Werken op afstand, op locatie of hybride werk: een gids en inzichten voor uw team
Of u nu terugkeert naar kantoor, uw team op afstand laat werken of uw team de flexibiliteit geeft om te kiezen, Zoom kan u veilig en verbonden houden.
Nu een gevoel van normaliteit begint terug te keren na een jaar van extreme veranderingen, moeten er nu beslissingen worden genomen over hoe de volgende fase van het werk eruit zal zien voor uw teams en uw bedrijf. Keert u volledig terug naar kantoor? Laat u het kantoor achter u en omarmt u een volledig externe werkplek? Of biedt u uw werknemers flexibele werkmogelijkheden om te werken waar ze willen, door een hybride werkplek te bouwen met zowel thuiswerk- als kantooropties?
Welke keuze u ook maakt, wij bieden de functies en functionaliteit die uw team nodig heeft om veilig, verbonden en productief te blijven. Deze digitale gids behandelt drie opties voor hoe uw volgende werkfase eruit zou kunnen zien, evenals de specifieke tools en functies van Zoom waardoor deze mogelijk zijn. Wat u kiest voor uw volgende werkfase hangt af van een aantal factoren die uniek zijn voor uw bedrijf, uw strategie en uw mensen.
In deze gids over verschillende werkstijlen behandelen we:
Terug naar kantoor
Planning voor de gezondheid en veiligheid van uw team wanneer u terugkeert naar uw fysieke werkruimte op locatie.
Volledige terugkeer naar kantoor
Terwijl organisaties hun werkmodellen blijven aanpassen aan de behoeften van hun werknemers, beginnen ze dezelfde vraag te stellen: “wanneer kunnen we weer normaal werken?” Velen realiseren zich echter dat hun gevoel van “normaal” waarschijnlijk nooit meer zal terugkeren, net zoals het was, omdat organisaties worden geconfronteerd met nieuwe en opkomende uitdagingen met betrekking tot gezondheid, veiligheid en productiviteit. Hoewel werknemers graag terugkeren naar kantoor, zijn ze ook nerveus over hun gezondheid en veiligheid.
Een studie uitgevoerd door Envoy onder 1000 full- en parttime werknemers in de VS; uit de resultaten bleek dat 73% van de respondenten zich zorgen maakte over terugkeer naar kantoor. Bedrijven nemen deze zorgen serieus, en met reden: uit het onderzoek bleek ook dat meer dan de helft van de mensen zou overwegen hun baan op te zeggen als hun werkgever geen prioriteit geeft aan hun veiligheid. Het beste uit uw mensen halen, vereist tegenwoordig extra aandacht voor de gezondheid en veiligheid van al uw werknemers die werkplekken op locatie gebruiken.
73% Percentage werknemers maakt zich zorgen over terugkeer naar kantoor
Voor de ondervraagden waren de top drie zorgen over werkruimten op locatie: zorgen over anderen die ziek naar het werk kwamen, een overvolle werkruimte en goede ventilatie. Hoewel Zoom van oudsher gericht is op virtuele samenwerking, breiden we ons productportfolio snel uit om bedrijven zoals het uwe te helpen deze uitdagingen aan te gaan en veilig weer op kantoor te kunnen werken.
Belangrijkste zorgen over de werkruimte op locatie
Niet weten of er iemand ziek op kantoor komt
Te veel mensen tegelijk op de werkplek
Gebrek aan goede ventilatie
Checklist Terug naar kantoor
Het waarborgen van de gezondheid en veiligheid van uw werknemers terwijl ze op kantoor zijn, is belangrijker dan ooit tevoren en u hebt de juiste tools nodig om u te helpen middelen te beheren en contact waar mogelijk te minimaliseren. Zoom maakt dit eenvoudig met ons geïntegreerd platform met nadruk op videocommunicatie. Met een aantal spannende nieuwe functies en andere functies die u al jaren kent en waar u van houdt, kan Zoom uw team snel en veilig weer op locatie, op kantoor krijgen.
Gezondheid en veiligheid
Virtuele receptionist Voor contactloze bezoeken
E911-platform Voor noodhulp
Milieugegevens Ter bewaking van de omstandigheden
Resourcemanagement
Mensen in de ruimte tellen Voor beleidsmonitoring
Reservering werkruimte Voor het delen van bronnen
Digitale display Voor belangrijke updates
Room Schedulers Voor het eenvoudig boeken van ruimten
Handsfree communicatie
Companion-modus Voor mobiele ruimtebesturing
Draadloos koppelen Met speciale apparaten
Spraakbesturing In vergaderruimten
Virtuele receptionist
Verwelkom gasten veilig en laat uw receptiemedewerkers overal werken met de Kioskmodus van Zoom. Kantoorbezoekers kunnen tikken om direct via Zoom in contact te komen met uw receptiemedewerkers.
Eenmaal ingeschakeld, kunnen uw receptiemedewerkers kantoorbezoekers overal begroeten en helpen, waardoor elke kantoorbezoeker veilig een geweldige eerste indruk krijgt.
Digitale display en reservering werkruimte
Nu meer werknemers op zoek zijn naar een hybride werkmodel, waarbij hun werkweek wordt verdeeld tussen thuis en kantoor, kan werkruimtereservering met Zoom Rooms Scheduling Displays werknemers helpen hun ruimtes van tevoren te reserveren en inzicht te krijgen in beschikbare middelen. Gebruik Digitale display om de beschikbaarheid van resources (bijv. SpaceIQ) of informatie zoals het schoonmaakschema van activa op de locatie weer te geven.
Spraakopdrachten voor Zoom Rooms
U kunt nu op iOS en binnenkort op alle platforms een vergadering in een Zoom Room starten met spraakopdrachten. Bij het binnengaan van een vergaderruimte kunnen de deelnemers een vergadering starten zonder de gemeenschappelijke Zoom Rooms Controllers te hoeven aanraken.
Alexa for Businesses is nu ook beschikbaar op Zoom Rooms Appliances en biedt extra mogelijkheden, zoals “Alexa, zoek een beschikbare vergaderruimte.”
E911 integratie digitale display
Het is nu moeilijker dan ooit om in tijden van nood de juiste middelen bijeen te krijgen met minder medewerkers op locatie om te helpen. Zoom Phone Nomadic E911 (VS en Canada) biedt de mogelijkheid om de locatie van gebruikers dynamisch te volgen terwijl ze zich op uw campus verplaatsen om ervoor te zorgen dat hun locatie up-to-date is in geval van nood. Wanneer een noodnummer wordt gekozen, stelt Zoom uw interne veiligheidsteam op de hoogte en gebruikt digitale display om eerstehulpverleners te leiden.
Mensen in de ruimte tellen
We verbeteren planningsweergaven om het aantal mensen in de ruimte weer te geven, zodat deelnemers zich aan de vereisten voor sociale afstand kunnen houden. De Zoom Rooms-camera houdt voortdurend de mensen in een kamer in de gaten en toont de aantallen op de planningsweergave van de ruimte. Door ruimten wordt ook de bezetting van ruimten in de loop der tijd gerapporteerd in het dashboard van Zoom Rooms, waardoor het gemakkelijker wordt om een bezettingsbeleid of -beperking te volgen en af te dwingen.
Zoom Rooms Scheduling Displays
Zoom Rooms-klanten kunnen een onbeperkt aantal planningsweergaven implementeren waarmee het voor werknemers op locatie en hybride werknemers gemakkelijk is om vergaderruimten te boeken. Planningsweergaven zijn rechtstreeks geïntegreerd in de agendatoepassing van uw organisatie en tonen realtime boekingsinformatie en beschikbaarheid op kantoor. Ze kunnen worden gebruikt voor grote vergaderruimten, beraadruimten en zelfs bureaus of andere gedeelde bronnen.
Companion-modus voor Zoom Rooms
Aanwezigen in de kamer kunnen nu hun persoonlijke apparaten koppelen aan de Zoom-ruimte met de mobiele toepassing Zoom Room Controller. Eenmaal gekoppeld, kan een deelnemer de ruimtebesturing vanaf zijn eigen apparaat beheren. U hoeft geen gemeenschappelijke controllers aan te raken om vergaderruimten te starten of te bedienen, alles kan nu worden bediend vanaf het eigen apparaat van de deelnemer.
Digitale display en ruimtegebruik
Zoom Rooms-leden kunnen een onbeperkt aantal digitale displays inzetten om belangrijke informatie en aankondigingen in het hele kantoor te tonen. Met behulp van veilige, cloudgebaseerde bezettingsdashboards van organisaties als Density.io kunnen de beheerders van Zoom Rooms de capaciteitslimieten van gebouwen en waarschuwingen voor menselijke bezetting in uw hele kantoorruimte weergeven.
Verbeterde dashboardrapportage
Het Zoom Rooms-dashboard kan nu helpen bij het bewaken en rapporteren van de ruimtebezetting, waardoor u een duidelijker beeld krijgt van hoe middelen worden gebruikt en of werknemers het beleid volgen. Ondersteunde hardware, zoals Neat-apparaten, kunnen ook aspecten als de luchtkwaliteit bewaken om een veilige en gezonde omgeving te garanderen.
Knoploze Bluetooth-telefoons en softphones
Zoom Phone maakt het gemakkelijk om bureautelefoons op kantoor te koppelen aan specifieke gebruikers in flexibele werkomgevingen en nieuwe Bluetooth-compatibele, knoploze modellen zorgen voor eenvoudige reiniging kunnen met minimale handelingen worden bediend.
Zoom Rooms Smart Gallery
Wanneer uw personeelsbestand is verdeeld tussen thuis en op kantoor, kan vergaderen met een vergaderruimte vol mensen overweldigend en onpersoonlijk zijn wanneer u vanuit huis werkt. Met Zoom Rooms Smart Gallery detecteert Zoom automatisch de deelnemers in de ruimte en maakt het een aparte camerafeed voor elke deelnemer, waardoor de vergadering meer aanvoelt als de Zoom-vergaderingen die u kent en waar u van houdt.
Het hybride werkmodel
Geef uw hybride medewerkers de vrijheid en tools die ze nodig hebben om te werken zoals ze willen.
De hybride werkruimte
Als bedrijven plannen maken voor hun volgende werkfase, zullen ze waarschijnlijk zowel een werkplek op afstand als een werkplek op locatie implementeren, in onze ogen een hybride werkplek. Een hybride werkplek biedt medewerkers de mogelijkheid om dagelijks te kiezen waar ze willen werken. Sommige werknemers kunnen voltijds van thuis uit werken, terwijl anderen elke dag in alle vroegte in een fysiek kantoor zullen zijn. Maar beide groepen hebben de flexibiliteit om hun werklocatie te wijzigen op basis van hun planningen, projecten of behoeften van de dag.
Werknemers toestaan om hun werkruimte aan te passen aan hun behoeften, kan een dramatische impact hebben op de productiviteit, en werknemers lijken dat te weten. Uit hetzelfde onderzoek van Envoy, waarbij 1000 voltijdse en deeltijdse werknemers in de VS werden ondervraagd, bleek dat maar liefst 94% nog steeds minstens één keer per week op kantoor zou willen zijn. Werkruimten op locatie en werkruimten op afstand kunnen naast elkaar bestaan, en met een hybride werkomgeving kan uw team kiezen wat het beste bij hun behoeften en werk past.
De hybride werkplek is niet zonder uitdagingen. De top drie zorgpunten over het hybride werkmodel zijn zorgen over anderen die ziek komen werken, het niet zo vaak kunnen zien van vrienden en teamgenoten, en het missen van verjaardagen, activiteiten en andere evenementen waarmee een cultuur kan worden opgebouwd en in stand gehouden. Net zoals Zoom heeft bijgedragen aan het faciliteren van volledig externe werkruimten en volledige fysieke werkruimten, is het Zoom-platform essentieel voor productieve werkruimten voor een hybride gedistribueerd personeelsbestand.
Belangrijkste zorgen over de hybride werkomgeving
Niet weten of er iemand ziek in de werkruimte op locatie komt
Vrienden en teamgenoten niet zo vaak zien
Verjaardagen, activiteiten en andere evenementen missen
Checklist voor hybride werkruimten
Het hybride werkmodel combineert de voordelen en uitdagingen van zowel de fysieke kantoorruimte als de externe werkruimte. Dit maakt uw communicatieplatform belangrijker dan ooit en Zoom heeft de tools en functies om de flexibiliteit te bieden die hybride werknemers willen, met de veiligheid en toegankelijkheid die ze nodig hebben om verbonden te blijven, waar ze ook werken. Gebruik de onderstaande checklist om te peilen of u klaar bent om een hybride personeelsbestand in te zetten.
Samenwerking
Naadloos whiteboarden in Zoom Voor eenvoudige samenwerking
Zoom Apps (binnenkort beschikbaar) Apps direct beschikbaar in de vergadering
Berichten Real-time verbinding
Ruisonderdrukking Minder verstoringen
Communicatie
Smart Gallery Meer persoonlijke ontmoetingen
Zoom for Home Een verbeterde Zoom-thuiservaring
Zoom op smart displays Meer manieren om verbinding te maken
Mobiele app Altijd verbonden
Gezondheid en veiligheid
Virtuele receptionist Voor contactloze bezoeken
E911-platform Voor noodhulp
Milieugegevens Ter bewaking van de omstandigheden
Resourcemanagement
Mensen in de ruimte tellen Voor beleidsmonitoring
Reservering werkruimte Voor het delen van bronnen
Digitale display Voor belangrijke updates
Room Schedulers Voor het eenvoudig boeken van ruimten op kantoor
Volledig externe werkruimte
Houd uw externe team verbonden en bij elkaar, zelfs als ze niet in de buurt van elkaar zijn.
Volledig externe werkruimte
Werken op afstand is geen nieuw concept, maar het afgelopen jaar heeft thuiswerken (WFH) een enorme sprong voorwaarts gemaakt, van een conceptuele strategie naar de dagelijkse realiteit van de meeste informatiewerkers. Het afgelopen jaar was een ongelooflijk experiment in de flexibiliteit van offsite werken op afstand, en dat experiment heeft een aantal zeer reële en verrassende voordelen opgeleverd voor bedrijven die het hebben omarmd.
Productiviteit is al lang de grootste zorg van veel bedrijven bij de overweging om flexibele werkopties in te voeren. In het afgelopen jaar hebben veel bedrijven ontdekt dat flexibele werkopties, zoals werken op afstand, de productiviteit van hun team daadwerkelijk hebben verbeterd. Een onderzoek van Gartner toonde aan dat wanneer werknemers de flexibiliteit krijgen om te kiezen wanneer en waar ze werken, het percentage toppresteerders met 19 punten steeg tot 55%. Dat betekent dat een meerderheid van de werknemers bij bedrijven die op afstand werken toppresteerders zijn!
Het verlangen van werknemers naar flexibiliteit in waar en wanneer ze werken, wordt weerspiegeld in wervingstrends. Karin Kimbrough, hoofdeconoom bij LinkedIn: “We zien een enorme toename van de vraag naar werken op afstand op ons platform, een toename die een aanzienlijke impact op de arbeidsmarkt zal hebben. Wereldwijd zien we sinds maart vier keer meer banen met werken op afstand.”
Om deze en andere redenen zal de trend om op afstand te werken niet snel verdwijnen. Volgens een onderzoek van Gartner is vierenzeventig procent van de ondervraagde bedrijven van plan om een vorm van werken op afstand voor hun werknemers op permanente basis in te stellen. Maar succesvol werken op afstand vereist de juiste communicatie- en samenwerkingstools, en Zoom biedt een compleet communicatieplatform voor uw externe team om vanuit huis, een café of zelfs het strand te werken.
Checklist voor thuiswerken
Het verbonden houden van uw werknemers, hen nieuwe manieren bieden om samen te werken en het faciliteren van de interacties waarmee de bedrijfscultuur wordt opgebouwd en onderhouden, zijn allemaal cruciale elementen van een succesvol, productief gedistribueerd personeelsbestand. Uw communicatieplatform is de hub die dit allemaal mogelijk maakt. Gebruik de onderstaande checklist om te meten of u klaar bent om een externe werkomgeving voor uw werknemers te implementeren.
Samenwerking
Naadloos whiteboarden in Zoom Voor eenvoudige samenwerking
Zoom Apps Apps direct beschikbaar in de vergadering
Berichten Real-time verbinding
Ruisonderdrukking Minder verstoringen
Communicatie
Software-/hardwaretelefoons Eenvoudig te gebruiken en installeren op afstand
Zoom for Home Een verbeterde Zoom-thuiservaring
Zoom op smart displays Meer manieren om verbinding te maken
Mobiele app Altijd verbonden
Cultuur
Zoom Events Voor bedrijfsevenementen
Grote vergaderingen Tot 1000 deelnemers
Zoom Events voor bedrijfscultuur
Wanneer uw medewerkers op afstand werken, kan het behoud van de bedrijfscultuur een uitdaging zijn. Zoom Events biedt een evenementenplatform dat perfect is voor het aanbieden van cultuuropbouwende lessen aan uw werknemers, van yoga tot kooklessen, evenementen voor werknemersgroepen tot vergaderingen met het voltallige personeel. Het delen van ervaringen is waar cultuur wordt gevormd en in stand gehouden. Met Zoom Events is het gemakkelijk om een breed scala aan evenementen bij te wonen of uw eigen evenement te organiseren.
Naadloos whiteboarden
Werk samen alsof je er zelf bij bent, zelfs als je vanuit huis werkt. De whiteboardtools van Zoom zijn perfect voor gezamenlijke brainstormsessies, ideeënvorming en herhalingen. Draag bij aan whiteboards vanuit uw desktoptoepassing, mobiele toepassing of Zoom Rooms for Touch-apparaten, geen vergadering nodig! Zoom Whiteboards kunnen gemakkelijk worden opgeslagen en gedeeld in Zoom Team Chat, ter referentie of om op voort te bouwen in de volgende sessie. Elke deelnemer kan vanaf elk apparaat samenwerken aan een Zoom Whiteboard.
Zoom for Home
Zoom for Home-apparaten brengen uitzonderlijke vergaderervaringen rechtstreeks naar uw externe kantoor of woonkamer. Dankzij de eenvoudige installatie en het beheer kunt u meer tijd face-to-face met uw team doorbrengen, zelfs als iedereen thuis is. Apparaten zoals de Facebook Portal TV, hier afgebeeld, kunnen zelfs uw bestaande tv in een Zoom Room veranderen, zodat u met één druk op de knop kunt deelnemen aan vergaderingen.
Zoomen op smart displays
Zoom draait nu op meer apparaten, waaronder de Google Nest Hub Max, Amazons Echo Show en de Facebook Portal. Uw teams kunnen gebruikmaken van de slimme apparaten die al in hun huis zijn voor nog meer manieren om elkaar te ontmoeten en verbonden te blijven.
Zoom Team Chat
Maak samenwerking tussen teams en externe deelnemers eenvoudiger met een zakelijke chat en directe videovergaderingen. Met Zoom Team Chat kunt u in real time communiceren met uw hele organisatie. Met 1:1 chat en groepschats kunt u uw teams up-to-date houden en van minuut tot minuut verbonden blijven. Zoom Team Chat biedt de tools om elke organisatie te helpen de kracht van berichtencommunicatie te benutten om de teamsamenwerking te verbeteren.
Achtergrondruis onderdrukken
De locaties en geluiden van een extern kantoor zijn veel minder voorspelbaar dan een standaard kantooromgeving. Gelukkig elimineert Zooms achtergrondgeluidsonderdrukking alle achtergrondgeluiden die u in een thuiswerkruimte kunt ervaren, zoals blaffende honden of het telefoontje van uw partner, waardoor een afleidingsvrije vergaderervaring ontstaat die perfect is voor belangrijke vergaderingen en presentaties of online onderwijs.
Zoom Apps en App Marketplace
Breng de tools die u elke dag gebruikt naar de Zoom-toepassing met Zoom Apps en Zoom’s App Marketplace. Zoom past naadloos in de workflows en tools die uw team al gebruikt om werk gedaan te krijgen, waardoor tijdrovende contextwisselingen worden geëlimineerd en de efficiëntie en effectiviteit van uw team worden verbeterd.
Zoom mobile app
Met de Zoom Mobile App, die in de Apple App Store als beste app van het jaar is beoordeeld, kun je verbonden blijven, waar je ook bent. Of u nu Zoom Team Chat gebruikt om in contact te blijven met uw team of onderweg een videovergadering houdt, de Zoom Mobile App zorgt ervoor dat u nooit iets mist.
Zoom Webinars voor grote vergaderingen en informele vergaderingen
Zoom schaalt naadloos om aan al uw vergaderbehoeften te voldoen. Of het nu gaat om een een-op-een-vergadering of een gemeentehuis informele vergadering met het hele bedrijf, Zoom werkt elke keer weer perfect. Zoom Webinars bieden plaats aan nog meer deelnemers, waardoor Zoom de perfecte keuze is voor zelfs uw grootste evenementen.
Zoals we in de inleiding vermeldden, hangt wat u kiest voor uw volgende werkfase af van een aantal factoren die uniek zijn voor uw bedrijf, uw strategie en uw mensen. Deze keuze moet zorgvuldig worden overwogen om de oplossing te vinden die het beste bij uw situatie en bedrijf past. Met het geïntegreerd platform met focus op videocommunicatie van Zoom kunt u uw mensen veilig, verbonden en productief houden, hoe de volgende werkfase er ook uitziet. We praten graag met u over uw werkplek, de uitdagingen en kansen waarmee u wordt geconfronteerd en hoe Zoom met u kan samenwerken om sterker dan ooit terug te keren naar kantoor.