adoção do Zoom, os tribunais federais, estaduais e locais, não apenas possibilitaram a continuidade, mas descobriram que os novos formatos geraram melhores experiências. De repente, o tribunal tornou-se um lugar mais justo. As barreiras físicas não tinham mais importância, reduzindo os custos anteriores relacionados a estar presencialmente na corte. O tribunal também se tornou um lugar melhor, com participantes mais felizes, tensão reduzida e participação mais ativa de todas as partes.

À medida que o mundo adota a próxima fase do trabalho, as organizações de todos os lugares estão considerando o uso de uma abordagem híbrida para oferecer melhor suporte a funcionários e clientes. Para o sistema judicial, os líderes devem determinar se uma audiência serve melhor ao público em um espaço virtual ou híbrido quando comparado a um espaço estritamente físico.

Os líderes do judiciário que se perguntam por onde iniciar, comecem analisando qual formato promove o melhor atendimento, se é adequado para resolver o problema em questão e atende o maior número de pessoas possível. Por exemplo, as audiências administrativas são o candidato perfeito para audiências virtuais, um simples conflito de multa de trânsito pede por uma sessão rápida no Zoom.

Além disso, os processos de divórcio tradicionalmente tensos podem usar a tecnologia de vídeo para ajudar a acalmar os ânimos, enquanto as audiências de assuntos familiares podem se beneficiar de recursos de tecnologia de colaboração, como as salas simultâneas ou planos de fundo virtuais que ajudam a criar um ambiente mais acolhedor e profissional.

Os benefícios de uma estratégia híbrida também se estendem à equipe do tribunal. Sempre que os líderes judiciais decidem conduzir um processo virtual, eles também economizam tempo e dinheiro de juízes, advogados e intérpretes que, de outra forma, seriam gastos em uma sessão presencial.

Após determinar quais audiências terão o benefício de um componente remoto, é importante criar um ambiente de tribunal coeso e inclusivo, independentemente de onde os participantes estejam localizados. Mais sobre como fazer isso acontecer abaixo.

Um modelo híbrido pode até ser algo novo, mas pode ser alcançado usando as práticas recomendadas. No Zoom, oferecemos uma plataforma acessível, com recursos fáceis de usar que permitem a qualquer membro do governo, do judiciário ou do público em geral usar nossa plataforma para atender às suas necessidades exclusivas.

Se você estiver usando a plataforma Zoom para configurar um tribunal híbrido, veja algumas dicas importantes para ajudar a criar uma experiência de tribunal projetada para o futuro:

• Implemente os recursos necessários de acessibilidade e interpretação: para o Zoom Meetings, oferecemos vários recursos de acessibilidade e interpretação, bem como configurações e integrações de terceiros para ajudar todos a experimentar nossa plataforma. Para ajudar a criar um acesso igualitário à justiça para pessoas que falam diferentes idiomas ou para participantes com deficiências, os funcionários do judiciário podem implementar nossas legendas geradas automaticamente nativas, legendas manuais ou integrações com serviços de legendagem de terceiros. Atualmente, as legendas geradas automaticamente estão disponíveis em 11 idiomas para o Zoom comercial. Também seguimos os padrões de acessibilidade mais recentes para ajudar a tornar nossa plataforma acessível aos leitores de tela mais recentes.
• Tenha o ambiente certo: para reduzir quaisquer barreiras percebidas entre os que estão em casa e os que estão presentes pessoalmente, os membros de um tribunal podem usar os recursos do Zoom Meetings para criar condições equitativas para todos os participantes. Antes de uma reunião, todos os participantes podem concordar em implantar planos de fundo virtuais profissionais que criam uma aparência consistente, além de aproveitar o recurso de supressão de ruído de fundo do Zoom para reduzir as distrações externas e manter o foco na audiência.
• Compartilhe informações ou apresente evidências facilmente: dependendo das configurações do organizador da reunião, os participantes podem compartilhar suas telas ou enviar links pelo chat dentro da reunião e apresentar rapidamente informações ou evidências. As partes também podem usar o Zoom Whiteboard para uma colaboração em tempo real, interativa e o Zoom Team Chat para compartilhar quaisquer notas ou documentos após a audiência terminar. Procedimentos comprobatórios também podem se beneficiar da implantação do DocuSign eSignature for Zoom, uma integração estratégica, disponível atualmente no Zoom comercial. Os participantes podem compartilhar, analisar e assinar de forma segura, acordos usando o aplicativo eSignature.
• Evite sobreposições e interrupções: quando as coisas ficam acirradas ou os participantes se envolvem em conversas paralelas, os proprietários da reunião podem aproveitar certos recursos para ajudar a gerenciar a experiência. Os organizadores da reunião podem silenciar os participantes na entrada, pedir que usem o recurso Levantar a mão para conversar, desabilitar o chat dentro da reunião e muito mais. Esses recursos podem ajudar a manter um ambiente profissional e respeitoso, independentemente da situação atual ou do sentimento na audiência.
• Destaque os oradores corretos: tenha certeza de que as pessoas certas estão aparecendo durante a sessão no tribunal ao implantar nosso recurso de exibição de destaque. Isso faz com que até nove participantes da reunião sejam os oradores ativos principais e os únicos oradores que os outros participantes verão. Uma maneira eficaz de manter o foco no juiz, no réu, no demandante ou na testemunha. A exibição de destaque pode ser usada durante o compartilhamento de tela e pode ser habilitada no cliente Zoom para computador ou no aplicativo Zoom para dispositivo móvel, assim como, no Zoom Rooms. A exibição de destaque também é totalmente personalizável e configurável pelo administrador. Outra opção: a exibição imersiva que pode ser usada para colocar os participantes de forma automática ou manual em uma cena virtual. Os anfitriões também podem mover facilmente os participantes em uma cena de sua escolha, como um tribunal e até mesmo redimensionar a imagem de um participante para obter uma experiência mais natural.
• Mantenha o seu tribunal seguro: é importante que apenas os participantes autorizados estejam presentes em um tribunal virtual. Aproveite vários dos nossos recursos de segurança, como a sala de espera, senhas e os controles de segurança nas reuniões para ajudar a gerenciar quem entra e participa da reunião.
• Crie um espaço físico habilitado para tecnologia: um tribunal híbrido não é possível sem um escritório habilitado para tecnologia também. Enquanto alguns funcionários do tribunal ficam em casa, outros estão de volta ao escritório, ou dividirão o tempo entre os dois, e aqueles que estiverem trabalhando presencialmente precisarão de um espaço onde possam se conectar facilmente com os funcionários remotos, sejam colegas de trabalho, advogados ou membros do público. Ao criar seu tribunal moderno, analise o tipo de hardware necessário para trabalhar com uma solução de sala de conferência, como o Zoom Rooms. Comece perguntando a si mesmo: onde preciso de fontes de áudio, câmeras e outros equipamentos necessários na sala para criar uma experiência simplificada? A partir daí, examine qual parceiro Zoom fornece o hardware necessário para usar nossa plataforma e criar uma experiência híbrida completa de tribunal.

Com a tarefa de oferecer uma justiça efetiva para as pessoas em todo o país, as organizações judiciais de hoje precisam de uma plataforma de comunicações ágil e avançada que permita a oferta de serviços significativos e a melhora dos resultados. Tanto o Zoom quanto o Zoom para o governo são projetados para ajudar a abordar estas necessidades específicas.

Nos Estados Unidos, o Zoom oferece uma plataforma separada, chamada Zoom para o governo, projetada para obedecer às exigências de segurança federal. O Zoom para o governo está disponível para os clientes governamentais federais, estaduais e municipais americanos, assim como para contratados, integradores ou instituições de educação aprovados pelo governo que apoiam um cliente governamental. A plataforma Zoom para o governo é sediada nos Estados Unidos e operada apenas por cidadãos dos EUA.

O Zoom para o governo oferece uma experiência intuitiva e segura, similar àquela do Zoom comercial. Ambas as versões da plataforma são dimensionáveis e flexíveis, dando às atuais organizações do setor público o que elas precisam para alcançar suas metas, além de ajudar a proteger informações importantes.

Zoom para o governo:

• foi autorizado no nível moderado FedRAMP
• recebeu a Autorização provisória (PA) da Agência de sistemas de informação de defesa (DISA), para o Departamento de Defesa (DoD) no nível de impacto 4 (IL4)
• obteve uma Autorização de operação (ATO) do Departamento da Força Aérea para realizar reuniões IL4
• conseguiu uma autorização Moderada StateRAMP

Os controles da plataforma também suportam as seguintes exigências de conformidade:

• HIPAA
• CJIS
• CMMC

A mudança é inevitável, mas as pessoas sempre se adaptam. À medida que a sociedade se prepara para um novo estilo de vida, trabalho e aprendizado, é importante ter o suporte e os recursos necessários para permanecer ágil e acompanhar as mudanças que ainda estão por vir.

Uma abordagem híbrida não é uma tendência passageira, mas sim um novo mandato para responder às necessidades do público de hoje, um público que enfrenta um conjunto de desafios mais diversificado do que antes, que encontra novas oportunidades no mundo digital, e que precisa de soluções e serviços justos. Um tribunal híbrido fortalece a relação do público com a lei, transformando uma tradição social em uma experiência atraente. A justiça serviu.