O Guia para comunicação simplificada do secretário executivo

Como secretário executivo que atua no ambiente de trabalho híbrido dos dias de hoje, é essencial saber como maximizar a produtividade e manter uma infraestrutura de comunicação eficaz. Com a plataforma Zoom, os secretários executivos podem executar tarefas e apoiar seus líderes com eficiência, não importa onde estejam.

O Guia para comunicação simplificada do secretário executivo

Os secretário executivos sempre foram essenciais para as atividades das empresas. Contudo, à medida que o jeito de fazer negócios muda, as tarefas e as responsabilidades do secretário executivo também mudam. Desde os tempos das notinhas e calendários em papel até os dias de hoje, em que predominam as soluções de gestão baseadas na nuvem, os secretários executivos sempre precisaram de um conjunto diversificado de ferramentas e competências para se adaptarem aos requisitos em constante mudança de seus líderes.

O secretário executivo moderno precisa apoiar as exigências dos líderes e, ao mesmo tempo, garantir a comunicação eficaz entre uma força de trabalho dispersa, o que exige tarefas especiais. As responsabilidades do secretário executivo incluem:

  • Atender chamadas telefônicas
  • Agendar reuniões e compromissos
  • Executar tarefas de contabilidade, como manutenção de registros, documentos e relatórios corporativos
  • Usar software de processamento de texto, planilhas e apresentações, bem como soluções de colaboração e gestão baseadas na nuvem
  • Preparar-se para reuniões e tomar notas
  • Receber visitantes e convidados
  • Planejar e organizar viagens

 

Além de entender as tecnologias, os secretários executivos precisam usar essas soluções para
otimizar o funcionamento de sua organização. Este guia oferece dicas e truques aos secretários executivos que usam a plataforma Zoom sobre como usar o Zoom Meetings, o Zoom Phone e o Zoom Team Chat para aprimorar suas capacidades de comunicação e colaboração.

Diante das agendas ocupadas e complicadas de seus líderes, os secretários executivos são encarregados de administrar seu
tempo de forma criteriosa e estratégica. Para tanto, eles precisam de tecnologias velozes, que otimizem o processo de agendamento
e permitam aproveitar ao máximo cada reunião.

Siga estas oito dicas do Zoom Meetings para gerenciar e agendar reuniões de forma mais eficaz:

Use seu ID Pessoal de Reunião (PMI)

O PMI é um ID de reunião permanente que não muda e é apenas para você. Há também um link pessoal associado a seu ID Pessoal de Reunião. Você pode enviar seu link pessoal para fazer chamadas internas rápidas.

Trabalhe no cliente Zoom

Com o aplicativo Zoom desktop client, você pode visualizar uma captura instantânea de suas reuniões do dia ou da semana. Todas as Zoom Meetings e Zoom Webinars presentes em seu calendário integrado serão mostradas na guia Reuniões. Na exibição de reuniões do cliente Zoom para desktop, você pode localizar facilmente sua próxima chamada e participar com o clique de um botão.

Obtenha privilégios de agendamento

Em vez de agendar reuniões com sua própria conta Zoom e conceder privilégios de coanfitrião a seu líder, você pode agendá-las diretamente na conta Zoom dele. Basta pedir ao seu líder para ir às configurações do Zoom Meeting, ir para "Outros" e, em seguida, localizar a seção "Privilégios de agendamento". Lá, ele poderá permitir que você faça agendamentos em seu nome, mantendo o controle sobre os convites das reuniões, sem precisar se preocupar com as tarefas de organização.

Use os complementos para Outlook e GSuite

Se você quiser criar um convite de calendário usando o Outlook ou o Google Agenda, basta adicionar o link de uma Zoom Meeting ao corpo do convite usando o plugin para Outlook ou o add-on do GSuite.

Adote práticas recomendadas de segurança

Acesse a seção de segurança das configurações da Zoom para habilitar recursos importantes, projetados para proteger suas comunicações. Certifique-se de alternar na Sala de Espera — que é um recurso que você pode adaptar para criar uma mensagem de saudação única para os convidados — bem como ativar "Exigir código de acesso ao agendar novas reuniões". Isso pode adicionar uma camada extra de segurança as suas reuniões, ajudando a criar um ambiente que apenas os participantes pretendidos podem acessar.

Personalize as notificações por e-mail

Em Configurações de reuniões, acesse a seção "Notificação por e-mail", onde você pode ativar e desativar certas opções de notificação que ajudam a criar um registro das ações tomadas durante a reunião. Você pode optar por notificar o anfitrião quando uma gravação na nuvem estiver disponível, quando os participantes entrarem na reunião antes do anfitrião, quando um anfitrião alternativo for definido ou removido de uma reunião, entre outros.

Aproveite as opções de gravação local e na nuvem

Caso precise gravar uma reunião para uso futuro ou para enviá-la aos participantes, use a opção de gravação na nuvem, disponível aos assinantes. Assim, o anfitrião poderá distribuir a gravação facilmente após a reunião. A opção de gravação local deverá ser usada apenas se o anfitrião quiser manter o arquivo exclusivamente em seu dispositivo. Os coanfitriões também não receberão a gravação. Lembre-se disso ao agendar a reunião usando uma conta Zoom.

Configure as reuniões para mais colaboração e envolvimento

Você pode personalizar as configurações das reuniões como anfitrião e coanfitrião para criar a sessão colaborativa de que precisa. Você pode definir quem pode compartilhar suas telas, fazer anotações, entre outros, para garantir que as pessoas certas possam compartilhar as informações certas durante a chamada.

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O Zoom Team Chat integra sua licença da Zoom e é uma forma eficiente de comunicar-se rapidamente com pessoas dentro ou fora de sua organização. Os secretários executivos podem usar o Zoom Team Chat estrategicamente no cliente para desktop ou no aplicativo da Zoom para administrar seus principais contatos, fazer anotações e manter a agilidade, onde quer que estejam.

Veja a seguir algumas dicas de uso do Zoom Team Chat para ter mais controle sobre seu dia a dia:

Destaque contatos e canais de chat da equipe

Para manter a produtividade de seu fluxo de trabalho, use a seção Chat do Zoom desktop client para destacar certos usuários ou canais de chat em grupo que precisam ser acessados rapidamente. Por exemplo, líderes parceiros ou subordinados diretos de seu líder. Essa ação os levará ao topo do chat em "Em destaque". Qualquer canal de contato ou chat "Em destaque" aparecerá em ordem alfabética no lado esquerdo. Se alguém enviar uma mensagem importante que você queira salvar, você também poderá destacá-la, e ela será colocada em “Mensagens em destaque”.

Faça anotações em seu Espaço Pessoal (seu nome)

O Zoom Team Chat oferece um Espaço Pessoal, que é listado como seu nome na seção “Em destaque” do painel de contatos e funciona como um chat individual. Você pode usar esse espaço para fazer anotações, criar listas de afazeres, escrever lembretes, entre outros. Depois, você poderá retornar e excluir ou editar as anotações, destacar uma mensagem ou fazer capturas de tela.

Gerencie contatos externos

Se seu administrador permitir, você poderá ainda adicionar pessoas de fora de sua organização aos seus contatos do Zoom Team Chat. Basta clicar no ícone de “mais” no canto superior esquerdo da página de contatos, clicar em “Convidar um contato da Zoom” e inserir o e-mail do contato, e ele receberá uma notificação para aceitar o convite. Você pode colaborar de forma integrada em diferentes organizações, conversando com outros profissionais para coordenar e trocar informações.

Comece a usar o Zoom Team Chat hoje mesmo!

Para começar, baixe o Zoom desktop client

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Com o sistema de telefonia em nuvem do Zoom, você pode evitar as limitações dos telefones fixos convencionais e fazer chamadas usando seu dispositivo móvel, desktop, notebook ou até mesmo iPad ou tablet. Desenvolvido nativamente para a plataforma Zoom, o Zoom Phone permite que os secretários executivos elevem as chamadas telefônicas a reuniões para facilitar a colaboração, transfiram chamadas rapidamente para um líder, entre outros.

Veja a seguir quatro dicas importantes para modernizar suas chamadas com o Zoom Phone:

Gerencie a transferência de chamadas

Com o Zoom Phone, seu telefone fixo estará em um dispositivo de sua escolha, reduzindo as limitações anteriores do trabalho administrativo remoto e criando uma estrutura de apoio integrada. Com o recurso de transferência de chamadas, você pode transferir facilmente as chamadas para seu líder ou para outros membros da equipe, para que eles possam atendê-las quando você estiver ocupado. Você também pode atribuir vários números de telefone a um único usuário, fornecer cobertura e transferência de chamadas a outras pessoas, reter uma chamada e recuperá-la com outro dispositivo ou usuário e muito mais. Na rua ou no escritório, você terá uma estrutura flexível para não perder nenhuma chamada.

Receba mensagens por correio de voz e SMS

Como oferta de softphone, o Zoom Phone ajuda a otimizar a forma como você administra suas comunicações. Você pode transcrever correios de voz, incluindo correios de voz de transbordo de chamadas de IVR e de filas de chamadas, para transformar mensagens de voz importantes em mensagens de e-mail para seu líder. Além da comunicação por voz, o Zoom Phone oferece mensagens de texto (SMS). Você pode contar com o Zoom Phone para as situações em que a melhor opção é comunicar-se por escrito.

Defina o horário comercial

Você não precisa ficar grudado em sua mesa de trabalho para se comunicar com eficiência: com o Zoom Phone, você pode definir seu horário comercial e atualizar o roteamento de chamadas para que todas as chamadas recebidas sejam processadas corretamente. Com o roteamento de chamadas atualizado, você pode personalizar as configurações e criar regras para chamadas não atendidas, garantir que as chamadas sejam transferidas automaticamente, fazer com que uma chamada toque em todos os aplicativos Zoom e muito mais.

Use o Zoom Phone Power Pack para administrar chamadas e obter informações detalhadas

Como complemento para o Zoom Phone, o Zoom Phone Power Pack oferece uma experiência de desktop sofisticada, com um painel de informações constante, que ajuda os secretários executivos a administrar a consistência de velocidade das chamadas e a transferir chamadas dentro de suas equipes. Ele também conta com análises em tempo real e históricas das filas de chamadas, que fornecem informações importantes para otimizar as interações com os clientes e funcionários.

Secretários executivos não têm tempo para trabalhar com vários aplicativos de colaboração diferentes: eles precisam de uma solução integrada, que facilite a comunicação. Ao consolidar suas comunicações com o Zoom, você otimizará seus fluxos de trabalho e simplificará a colaboração, o que preparará os secretários executivos para toda e qualquer tarefa. Ao usar o Zoom Meetings, o Zoom Team Chat e o Zoom Phone como uma ferramenta unificada de comunicação e gestão, os secretários executivos podem trabalhar melhor e oferecer mais apoio aos líderes.

Ao aproveitar ao máximo o potencial da plataforma Zoom, os secretários executivos podem aumentar sua produtividade e deixar os líderes satisfeitos. Ela possibilita que todos sejam mais produtivos, juntos.

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Dicas para navegar pela Zoom como secretário executivo

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