Descomplicar: como a The Motley Fool simplificou suas comunicações com o Zoom

O que começou como um boletim informativo elaborado pelos irmãos David e Tom Gardner em 1993 tornou-se uma empresa de serviços financeiros de renome internacional com um grupo assíduo de seguidores conhecidos como "Fools". Sediada em Alexandria, Virgínia, a The Motley Fool tem escritórios em Denver, Colorado e Sydney, Austrália, além de atender a clientes no Reino Unido, Canadá, Hong Kong e Alemanha com notícias locais e análise de mercados.

Motivada pelo propósito de tornar o mundo um lugar mais bem informado, feliz e rico, a The Motley Fool construiu seu sucesso levando aos clientes análises profundas e opiniões inteligentes sobre investimentos e mercados de ações. Isso requer uma infraestrutura robusta de comunicações que permite colaboração e comunicação constantes entre escritórios e funcionários pelo mundo.

Inconsistência entre plataformas, hardware e dispositivos

A The Motley Fool conta com quase 400 funcionários trabalhando em escritórios nos Estados Unidos e no exterior, de modo que seu sucesso depende de eles trabalharem de perto no fornecimento de análises de ações pertinentes e precisas a diversos mercados. Muito embora a The Motley Fool dispusesse de uma solução legada de comunicações, ficou muito difícil gerenciá-la enquanto as equipes da companhia usavam uma coleção de ferramentas díspares para se comunicarem.

"Antes, usávamos a Cisco, que funcionava e da qual, no geral, gostávamos", disse Lawrence Morrisson, Chefe de TI da The Motley Fool. "Mas era muito cara e difícil de gerenciar. Também havia outros funcionários usando soluções como o Skype e o GoToMeeting, o que fazia com que usassem hardwares e dispositivos diferentes. Não havia consistência, o que causava uma tremenda dor de cabeça."

As equipes de TI da The Motley Fool buscavam uma alternativa à sua solução de telefonia, o que exigia harwares caros, softwares complicados, além de significativas infraestruturas locais para dar apoio a tudo isso. Mas a The Motley Fool não queria continuar dando suporte a múltiplas infraestruturas e, por sua vez, buscou consolidar a pilha de tecnologia.

"Havia aqui uma grande infraestrutura da Cisco", disse Morrisson. "Tínhamos circuitos dedicados no edifício, troncos para linhas SIP e telefones de mesa, bem como o produto de central de atendimento da Cisco para colocar tudo isso em funcionamento, o que era muito difícil de gerenciar."

Essa falta de consistência e gestão intensa de infraestrutura dificultou o suporte às comunicações, aumentando a carga de trabalho das equipes de TI e complicando a colaboração entre escritórios.

"Queríamos simplificar a nossa pilha"

Morrisson estava a considerar outras soluções de videoconferência quando uma ligação telefônica da equipe de vendas do Zoom chamou sua atenção.

"Na ocasião, tentávamos resolver o problema da consistência, de modo que considerávamos adquirir a plataforma Webex da Cisco", acrescentou Morrisson. "Porém, o Zoom nos ligou e ofereceu uma avaliação gratuita e, como meus colegas e eu tínhamos ouvido falar do Zoom e sabíamos que era muito popular, decidimos dar uma chance."

Depois de experimentar a plataforma Zoom e sua facilidade de uso, Morrisson implementou a solução de videoconferência na organização. A flexibilidade do Zoom permitiu aos funcionários da The Motley Fool usar a solução com uma ampla variedade de hardwares, bem como sua interface fácil de usar simplificou a implementação da solução.

A solução de videoconferência do Zoom conseguiu melhorar a comunicação entre escritórios e funcionários com seu design intuitivo e recursos úteis. Os funcionários podem usar o recurso de compartilhamento de tela para colaborar em projetos e facilmente coordernar comunicações eficazes e eficientes entre escritórios internacionais.

"O pessoal adora poder compartilhar a tela sem usar cabos", observou Morrisson sobre as funcionalidades de compartilhamento de tela sem fio do Zoom. "E funciona bem em todas as salas. O funcionário chega, vê o painel de controle na mesa e já sabe o que esperar. Tem funcionado muito bem para nós."

Uma vez que a The Motley Fool implementou a solução de videoconferência do Zoom e experimentou a confiabilidade e a simplicidade da plataforma, a equipe de TI decidiu implementar o Zoom Phone como sua solução de telefonia digital.

Como o Zoom Phone é um aplicativo em nuvem, as equipes de TI não precisam mais dar suporte a uma infraestrutura em separado para as comunicações por telefone. "Um dos principais motivos pelos quais escolhemos o Zoom foi porque queríamos simplificar nossa pilha e reduzir a quantidade de gerenciamento local que estávamos realizando", disse Morrisson. "A experiência que tivemos até agora com o Zoom foi muito positiva, de modo que fez com que confiássemos de imediato no produto Zoom Phone."

Reduzir custos com hardware e chamados de suporte

Desde que as equipes da The Motley Fool implementaram a plataforma de comunicações unificadas do Zoom, Morrisson percebeu uma redução no número de chamados para as equipes de TI. Com uma interface fácil de usar e a flexibilidade de trabalhar com uma variedade de dispositivos, as equipes de TI já não passam dias resolvendo problemas em soluções de hardware ou configurando softwares. A Motley Fool conseguiu reduzir custos com hardware e aumentar sua disponibilidade da plataforma Zoom cinco vezes em comparação com a solução legada de comunicações.

"Há muito menos trabalho em configurar nossas salas de conferência mantê-las funcionando", observou Morrisson. "A configuração dos dispositivos é quase toda automatizada agora e raramente acontecem problemas. Quando acontece, é normalmente um problema pontual de hardware, no que o Zoom é muito bom em identificar."

E, com a plataforma Zoom, a The Motley Fool foi capaz de desenvolver diretrizes para seus trabalhadores remotos com base em uma cultura centrada em vídeo.

"Temos apenas dois requisitos técnicos principais para nossos trabalhadores remotos", disse Morrisson. "Eles precisam ter uma conexão de Internet capaz de dar suporte ao Zoom, bem como precisam ter as câmeras ativadas por padrão em cada reunião por vídeo para criar aquela conexão face a face."

Usando o Zoom, a The Motley Fool também cria uma conexão mais profunda entre os trabalhadores remotos e a equipe presencial.