Kompleksowy przewodnik dotyczący planowania i hostowania wydarzeń wirtualnych
Wydarzenia online i hybrydowe zapewniają elastyczność w docieraniu do większej liczby osób w angażujące sposoby. Skorzystaj z naszego przewodnika krok po kroku, aby zaplanować i zrealizować udane wydarzenie wirtualne o dowolnej wielkości i skali.
-
01Wprowadzenie
-
02Planowanie
-
03Korzystanie z odpowiednich narzędzi
-
04Budowanie interaktywnego doświadczenia
-
05Przygotowanie do wydarzenia
-
06Promowanie wydarzenia
-
07Organizacja wydarzenia
-
08Kontynuacja po wydarzeniu
Dlaczego warto zorganizować wirtualne wydarzenie?
Niezależnie od tego, czy chodzi o ograniczenia związane z dojazdem i miejscem, czy po prostu o możliwość dotarcia z wydarzeniem do większej liczby odbiorców przy jednoczesnej oszczędności czasu i pieniędzy, jest wiele powodów, dla których warto organizować wydarzenia wirtualne.
Kiedy Twoi prelegenci i uczestnicy mogą dołączyć z dowolnego miejsca, stwarza to niesamowite możliwości nawiązywania kontaktów, dzielenia się wiedzą, nauczania i uczenia się oraz łączenia się na bardziej osobistym poziomie.
Jeśli organizujesz wydarzenia na żywo, możesz dodać element wirtualny, aby zwiększyć swój zasięg. Wydarzenia hybrydowe tworzą doświadczenie, które osobiście i wirtualni odbiorcy mogą cieszyć się razem.
62%
organizatorów wydarzeń planuje zatrzymać wirtualną publiczność po powrocie do wydarzeń na żywo1
Najlepsze wydarzenia przez internet to…
Na żywo i interaktywnie
Doświadczenia na żywo są bardziej interaktywne niż wcześniej nagrane treści, co umożliwia lepsze połączenia.
Zobacz, jak zrobiliśmy naszą pierwszą wirtualną Zoomtopię 95% na żywo.
Twórczy
Spraw, aby Twoje wydarzenie ożyło dzięki wciągającym doświadczeniom, które łączą uczestników.
EUNIS stworzył unikalne doświadczenia przez internet podczas swojego pierwszego Kongresu Cyfrowego.
Spersonalizowane
Zbuduj doświadczenie wokół unikalnych potrzeb i preferencji odbiorców.
Marche du Film – Cannes Film Festival odbył się wirtualnie przy użyciu Zoom API i SDK.
Wierni Twojej marce
Niech format i treść wydarzenia odzwierciedlają Twoją markę dla osób, które ją kochają.
Opowiadanie historii i rozmowa są sercem wydarzeń online TEDxMelbourne.
Zwiększ zaangażowanie
93%
osób zgadza się, że wideo tworzy większe poczucie zaangażowania2
Planowanie
Zadawaj właściwe pytania
Zadawanie właściwych pytań pozwoli Ci zbudować solidne podstawy do planowania i podejmowania decyzji, od wyboru odpowiednich prelegentów po ustalenie, jak i gdzie powinieneś promować swoje wydarzenie. Oto lista pytań, które na początek.
Kto jest moją grupą docelową?
Znajomość grupy docelowej pomoże Ci ukształtować całe doświadczenie wydarzenia, od programu i harmonogramu po treści, które dostarczasz.
Dlaczego moja publiczność powinna wziąć udział?
Zastanów się, jaką wartość możesz przynieść swoim odbiorcom pod względem treści, nawiązywania kontaktów i innych możliwości.
Jakie doświadczenia chcę żeby mieli moi odbiorcy?
Wciągająca, interaktywna, oparta na współpracy — zastanów się, w jaki sposób chcesz, aby uczestnicy angażowali się w treści, prelegentów i innych uczestników wydarzeń.
Jakie cele chcę osiągnąć dzięki temu wydarzeniu?
Niezależnie od tego, czy chcesz edukować obecnych klientów, czy znaleźć potencjalnych prowadzących, zrozum swoje cele i zadania oraz stwórz strategię ich osiągnięcia.
Ile czasu potrzebuję na zaplanowanie wirtualnego wydarzenia?
W przypadku planistów wydarzeń wirtualnych po raz pierwszy zalecamy nie mniej niż cztery do sześciu tygodni na większość wydarzeń. Daj sobie co najmniej 12 tygodni na duże, wielodniowe wydarzenie przez internet z równoległymi ścieżkami.
Jakiego rodzaju pomocy technicznej potrzebuję?
Zaangażuj swój zespół IT (lub zatrudnij eksperta technicznego – Zoom Events oferuje ekspertów ds. wydarzeń, którzy pomagają klientom w konfiguracji, planowaniu, próbach i pomocy na żywo) i włączaj jego członków do wszystkich spotkań, aby określali ograniczenia techniczne, polecali rozwiązania, testowali i rozwiązywali problemy.
Jaki jest mój budżet na wydarzenia wirtualne?
Przydziel budżet na pozyskiwanie uczestników i marketing, rozwój treści, opłaty za prelegentów, prezenty dla uczestników oraz sprzęt wideo i audio.
Jak będę mierzyć sukces mojego wydarzenia?
Wskaźniki będą się różnić w zależności od celów wydarzenia, wielkości grupy odbiorców, branży i rodzaju wydarzenia.
Kilka do rozważenia to:
- Liczba rejestracji
- Odsetek rejestrujących, którzy uczestniczyli
- Nowe leady generowane dla sprzedaży
- Sesje z udziałem
- Wyniki ankiety
- Wirtualny serwer NPS zdarzeń i sesji
- Liczba wersji demonstracyjnych
- Odbyte spotkania
- Wzmianki w mediach społecznościowych
- Recenzje online
- Wygenerowane przychody
Upewnij się, że masz skonfigurowane sposoby śledzenia danych, które są dla Ciebie najważniejsze.
Korzystanie z odpowiednich narzędzi
Zoom Events, Zoom Meetings, Zoom Webinars i integracje
Odpowiednie narzędzia ułatwią planowanie i pomogą w sprawniejszym przebiegu wydarzenia. W zależności od doświadczenia, które chcesz zapewnić, zbadaj i wybierz swoje narzędzia na wczesnych etapach planowania, abyś mógł podejmować właściwe decyzje dotyczące swojego wydarzenia i być bardziej wydajnym w swoim czasie i wysiłkach.
Czym jest Zoom Events?
Zoom Events to platforma do prowadzenia jednosesyjnych, wielosesyjnych, wielodniowych i wielotorowych wydarzeń wirtualnych. Platforma Zoom Events opiera się na funkcjonalności Zoom Meetings i Zoom Webinars, dodając dedykowane centra wydarzeń, niezawodne opcje rejestracji i biletowania, a także możliwość łączenia uczestników we wszystkich typach wydarzeń (publicznych lub prywatnych, bezpłatnych lub płatnych). Możesz publikować swoje wydarzenia w centrum prywatnym lub publicznym, aby ułatwić uczestnikom dołączenie.
Zoom Meetings a Zoom Webinars
Decyzja, czy do sesji indywidualnej użyć Zoom Meetings czy Zoom Webinars jest istotnym wyborem. Odpowiednie rozwiązanie pozwoli Ci zaprojektować doświadczenie, które spełni Twoje cele i ostatecznie zaowocuje udanym wydarzeniem. Użytkownicy Wydarzeń Zoom mogą łatwo wybrać, którego z nich użyć do indywidualnej sesji w ramach wydarzenia.
Planując większą sesję, możesz chcieć skorzystać z opcji seminarium internetowego dla głównych przemówień, zaproszonych prelegentów i rozrywki (pomyśl o głównej scenie) oraz opcji spotkań dla pokoi podgrupowych i mniejszych dyskusji przy okrągłym stole.
Rozważ te trzy kluczowe czynniki przy wyborze formatu spotkania lub seminarium internetowego:
Możliwości
Do 1000 interaktywnych uczestników
Do 50 000 uczestników tylko do odczytu i ponad 100 interaktywnych panelistów
Zoom Events
Połączenie Zoom Meetings i Zoom Webinars z jednym biletem dla uczestników i lobby networkingowym.
Interakcja z odbiorcami
Czy chcesz, aby uczestnicy wchodzili ze sobą w interakcje, czy też chcesz skupić się na prezenterach?
Jeśli chcesz, aby publiczność była na wideo, mówiła , lub udostępniała swój ekran ,
a następnie przeszła do Spotkań Zoom.
Jeśli chcesz, aby wydarzenie było tylko do wyświetlania , gdzie gospodarz kontroluje którzy uczestnicy są widziani lub słyszani, przejdź do platformy seminarium internetowego.
Odbiorcy wewnętrzni lub zewnętrzni
Uczestnicy, których znasz (np. Pracownicy lub klienci) często stwarzają mniejsze ryzyko zakłócania pracy i mogą chcieć interakcji, które oferują spotkania Zoom. Zoom Webinars jest lepszym wyborem w przypadku wydarzeń, w których biorą udział duże grupy nieznanych uczestników, ponieważ zapewnia większą kontrolę nad czynnikami takimi jak to, kto może przemawiać i być w kamerze.
Użyj Zoom Meetings do:
oddzielnych sesji
okrągłych stołów dla uczestników
grup fokusowych
mniejszych, interaktywnych szkoleń
sesji networkingowych
Użyj Zoom Webinars do:
przemówień
prezentacji na głównej scenie
rozrywki na żywo
prezentacji produktów dla dużej publiczności
paneli w stylu ratuszowym
Zoom Webinars a Zoom Events
Zoom Webinars to wspaniałe rozwiązanie do jednosesyjnych prezentacji z jednym prowadzącym i wieloma odbiorcami. Jeśli kupisz licencję na Zoom Events, otrzymasz również wszystkie korzyści płynące z Zoom Webinars i nie tylko.
Możesz zdecydować się na organizowanie seminariów internetowych z portalu internetowego zamiast konfigurowania wydarzenia w Wydarzeniach Zoom. Możesz też użyć Zoom Events do zwiększenia możliwości Zoom Webinars w celu łączenia wielu sesji webinarów i połączenia ich z Zoom Meetings, aby uzyskać dłuższe, bardziej interaktywne wirtualne doświadczenia. Zoom Events obejmuje kompletne zarządzanie wydarzeniami, np. centra wydarzeń z brandingiem, rejestrację i biletowanie, a także poprawione funkcje raportowania. Sprawdź dedykowane odpowiedzi na często zadawane pytania dotyczące Zoom Webinars.
Przykładowe sytuacje, w których warto rozważyć poprowadzenie pojedynczej sesji Zoom Webinars z portalu internetowego, to szkolenia, prezentacje i pojedyncza sesja / jedna dla wielu wydarzeń.
Korzystaj z Wydarzeń Zoom w przypadku dłuższych i bardziej zaangażowanych wydarzeń, takich jak inauguracje sprzedaży, wydarzenia dla klientów, urzędy miast i wdrażanie pracowników.
Wykorzystanie integracji Zoom
Zintegruj Zoom z istniejącym stosem technologii, aby wydajniej przeprowadzić wydarzenie przez internet.
Odwiedź Rynek Aplikacji Zoom, aby uzyskać ponad 1000 integracji!
Automatyzacja marketingu
Dystrybucja treści
Zarabianie
Chcesz pobierać opłaty za swoje wydarzenie? Użyj Zoom Wydarzenia i połącz się z PayPal lub Stripe, aby usprawnić proces płatności.
Budowanie interaktywnego doświadczenia
Zaprojektuj swój świat wydarzeń
Co składa się na dobre wydarzenie? Chodzi o doświadczenie, które dajesz swoim odbiorcom.
Wydarzenie przez internet może być czymś więcej niż siedzeniem przy komputerze i oglądaniem transmisji na żywo lub wideo. Jeśli bierzesz udział w wydarzeniu, które zwykle odbywa się osobiście i przekształcasz je w wirtualne doświadczenie, bądź kreatywny i przemyślany, przenosząc niektóre z tych interaktywnych elementów na internet.
Od przygotowań przed wydarzeniem po doświadczenie na żywo , zobacz, jak możesz zbudować interaktywność i zaangażowanie w swoim wydarzeniu.
Przed wydarzeniem
Stwórz angażujący program
Wirtualne wydarzenie powinno mieć szybsze tempo, które utrzymuje zaangażowanie uczestników i pomaga zapobiegać opuszczeniu wydarzenia.
- Utrzymuj długość sesji na mniej niż godzinę — i zapewnij czas na utrzymanie zaangażowania pytań i odpowiedzi do końca sesji
- Planowanie przerw między sesjami
- W przypadku wielodniowych konferencji rozważ zakończenie dnia wcześniej niż osobiście
- Spodziewasz się globalnej publiczności? Stwórz program podążania za słońcem z sesjami specyficznymi dla regionu
- Uwzględnij sesje nawiązywania kontaktów za pomocą funkcji Spotkań Zoom i funkcji Pokoi Podgrupowych.
Dyskusje tematyczne w poczekalni wydarzeń
Użyj poczekalni wydarzeń Zoom, aby umożliwić zarejestrowanym uczestnikom łączenie się i nawiązywanie kontaktów przed wydarzeniem i w jego trakcie. Skonfiguruj i promuj tematy ze wszystkimi uczestnikami na dwa tygodnie przed wydarzeniem, aby rozpocząć dialog i zadawać pytania, aby zachęcić uczestników do interakcji.
Dodatki do wydarzeń
Co otrzymaliby Twoi uczestnicy podczas osobistego wydarzenia? Wyślij go pocztą lub z usługą dostawy, aby uzyskać szczęśliwą niespodziankę.
- Markowy łup
- Przekąski dla smakoszy
- Spersonalizowana pamiątka
- Prezenty dla partnerów
- Karty podarunkowe z dostawą jedzenia na wirtualny lunch
Zaangażowanie w wydarzenie
Włącz pytania i odpowiedzi
Funkcja pytań i odpowiedzi umożliwia uczestnikom seminarium internetowego przesyłanie pytań do odpowiedzi na żywo lub pisemnych podczas sesji. Oto kilka wskazówek dotyczących korzystania z pytań i odpowiedzi podczas seminarium internetowego:
- Jeśli spodziewasz się dużej publiczności, skoordynuj działania z panelistami lub sprowadź innych gospodarzy, aby pomóc odpowiedzieć na pytania podczas wydarzenia.
- Możesz wyznaczyć członków swojego zespołu do zarządzania pytaniami i odpowiedziami, aby prezenterzy mogli skupić się na mówieniu. Jeśli Twój zespół pytań i odpowiedzi nie uczestniczy w audio lub wideo, możesz ukryć jego kanał wideo za pomocą funkcji Ukryj uczestników niebędących uczestnikami wideo.
- Przygotuj kilka prowokujących do myślenia pytań, na wypadek, gdybyś nie otrzymał wystarczającej liczby wysokiej jakości pytań uczestników, aby wypełnić przydzielony czas na pytania i odpowiedzi.
- Podczas przygotowywania pytań i odpowiedzi weź pod uwagę swoich odbiorców i możliwość wystąpienia niewłaściwego zachowania zaburzającego spotkanie. W przypadku odbiorców wewnętrznych możesz chcieć być bardziej przejrzysty w wyświetlaniu pytań i odpowiedzi, podczas gdy duże, ogólne wydarzenie wstępu może wymagać bardziej ograniczonych ustawień pytań i odpowiedzi.
- Możesz dostosować ustawienia pytań i odpowiedzi podczas seminarium internetowego, aby zezwolić na pytania anonimowe lub je wyłączyć, a także zmienić, czy uczestnicy mogą wyświetlać, komentować lub głosować na pytania.
- Przejrzyj raport z pytań i odpowiedzi po webinarze i porozmawiaj z uczestnikami, na których pytania nie udzielono odpowiedzi na żywo.
Przeprowadzanie ankiety
Otrzymuj informacje zwrotne od odbiorców w czasie rzeczywistym lub oceniaj ich poziom zrozumienia prezentowanych treści, korzystając z funkcji ankiety podczas sesji.
Dodatkowe zaangażowanie
Użyj narzędzi takich jak Slido, Slido, Kahoot!, "koła nazw", aby zapewnić więcej zabawy i interaktywności swojemu wydarzeniu.
Oddzielne pokoje
Pozwól uczestnikom na interakcję ze sobą w mniejszych grupach podczas wydarzenia. Możesz przypisać uczestników do Pokoi Podgrupowych w czasie rzeczywistym, wstępnie przypisać uczestników lub pozwolić im samodzielnie wybrać, do którego z oddzielnych pokoju chcą dołączyć i swobodnie poruszać się między pokojami.
Poproś o opinię
Wyślij ankietę po wydarzeniu aby zebrać opinie po wydarzeniu. Jeśli korzystasz z usługi Zoom Webinars, możesz skonfigurować ankietę w taki sposób, aby była uruchamiana automatycznie po opuszczeniu sesji przez gości.
Chcesz zobaczyć te funkcje w akcji?
Zarejestruj się na webinar Wprowadzenie do Zoom Events
Zamów prezentację z ekspertem Zoom.
Przygotowanie do wydarzenia
Przygotuj swój zespół
Prowadzenie udanego wydarzenia internetowego to wysiłek zespołowy! Musisz przygotować swoich prelegentów i ustawić zespół ds. wydarzeń, aby upewnić się, że wszystko działa sprawnie. Przejrzyj nasze listy kontrolne wydarzeń, aby upewnić się, że niczego nie przegapisz.
Lista kontrolna zespołu produkcyjnego
Usprawnij swój zespół produkcyjny
Wyznacz swojego producenta (producentów), którzy będą odpowiedzialni za wszystkie rzeczy związane z produkcją.
Tworzenie kanału Zoom Team Chat
Wykorzystaj Zoom Team Chat do tworzenia dedykowanych kanałów z zespołem planującym wirtualne wydarzenie, aby koordynować zadania i działania. Zoom Team Chat umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym z wewnętrznymi i zewnętrznymi członkami zespołu.
Tworzenie harmonogramu produkcji
Twój harmonogram produkcji powinien zawierać harmonogram wszystkich sesji, informacje prezentera, przejścia, procedury i przerwy oraz termin, w którym się one odbędą.
Tworzenie przepływu pracy zdarzenia
Jasno zdefiniuj i wizualizuj swoje wrażenia z wydarzeń internetowych za pomocą specyfikacji technicznych dla każdej sesji, opcji transmisji na żywo i innych szczegółów, aby dostosować producentów do zespołów technicznych i prezentacyjnych.
Lista kontrolna zespołu technicznego
Konfigurowanie ustawień spotkania i/lub seminarium internetowego
Współpracuj z zespołem ds. prezentacji, aby jasno zdefiniować i włączyć ustawienia dla każdej sesji — na przykład, jeśli funkcja pytań i odpowiedzi jest włączona lub jeśli uczestnicy mogą rozmawiać.
Włącz sesję treningową
Planując seminarium internetowe, pamiętaj, aby wybrać "Włącz sesję treningową", aby gospodarze i paneliści mogli wcześnie dołączyć do platformy seminarium internetowego, aby się skonfigurować.
Zaproś panelistów
Jeśli korzystasz z usługi Zoom Webinars, każdy uczestnik panelu musi dołączyć, korzystając z unikalnego linku przesłanego pocztą elektroniczną. Po wybraniu prelegentów i zaplanowaniu seminarium internetowego wyślij link z zaproszeniem i upewnij się, że go otrzymali.
Zaplanuj próbę
Zrób próbę z prezenterami, aby przetestować kamery, mikrofony, oświetlenie i inne ustawienia oraz przećwiczyć wprowadzenie, zawartość i przejścia. Zachęć ich do przyłączenia się do próby ze sprzętem, z którego będą korzystać w dniu wydarzenia.
Skonfiguruj transmisję na żywo
Zdecyduj, czy chcesz transmitować na żywo na Facebook Live, YouTube Live, w usłudze niestandardowej, czy na wielu platformach naraz, korzystając z restream.io.
Lista kontrolna zespołu prezentacji
Przygotuj prezenterów
Wysyłaj prezenterom zasoby instruktażowe dotyczące korzystania z Zoom i zapewniania jakości audio i wideo z wyprzedzeniem.
Tworzenie harmonogramu panelistów
Jeśli w sesji występuje wielu prelegentów, utwórz harmonogram i poinformuj każdego prezentera, ile czasu będzie miał.
Zbierz materiały głośnikowe
Poproś prelegentów o przesłanie treści prezentacji, biografii i pytań publiczności (w przypadku ankiet na żywo lub pytań i odpowiedzi) z dużym wyprzedzeniem.
Okabluj swoje połączenie internetowe
Pomoże to uniknąć problemów technicznych z niestabilnym połączeniem Wi-Fi, które mogą mieć wpływ na jakość dźwięku i ogólne wrażenia uczestników. Zachęcaj prezenterów wirtualnych do tego samego.
Minimalizacja szumów tła
Użyj samodzielnego mikrofonu lub dobrego zestawu słuchawkowego, aby uzyskać najlepszą jakość dźwięku. Ustaw ustawienia audio, aby tłumić szumy tła.
Optymalizacja wideo
Otwórz ustawienia wideo, aby włączyć wysoką rozdzielczość, dostosować się do słabego oświetlenia i w razie potrzeby poprawić wygląd.
Konfigurowanie tła
Możesz utworzyć markowe tło wirtualne dla wszystkich prezenterów, które pokazuje ich imię i nazwisko, firmę i tytuł. Jeśli nie chcesz używać wirtualnego tła, upewnij się, że twoje prawdziwe tło jest czyste i uporządkowane.
Ubieraj się, aby zaimponować
Wybierz jednolite kolory zamiast pasków lub małych, ruchliwych wzorów. Jeśli masz zielony ekran, upewnij się, że to, co masz na sobie, ma inny kolor!
Wskazówka ekspertaWyślij prelegentom zestaw ze wszystkim, czego będą potrzebować: mikrofonem/ zestawem słuchawkowym, Ethernet, lampką pierścieniową i kamerą internetową. Połącz folder zasobów cyfrowych z wirtualnym szablonem tła, grafiką wydarzenia i przykładową kopią postów w mediach społecznościowych, aby mogli promować swoją sesję w swojej sieci.
Promowanie wydarzenia
Rejestracja i frekwencja na dysku
Możesz zaprojektować najbardziej niesamowite wydarzenie na świecie, ale jeśli nie poświęcisz czasu na jego promocję, Twoi docelowi odbiorcy nie będą o tym wiedzieć. Twórz zasoby, które pozwolą Ci skutecznie reklamować wydarzenie i kierować uczestników do Twojej strony internetowej, aby dowiedzieć się więcej.
Strona internetowa wydarzenia
Twoja strona docelowa lub witryna wydarzenia powinna zawierać wszystkie informacje potrzebne do zarejestrowania się i wzięcia udziału w wydarzeniu. Powininna również komunikować wartość, jaką Twoje wydarzenie przyniesie odwiedzającym – co jest w nim dla nich i dlaczego nie mogą go przegapić.
Co należy umieścić na stronie wydarzenia:
Krótki przegląd wydarzeń
O czym to jest? Dla kogo to jest? Daj uczestnikom przedsmak tego, czego można się spodziewać w 1-2 krótkich akapitach.
Porządek spotkania i harmonogram
Nie zapomnij o strefie czasowej!
Informacje o sesji
Dołącz krótki opis każdej sesji.
Sekcja prelegentów
Dołącz zdjęcie i krótką biografię, aby promować referencje swoich mówców.
Wystawcy i sponsorzy
Zaprezentuj sponsorów wspierających Twoje wydarzenie logo i informacjami o firmie.
Zasoby
Utwórz listę zasobów, takich jak posty na blogu lub strony internetowe do dalszego czytania, lub kanał czatu na temat wydarzeń w Zoom dla uczestników wydarzeń.
Odpowiedzi na często zadawane pytania
Odpowiedz na często zadawane pytania, takie jak "Jaki jest koszt uczestnictwa?" i "Czy będę mógł wyświetlić nagrane sesje po wydarzeniu?"
Atrakcyjne obrazy
Przyciągnij odbiorców i promuj swoją markę za pomocą zasobów wizualnych, które przekonują docelowych potencjalnych klientów do uczestnictwa.
Strona rejestracji
Zarówno Zoom Events, jak i Zoom Webinars pozwalają na dostosowanie strony rejestracji do marki organizacji i pytań dostosowanych do jej potrzeb.
Zwiastun wideo
Skwiercząca nawijka może również pomóc w generowaniu emocji związanych z wydarzeniem w mediach społecznościowych i innych działaniach marketingowych.
Marketing wydarzenia
Zacznij promować swoje wydarzenie przez internet co najmniej dwa do trzech tygodni przed czasem, aby uzyskać liczbę zarejestrowanych. Nie zapomnij utworzyć linków do śledzenia źródeł do rejestracji na seminarium internetowe, aby zobaczyć, które działania marketingowe są najbardziej skuteczne.
Marketing e-mailowy
Wysyłaj e-maile marketingowe i przypomnienia. A / B przetestuj swoje tematy i rozważ dwa do trzech poczt przed wydarzeniem, aby utrzymać świadomość. Rozważ wykorzystanie treści wideo w wiadomościach e-mail, aby potencjalni klienci i rejestrujący byli podekscytowani wydarzeniem.
Artykuły na blogu
Marketing treści pozwala opowiedzieć historię wydarzenia, dostarczyć informacji i zagłębić się w szczegóły bardziej niż e-mail. Użyj odpowiednich słów kluczowych, aby zwiększyć ruch na stronie.
Odliczamy godziny do Zoomtopii! Ustaw przypomnienie już teraz i używaj #Zoomtopia
we wszystkich swoich tweetach dotyczących konferencji – może spotka Cię mała niespodzianka. https://t.co/iX27en61yp– Zoom (@zoom_us) 13 października 2020 r.
Zasięg PR
Komunikat prasowy i zasięg medialny podkreślający znaczących mówców i inne istotne szczegóły mogą sprawić, że Twoje wydarzenie będzie będzie bardziej widoczne. Ułóż listę mediów z publikacjami branżowymi i poszukaj punktów sprzedaży, które obejmują wydarzenia takie jak Twoje, aby dotrzeć do docelowych odbiorców. Pamiętaj, aby zaoferować zainteresowanym reporterom zaproszenia na wydarzenie na żywo.
Media społecznościowe
Zdobądź obserwujących dzięki hashtagowi wydarzenia, grafice i kampanii w mediach społecznościowych. Nie zapomnij o reklamach i promowanych postach, aby wyjść poza zasięg strony.
Marketing partnerski i prelegentów
Twórz zasoby wizualne i przykładowe posty społecznościowe, z których partnerzy i prelegenci mogą łatwo korzystać, na przykład szablon graficzny, który mogą dostosować, aby dodać swoje imię i nazwisko oraz informacje o sesji.
Organizacja wydarzenia
Czas na show!
Zrobiłeś planowanie i przygotowanie. Teraz nadszedł czas, aby przejść do sedna: organizacji wydarzenia. Od od próby (absolutnie niezbędna!) do wielkiego dnia, oto, o czym musisz pamiętać.
Przygotowywanie się
1. Zorganizuj próbę / próbę generalną
Zaplanuj próbę na około tydzień przed wydarzeniem z zespołem produkcyjnym, gospodarzami wydarzeń, prelegentami i wszystkimi innymi osobami, które odgrywają aktywną rolę, aby rozwiązać wszelkie problemy przed wielkim dniem.
Lista kontrolna próby: Wszystko, czego potrzebujesz, aby przejść
2. Skonfiguruj głośniki na sukces
Zapewnij swoim prelegentom i panelistom wskazówki techniczne dotyczące konfiguracji aby byli przygotowani do tego, aby wyglądać jak najlepiej.
3. Dołącz do sesji treningowej
Sesja ćwiczeń seminarium internetowego pozwala gospodarzowi rozpocząć seminarium internetowe i pozwala tylko panelistom i współgospodarzom dołączyć. Daj swoim prelegentom czas na połączenie od 10 do 20 minut przed rozpoczęciem wydarzenia, aby mogli dołączyć do sesji treningowej , przetestować dźwięk i wideo oraz rozwiązać problemy w ostatniej chwili przed transmisją na żywo.
Wskazówka ekspertaTylko gospodarze i współgospodarze mogą kliknąć przycisk Rozpocznij seminarium internetowe podczas sesji treningowej. Tej akcji nie można cofnąć, więc kliknij przycisk tylko wtedy, gdy wszyscy będą gotowi do transmisji!
Transmisja na żywo
1. Otwórz drzwi wcześnie
Spróbuj uruchomić seminarium internetowe kilka minut wcześniej, aby dać uczestnikom czas na dołączenie przed rozpoczęciem programu. Jeśli chcesz posłuchać muzyki powitalnej, upewnij się, że jest ona bezpłatna.
2. Sprawdź ustawienia
Podczas gdy uczestnicy dołączają, jest to idealny czas, aby upewnić się, że ustawienia spotkania lub seminarium internetowego są poprawne. Sprawdź, czy nagrywasz i transmitujesz na żywo do odpowiednich platform, i rozpocznij transmisję na żywo jeśli nie jest automatycznie włączona. Upewnij się również, że ustawienia pytań i odpowiedzi są poprawnie włączone, a paneliści i współgospodarze mają odpowiednie uprawnienia.
3. Skrypt otwierający
Rozpocznij wydarzenie krótkim ogłoszeniem porządkowym, aby uczestnicy wiedzieli, czy seminarium internetowe zostanie nagrane, jak przesłać pytania i o czym będzie seminarium internetowe. Nie zapomnij podziękować prelegentom i sponsorom!
4. Rozwiązywanie problemów ze zdarzeniami
Utrzymuj otwarte strony pomocy technicznej Zoom Events, Zoom Webinars lub Zoom Meetings, aby szybko rozwiązywać bieżące problemy. Jeśli paneliści natkną się na jakiekolwiek problemy, rozmawiaj z nimi prywatnie w kliencie Zoom lub w funkcji prywatnego czatu w sesji.
Kontynuacja po wydarzeniu
Wykorzystuj treści i angażuj uczestników
To na tyle! Po zakończeniu wydarzenia nie oznacza to, że praca jest zakończona. Wykonaj kilka dodatkowych kroków, aby zebrać opinie zwrotne, wykorzystać nagrania i śledzić potencjalnych klientów, aby w pełni wykorzystać wydarzenie, nad którego wykonaniem tak ciężko pracowałeś.
Ankiety po wydarzeniu
Uchwyć opinie zwrotne uczestników na temat tego, co działało dobrze i obszarów do poprawy. Użyj ankiety, aby zebrać Net Promoter Score od uczestników dla całego wydarzenia i dla każdej sesji.
Nagrane treści
Edytuj nagrania i transkrypcje i udostępniaj je w witrynie lub na stronie wydarzenia. Jeśli chcesz, możesz bramkować treści, aby zebrać dane użytkowników od widzów uzyskujących dostęp do nagrań.
Kontynuacja uczestników
Wyślij wiadomość e-mail do uczestników z linkiem do nagrań z wydarzenia i dodatkowymi zasobami.
Raporty z wydarzeń
Jeśli korzystasz z Wydarzeń Zoom, przejrzyj pulpit nawigacyjny Podsumowania wydarzeń, wygeneruj raporty ze spotkań , które zawierają dane dotyczące rejestracji i ankiet, lub raporty z seminariów internetowych , które dostarczają danych na temat rejestracji, uczestników, pytań i odpowiedzi, ankiet i wydajności wydarzeń.
Leady marketingowe
Wykorzystaj spostrzeżenia z raportów, aby zakwalifikować potencjalnych klientów i wykorzystaj kluczowe integracje wymienione powyżej, aby skierować potencjalnych klientów do sprzedaży.
Ocena
Spraw, aby Twoje następne wydarzenie internetowe było jeszcze lepsze niż ostatnie, oceniając, co zadziałało, a co nie. Wykorzystuj dane uczestników i opinie z raportów, a także prelegentów i panelistów oraz śledź zaangażowanie w treści i inne funkcje wydarzenia.
Przenieś swoje następne wydarzenie na internet
Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z naszym działem sprzedaży,
aby już dziś rozpocząć organizację wydarzenia wirtualnego.