Przewodnik po upraszczaniu komunikacji dla asystenta wykonawczego

Jako administrator wykonawczy (EA) w dzisiejszym hybrydowym środowisku pracy, wiedza o tym, jak zmaksymalizować produktywność i utrzymać efektywną infrastrukturę komunikacyjną, ma kluczowe znaczenie. Dzięki platformie Zoom EA mogą skutecznie wykonywać zadania i wspierać swoich menedżerów, bez względu na to, gdzie się znajdują.

Przewodnik po upraszczaniu komunikacji dla asystenta wykonawczego

Asystent wykonawczy zawsze był podstawą działania organizacji. Jednak wraz ze zmianą sposobu, w jaki prowadzimy działalność biznesową, zmieniają się również zadania i obowiązki asystenta wykonawczego. Od czasów, w których były karteczki samoprzylepne i pisane kalendarze, po rozpowszechnienie narzędzi do zarządzania opartych na chmurze — firmy EA potrzebują zróżnicowanego zestawu umiejętności i narzędzi, aby dostosować się do zmieniających się wymagań kadry kierowniczej.

Współczesna Asystent Wykonawczy musi wspierać dzisiejszych liderów na żądanie, zapewniając jednocześnie wydajną komunikację między rozproszoną siłą roboczą, co prowadzi do unikalnego zestawu zadań. Obowiązki asystenta wykonawczego obejmują:

  • Odbieranie połączeń telefonicznych
  • Planowanie spotkań i terminów
  • Obsługa zadań księgowych, takich jak prowadzenie dokumentacji korporacyjnej, dokumentów i raportów
  • Korzystanie z edytora tekstu, arkuszy kalkulacyjnych i oprogramowania do prezentacji, a także rozwiązań do współpracy i zarządzania w chmurze
  • Przygotowywanie się do spotkań, sporządzanie notatek ze spotkań
  • Witanie i przyjmowanie gości
  • Planowanie i organizowanie podróży

Asystenci wykonawczy muszą nie tylko rozumieć technologię – muszą korzystać z tych rozwiązań, aby zoptymalizować sposób działania swojej organizacji. Dla asystentów wykonawczych korzystających z platformy Zoom ten przewodnik zawiera porady i wskazówki dotyczące korzystania z Zoom Meetings, Zoom Phone i Zoom Team Chat, aby podnieść poziom komunikacji i współpracy.

Ponieważ liderzy mają napięte i skomplikowane harmonogramy, asystenci wykonawczy mają za zadanie zarządzać ich czasem w przemyślany i strategiczny sposób. Wymaga to zwinnej technologii, która usprawni proces planowania i w pełni wykorzysta spotkania.

Postępuj zgodnie z tymi ośmioma wskazówkami dotyczącymi Zoom Meetings, aby ulepszyć swoje podejście do planowania spotkań i zarządzania nimi:

Używanie osobistego identyfikatora spotkania (PMI)

Twój PMI to przypisany, stały identyfikator spotkania, który się nie zmienia i jest tylko dla Ciebie. Istnieje również osobisty link powiązany z Twoim osobistym identyfikatorem spotkania. Możesz wysłać ten osobisty link, gdy chcesz wykonać szybkie połączenie wewnętrzne.

Praca w Kliencie Zoom

Dzięki komputerowemu klientowi Zoom, aplikacji na komputer, możesz wyświetlić szybką migawkę swoich spotkań w danym dniu lub tygodniu – wszelkie Zoom Meetings i Zoom Webinars w zintegrowanym kalendarzu zostaną odzwierciedlone na karcie Spotkania. Dzięki widokowi spotkań klienta komputerowego Zoom możesz łatwo zlokalizować następną rozmowę i szybko dołączyć za pomocą kliknięcia przycisku.

Uzyskaj uprawnienia do planowania

Zamiast planować spotkania na własnym koncie Zoom i nadawać swoim dyrektorom uprawnienia współgospodarza, możesz planować bezpośrednio z ich konta Zoom. Po prostu poproś swojego kierownika, aby przeszedł do ustawień Zoom Meetings, tam do sekcji „Inne”, a następnie znalazł sekcję „Zaplanuj uprawnienia”. Stamtąd mogą dać Ci dostęp do harmonogramu w ich imieniu, aby nadal mogli być właścicielami zaproszenia na spotkanie bez konieczności wykonywania jakichkolwiek ciężkich prac na zapleczu.

Korzystaj z wtyczek Outlook i GSuite

Jeśli chcesz utworzyć zaproszenie do kalendarza za pośrednictwem Outlooka lub Kalendarza Google, możesz szybko dodać link do spotkania Zoom Meetings do treści zaproszenia za pomocą wtyczki Outlook lub dodatku GSuite

Wdrażaj najlepsze praktyki bezpieczeństwa

Przejdź do sekcji zabezpieczeń w ustawieniach Zoom, aby włączyć kluczowe funkcje zabezpieczeń zaprojektowane w celu ochrony komunikacji. Pamiętaj, aby włączyć Poczekalnię — funkcję, którą można dostosować, aby utworzyć unikatową wiadomość powitalną dla gości — a także włączyć opcję "„Wymagaj hasła podczas planowania nowych spotkań.” Może to dodać dodatkową warstwę zabezpieczeń do spotkań, pomagając w stworzeniu środowiska, do którego mogą dołączyć tylko przewidywani uczestnicy.

Dostosowywanie powiadomień e-mail

W Ustawieniach Spotkań , przejdź do sekcji "Powiadomienie e-mail", w której możesz włączać i wyłączać niektóre opcje powiadomień, które pomagają utworzyć papierowy ślad działań podjętych na spotkaniu. Możesz powiadomić gospodarza, gdy dostępne jest nagranie w chmurze, gdy uczestnicy dołączą do spotkania przed gospodarzem, jeśli alternatywny gospodarz zostanie ustawiony lub usunięty ze spotkania i nie tylko.

Wykorzystaj opcje nagrywania lokalnego i w chmurze

Jeśli chcesz nagrać spotkanie do późniejszego wykorzystania lub rozesłać je do uczestników, skorzystaj z opcji nagrywania w chmurze — która jest funkcją dla płatnych subskrybentów — aby gospodarz mógł łatwo wysłać nagranie po spotkaniu. Opcja nagrywania lokalnego powinna być używana tylko wtedy, gdy gospodarz chce zachować plik wyłącznie na swoim urządzeniu. Współgospodarze również nie otrzymają nagrania, więc pamiętaj o tym podczas planowania spotkania z określonego konta Zoom.

Dostosuj spotkania do współpracy i zaangażowania

Możesz dostosować ustawienia dotyczące spotkania jako gospodarz i współgospodarz, aby utworzyć sesję współpracy, której potrzebujesz. Możesz wybrać, kto może udostępniać swoje ekrany, dodawać adnotacje i nie tylko, aby upewnić się, że odpowiednie osoby mogą udostępniać odpowiednie informacje podczas połączenia.

Gotowy na głębsze nurkowanie? Zdobądź demo 1-1 z ekspertem Zoom już dziś!

Poproś o demonstrację

Usługa Zoom Team Chat jest zawarta w licencji Zoom i jest skutecznym sposobem szybkiej komunikacji z osobami w organizacji lub poza nią. Asystenci wykonawczy mogą strategicznie wykorzystać Zoom Team Chat w kliencie stacjonarnym Zoom lub aplikacji mobilnej, aby śledzić kluczowe kontakty, robić staranne notatki i zachować elastyczność, bez względu na to, gdzie się znajdują.

Oto kilka kluczowych wskazówek dotyczących korzystania z Zoom Team Chat, aby być na bieżąco z codziennymi czynnościami:

Twórz kontakty i kanały oznaczone gwiazdką

Aby utrzymać produktywny przepływ pracy, użyj sekcji Czat w kliencie Zoom, aby „ogwiazdkować” określonych użytkowników lub kanały czatu, do których potrzebujesz szybkiego dostępu. Osoby te mogą być innymi liderami lub bezpośrednimi podwładnymi Twojego kierownika. Ta czynność przeniesie je na górę czatu do sekcji “kontakt "Oznaczone gwiazdką." Każdy kontakt lub kanał czatu oznaczony gwiazdką będzie wyświetlany w porządku alfabetycznym po lewej stronie. Jeśli ktoś wyśle ważną wiadomość, którą chcesz zapisać, możesz również "gwiazdkować" ten pojedynczy komentarz – poszukaj go w sekcji "Wiadomości oznaczone gwiazdką".

Rób notatki w swojej przestrzeni osobistej (twoje imię i nazwisko)

Zoom Team Chat oferuje przestrzeń osobistą, która jest wskazana na liście jako Twoje imię i nazwisko w sekcji „Oznaczone gwiazdką” panelu kontaktów i działa jako Twój własny, unikalny czat. Możesz użyć tego miejsca do robienia notatek, tworzenia listy rzeczy do zrobienia lub po prostu zapamiętania czegoś na później. Możesz wrócić później i usunąć lub edytować notatki, "gwiazdkować" wiadomość lub robić zrzuty ekranu.

Zarządzanie kontaktami zewnętrznymi

Jeśli administrator na to zezwala, możesz nawet dodać osoby spoza organizacji do swoich kontaktów w Zoom Team Chat. Wystarczy kliknąć ikonę "plus" w lewym górnym rogu strony kontaktów, kliknąć "Zaproś kontakt Zoom", wprowadzić jego adres e-mail, a otrzyma powiadomienie do zaakceptowania. Możesz bezproblemowo współpracować między organizacjami, łatwo rozmawiając z innymi w celu koordynowania i wymiany informacji.

Zacznij korzystać z Zoom Team Chat już dziś!

Pobierz klienta stacjonarnego Zoom, aby rozpocząć

pobierz teraz

Dzięki rozwiązaniu telefonicznemu Zoom w chmurze możesz uniknąć ograniczeń tradycyjnego telefonu stacjonarnego i wykonywać połączenia z urządzenia mobilnego, komputera stacjonarnego, laptopa, a nawet iPada lub tabletu. Stworzony specjalnie dla platformy Zoom Zoom Phone umożliwia asystentom wykonawczym zamianę poziomu połączeń telefonicznych na spotkanie w celu łatwej współpracy, delegowanie połączeń w celu szybkiego przekazania ich liderowi i nie tylko.

Oto cztery ważne wskazówki dotyczące korzystania z Telefonu Zoom w celu modernizacji połączeń:

Zarządzanie delegowaniem połączeń

Dzięki Telefonowi Zoom, Twój telefon stacjonarny działa na wybranym przez Ciebie urządzeniu, redukując wszelkie wcześniejsze ograniczenia dotyczące zdalnej pracy administracyjnej i tworząc bezproblemową strukturę wsparcia. Dzięki funkcji delegowania połączeń, , znanej również jako linii wspólnej, możesz łatwo przekazywać połączenia do swojego kierownika lub przydzielać je innym członkom zespołu do obsługi w bardziej pracowite dni. Możesz także przypisać wiele numerów telefonów do jednego użytkownika, zapewnić zasięg połączeń / delegowanie dla innych, zaparkować połączenie i pobrać je z innego urządzenia lub użytkownika i nie tylko. Niezależnie od tego, czy jesteś w podróży, czy poza biurem, masz elastyczną strukturę, która gwarantuje, że żadne połączenia nie pozostają bez odpowiedzi.

Przechwytywanie wiadomości za pomocą poczty głosowej i wiadomości SMS

Jako oferta telefonów programowych, Telefon Zoom pomaga usprawnić sposób, w jaki śledzisz komunikację. Możesz transkrybować wiadomości głosowe , w tym przepełnienie IVR i pocztę głosową w kolejce połączeń, aby łatwo przekształcić ważne wiadomości z poczty głosowej w szybką wiadomość e-mail do Twojego kierownictwa. Oprócz komunikacji głosowej Telefon Zoom zapewnia wiadomości tekstowe (SMS). Gdy komunikowanie się z innymi jest najlepiej dostarczane jako wiadomość tekstowa, Telefon Zoom się tym zajmie.

Ustaw godziny pracy

Nie musisz być przyklejony do biurka, aby prowadzić niezbędną komunikację – dzięki Telefonowi Zoom możesz skonfigurować godziny pracy i zaktualizować przekierowywanie połączeń, aby upewnić się, że wszystkie połączenia przychodzące są odpowiednio adresowane. Dzięki zaktualizowanemu przekierowywaniu połączeń możesz dostosować ustawienia, aby tworzyć reguły dla połączeń, które nie zostały odebrane, upewnić się, że połączenia są przekazywane automatycznie, mieć dzwonek połączeń we wszystkich aplikacjach Zoom i nie tylko.

Wykorzystaj Zestaw Zasilający Telefonu Zoom do obsługi połączeń i dogłębnych analiz

Jako dodatek do Telefonu Zoom, Zestaw Zasilający Telefonu Zoom oferuje elegancki pulpit z trwałym panelem informacyjnym, który pomaga EAs obsługiwać stałą prędkość połączeń i przesyłać połączenia w swoich zespołach. Jest również wyposażony w analizę kolejek połączeń w czasie rzeczywistym i historyczną, która zapewnia zaawansowany wgląd w optymalizację interakcji z klientami i pracownikami.

Asystenci wykonawczy nie mają czasu na pracę z różnymi aplikacjami do współpracy — potrzebują bezproblemowego rozwiązania, które ułatwia komunikację. Konsolidacja twojej komunikacji za pomocą Zoom usprawnia przepływy pracy i upraszcza współpracę, przygotowując asystentów wykonawczych do każdego nowego zadania, które może się pojawić na ich drodze. Korzystając z Zoom Meetings, Zoom Team Chat i Zoom Phone jako ujednoliconego narzędzia do komunikacji i zarządzania, asystenci wykonawczy ulepszają sposób pracy i wsparcie, które oferują kadrze kierowniczej.

Maksymalizując potencjał platformy Zoom, aystenci wykonawczy mogą wspierać zwiększoną produktywność, szczęśliwszą kadrę kierowniczą i bardziej znaczącą pracę. Oni torują drogę wszystkim, aby razem zrobić więcej.

 

Wskazówki dotyczące poruszania się po Zoom jako administrator wykonawczy

Szukasz więcej wskazówek, jak korzystać z platformy Zoom, aby usprawnić codzienność? Obejrzyj nasze seminarium internetowe na żądanie "Wskazówki dotyczące poruszania się po Zoomie jako administrator wykonawczy", aby uzyskać więcej informacji.