EUNIS2020、初のデジタル会議で出席者に「Virtual Helsinki」を届ける

European University Information Systems Organization（EUNIS） は、1993 年に設立され、その 5 年後にフランスのパリで非営利団体として登録されました。 今日では、大学、共同事業体、企業を含め、ヨーロッパ各地から数百もの異なる機関が EUNIS の一員となっています。 EUNIS 内には、いくつかの作業部会と分科会（SIG）が存在し、それぞれが高等教育における情報技術に関連する非常に具体的な重要分野に取り組んでいます。 同団体は、経験を共有し、協力することによって、メンバー機関がそれぞれの IT の状況を発展させるお手伝いをすることを使命としています。

対人イベントの価値をバーチャル空間にもたらす

毎年、EUNIS コミュニティは集い、年次会議を実施しています。 この会議は、通常、同団体がサービスを提供するコミュニティの多様性を反映して、ヨーロッパの類まれなロケーションで開催されます。 このイベントの目的は、対面で人々を結びつけることで、互いのベスト プラクティスを共有し、SIG 内で研究協力を実現可能にすることです。

EUNIS の役員会は、ヘルシンキ大学との合意事項に基づき、今年の年次会議 EUNIS2020 をフィンランドのヘルシンキで開催する予定でした。

新型コロナウイルスが世界中を席巻すると、当初の計画はすべて変更になりました。 同チームは、EUNIS2020 の中止を余儀なくされ、EUNIS メンバーから中止に関する多数の反応を受け、代わりに「Virtual Helsinki」として初のデジタル会議を開催することをすぐに決定しました。 最大の課題は、バーチャル イベントで物理的な体験と同様の価値を提供することでした。

EUNIS の取引先関係担当マネージャーおよび学習と指導の SIG リーダーの Gill Ferrell 氏、EUNIS の管理およびコミュニケーション担当マネージャーの Anna Pacholak 氏、そしてヘルシンキ大学の Suvi Valsta 氏が先頭に立ち、バーチャル開催・プログラム委員会に志願した役員と EUNIS の仲間の支援を受けて、オンライン イベントを開催しました。

Zoom を活用して、安全で魅力的なイベント体験を実現

EUNIS では、組織の技術的な性質に基づいて、数年前すでに Zoom などのビデオ カンファレンス プラットフォームを評価し、導入していました。 同組織は、どのソリューションがニーズに適しており、バーチャル会議の成功の実現に役立てられるかを明らかにする必要がありました。 会議の中心はユーザーである必要があるため、ツールは可能な限り直感的でなければなりませんでした。 そのため、EUNIS2020 を Zoom で主催するという決断が下されたのです。

「私たちのチームは、『Virtual Helsinki』で EUNIS2020 を実現するために多くの時間を費やしました」と Pacholak 氏は述べました。 「Zoom チームには、バーチャル会議開催に向けて技術面が事前に正しく設定されているかの確認に際し、絶大なるご支援を賜りました」

会議の複雑さと期間、そして短い準備時間は、スムーズなカンファレンス体験を作り出すための障壁とはなりませんでした。 Zoom チームは EUNIS と協力して、並列セッション、基調講演、マインドフルネス、フィットネス セッション、コーヒー ブレイクの運営を行い、すべてを単一のイマーシブ体験として、同組織の壮大なビジョンを実現できるよう徹底しました。 セキュリティは最優先事項です。セッションが中断されないように、パスコードなどの Zoom Webinars プラットフォームのセキュリティ機能が有効に設定されました。

Zoom で EUNIS2020 へのアクセスを拡大

EUNIS のイベントは、年次会議に平均して約 350〜500 名が参加していますが、バーチャル イベントでは、インドネシア、オーストラリア、米国を含む 35 か国から 600 名以上が参加登録を行いました。 当初、費用や渡航制限を理由にイベントに参加できなかった人は、Zoom を介して会議に参加できるようになりました。

Gill 氏とチームを驚かせたのはその出席率です。640 名の登録者のうち 497 名が出席し、出席率は 78% に上りました。 「出席率は 25% 程度を想定していたので、結果を見たときは天にも昇る心地でした」と Ferrell 氏は言います。

3 日間で、30 以上の個別のセッションがバーチャル開催され、総会、並列セッション、SIG のワークショップが行われました。 出席者の活力とエンゲージメントを維持するために、EUNIS2020 チームは、休憩時間中にいくつかの Zoom Webinars セッション、フィットネス ワークアウト、マインドフルネス セッション、バーチャル サウナを実施し、その中で投票も実施しました。

「バーチャル サウナは、ヘルシンキとフィンランドの文化を自宅で体験できるため、出席者に特に好評でした。 ある出席者は、本物のサウナから参加していたほどでした」と Ferrell 氏は述べました。

Pacholak 氏は、「会議のバーチャル特別ディナーでは、皆さんと乾杯して EUNIS 賞の受賞者を祝い、素晴らしい時間を過ごしました」と付け加えました。

Ferrell 氏が強調するのは、代表団から受け取ったフィードバックについてです。

「EUNIS2020 の大成功を目の当たりにすると、Zoom を使ってハイブリッド イベントを試し、世界中の代表者を集めたいと思うようになりました。 また、今後 EUNIS の全イベントがハイブリッドで開催されるかもしれません」と Ferrell 氏は締めくくりました。