Com só 2 semanas de antecedência, a Spring Clinical Meetings tornou-se virtual com o Zoom

Não é fácil transformar grandes eventos presenciais em eventos virtuais, mas a National Kidney Foundation (NKF) nos mostrou que isso é possível ao transformar, em questão de semanas, seu evento principal em uma conferência virtual segura e exitosa usando o Zoom.

A Spring Clinical Meetings, organizada pela organização sem fins lucrativos National Kidney Foundation, é uma conferência anual concebida para levar o conhecimento a mais de 3 mil profissionais, credenciados ou não, na área de saúde renal. O evento oferece rotas de aprendizados a nefrologistas, enfermeiros e técnicos de diálise, assistentes médicos, enfermeiros, farmacêuticos, assistentes sociais, coordenadores de transplante e nutricionistas renais.

A conferência Spring Clinical Meetings basicamente oferece oportunidades para:

• Profissionais da saúde ganharem créditos de educação continuada
• Pesquisadores apresentarem e discutirem suas pesquisas mais recentes
• Reconhecer indivíduos que fizeram contribuições significativas ao campo de doenças renais
• Empresas de dispositivos médicos, companhias farmacêuticas e outras ONGs apresentarem seus mais recentes produtos e serviços

Contudo, à medida que a pandemia de COVID-19 se disseminava pelo mundo, a organizadora Jessica Joseph percebeu que o evento não aconteceria como planejado em New Orleans.

“Sentimos que tínhamos que fazer algo e não deixar que todo o ano de planejamento de conteúdos realmente importantes fosse em vão”, disse Joseph, Vice-presidente de operações científicas da NKF e responsável pela Spring Clinical Meetings há 16 anos. “Clínicos precisam obter créditos continuamente no seu campo de especialização ou perdem seu certificado. Ajudamos a facilitar esse credenciamento contínuo. Mas ainda mais importante é que a Spring Clinical Meetings apoia os clínicos no fornecimento das mais recentes opções de tratamento e de cuidado aos pacientes com doenças renais em todos os estágios.”

Concordou Kevin Longino, CEO da National Kidney Foundation.

“Trata-se de um evento gigantesco para a nossa comunidade clínica e uma fonte significativa de recursos para a Fundação”, disse Longino. “Era imprescindível seguir em frente.”

Com a ameaça de cancelamento da conferência marcada entre 26 a 29 de março, Jessica Joseph e a National Kidney Foundation mostraram como organizações inovadoras estão se adaptando rapidamente aos desafios impostos pela pandemia.

A migração para uma conferência virtual

A poucas semanas do evento programado, com uma crise de saúde pública se agravando rapidamente, Joseph e sua equipe tiveram que decidir se seguiriam em frente. Pacientes em diálise são um grupo de risco da COVID-19, de modo que seus cuidadores não poderiam ir até New Orleans, uma das regiões mais afetadas pelo vírus nos EUA, sem correrem o risco de criar pequenos epicentros de contaminação pelo país.

Joseph decidiu transferir o evento para a Internet em 9 de março e deu a notícia aos participantes no dia 10. A equipe da NKF procurou o Zoom no dia seguinte para saber como operacionalizar a troca.

“Já tínhamos usando o Zoom Meetings internamente há algum tempo e fomos até eles. A equipe do Zoom realmente nos ajudou a entender o que era possível fazer”, disse Joseph.

A NKF adquiriu mais de uma dezena de licenças do Zoom Webinars para o evento e planejou usar o Zoom para organizar toda a conferência — mesmas rotas, mesmas sessões e mesmo fuso horário — como se fosse presencial.

“Usamos webinars o tempo todo, mas se soubéssemos a tempo que uma sessão específica queria organizar grupos simultâneos, podíamos com facilidade agendá-la como Zoom Meeting e usar o recurso Salas simultâneas“, disse Joseph.

Comunicar a nova logística da Spring Clinical Meetings o quanto antes foi um desafio, observou Joseph, mas o planejamento e a preparação com antecedência ajudaram a facilitar as coisas.

“Muita gente estava cética de que poderíamos realizar o evento (de modo virtual), especialmente os palestrantes que estavam acostumados a se apresentar para plateias”, disse ela. “Assim que configuramos todas as IDs do Zoom Webinar, montamos o cronograma de palestrantes e lhes enviamos convites pelo calendário com links exclusivos a cada um deles. Também planejamos e revisamos os simpósios corporativos patrocinados e as palestras para garantirmos que todos testassem os recursos de perguntas e respostas, compartilhamento de tela e o funcionamento de seus microfones.”

A Fundação também usou o recurso de enquetes de webinar do Zoom em pelo menos 60% das sessões para medir os níveis de conhecimento, o interesse em certas áreas, além de incentivar o debate. Esse tipo de engajamento não é somente uma boa ideia para manter a participação e o aprendizado das pessoas, mas é com frequência uma exigência.

“Para o ensino médico continuado de farmacêuticos, por exemplo, é preciso ter estratégias integradas de aprendizado ativo”, disse Joseph. “E a enquete é a ferramenta perfeita para garantir que isso aconteça.”

Benefícios da plataforma virtual

A versão virtual da Spring Clinical Meetings proporcionou alguns claros benefícios para participantes e até para não participantes, segundo Joseph:

• Maior capacidade expositiva: uma companhia farmacêutica podia ser apresentada a apenas 50 pessoas em uma sala de exposições física na Vitrine do Expositor. Contudo, de 175 a 250 pessoas ingressaram em sessões comparáveis no recém-batizado Anfiteatro Virtual de Produtos.
• Melhoria na gravação: a Fundação pôde gravar e publicar as sessões on-line de forma muito mais rápida e econômica com o Zoom. Antes, as equipes só gravavam algumas das sessões da conferência.
• Mais oportunidades de créditos: todas essas gravações significam que mais pessoas podem acessar as sessões e obter créditos on-line. A NFK manteve as inscrições abertas até o final de abril para estender a oportunidade para ganho de créditos.
• Expansão do acesso: assim que decidiu migrar para ambiente o virtual, a NKF permitiu que todos que quisessem pudessem assistir às sessões sem a exigência de inscrição na conferência. (Para receber créditos, os participantes ainda precisavam se inscrever na conferência.)

“Recebemos o melhor feedback dos participantes e até os palestrantes que estavam céticos foram surpreendidos pelo nível de engajamento e pela fluidez do funcionamento”, disse ela. “Alguém chegou mesmo a dizer: ‘Parece até que essa conferência foi pensada para ser virtual’.”

E quando questionada sobre as preocupações de segurança relacionadas a um evento virtual, Joseph disse que perturbações não seriam um problema graças à natureza da plataforma Zoom.

“O Zoom Webinar dispõe de proteção inerente contra perturbações, pois somente palestrantes pré-selecionados têm funcionalidades de áudio/vídeo”, disse ela. “Além disso, o Zoom tem configurações de administrador que nos permitem monitorar e limitar a funcionalidade de chat em caso de problemas. Gostei de ter a flexibilidade de gerenciar o controle das configurações com base nas necessidades do meu programa.”

“Migrar, adaptar e realizar”

Longino afirmou que o evento de quatro dias teve um aumento de 11% na participação em relação ao ano passado, com 3.583 participantes desfrutando virtualmente 130 sessões com 338 apresentadores, incluindo o Secretário adjunto Eric D. Hargan do Departamento de saúde e serviços humanos dos EUA como palestrante da plenária do ano.

Hargan pôde fornecer relatórios detalhados de progresso da recente Advancing American Kidney Health, bem como atualizações oportunas do combate à COVID-19, algo que não teria sido possível sem a ação rápida de Joseph e da equipe da NKF.

Longino diz que a migração para uma conferência virtual pode ser feita com sucesso, mas fazer isso em tão pouco tempo é a prova da capacidade de rápida adaptação da equipe da NKF, do seu foco contínuo no objetivo e da escolha das parceiras certas.

“Em nosso setor de clínicas e ONGs, nunca tínhamos visto nada igual, principalmente nessa escala”, disse ele. Graças ao Zoom, pudemos migrar, adaptarmo-nos e realizar uma reunião virtual dessa magnitude.”

Ele acrescentou: “Nosso evento saiu sem nenhum tipo de problema e só recebemos feedback positivo. Todo o processo de acrescentar mais contas e o suporte adicional que recebemos do Zoom foi simplesmente fantástico. A tecnologia e a equipe da Zoom nos ajudaram a fazer a transição exitosa da Spring Clinical Meetings para uma plataforma virtual.”

Com os números mais altos de participação virtual, Joseph disse que está considerando um evento híbrido virtual/presencial na Spring Clinical Meetings 2021, em Orlando.

“Para aqueles que não podem viajar ou não têm tempo livre, é um jeito ótimo de obter os créditos educacionais de que precisam”, disse ela. “O setor de ensino médico e a área de pesquisas médicas, em geral, poderiam se beneficiar de maior flexibilidade. Há médicos, enfermeiros e clínicos que estão hoje nas linhas de frente do combate ao coronavírus e que tiveram que cancelar a participação na conferência, pois suas cidades foram muito afetadas. Fornecer plataformas que permitam à comunidade médica permanecer virtualmente acessível e engajada é o futuro.”

Organize seu evento virtual com o Zoom.

A National Kidney Foundation (NKF) representa um ótimo exemplo de como migrar eventos presenciais para um ambiente virtual pode ser feito com sucesso e agilidade graças ao Zoom. Você pode ler a publicação de Jessica Joseph no LinkedIn, em sua conta “from the trenches”, sobre a experiência de migrar a Spring Clinical Meetings para o ambiente virtual.Também é possível conferir nosso artigo de suporte sobre Zoom Meetings vs. Zoom Webinar para saber qual a melhor solução para a sua conferência virtual.

Para obter um guia passo a passo para a organização exitosa de uma conferência on-line, bem como dicas de como fazer uma conferência virtual, veja o “Guia definitivo para planejamento e organização de eventos virtuais” dos especialistas em eventos e tecnologias do Zoom.