Com o Zoom, as operações digitais da NZTE definem a norma das comunicações governamentais

O departamento de operações digitais da New Zealand Trade & Enterprise (NZTE) está bem longe do que você poderia imaginar de um órgão público.

"Quando anunciamos uma vaga, normalmente temos trabalho para dar conta de todos os candidatos", disse Aaron Evans, Diretor de operações digitais da New Zealand Trade and Enterprise. "Temos o melhor emprego do país. Trabalhamos para uma causa: a Nova Zelândia.”

A NZTE tem a tarefa de desenvolver a economia e a reputação do país conectando investidores internacionais e exportadores a oportunidades locais de grande crescimento em que a tecnologia tenha um papel-chave.

Falência digital

"Nem sempre foi assim", lembrou Aaron, que descreveu a organização em processo de "falência digital" na ocasião de seu ingresso, há cinco anos. Embora houvesse esforços no sentido de digitalizar os processos dos 53 escritórios de 30 localidades pelo mundo, nada funcionava como devia. "Digital era um palavrão", ele recordou.

Os funcionários descobriram que precisavam aguardar 15 minutos para inicializar a solução legada de videoconferência e fazê-la funcionar ao início de cada reunião, criando problemas na experiência de usuário e atrapalhando sua missão de ajudar no sucesso da Nova Zelândia.

"Está sob a nossa responsabilidade entregar algo na casa dos bilhões à economia da Nova Zelândia", destacou Evans. “Não há lugar para ineficiência quando as metas são dessa magnitude.”

Como a organização fica dispersa geograficamente ao longo de 53 escritórios em 30 localidades pelo mundo, a comunicação por vídeo com frequência substitui reuniões presenciais como meio de comunicação fundamental.

"Com um telefonema, não é possível extrair as mesmas nuances proporcionadas aos vermos uns aos outros na tela", Evans explicou. "Parece algo pequeno, mas o vídeo possibilitou que um BDM (gerente de desenvolvimento de negócios) na China participasse de uma conversa eficiente com alguém aqui na Nova Zelândia."

Me Mahi Tahi Tātou

"Me Mahi Tahi Tātou" significa trabalhar juntos em maori, e é exatamente o que o CEO Peter Chrisp decidiu que deveria acontecer quando contratou Aaron para unir a organização digitalmente sob o CIO.

"O CEO me apresentou à equipe e em seguida me chamou de lado e disse: 'Pelo amor de Deus, resolva o problema da experiência de usuário nas videoconferências!', de modo que ficou claro qual deveria ser meu papel desde o começo."

A NZTE foi ao mercado em busca de propostas com dois critérios principais em mente: funcionar bem e ser definitivamente fácil de usar. "Quando nos deparamos com o Zoom, pensamos: 'não é possível que seja tão fácil'", disse Evans.

O enfoque implacável do Zoom na capacidade de uso fez do Zoom Rooms a escolha ideal para Evans, que imediatamente providenciou sua implementação nas principais salas de conferência de Wellington, Auckland e Singapura.

O Zoom provou ser muito mais confiável do que a plataforma de videoconferência legada da organização e Evans recebeu autorização para instalar mais Zoom Rooms em cada escritório. Muito embora Evans tivesse orçado 43 Zoom Rooms, o entusiasmo de seus colegas pelo Zoom resultou em uma implementação muito maior. "Temos 129 Zoom Rooms até agora!", disse Evans.

Da água para o vinho

A decisão da NZTE de implementar o Zoom foi o início de um modelo de comunicações por vídeo que transformou praticamente todos os aspectos da organização, mudando o departamento de operações digitais da água para o vinho em menos de um ano. A NZTE também integrou a Zoom aos aplicativos Microsoft Outlook e Microsoft Teams, permitindo que os funcionários fizessem reuniões sem abrir mão de ferramentas comerciais fundamentais.

A NZTE pôde retomar sua premiação Pounamu, uma conferência interna anual que celebra o ano que passou e define o direcionamento do próximo ano. Nos últimos anos, os prêmios foram dificultados por problemas de áudio e vídeo pixelado, mas o evento do ano passado foi totalmente diferente.

A equipe de Evans planejou e executou uma produção de estúdio em tela verde com planos de fundo da Nova Zelândia, PowerPoints animados e fragmentos de vídeos de sessões anteriores reproduzidos ao longo do evento, tudo controlado centralmente por meio do Zoom.

"Foi uma experiência completamente imersiva", disse Evans. "O maior evento cultural do ano do Zoom de ponta a ponta."

Recursos favoritos

Na qualidade de organização governamental, a NZTE e seus funcionários têm à disposição recursos de segurança do Zoom, como criptografia de ponta a ponta, reuniões e gravações protegidas por senha, além de salas de espera para preservar a integridade de cada conversa. Principalmente, contudo, eles gostado do que é divertido usar.

"As pessoas são incrivelmente criativas na hora de escolher planos de fundo", disse Evans.

Enquetes durante a reunião e salas de conferência foram fundamentais nas reuniões virtuais da NZTE, levando a sensação de uma reunião em sala de conferência ao espaço digital.

"Grupos simultâneos são especialmente produtivos em sessões de brainstorm e tomadas de decisões rápidas", observou Evans. Os mais novos recursos do Zoom são implementados de imediato; os mais recentes sendo a transcrição ao vivo e as opções de interpretação, que se tornaram os favoritos do pessoal.

Mais do que produtividade

A NZTE também observa os benefícios da maior diversidade de contribuições durante as reuniões.

Além disso, o Zoom faz com que a NZTE reduza deslocamentos significativamente, proporcionando uma medida de economia de custos muito bem-vinda e um passo à frente nos esforços para alcançar a marca de zero emissão até 2050.

“Com o Zoom, provamos que podemos nos conectar em segurança de qualquer lugar e com qualquer dispositivo. Em outras palavras, construímos uma estratégia sólida e que prioriza a nuvem, preparando-nos para o futuro, seja ele como for", disse Evans.