"O escritório chega até nós": a UDG Healthcare unifica as comunicações graças à Zoom

Enquanto grupo global na área da saúde dedicado à prestação de serviços em áreas como consultoria, comunicações, comercial, clínica e de acondicionamento, a UDG Healthcare conta com comunicações por vídeo de alta qualidade para atender a parceiros, clientes, pacientes, funcionários e acionistas por meio de duas divisões operacionais e diversas subsidiárias. Contudo, devido à característica da organização de fazer muitas aquisições, havia a dificuldade de alinhamento da família de empresas da UDG Healthcare em matéria de telefonia, o que se traduzia no departamento de TI tendo que lidar com múltiplos sistemas telefônicos, depreciação de hardware e contratos caros.

A UDG Healthcare procurou o Zoom no intuito de consolidar suas soluções de voz e vídeo e permitir aos funcionários conduzirem conversas importantes com profissionais da saúde, colegas e algumas das maiores farmacêuticas do mundo.

A necessidade de uma solução de telefone mais flexível

A UDG Healthcare adotou o Zoom Meetings há alguns anos para substituir algumas plataformas de videoconferência, incluindo Skype e WebEx. Não demorou muito para o Zoom se tornar a solução de vídeo corporativo padrão, superando a antiga ferramenta de colaboração da empresa em qualidade, compartilhamento de tela e outros recursos importantes.

"Adoramos usar o Zoom em todas as divisões do grupo", afirmou Jeremy Heaven, gerente de entrega de serviços de TI do Grupo da UDG Healthcare. "Usamos o [Microsoft] Teams naquilo para o qual ele foi feito: colaboração, armazenagem de documentos e chats na equipe, mas não como uma ferramenta de videoconferência para toda a empresa. Ficamos impressionados com a qualidade do vídeo Zoom e do compartilhamento de tela."

A telefonia era um desafio em si. Cada subsidiária da UDG Healthcare tinha seu próprio sistema de telefonia fixa, ao passo que gerenciar múltiplos contratos e custos era um fardo para a equipe. Durante a pandemia, quando os funcionários da UDG Healthcare passaram a trabalhar de casa, os aparelhos telefônicos do escritório ficaram juntando poeira por meses.

Durante as negociações de um projeto de cliente, os representantes de vendas da UDG Healthcare precisaram de uma opção de softphone mais flexível que tivesse recursos robustos de telefonia comercial. A organização percebeu que estava na hora de reavaliar sua solução de telefonia e dar aos funcionários a tecnologia de que precisavam para trabalhar com eficácia.

'O Zoom apareceu com soluções'

"A equipe do Zoom Phone fez uma apresentação que nos impressionou para valer. O Zoom apareceu com soluções e é por isso que nossa parceria continua um sucesso", disse Heaven.

Mesmo durante a pandemia, migrar para o Zoom Phone foi uma decisão fácil com um processo ainda mais fácil. A UDG Healthcare comprou mais de 2 mil licenças telefônicas e operacionalizou uma grande implementação entre back-offices e funcionários do grupo nos EUA, no Reino Unido e na Europa.

"Não podemos ir ao escritório, mas encontramos um jeito de fazer o escritório chegar até nós", afirmou Heaven. "A portabilidade em si foi muito fácil. Foi simplificada. Todos no Zoom foram prestativos e extremamente preparados."

Uma solução de comunicações para toda a empresa

A solução de comunicações unificadas do Zoom facilitou a adaptação para um ambiente de trabalho mais flexível e fluido. "Quando os funcionários recebem uma chamada em sua linha direta, seu laptop, celular e iPad tocam", disse Heaven. "Posso receber uma chamada na minha mesa, colocá-la em espera, atendê-la no celular, ir para a Zoom Room e transformá-la em reunião."

Também cresceu o uso do Zoom Webinar pela UDG Healthcare para comunicações internas e externas.

"Nas reuniões maiores, a funcionalidade webinar nos dá mais controle. Nossa subdivisão Ashfield Meetings & Events agora pode organizar conferências de clientes com 9 mil pessoas no Zoom", explicou Heaven.

A UDG Healthcare tem planos de longo prazo de implantar o Zoom Phone em todas as empresas do grupo. "Nosso próximo passo é dar a todo mundo um ramal de Zoom Phone para chamadas internas e licenças de Zoom Phone àqueles que precisam fazer chamadas externas. A plataforma Zoom vai se tornar nosso diretório padrão", afirmou Heaven.

"Sempre que precisamos de áudio e vídeo profissionais, usamos Zoom. A estabilidade do serviço, o produto em si… é tudo fantástico", comentou Heaven. "Quando o mundo entrou em lockdown, a capacidade de executar tarefas via Zoom tornou-se crucial para o sucesso."