Beveilig uw vergaderingen

Wanneer deelnemers deelnemen aan een vergadering

• De wachtruimte inschakelen De wachtruimte is een effectieve manier om te screenen wie uw Zoom-sessie probeert binnen te raken en om ongewenste gasten buiten te houden. Wanneer u ‘Deelnemen voor host’ uitschakelt in uw instellingen, zal een wachtruimte uw gasten automatisch begroeten totdat u de vergadering hebt gestart. De hosts van de meeting kunnen de instellingen van de wachtruimte aanpassen voor extra controle en u kunt zelfs het bericht personaliseren dat mensen zien wanneer ze de wachtruimte binnenkomen, zodat ze weten dat ze zich op de juiste plek bevinden. Dit bericht is een geweldige manier om regels en richtlijnen voor uw evenement te plaatsen, zoals voor wie het is bedoeld.
• Laat alleen aangemelde gebruikers toe: Als iemand probeert aan uw vergadering deel te nemen met een ander e-mail adres dan dat waarmee hij uitgenodigd is, dan krijgt hij een bericht dat zegt: “Deze vergadering is alleen voor geautoriseerde deelnemers.” Dit is handig als u uw gastenlijst wilt beheren en alleen diegenen wilt uitnodigen die u op uw vergadering wilt hebben – andere studenten op uw school of collega’s, bijvoorbeeld

Als een vergadering gaande is

• Vergrendel de vergadering: het is altijd slim om uw voordeur op slot te doen, zelfs als u binnen bent. Wanneer u een Zoom-meeting vergrendelt die al is begonnen, kunnen er geen nieuwe deelnemers deelnemen, zelfs als ze de vergadering-ID en het wachtwoord hebben.
• Scherm delen beheren: u wil niet dat willekeurige mensen in uw openbare sessie de controle over het scherm overnemen en ongewenste inhoud delen met de groep. U kunt de kans hierop verkleinen, vóór en tijdens de vergadering in de balk met besturingselementen voor hosts, zodat u de enige bent die het scherm kan delen. Deze functie is standaard ingeschakeld voor gratis gebruikers. Als u de functie om het scherm te delen uitschakelt, wordt de whiteboard-instelling ook automatisch uitgeschakeld.
• Video uitschakelen: hosts kunnen iemands video uitschakelen. Hiermee kunnen hosts ongewenste, afleidende of ongepaste gebaren op video blokkeren.
• Deelnemers dempen: hosts kunnen deelnemers individueel of allemaal tegelijk dempen of de dempfunctie opheffen. De hosts kunnen ongewenste, afleidende of ongepaste geluiden van andere deelnemers blokkeren. U kunt in uw instellingen ook ‘Mute Upon Entry’ (Dempen bij binnenkomst) inschakelen, om ongewenst geluid buiten te houden tijdens grote vergaderingen.
• Bestandsoverdracht uitschakelen: met bestandsoverdracht tijdens vergaderingen kunnen mensen via de chat tijdens de vergadering bestanden delen. Schakel dit uit om te voorkomen dat de chat wordt gebombardeerd met ongevraagde foto’s, GIF’s, memes en andere inhoud.
• Aantekening uitschakelen: u en uw deelnemers kunnen samen inhoud noteren en markeren met behulp van aantekeningen als u het scherm deelt. U kunt de aantekeningsfunctie in uw Zoom-instellingen uitschakelen, om te voorkomen dat mensen over hele schermen schrijven.
• Privéchat uitschakelen: Zoom heeft de functie Chatten tijdens vergadering, die deelnemers kunnen gebruiken om berichten naar de hele groep of privé naar een bepaalde persoon te sturen. U kunt de mogelijkheid beperken dat deelnemers met elkaar praten tijdens uw vergadering en de afleiding verminderen. Klik op ‘Chat’ in de besturingselementen voor vergaderingen en klik vervolgens tijdens de vergadering onderaan het venster van de Zoom Team Chat op de drie stippen. Van daaruit kunt u opties in- en uitschakelen voor wie met wie kan chatten in uw vergadering.
• Bepalen wie kan opnemen: sta een deelnemer toe een lokale opname van de vergadering te starten of te stoppen. Deelnemers hebben geen toegang om een cloudopname te starten.
• Een watermerk toevoegen: als u uw scherm wilt delen tijdens een vergadering, maar niet wilt dat deelnemers de afbeelding opnemen en delen, kunt u de watermerkfunctie inschakelen. Deze functie plaatst een afbeelding, bestaande uit een gedeelte van het eigen e-mailadres van een deelnemer aan de vergadering, op de gedeelde inhoud die hij bekijkt en op de video van de persoon die zijn scherm deelt. U kunt ook een audiowatermerk toevoegen dat de informatie van een deelnemer in de audio insluit als ze tijdens een vergadering opnemen.

Als er zich een storing voordoet

• Activiteiten van deelnemers opschorten: hosts en co-hosts kunnen de vergadering onderbreken om een aanstootgevende partij te verwijderen en te rapporteren, om verdere verstoring te voorkomen. Klik op het beveiligingspictogram en selecteer ‘Suspend Participant Activities’ (Activiteiten van deelnemers opschorten) om alle video, audio, chat tijdens de vergadering, aantekeningen, scherm delen en opnames tijdelijk te stoppen en aparte vergaderruimtes te beëindigen. U kunt de vergadering hervatten door de afzonderlijke functies opnieuw in te schakelen.
• Ongewenste of storende deelnemers verwijderen: u kunt iemand uit uw vergadering verwijderen via het beveiligingspictogram of het menu Deelnemers. In het menu Participants (Deelnemers) kunt u met de muis over de naam van een deelnemer gaan waarna er verschillende opties verschijnen, waaronder Remove (Verwijderen). Klik daarop om iemand uit de vergadering te verwijderen. Als u iemand verwijdert, kunnen ze niet meer deelnemen aan de vergadering. Maar u kunt uw instellingen wijzigen, zodat verwijderde deelnemers weer kunnen deelnemen, voor het geval u de verkeerde persoon verwijderd hebt.
• Een gebruiker melden: hosts kunnen gebruikers rapporteren aan het Trust & Safety Team van Zoom, dat beoordeelt of er misbruik van het platform wordt gemaakt en passende actie onderneemt. Deze functie is standaard ingeschakeld voor gratis gebruikers. 
• Melden aan wetshandhaving: als u of een geliefde in direct gevaar is, raden we u aan contact op te nemen met uw lokale politie. Indien u contact opneemt met de wetshandhaving, kunt u hen verwijzen naar onze handleiding voor overheidsverzoeken voor meer informatie over hoe u gegevens van Zoom kunt opvragen.