Zoom でスモール ビジネスを構築し、拡大するためのガイド

皆様が副業社員の形態をとる場合も、力を入れているプロジェクトを収入源に変える場合も、大きなアイデアを拡大するスタートアップに組み込む場合も、ビジネス開始の最初の数年間は、成功のために極めて重要な期間になります。

この期間における顧客、従業員、ベンダー、サプライヤー、今後のパートナーとのコミュニケーション方法や交流を深める方法により、拡大の基盤を築くことができます。

そのため、皆様は安心して使用できるコミュニケーション プラットフォームをお探しのことと思います。つまり、大切な顧客と 1 対 1 でミーティングする場合でも、500 名のオーディエンスにウェビナーを配信する場合でも、プラットフォームではソリューションがあらゆる状況で機能することを保証する必要があります。 もちろん、費用とカスタマイズも重要な要素です。 皆様は、役に立たないものよりも、必要とするサービスに料金を支払うべきと考えるはずです。また、請求書が来たときに驚くような高額の料金や超過料金の支払いを望むことはないでしょう。

コミュニケーション プラットフォームにより、顧客とのつながりを構築し、従業員のコラボレーションを実現して、拡大するチームをサポートする強力な企業文化を発展させる方法を学習しましょう。

顧客とのつながり

どの系列のビジネスに携わっていても、顧客プロセスのあらゆる時点で顧客のニーズを満たす必要があります。 今日の消費者はブランドを利用するにあたり、電話やメールだけでなく、テキスト メッセージ、ソーシャル メディア、ライブチャット、さらにはビデオなど、幅広いチャネルでインスタント コミュニケーションを活用できることを望んでいます。 

以下では、Zoom プラットフォームで顧客とつながるためのヒントをいくつかご紹介します。

場所やデバイスを選ばないコミュニケーション

絶えず外出先にいる場合も、顧客が皆様を必要としているときに対応する必要があります。 Zoom は、オフィス、自宅、ワークスペース、モバイル デバイス向けのグローバルに利用可能なハードウェア ソリューション スイート上で動作し、場所から場所へとシームレスに移動できます。 Zoom デスクトップ クライアントと Zoom モバイルアプリをダウンロードすると、ノートパソコン、タブレット端末、またはスマートフォンから Zoom Phone 通話の受け取り、テキスト送信、Zoom Meeting への参加が可能です。 常にデスクにいる必要も、デスクを離れるときに機会を逃すリスクもありません。 

Zoom Phone を使用すると、メインのビジネス回線でも、自分の直通ビジネス番号でも、顧客に電話をかけたりテキストを送信したりする番号を選択できます。 いずれにせよ、顧客に連絡するために個人番号を使用する必要はもうありません。

コールキューを使用した迅速な応答

今まではビジネス用の通話に応答する人物があなただけだったかもしれませんが、拡大するチームがいれば、顧客の待ち時間が長くなりすぎないように徹底できます。 コールキューを設定すると、着信通話が営業チーム全体などの指定されたユーザー グループにルーティングされるため、顧客の待ち時間が短縮されます。

プロのヒント: SMS コールキュー

チーム全体でテキスト メッセージの応答をサポートできます。 顧客がコールキューに関連付けられた番号にテキストを送信すると、そのテキストがユーザー グループに送信され、最初に対応可能な担当者が応答することで顧客の待ち時間を短縮できます。

ビデオによる顧客エンゲージメントの向上

ビデオの利点を活用して、新しい顧客にリーチし、バーチャル サービスを提供します。 画面共有や注釈などの機能により、コンサルテーション中に顧客との対話を構築したり、魅力的な製品デモを配信したりできます。 また、週次のオフィス ドロップインなどのバーチャル タッチポイントを作成することも、バーチャル クラスやバーチャル イベントから新しい収入源を確立することもできます。 

ブログを読む: ビデオ時代のカスタマー 体験を再考する

プロのヒント: パーソナル ミーティング リンクを使用したインスタント ブランディング

ユーザーが皆様とつながって迅速にアドホック ビデオ通話を開始できるように、会社名でカスタマイズ可能な独自のパーソナル ミーティング リンクを設定できることをご存じでしたでしょうか？ メールの署名にカスタムリンクを保持すれば、簡単にアクセスできます。

パーソナル ミーティング リンクがあれば、特別な招待をすることなく誰でもミーティングに参加できます。 ミーティングを保護し、予期しない訪問者が参加できないようにするには、待機室機能を有効にして参加者を個別に許可するか、使用中にミーティング ルームをロックします。

従業員のコラボレーションの実現

スモール ビジネスにおいて、物理的なオフィス スペースへの投資は、特に世界で多くの人がハイブリッドを活用する場合、正当化が難しいことがあります。 従業員がリモートで分散している場合、遠隔地からの効果的なコラボレーションを可能にするためには、コミュニケーション プラットフォームがさらに重要になります。

応対可能な従業員をすばやく確認

Zoom Team Chat を使用すると、完全なミーティングをスケジュールすることなく、従業員と迅速かつリアルタイムで会話できます。 同僚のデスクに立ち寄って質問するようなものとお考えください。 従業員が応対可能であるか、ミーティングに出席しているか、デスクから離れているか、休暇中かを確認し、対応が期待できるタイミングをより正確に把握できます。

さまざまなプロジェクトのチャット チャネルを作成

Zoom Team Chat を使用すると、1 対 1 またはグループで簡単に従業員とコミュニケーションをとることができます。 1 つのチャネルを営業部門、別のチャネルをマーケティングやリーダーシップ用にするなど、異なる従業員グループ向けにさまざまなチャネルを作成できます。 また、異なる部門の従業員を特定の製品リリースやプロジェクト用のチャネルに集めて、ディスカッションを行ったり、画像やファイルを共有したり、フィードバックを提供したりすることもできます。

1 つのコミュニケーション方法から別のコミュニケーション方法に移行

チャットで同僚とコラボレーションしているときに、電話やビデオ カンファレンスの方がメッセージを伝えやすいことに気付くかもしれません。 Zoom プラットフォームを使用すると、ボタンをクリックするだけで、チャットから電話やビデオ ミーティングに簡単に移行できます。 必要に応じて、他の共同作業者を通話や Zoom ミーティングに参加させることもできます。

重要なアプリケーションの連携や活用

連携を活用して、Zoom クライアント内から重要な作業ツールを起動し、より効果的なコラボレーションを実現できます。 次回のバーチャル ブレーンストーミング セッションでの Miro のコラボレーション ホワイトボードの活用、Asana アプリを使用したミーティングでのプロジェクト管理、Notejoy でのメモ作成の合理化などが可能です。

全従業員のアクセシビリティをサポート

効果的なコミュニケーションとコラボレーションに必要なソリューションを従業員に提供します。 アカウント内のすべてのユーザーに対して自動生成字幕（ライブ文字起こしとも呼ばれます）を有効にし、Zoom 設定でカスタマイズできるアクセシビリティ機能について従業員が把握できるようにします。

拡大するチーム間の文化の構築

チームが拡大するにつれて、従業員が歓迎を実感して、信頼を築き、お互いを把握できるように、社内文化を構築することが重要になります。 オフィスで長時間一緒に過ごさなくても、Zoom プラットフォームを社会的なつながりと文化構築のハブとして使用できます。 以下にその方法を記載します。

ソーシャル チャット チャネルの作成

Zoom Team Chat チャネルには、同じ関心事を持つグループがつながるためのスペースが用意されていますが、それらの関心事が仕事に関連している必要はありません。 従業員が自分の個人的な関心事や趣味のためのチャネルを作成することを推奨しています。 犬の愛好家から読書好き、スポーツファンに至るまで、従業員はつながるための共通の関心事と、それらの関心事について話すための専用の場所を見つけることができます。

ブログを読む:「Zoom Team Chat を使って、ハイブリッド ワーカーとともに企業文化を維持する方法」

バーチャルでの全社ミーティングの主催

会社の日常的なコラボレーションはチームで行われる場合もありますが、ビジネス ニュースや情報を伝え、リーダーシップから話を聞き、従業員のエンゲージメントを高めるために、全従業員が定期的に集まることが重要です。 このことは、1 つのチームが 10 名でも 100 名でも有用です。 バーチャルでのアイスブレイクやゲームを開催したり、ゲスト スピーカーを招待して教育やインスピレーションを与えたりするなど、全社ミーティングを思うがままにカジュアルでインタラクティブなものにできます。

従業員を祝い、評価する

従業員がプロジェクトを完了したり、営業での大きな成功を収めたりしたら、Zoom Team Chat で通知を送信して、その功績を公に祝いましょう。 誕生日、昇進、仕事の記念日、その他のマイルストーンも忘れないようにしましょう。Zoom Team Chat でこのような記念日を認識することで、他の人もお祝いに参加して共有できます。 

チェックイン

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  Zoom Meetings オンラインのビデオ ミーティング
• 
  Zoom Phone クラウド テレフォニー
• 
  Zoom Team Chat インスタント メッセージとコラボレーション
• 
  Zoom アプリ マーケットプレイス 1,500 以上のアプリと連携
• 
  Zoom Webinars 配信エンゲージメント

ビジネスをゼロから構築することはとても大変です – 商工会議所によると、5 年経過時点でわずか 50% のスモール ビジネスしか存続していません。 

スタートアップ段階を経過して会社を拡大し続けているならば、すばらしいことです！ これからは、次の拡張段階にフォーカスする時期です。この段階では、進化するニーズに対応できるより多くのコミュニケーション機能が必要になるかもしれません。

確立されたビジネスとして、おそらく皆様にはスタートアップのときよりも多くの IT サポートおよびテクノロジーに費やす予算があるでしょう。 皆様がコミュニケーション ソリューションに求めるものも変化しているかもしれません。つまりビジネスを次段階に引き上げるのに役立つ高品質で機能豊富なプラットフォームを必要としていることでしょう。 ただし、やはりプラットフォームは直感的で信頼性が高く、管理しやすいものにする必要があります。 

コミュニケーションを最適化し、業務の質を高め、本来の作業（技術を磨き、顧客にサービスを提供する）に集中する方法に関するヒントをご確認ください。

グローバルなつながりの構築

デジタルでつながる世界では、グローバルな顧客基盤と国際的なチームをこれまで以上に迅速に構築できます。 Zoom を使用して新しい市場へと拡大し、顧客や従業員とのつながりを維持できるようにする方法をご確認ください。

グローバル電話サービス

皆様のチームは、新しい場所で顧客サービスを販売または提供しているかもしれません。 Zoom Phone は、世界の対応地域が 45 か国 / 地域を超え、地理的範囲をさらに広げる柔軟な BYOC オプションを提供しています。

バーチャルのトラブルシューティングとサポート

特定の場所でのみ対応可能な従業員に基づいてビジネス運用を制限する必要はありません — Zoom を使用すると、チームメンバーは世界中でビジネスを運用できます。 ヨーロッパの顧客サービス担当者は、ビデオ通話を活用してアジアの顧客にサポートを提供できます。 また、南米に拠点を置く機器技術者は、Zoom 全体にわたる米国の製造工場に関する問題のトラブルシューティングをサポートできます。

国際イベントの主催

次回の製品リリースや顧客カンファレンスを計画する際、Zoom Events ソリューションを使用すれば、世界中のオーディエンスに対してイベントを開催できます。Zoom Meetings と Zoom Webinars のライブ言語通訳を使用すると、さまざまな言語の通訳者を指定できます。 また、2022 年からは、30 の言語に対応する自動文字起こしと 12 の言語に対応するライブ翻訳機能を構築することで、多くの言語の壁を取り除き、多数の人々にリーチできるようにしています。

ワークスペースとワークフローの最適化

ビジネスが拡大するにつれて、効率性を特定することで、業務を拡張できるようになります。 作業の場所と方法を最適化することで、生産性を高め、皆様とチームの効率性をより向上させることができます。

既存のテクノロジーとの連携

皆様は過去数年間で、ビジネス運用に根付いたいくつかのテクノロジー ツールを採用したことがあるかもしれません。 Zoom を選択すると、Salesforce、Zendesk、Microsoft Teams、Google Workspace などの何百ものビジネス アプリケーションと連携できます。 連携により、複数のアプリケーションを切り替えることなくシームレスなワークフローを作成できます。 

直感的なハイブリッド ワークスペースの作成

物理的なオフィスがある場合、ミーティング スペースをビデオ対応にすることで、ハイブリッド ワーカーが IT サポートなしでより効率的につながることができます。 Zoom Rooms を使用すると、従業員はワンクリックで簡単にビデオ カンファレンスに参加し、ケーブルや接続を気にせずワイヤレスでコンテンツを共有できます。 さらに、スマート ギャラリーなどの機能により、リモート従業員と対面従業員間のより公平なミーティング体験を構築できます。

自宅から簡単につながる

自分のホームオフィス スペースを最適化することで、より効率的にコラボレーションし、生産性を向上させることができます。 DTEN ME、Facebook のポータル、Google Nest Hub Max、Amazon Echo Show 8 / 10、Lenovo ThinkSmart View などのパーソナル コラボレーション デバイスで Zoom for Home を設定することで、カレンダーにアクセスしたり、電話の発着信を行ったり、ワンタッチでビデオ ミーティングに参加したりできます。

拡大するチームのサポート

多くのスモール ビジネスは、拡大し、新入社員を迎え入れ、顧客にサービスを提供するためのスケーラブルなプロセスを構築する中で、増加していく課題に直面します。 以下では、最新のコミュニケーション テクノロジーを活用して、ハイブリッド チームが苦労することなく効率的に作業するために必要なことについてサポートおよび準備する方法をご紹介します。

ワークライフ バランス向上のための営業時間の設定

従業員の時間とプライベートの境界線を尊重するポジティブな企業文化を育むことで、優秀な人材を採用し、その定着率を高めることができます。 Zoom クライアントで「応答不可」時間を設定し、Zoom Phone 設定で営業時間を設定するように推奨することで、従業員の燃え尽き症候群やストレスを軽減できます。 営業時間外において、着信通話はボイスメールまたは時間外コールキューに自動的にルーティングできるため、従業員は「常時稼働」になることを心配する必要はありません。

外出先の従業員の柔軟な働き方を可能にする

今日の従業員は、働く場所と時間の柔軟性を求めています。 Zoom プラットフォームを使用すると、ノートパソコンからモバイル デバイスに切り替えることで、セッションを離れることなく外出先で簡単にミーティングを行うことができます。 また、インターネット接続された任意のデバイスから電話を発着信できるため、同僚や顧客とつながるためにデスクフォンにこだわる必要はありません。 

ニーズに合わせたカスタマイズ

現在も今後も、以下のようにビジネスニーズを問わず、そのニーズに合わせて Zoom をカスタマイズできます。

• ビジネスで大量の通話を処理する場合、Zoom Phone パワーパックを追加すれば、通話の転送、コールキューの管理、リアルタイムの通話分析の表示を簡単に行うことができます。
• トレーニングやコンプライアンスの目的で Zoom ビデオ通話をレコーディングして保存する必要がある場合、クラウド ストレージをさらに追加できます。
• Zoom ビデオ ミーティング上で最大 1,000 名のインタラクティブな参加者のホストを希望する場合、 必要なときにいつでも大規模なミーティング ライセンスを追加し、翌月に通常のプランに戻ることができます。
• 世界中にチームメンバーがいる場合、グローバル セレクト プランを使用すれば 45 か国以上でローカル電話サービスを利用できます。
• サービスやソリューションにビデオを埋め込む必要がある場合、 Zoom デベロッパー向けプラットフォームを使用すれば、カスタム連携を構築できます。
• ハードウェアへの投資が予算に組み込まれていない場合、Zoom の Hardware as a Service (HaaS) を使用すると、必要なソリューションを手頃な月額料金で利用できます。 ビジネスの拡大に合わせて簡単に追加およびアップグレードできます。

柔軟なプランとアドオンにより、ニーズが絶えず進化している場合でも、状況に合ったソリューションをいつでも見つけることができます。

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  Zoom Events バーチャル イベントおよびハイブリッド イベント ソリューション
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  Zoom Webinars 配信エンゲージメント
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  Zoom Rooms ビデオ対応のミーティング スペース
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  Zoom アプリ マーケットプレイス 1,500 以上のアプリと連携
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  Zoom デベロッパー向けプラットフォーム Zoom 機能の拡張と強化