Best practices voor het organiseren van virtuele vergaderingen met het voltallige personeel
Vergaderingen met het voltallige personeel bieden u de gelegenheid om waardevolle informatie en updates met uw hele organisatie te delen. Hier leggen we uit hoe u een interactieve bijeenkomst kunt organiseren die de betrokkenheid van uw werknemers vergroot en hen enthousiast maakt.
Deze handleiding behandelt het volgende:
De hybride uitdaging
Nu bedrijven de overstap maken naar hybride werken, is het essentieel dat ze de betrokkenheid van en het contact met werknemers bevorderen, of de werknemers nu op afstand of op locatie werken. Deze transitie betekent dat organisaties zich moeten aanpassen aan een veranderende dynamiek. Dit gaat onder meer over het effectief delen van informatie met uw hybride personeel en over het op peil houden van de betrokkenheid van het personeel.
Volgens onderzoek van Gartner zal 70% van het totale personeelsbestand dat op afstand werkt eind 2022 hybride werken.
De vraag is: hoe kunnen organisaties zich aanpassen om hun verspreid werkende personeel op de hoogte te houden van belangrijke bedrijfsinformatie en op afstand werkende teams betrokken te houden?
HR-medewerkers en specialisten in interne communicatie moeten:
zich concentreren op het mededelen van belangrijke bedrijfsbrede nieuwsberichten
effectief in contact komen met het voltallige wereldwijd verspreide personeelsbestand
open communiceren via bedrijfsvergaderingen met het voltallige personeel om werknemers te helpen zich verbonden te voelen
Deze gids bevat tips van experts voor het organiseren van vergaderingen met het voltallige personeel, die u helpen u een gemeenschapsgevoel in uw bedrijf te scheppen en belangrijk intern nieuws met uw werknemers te delen.
De juiste technologie kiezen
Of u nu aan connecties wilt werken of het laatste bedrijfsnieuws wilt aankondigen, de juiste technologie kan u helpen een waardevolle ervaring voor werknemers te creëren.
Zoom Meetings en Zoom Webinars beschikken elk over functies waarmee zowel kleine als grote bedrijven succesvolle en boeiende vergaderingen met het voltallige personeel kunnen organiseren, terwijl u met Zoom Events een hub kunt maken voor werknemersevenementen in heden en verleden.
Meetings, Webinars en Events
Zoom Meetings
De host kent de deelnemers.
- Tot 1.000 deelnemers
Deelnemers kunnen communiceren via video, audio, scherm delen, aantekeningen, chat en aparte vergaderruimtes.
Meest geschikt voor groepssamenwerking
- Teambesprekingen
- Verkoopdemo’s
- Online lessen en kantoortijden
Zoom Webinars
Grote doelgroepen en de host kent de deelnemers niet.
- Tot 50.000 deelnemers.
Deelnemers kunnen kijken, luisteren en V&A gebruiken.
Meest geschikt voor openbare evenementen
- Raadszittingen
- Virtuele conferenties en seminars
- Evenementen voor vermaak
Zoom Events
Kies flexibel tussen Zoom Meetings en Zoom Webinars
Wijs aan elke deelnemer een individueel ticket toe
Meest geschikt voor evenementen:
- Met terugkerende sessies
- Met meerdere tracks
- Die meerdere dagen beslaan
Hoe te beslissen
Hoeveel werknemers nemen er deel? Hoeveel interactie wilt u? Organiseert u meerdere sessies? Hier volgen enkele aanbevelingen om te kiezen uit de Zoom-oplossingen.
Zoom Webinars
Ideaal voor het verwelkomen van maximaal 50.000 deelnemers die alleen toeschouwer zijn en tot 1000 interactieve panelleden
Zoom Events
Het meest geschikt als u flexibel wilt kunnen kiezen tussen Zoom Meetings en Zoom Webinars voor uw sessies met het voltallige personeel, en elke opname wilt beheren en opslaan in één intern toegankelijke hub
Denk na over de deelnemerservaring
Het type deelnemerservaring en het niveau van interactie dat u voor uw werknemers wilt, zijn bepalend voor uw beslissing over de gewenste technologie.
Zoom Meetings zijn bedoeld om een connectie te maken. Werknemers hebben niet alleen toegang tot audio en video, maar profiteren ook van meer flexibiliteit om te communiceren en deel te nemen dankzij functies als chat, filters, reacties, peilingen, digitaal whiteboard en hand opsteken. Ze kunnen ook hun scherm delen en gebruikmaken van aparte vergaderruimtes als de host deze functies inschakelt.
Zoom Webinars geven hosts meer controle over de ervaring van deelnemers. Deelnemers kunnen geen audio of video gebruiken of hun scherm delen, wat de kans op verstoringen beperkt. Werknemers kunnen wel deelnemen via het V&A-deelvenster, de webinarchat, peilingen, reacties en een enquête na de webinar. Dit maakt Zoom Webinars nuttig voor het mededelen van bedrijfsbrede updates, het organiseren van paneldiscussies voor leidinggevenden en het geven van grootschalige trainingen. Hosts kunnen ook de ‘look & feel’ van elke vergadering voor het voltallige personeel aanpassen middels branding van sessies.
Met Zoom Events kunt u een individuele sessie ofwel met Zoom Meetings, ofwel met Zoom Webinars hosten en de bovenstaande interactieve functies gebruiken, evenals aanvullende functies zoals Netwerken en Expo. Daarnaast kunt u opnames gemakkelijk opslaan in, beheren en delen vanuit uw Hub, een map met digitale inhoud.
Tips en best practices
Het is belangrijk dat de tijd van uw werknemers zo goed mogelijk wordt gebruikt tijdens uw vergaderingen met het voltallige personeel, en dat ze tijdens deze vergaderingen worden verleid om mee te doen. Deze best practices helpen u om vol vertrouwen professionele, impactvolle vergaderingen met het voltallige personeel te organiseren.
Werk als een team
Er komt veel kijken bij het hosten van een virtueel evenement, zelfs als het intern is. Taken delegeren aan teamleden en hun rollen en verantwoordelijkheden duidelijk uitleggen, zodat u samen een soepele ervaring kunt creëren.
Wijs rollen toe
Voor het delen van dia’s
Wijs iemand die de inhoud en het spreektraject goed kent aan om dia’s te delen of geef alle sprekers diabeheer, zodat ze tijdens de vergaderingen door hun eigen dia’s kunnen bladeren.
Voor het modereren van V&A en chat
Afhankelijk van het aantal deelnemers kunt u een paar mensen aanwijzen voor het modereren van de V&A en chat. Dit is een geweldige manier om de vragen van werknemers meteen te beantwoorden en hen tijdens de hele vergadering betrokken te houden.
Voor het starten van peilingen
Peilingen, beschikbaar voor zowel vergaderingen als webinars, zijn een geweldige manier om contact te maken met uw publiek. Geavanceerde peilingen maken het mogelijk om op een andere manier antwoord te geven en quizzen te presenteren, zodat uw evenement leuk blijft en mensen beter opletten. Wijs een teamgenoot aan om tijdens het evenement peilingen te starten en te beheren.
Deelnemers beheren
Houd u aan onze best practices voor veiligheid om uw vergadering voor het voltallige personeel te beveiligen. U kunt ook een teamgenoot aanwijzen om toezicht te houden op de V&A of chat en te letten op eventuele ongepaste opmerkingen of verstoringen.
Organiseer een repetitie
Oefening baart kunst! Plan vóór het evenement een repetitie met alle sprekers om hun audio, video, verlichting en internetverbinding te testen. Voor uw technische team is dit het moment waarop u moet oefenen met het delen van dia’s en video’s, het starten van peilingen en alle andere dingen die u tijdens uw live-evenement wilt doen.
Met deze checklist vergeet u niets tijdens uw repetitie en weet u zeker dat u klaar bent voor de grote dag:
Checklist repetitie
Uw checklist moet het volgende bevatten:
Kennismakingen en rollen/verantwoordelijkheden
- Host beheert alle technische aspecten van het evenement
- Rollen van presentators/panelleden
Beknopt overzicht van alle functies en besturingselementen van de vergadering met het voltallige personeel
Bij gebruik van Zoom Webinars:
- De V&A beheren en erop reageren
- Berichten en links delen in de chat
- Een peiling starten
- Panelleden
Bij gebruik van Zoom Meetings:
- De chat beheren en erin reageren
- Een peiling starten
- Deelnemers beheren
Bepalen wie inhoud gaat delen en inhoud testen
- Welke inhoud wordt er gedeeld? (bijv. dia’s, video, bureaublad, toepassingen, enz.)
- Als er audio wordt gedeeld, zoals muziek of een video met geluid, test dan om er zeker van te zijn dat de audio op het juiste volume hoorbaar is
Huishoudelijke zaken controleren
- Aan wie draagt de host het stokje over na het welkomstbericht en de huishoudelijke mededelingen?
- Herinner panelleden eraan dat ze zich 15 minuten van tevoren moeten aanmelden bij het live-evenement
- Bevestig de begin- en eindtijd van de vergadering met het voltallige personeel
- Bepaal hoe u de V&A wilt beheren (bijv. aan het einde antwoord geven)
- Chat en hand opsteken worden uitgeschakeld voor deelnemers, tenzij anders aangegeven
- Welke eventuele links of berichten moeten via chat naar deelnemers worden verstuurd?
Controleren of iedereen zijn links voor panelleden heeft voor het live-evenement
Andere overwegingen:
- Gebruik een bedrade internetverbinding om verbindingsproblemen te voorkomen
- Sluit ongebruikte programma’s en vensters om te voorkomen dat meldingen verschijnen of ongewenste tabbladen worden weergegeven
- Maak een speciaal Zoom-account dat alleen wordt gebruikt om vergaderingen met het voltallige personeel te hosten, zodat instellingen worden opgeslagen/niet worden gewijzigd door andere gebruikers in het account
Checklist voor de host van de vergadering met het voltallige personeel:
Vóór de vergadering (1-2 weken van tevoren)
Controleren of alle gewenste accountinstellingen zijn in- of uitgeschakeld
De vergadering/webinar voor het voltallige personeel plannen
Peilingvragen bedenken, indien van toepassing
Een conceptagenda voor de vergadering maken
Een conceptlijst met panelleden maken
Vóór de vergadering (ongeveer 1 week van tevoren)
De inhoud/dia’s en de agenda controleren en afronden
De definitieve agenda naar leidinggevenden en panelleden mailen
De uitnodiging voor de vergadering/webinar naar alle werknemers versturen
De agenda promoten en delen via bedrijfskanalen
Een repetitie organiseren met alle panelleden
Tijdens de vergadering
Evenement modereren
Scherm delen
Tijd registreren
V&A monitoren en erop reageren
Na de vergadering
Overleggen met het team over wat goed/niet goed heeft gewerkt
Dia’s en opnames verspreiden via bedrijfskanalen
Reageren op diverse berichten van werknemers
Betrokkenheid van en contact met uw publiek
Er is meer dan één manier om een succesvolle vergadering met het voltallige personeel te organiseren. Alles hangt af van de structuur en behoeften van uw personeelsbestand. Hier volgen enkele tips om ervoor te zorgen dat uw vergaderingen met het voltallige personeel uw werknemers het meeste opleveren.
Variatie in onderwerpen is essentieel
Het is belangrijk om tijdens de vergadering te variëren in onderwerpen om te zorgen dat uw publiek betrokken en geïnteresseerd in de gepresenteerde informatie blijft. Overweeg gastsprekers uit te nodigen om kansen te creëren om te leren, voor innovatieleiderschap of gewoon voor het plezier. Ook het delen van video’s of muziek maakt elke vergadering uniek en is een geweldige manier om interesse op te wekken.
Bevorder de betrokkenheid tijdens vergaderingen
Enquête voorafgaand aan het evenement
Een vergadering met het voltallige personeel is een geweldige gelegenheid om uw werknemers betrokken te houden en hen enthousiast te maken over het werk voor uw organisatie. Geef uw werknemers de kans om te delen wat belangrijk voor hen is en pas de agenda van de vergadering aan door voorafgaand aan het evenement een enquête of peiling te presenteren.
Tip van een proGebruik Zoom Team Chat voor het delen van informatie voor en na uw evenement. Maak uw deelnemers nieuwsgierig voordat het evenement begint en zorg dat er geen belangrijke details worden gemist!
Live V&A
Met de V&A-functie van Zoom Webinars kunnen deelnemers vragen indienen voor live of geschreven antwoorden tijdens het evenement. Hier volgen een paar tips voor het gebruik van de V&A-functie:
Wijs leden van uw team aan om de V&A af te handelen, zodat presentators zich kunnen concentreren op het spreken. Als uw V&A-team niet deelneemt aan audio of video, kunt u hun videofeed verbergen via de functie Deelnemers zonder video verbergen.
Bereid een aantal vragen voor die tot nadenken stemmen, voor het geval u niet voldoende interessante vragen van deelnemers ontvangt om de toegewezen tijd voor V&A te vullen.
U kunt de V&A-instellingen wijzigen om anonieme vragen toe te staan of uit te schakelen, of om het bekijken, becommentariëren of upvoten van vragen door deelnemers al dan niet toe te staan.
Bekijk het V&A-rapport na uw webinar en neem contact op met deelnemers van wie de vragen niet tijdens de sessie zijn beantwoord.
Breakout Rooms (aparte vergaderruimtes)
Aparte vergaderruimtes, die beschikbaar zijn voor Zoom Meetings, bieden werknemers de mogelijkheid om in kleinere groepen te vergaderen. Wijs deelnemers voor of tijdens de sessie toe aan aparte vergaderruimtes. U kunt deelnemers laten kiezen welke ruimte ze willen gebruiken of hen toestaan vrij tussen de ruimtes te bewegen.
Enquêtes voor feedback
Geef uw werknemers de kans om feedback te geven na uw evenement. Zo kunt u achterhalen wat er volgens uw werknemers goed ging, wat verbetering behoeft en wat uw werknemers graag zouden willen zien tijdens toekomstige vergaderingen met het voltallige personeel. Met Zoom Webinars kunt u enquêtes na de webinar gebruiken om direct na uw evenement een enquête te lanceren.
Wilt u meer weten?
Neem contact op met ons verkoopteam als u meer tips wilt voor het organiseren van een professionele vergadering met het voltallige personeel