임원 비서용 간소화된 커뮤니케이션 가이드

임원 비서는 항상 조직 운영에 있어 근본적인 역할을 해왔습니다. 그러나 비즈니스 운영 방식이 변화함에 따라 임원 비서의 의무와 업무도 바뀝니다. 포스트잇과 달력을 이용하던 시절에서 클라우드 기반 관리 솔루션이 보급된 오늘에 이르기까지, 비서는 항상 임원의 요구 사항 변화에 적응하기 위해 다양한 스킬과 도구가 필요합니다.

현대의 임원 비서는 경영진의 많은 요구 사항을 지원하면서도 분산된 직원 사이에서 효율적인 커뮤니케이션을 가능케 하여 고유한 업무가 수행될 수 있도록 해야 합니다. 임원 비서의 업무에는 다음과 같은 사항이 포함됩니다.

• 전화 받기
• 미팅과 약속 예약하기
• 회사 기록, 서류, 보고서 등 장부 관리하기
• 클라우드 기반의 협업 및 관리 솔루션과 워드 프로세서, 스프레드시트, 프레젠테이션 소프트웨어 사용하기
• 미팅 준비하고 회의록 기록하기
• 방문객 맞이하기
• 출장 계획 및 일정 준비하기

임원 비서는 기술을 이해하는 것을 넘어, 이러한 솔루션을 이용해
조직 운영 방식을 최적화해야 합니다. 이 가이드는 Zoom 플랫폼을 이용하는 임원 비서가 커뮤니케이션 및 협업 방식을 개선할 수 있도록 Zoom Meetings, Zoom Phone, Zoom Team Chat 사용 팁을 제공합니다.

복잡하고 바쁜 일정의 임원을 담당하는 비서는 사려 깊고 전략적인 방법으로
임원의 시간을 관리하는 업무를 수행합니다. 이러한 업무에는 예약 프로세스를 효율화하고 미팅을 최대한 활용하는
민첩한 기술이 필요합니다.

다음의 여덟 가지 Zoom Meetings 팁을 이용해 미팅 관리 및 예약을 개선해 보세요.

개인 미팅 ID(PMI) 사용하기

PMI는 사용자에게 영구적으로 배정되어 변경되지 않는 개인 미팅 ID를 의미합니다. 개인 미팅 ID와 연결된 개인 링크도 있습니다. 빠른 내선 통화를 원할 경우 이 개인 링크를 전송하면 됩니다.

Zoom Client에서 일하기

데스크톱 전용 애플리케이션인 Zoom Desktop Client를 이용하면 그 날 또는 해당 한 주의 미팅에 대한 간단한 정보를 볼 수 있습니다. 통합 캘린더에 있는 모든 Zoom Meetings 및 Zoom Webinars가 Meetings 탭에 표시됩니다. Zoom Desktop Client 미팅 보기를 이용하면 다음 통화를 쉽게 찾고 버튼 하나로 쉽게 참여할 수 있습니다.

예약 권한 얻기

자신의 Zoom 계정으로 미팅을 예약하고 임원에게 공동 호스트 권한을 주는 대신 임원의 Zoom 계정으로 바로 미팅을 예약할 수 있습니다. 임원에게 Zoom Meeting 설정으로 들어가 “기타”에서 “예약 권한” 섹션으로 이동할 것을 요청하세요. 이 섹션에서는 임원이 귀하에게 예약 권한을 부여할 수 있습니다. 그러면 복잡한 작업을 수행하지 않고도 임원이 계속해서 미팅 초대 권한을 가질 수 있습니다.

Outlook과 GSuite Plugins 활용하기

Outlook이나 구글 캘린더로 캘린더 초대를 만들려는 경우 Outlook 플러그인 또는 GSuite 부가 기능을 통해 초대장 본문에 Zoom 미팅 링크를 빠르게 추가할 수 있습니다.

보안 모범 사례 실행

Zoom 설정의 보안 섹션에서 커뮤니케이션을 보호하도록 설계된 주요 보안 기능을 활성화하세요. 게스트를 위한 특별한 인사말을 맞춤 설정할 수 있는 기능인 대기실을 사용하도록 전환하고, “새로운 미팅 예약 시 암호 필요” 설정을 활성화하세요. 그러면 미팅에 보안 계층을 추가할 수 있으므로 의도한 참석자만 참여할 수 있는 환경을 만드는 데 도움이 됩니다.

이메일 알림 사용자 지정하기

미팅 설정에서 “이메일 알림” 섹션으로 이동하면 미팅에서 수행한 작업에 대한 기록을 작성하는 데 도움이 되는 특정 알림 옵션을 전환할 수 있습니다. 클라우드 녹화를 사용할 수 있을 때, 참석자가 호스트보다 먼저 미팅에 참여했을 때, 미팅에 대체 호스트가 설정됐을 때 혹은 미팅에서 제거됐을 때 등의 상황을 호스트에게 알리도록 설정할 수 있습니다.

로컬 및 클라우드 녹화 설정 활용

나중에 사용하거나 참석자에게 배포하기 위해 미팅을 기록해야 하는 경우, 유료 구독자를 위한 기능인 클라우드 녹화 옵션을 사용하면 호스트가 미팅 후 녹화본을 쉽게 발송할 수 있습니다. 로컬 녹화 옵션은 호스트가 해당 파일을 그들의 기기에 보관하는 경우에 한해 사용해야 합니다. 공동 호스트 또한 녹화본을 받을 수 없으므로 특정 Zoom 계정으로 미팅을 예약할 때에는 이를 염두에 두세요.

협업 및 참여를 위한 맞춤형 미팅

호스트 및 공동 호스트로서 미팅 내 설정을 맞춤 설정하여 필요한 협업 세션 유형을 생성할 수 있습니다. 화면을 공유하고 주석을 추가하는 담당자를 선택하여 미팅 중 적임자가 적절한 정보를 공유하도록 할 수 있습니다.

Zoom Team Chat은 Zoom 라이선스에 포함되어 있으며, 조직 내부 및 외부의 사람들과 신속하게 커뮤니케이션할 수 있는 효율적인 방법입니다. 임원 비서는 어디서든 Zoom 데스크톱 클라이언트나 모바일 앱을 통해 전략적으로 Zoom Team Chat을 활용하여 주요 연락처를 추적하고, 꼼꼼히 메모를 하고, 민첩함을 유지할 수 있습니다.

수월한 일상 업무 수행을 위한 Zoom Team Chat의 주요 팁은 다음과 같습니다.

별표 표시한 연락처 및 팀 채팅 채널 만들기

생산적인 워크플로를 유지하기 위해 Zoom Client의 채팅 섹션을 사용하여 동료 임원이나 담당 임원의 직속 등 신속하게 액세스해야 하는 사용자나 그룹 채팅 채널에 “별표 표시”를 하세요. 이 작업을 수행하면 "별표 표시됨" 아래의 채팅 상단으로 이동됩니다. "별표 표시된" 연락처 또는 채팅 채널은 왼쪽에 알파벳 순서로 표시됩니다. 누군가가 보낸 중요 메시지를 저장하려는 경우에도, 해당하는 개별 코멘트를 “별표 표시”할 수 있습니다. “별표 표시한 메시지”에서 찾아보세요.

개인 공간(사용자 이름)에 메모하기

Zoom Team Chat은 개인 공간을 제공합니다. 이 공간은 연락처 패널의 “별표 표시” 섹션에 사용자의 이름으로 나열되며 나와의 채팅으로 운영됩니다. 이 공간을 활용하여 메모를 하거나, 할 일 목록을 만들거나, 기억해야 할 사항을 저장할 수 있습니다. 나중에 들어가서 메모를 삭제하거나 수정할 수 있고, 메시지를 “별표 표시”하거나 스크린샷을 만들 수도 있습니다.

외부 연락처 관리하기

관리자가 허용하는 경우 Zoom Team Chat 연락처에 조직 외부의 사람을 추가할 수 있습니다. 연락처 페이지의 왼쪽 상단에 있는 “더하기” 아이콘을 클릭하고 “Zoom 연락처 초대하기”를 클릭한 다음, 이메일을 입력하면 수락을 위한 알림이 발송됩니다. 다른 조직과 간편한 채팅을 통해 정보를 관리하고 교환하여 원활하게 협업할 수 있습니다.

Zoom의 클라우드 전화 시스템을 사용하면 기존 전화가 가진 제약을 넘어 데스크톱, 노트북 뿐만 아니라 iPad나 태블릿 등의 모바일 기기로도 통화할 수 있습니다. Zoom 플랫폼용으로 구축된 Zoom Phone을 사용하면 간편한 협업을 위해 전화 통화를 미팅으로 승격하고, 걸려온 전화를 임원에게 빠르게 전달하고, 더 많은 것을 수행할 수 있습니다.

Zoom Phone을 통해 전화 업무를 현대화할 수 있는 네 가지 주요 팁은 다음과 같습니다.

통화 위임 관리하기

Zoom Phone을 통해 데스크폰이 선택한 기기로 연결되도록 할 수 있습니다. 이를 통해 기존의 원격 행정 업무의 제약을 줄이고, 원활한 지원 구조를 구축할 수 있습니다. 공유 회선이라고도 하는 통화 위임 기능을 사용하여 임원에게 쉽게 통화를 전달하고 다른 팀원에게 통화를 할당해 바쁜 업무를 처리할 수 있습니다. 또한 한 명의 사용자에게 여러 번호를 할당하고, 다른 사용자에게 통화를 위임하고, 통화를 보류한 후 다른 기기 또는 다른 사용자가 해당 전화를 받는 등 다양한 작업을 수행할 수 있습니다. 이동 중이거나 부재 중일 경우에도 모든 통화를 놓치지 않도록 유연하게 대처할 수 있습니다.

음성 메일과 SMS에서 메시지 캡처하기

Zoom Phone은 소프트 폰과 마찬가지로 커뮤니케이션 추적 방식을 쉽게 간소화할 수 있습니다. IVR 오버플로 및 통화 대기열 음성 메일이 포함된 음성 메일을 변환할 수 있습니다. 이를 통해 중요한 메시지가 포함된 음성 메일을 임원에게 보내는 신속한 이메일로 간편하게 변환할 수 있습니다. Zoom Phone은 음성 커뮤니케이션 이외에도 문자 메시징(SMS)을 제공합니다. 문자 메시징을 통한 커뮤니케이션이 가장 효율적인 경우를 위해 Zoom Phone이 제공하는 기능입니다.

비즈니스 시간 설정하기

필수적인 커뮤니케이션을 위해 책상 앞에 앉아 있을 필요가 없습니다. Zoom Phone을 사용하면 비즈니스 시간을 설정할 수 있고 통화 라우팅을 업데이트하여 걸려오는 모든 전화가 제대로 처리되었는지 확인할 수 있습니다. 업데이트된 통화 라우팅을 통해 받지 못한 통화에 대한 규칙을 만들고, 자동으로 통화가 전달되도록 하며, 모든 Zoom 애플리케이션에서 통화 벨이 울리도록 설정하는 등 다양하게 맞춤 설정할 수 있습니다.

Zoom Phone Power Pack을 활용하여 통화 관리 및 심층적인 인사이트 얻기

Zoom Phone의 부가 기능인 Zoom Phone Power Pack은 지속적인 인식 패널을 통해 원활한 데스크톱 업무 환경을 제공합니다. 이를 통해 임원 비서는 팀 내에서 일정한 속도로 통화를 처리하고 팀 내에 전화를 전달할 수 있습니다. 또한 실시간 및 과거 통화 대기열 애널리틱스를 통한 강력한 인사이트를 제공하여 고객 및 직원의 상호 작용을 최적화할 수 있습니다.

임원 비서는 다른 협업 애플리케이션을 오가며 작업할 시간이 없기에, 편리한 커뮤니케이션을 위한 원활한 솔루션이 필요합니다. Zoom으로 커뮤니케이션을 통합하면 워크플로가 간소화되고 협업이 효율화되어, 갑자기 발생할 수 있는 새로운 작업에 대비할 수 있습니다. Zoom Meetings, Chat 및 Phone을 통합 커뮤니케이션 및 관리 도구로 사용하여 임원 비서는 업무 방식을 개선하고 임원에게 제공하는 지원을 개선할 수 있습니다.

Zoom 플랫폼의 잠재력을 최대화하면, 생산성을 높이고, 임원의 만족도를 높이며 더 의미 있는 업무를 수행할 수 있습니다. Zoom은 모두가 함께, 더 많은 일을 할 수 있는 길을 제공합니다.