Jak organizacja Save the Children przekształciła sale konferencyjne dzięki platformie Zoom

Dzieci są najbardziej bezbronnymi członkami naszego społeczeństwa, a organizacja Save the Children dąży do tego, aby dzieci w społecznościach na całym świecie były zdrowe, bezpieczne i wykształcone. Organizacja Save The Children została założona w 1919 roku jako pierwsza organizacja poświęcona wyłącznie zaspokajaniu potrzeb dzieci i ochronie ich praw, a w ciągu 100 lat swojej działalności zmieniła życie ponad miliarda dzieci w 120 krajach.

Organizacja Save the Children odegrała kluczową rolę w tworzeniu świetlanej przyszłości dla dzieci objętych jej programem dzięki inicjatywom poświęconym zapewnieniu dzieciom bezpieczeństwa, ochrony, opieki zdrowotnej, żywności i dodatkowych możliwości edukacyjnych. Save the Children ma trzy centrale w Stanach Zjednoczonych, biura w Fairfield w stanie Connecticut, w Waszyngtonie i w Lexington w stanie Kentucky, ale koordynuje również obszerną, zdalną sieć pracowników rozproszonych po całych Stanach Zjednoczonych i na całym świecie.

Koordynowanie globalnie rozproszonej sieci pracowników

Zespoły organizacji Save the Children muszą pozostawać w stałej komunikacji z globalnie rozproszoną siecią pracowników w związku z szeregiem ważnych programów. Dotychczasowy system komunikacji wideo powodował jednak problemy z obsługą i marnował cenny czas.

„Mamy około 70 sal konferencyjnych w naszych trzech siedzibach”, powiedział Charlie Germano, starszy kierownik ds. informatycznych i bezpieczeństwa w organizacji Save the Children, „ale pierwsze 10 minut każdego spotkania poświęcono na konfigurację rozwiązania. Mój zespół zajmuje się pomocą techniczną i co godzinę – prawie co do minuty – ktoś przychodził do nas w panice, bo miał problem z obsługą narzędzia i nie mógł rozpocząć spotkania. Tak po prostu nie dało się dłużej pracować”.

Dotychczasowe rozwiązanie do wideokonferencji w organizacji Save the Children utrudniało również terminowe informowanie pracowników zdalnych o ważnych zmianach w organizacji. Organizacja charytatywna organizuje comiesięczne wirtualne spotkanie wszystkich pracowników, podczas którego dyrektor generalny i wyższe kierownictwo omawiają cele strategiczne, ogólny stan organizacji i inne ważne kwestie. Jednak podczas tych spotkań organizacja Save the Children miała problemy z niezawodnością i łącznością.

„Przedstawiamy nowych pracowników, omawiamy strategię i nowe programy, omawiamy kilka naprawdę ważnych informacji podczas tych spotkań” — powiedział Germano. „Połowa naszych pracowników nie pracuje w budynkach naszych centrali, a to oznaczało, że połowa naszych pracowników nie otrzymywała informacji, ponieważ nie mieliśmy dobrego sposobu transmitowania wideo na odległość i na tak dużą skalę”.

Pracownicy wybierają Zoom

Zespoły informatyczne w organizacji Save the Children analizowały różne opcje w zakresie prowadzenia wideokonferencji, gdy zauważyły, że niektórzy z ich pracowników używają platformy Zoom. Germano i jego zespół postanowili ocenić to rozwiązanie, a po demonstracji produktu postanowili wdrożyć platformę Zoom w całej organizacji. Pracownicy Save the Children zakochali się w platformie Zoom i natychmiast zaczęli jej używać, co sprawiło, że proces wdrożenia był dziecinnie prosty.

„Często, gdy wprowadza się nowe narzędzie, trzeba niemal zmuszać wszystkich do korzystania z niego” — powiedział Germano. „Ale w tym przypadku było to spełnienie marzeń lidera IT, a pracownicy sami namawiali się wzajemnie do wdrożenia nowego narzędzia. To była miłość od pierwszego użycia”.

Germano od razu zauważył, że jego zespoły informatyczne otrzymują mniej zgłoszeń dotyczących prowadzenia konferencji, co przypisuje prostocie korzystania z Zoom Rooms.

„Nie ma słów, które mogą wyrazić, o ile lepsze są nasze wrażenia z sal konferencyjnych” — powiedział Germano. „Możliwość wejścia do pokoju i rozpoczęcia spotkania jednym kliknięciem na iPadzie jest niesamowita. Życie mojego zespołu jest teraz znacznie łatwiejsze”.

Zespoły w organizacji Save the Children również odkryły, że są w stanie poprawić komunikację w całej organizacji za pomocą platformy Zoom. Dzięki Zoom Webinars organizacja Save the Children była w stanie organizować rozmowy telefoniczne z udziałem całego personelu, w których zdalni pracownicy mogli bez problemu uczestniczyć, a to z kolei poprawiło zdolność organizacji do wewnętrznego przekazywania wiadomości.

Elastyczność rozwiązania Zoom w zakresie wideo pomogła również w stworzeniu płynnego procesu wdrażania i ograniczyła wydatki organizacji Save the Children na sale konferencyjne. „Uwielbiam to, że platforma Zoom jest niezależna od sprzętu i że nie jestem przywiązany do określonego dostawcy” — powiedział Germano. „Możemy używać tańszych urządzeń, a jeśli nie podoba nam się to, co mamy, możemy to po prostu zmienić”.

Ekonomiczna, niezawodna komunikacja wideo

Wdrażając platformę Zoom, organizacja Save the Children stworzyła lepiej skomunikowaną i bardziej zjednoczoną sieć pracowników.

Platforma Zoom pozwoliła również organizacji na ekonomiczne wyposażenie sal konferencyjnych, jednocześnie zapewniając w nich najwyższy komfort użytkownika. A dzięki pulpitowi nawigacyjnemu Zoom Germano jest w stanie monitorować wydajność platformy i przedstawić jej wartość kierownictwu wyższego szczebla.

„Możliwość pokazania kierownictwu, w jaki sposób korzystamy z tego produktu, i zademonstrowanie, że Zoom jest w stanie zrobić wszystko, co powinien, nadaje wiarygodności całej platformie” — powiedział Germano. „Możliwość pokazania wartości produktu naprawdę ułatwia mi życie, ponieważ ostatecznie chodzi o to, czy uzyskujesz zwrot z inwestycji. A ja wierzę, że tak właśnie jest”.