オーストラリアに本社を置く BPAY Group 社の、リモートワーク時代を先取りしたスマートテック戦略

リモートワークに関して、BPAY Group 社は運が良かったと言います。 新型コロナウイルスのパンデミックがオーストラリアに到達したとき、安全な電子請求書の支払いを提供している同組織は、リモートワークのための調整を脅威的なスピードで実現しました。

BPAY Group 社のプラットフォーム サービスのリーダーを務める Sean Ollerton 氏によると、同社の従業員は、すでに柔軟な職場環境を享受しており、恵まれていたと言います。今回、Zoom のユニファイド コミュニケーション プラットフォームは、ハイブリッド ワークの世界に向けて組織を完全に変革するために役立てられました。

ロックダウン中の移行は比較的簡単であり、Ollerton 氏によると、「これまでチームは、毎日進捗会議を行い、タスクの最新情報を共有していました。 オンラインに移行した際には、進捗会議を 15 分間延長することで、交流を深めました。こうすることで、プロジェクトだけでなく、お互いの現状について知ることができます」ということです。

Ollerton 氏は、「弊社の VPN と Zoom を含むすべてのアプリケーションは、すでにすべてのユーザーに提供されていました」と付け加えます。 「多くの企業が、突然全員がリモートワークに移行し、その 100% を支えるインフラを備えていなかったことで、苦労したと思います。 幸い、弊社にはリモートワークのための備えがあったのです」

迅速な拡張性

BPAY Group 社は、2019 年 9 月、独自の判断で社内コミュニケーションを Zoom に統一しており、パンデミックによってオフィスが閉鎖になった際、極めて迅速に対応しました。 当時、同社は平均して、ひと月におよそ 500 回の Zoom Meetings を実施していました。

「リモートに移行すると、Zoom での通話回数はすぐに約 2,500 回に跳ね上がりました。 ミーティングだけではなく、 Zoom はすぐ全職員対象のセッションのために採用され、私たちは交流やつながりを実現するために、投票やチャット機能を活用しました」と Ollerton 氏は述べました。 「これは『どこでも働ける』というコンセプトを改善することに他ならず、 ユーザーがオフィスにいるかオフィス外かにかわらず、直接つながりを持ち、同様の生産性を実現できるようにと考えていました。

「また、すでに使用しているツールがいくつかありましたが、使いやすさも信頼性も十分ではありませんでした。 そこで、これらすべてを実現することを考えると、解決策は、従業員が素早く簡単に使いこなすことができる Zoom だったのです。 たとえば、採用手前まで行った他の一部のツールでは、ミーティングに参加できない従業員が出てきました。 しかし、Zoom を使うと出入りが容易でした。

「使いやすさと言う課題を解決し、『どこでも働ける』というコンセプトを改善することに他なりません」

Zoom Phone への移行

Ollerton 氏によると、BPAY Group 社は、「協力が功を奏する」という価値観に誇りを持っており、このコンセプトの実現についても Zoom が支えになったと言います。

「これは基本的には、私たちが協力することで、より良い仕事を実現できることを意味します。 BPAY Group 社が企業として掲げるもう一つの目的は、特にお客様とお話しする際に『生活をシンプルにする』ことです。 私たちは、弊社の商品によってお客様のために実現しようとしていることを、社内でも生かせるようにしています。 これが、弊社がユーザーに物事を提示する際のやり方です。 弊社のユーザーの生活をシンプルするものではないのに、なぜ取り組むのかというと、 Zoom が得意とすることだったからです」と Ollerton 氏は述べました。

2019 年、BPAY Group 社はビデオ コミュニケーションのために Zoom Meetings を実装し、1 年後には、電話システム全体を Zoom Phone に移行することを決定しました。これにより、リモートチームのための機能に関する別の問題を解決しました。

「弊社ではすでにデジタル電話システムを使用していました。 しかし、使用していたのは古いもので、リモートワークに切り替えた際には課題に直面しました。 さらに、維持費と時間がかかるものだったんです」と Ollerton 氏は言います。 「そのため、これを Zoom に移行することに目を向けました。 Zoom の電話システムで得られる機能は、統合というリモート スタッフの課題を解決するだけでなく、誰でもより簡単に使用することができました。

「ソリューションは、ミーティング、ビデオ、チャットがすべて統合されたものでしたが、このさらなる機能を利用するために Zoom Phone を追加しました」

ユニファイド コミュニケーションが「すべてをよりシンプルに」

Sean 氏によると、インフラストラクチャの観点から見ると、すべてを 1 つのシステムに統合することで、機能全体が合理化され、全体的により簡単になると言います。 実装と維持にかかるコストが大幅に低いことは言うまでもありません。

「Zoom は、弊社のユニファイド コミュニケーション プラットフォームです。 1 対 1 のミーティングや、チームのビデオ カンファレンスのため、さらには電話システムとして使用しています。 これにより、組織全体のコミュニケーションをリソース化する方法が激変しました」と Sean 氏は述べます。

「また、ユーザーのために別のツールを導入する必要がなかったため、古いソリューションを廃止することができました。 従業員に、毎回『これからはこのソフトウェアも確認してください』と指示する必要がなく、すべてがただシンプルになりました」

BPAY Group 社にとって Zoom を使用することは、従業員が選んだ働く場所にかかわらず、組織全体のコミュニケーションを完全にコントロールできるとともに、バックエンドのインフラストラクチャの管理が容易になることを意味します。

「既存のリソースを使って、これらすべてを社内で確立しました。 こうすることで、簡単かつ直接的な方法であらゆる業務に取り組めるようになりました」と Ollerton 氏は説明してくださいました。