Zoom per il Settore sanitario

Guida all'implementazione e all'utilizzo di Zoom per il Settore sanitario

 

Ti aiuteremo a implementare Zoom in tutta la tua organizzazione del settore sanitario e a conoscere le integrazioni, le risorse e i comandi durante la riunione disponibili per la telemedicina.

Zoom aiuta medici e altro personale del settore sanitario a fornire cure di alta qualità, a connettersi con i pazienti e a soddisfare le esigenze dinamiche della loro organizzazione. In tutto il mondo, le organizzazioni sanitarie di qualunque dimensione utilizzano la piattaforma Zoom per un'ampia gamma di applicazioni, tra cui telemedicina, sanità collaborativa, formazione medica e assistenza di base alla popolazione, per contribuire a migliorare la vita dei loro pazienti.

La guida riportata di seguito contiene una grande quantità di risorse, consigli e indicazioni per la configurazione e l'utilizzo di Zoom per il Settore sanitario.

Ti aiutiamo noi con la nostra guida dettagliata alle attività di onboarding, per aiutarti a impostare l'account. Zoom offre molte opzioni e configurazioni per contribuire a mantenere la sicurezza e la privacy della tua organizzazione del settore sanitario.

1. L'implementazione in breve

Ecco una sintesi di come avverrà la tua implementazione di Zoom.

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  • Partecipa a una chiamata introduttiva di 30 minuti con un Customer Success Manager (CSM) dedicato per parlare di:
    • Obiettivi dell'implementazione
    • Ambito del progetto e tempistica di implementazione
    • Aspettative sui tempi e responsabilità
    • Requisiti del prodotto
  • Preparazione all'implementazione: in qualità di amministratore, completerai i passaggi contenuti nella guida all'implementazione per prepararti a questa fase (gestione degli utenti, installazione dell'app client di Zoom e così via).
  • Formazione sui prodotti per l'amministratore: ulteriori informazioni sul Portale per amministratori e su come gestire il tuo account Zoom
  • Formazione sui prodotti per l'utente: il tuo staff e i tuoi operatori del settore sanitario impareranno le nozioni di base sull'utilizzo di Zoom per la telemedicina, i contatti continui con i pazienti, le comunicazioni dello staff e altro ancora
  • Avvia trasmissioni dal vivo: implementa Zoom nella tua organizzazione
  • Riunioni per fare il punto della situazione con il tuo CSM:
  • Revisione delle attività dell'impresa

2. Introduzione all'implementazione
Crea un team per l'implementazione di Zoom

Uno dei primi passaggi per la configurazione dell'account Zoom è l'assegnazione di un team di amministratori che gestisca l'implementazione e le operazioni quotidiane di Zoom.

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  • Assegnare gli amministratori di Zoom
    • Gli amministratori di Zoom saranno responsabili dell'implementazione di Zoom nella loro organizzazione. Gli amministratori hanno la responsabilità di gestire gli utenti dai loro account, con la possibilità di aggiungere, rimuovere o modificare gli utenti. Inoltre puoi gestire le impostazioni della tua organizzazione, le funzionalità API e l'SSO. Conoscere e verificare i ruoli di sistema
  • Conoscere e verificare i ruoli di sistema
    • L'account Zoom della tua organizzazione prevede tre tipi di ruoli:
      • Titolare: ha tutti i privilegi, compresa la gestione dei ruoli. La Gestione ruoli consente di assegnare gli utenti a un ruolo, autorizzandoli a visualizzare e modificare un sottoinsieme di pagine appartenenti all'account. Gli account possono avere un solo titolare.
      • L'Amministratore (utente back-end): può aggiungere, rimuovere o modificare gli utenti. e gestire funzionalità avanzate come API, Single Sign-On e connettore riunioni. Gli amministratori possono anche apportare modifiche all'interno dell'account Zoom. Gli account possono avere più amministratori.
      • I Membri: tutti gli utenti finali che non dispongono delle autorizzazioni dell'amministratore.
  • Primo passaggio del titolare dell'account (facoltativo): il titolare dell'account è l'unico ruolo che può designare fin dall'inizio nuovi Amministratori o i ruoli di accesso personalizzati per l'account.
    • Dopo aver creato un ruolo utente, il titolare (o altri utenti con autorizzazioni di gestione ruoli) possono assegnare gli utenti a tale ruolo, concedendo loro l'autorizzazione a visualizzare e modificare un sottoinsieme di pagine appartenenti all'account. Se vuoi concedere autorizzazioni di gestione ruoli agli amministratori, attieniti ai seguenti passaggi:
      • Accedi a zoom.us come titolare dell'account o come un utente che può modificare i ruoli.
      • Nel menu di navigazione, clicca su Gestione utenti, quindi su Gestione ruoli.
      • Clicca su Modifica nella colonna Azione del ruolo Amministratore.
      • Clicca sulle caselle di controllo che abilitano le autorizzazioni per gli utenti con questo ruolo a vedere o modificare queste pagine.
      • Scorri in fondo alla pagina e clicca su Salva impostazioni.

3. Gestione degli utenti Zoom

La Gestione degli utenti permette ai titolari dell’account e agli amministratori di gestire i propri utenti, aggiungendo o cancellando utenti, e assegnando ruoli e funzionalità aggiuntive.

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  • Conoscere e confermare i requisiti della licenza
    • Tutti i tuoi utenti hanno bisogno di una licenza Zoom a pagamento? Scopri di più sui tipi di utenti e di ruoli Zoom esistenti per capire quale tipo di licenza è più adatto ai vari utenti.
  • Eseguire il provisioning degli utenti
    • Gli amministratori e i titolari dell'account possono aggiungere e gestire gli utenti manualmente dallo Zoom web portal, oppure possono risparmiare tempo con l'importazione di massa tramite l'importazione batch dei file .csv. Per iniziare, consulta la pagina sulla Gestione degli utenti.

4. Profilo dell'account Zoom

La pagina del profilo dell'account permette di visualizzare le informazioni di base dell'account. In base alle sue dimensioni, un account può includere un'intera azienda o un singolo utente.

In base al ruolo e al piano di abbonamento, puoi anche visualizzare e gestire funzionalità avanzate, tra cui le informazioni di assistenza dell'account, i domini associati, l'URL personalizzato dell'account e la Panoramica sull'utilizzo con le informazioni sulle registrazioni nel cloud e sull'utilizzo dell'audio.

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  • Rendi la tua esperienza di accesso a Zoom coerente con il tuo brand creando un URL personalizzato con branding e loghi personalizzati.
    • Un URL personalizzato è un URL creato appositamente per la tua azienda, come tuaazienda.zoom.it Attenzione: questo sottodominio è necessario per la configurazione, se intendi attivare l'SSO (Single Sign-On), ed è il luogo verso il quale indirizzare i tuoi utenti ad accedere tramite SSO.
  • Richiedi i domini associati per migliorare l'organizzazione e non sovraccaricare il team degli amministratori.
    • Quali sono i vantaggi dei domini associati? Ogni persona con un indirizzo e-mail nel dominio dell'organizzazione verrà spostato nel vostro account. Inoltre, tutti gli utenti singoli che si iscriveranno in futuro con un dominio corrispondente, si uniranno automaticamente all'account.
  • Aggiungi un ulteriore livello di sicurezza con il Single Sign-On (SSO), che ti consente di accedere utilizzando le credenziali aziendali.
    • Quali vantaggi offre l'utilizzo dell'SSO di Zoom? L'SSO di Zoom semplifica l'esperienza utente e la gestione dell'account. Zoom agisce in qualità di fornitore di servizi (SP) e offre il provisioning automatico degli utenti.

5. Configurazione delle impostazioni di sicurezza dell'account

Con Zoom puoi sviluppare diversi sottogruppi nella tua organizzazione che eseguono attività diverse come visite virtuali videoassistite, assistenza centrata sul paziente, amministrazione sanitaria e formazione medica.

  • Zoom ti offre la possibilità di creare diversi gruppi per modificare e gestire le impostazioni in base alla tua politica, e contribuisce a salvaguardare le informazioni concedendo autorizzazioni solo a chi ne ha necessità. Prendiamo come esempio un gruppo di operatori del settore sanitario che viene invitato a registrare i colloqui Zoom con i pazienti sul cloud e ad aggiungere il link della registrazione alla cartella clinica di un paziente o a scaricare la registrazione per archiviarla sul tuo server. Tuttavia, la tua politica potrebbe anche non consentire a un determinato gruppo di specialisti di registrare il colloquio con il paziente, quindi puoi configurare il tuo account per fornire le autorizzazioni appropriate a ciascun sottogruppo.
  • La possibilità di personalizzare le configurazioni degli account e di gestire le autorizzazioni può consentire alla tua organizzazione di salvaguardare le informazioni sanitarie protette (PHI) e di affiancare gli obblighi di conformità HIPAA.
  • Il tuo CSM esaminerà le impostazioni dell'account e la gestione dei gruppi durante la formazione per gli amministratori.

6. Prepararsi ad avviare una trasmissione dal vivo

Presenta con successo Zoom al tuo team, fornendo strumenti, risorse e formazione adeguati.

  • Implementare/installare lo Zoom desktop client: Lo Zoom desktop client offre agli utenti Zoom la migliore esperienza all'interno delle sessioni. Ci sono due modi per distribuire Zoom client nella tua azienda.
  • Configurazione delle integrazioni del calendario del tuo team (facoltativo, ma consigliato): se usi Outlook o Google Calendar, installa un add-on o un'estensione del calendario per massimizzare l'efficienza della pianificazione dei tuoi operatori del settore sanitario e dello staff:
  • Partecipa alla formazione per gli amministratori: nel corso di questa sessione, il titolare e gli amministratori dell'account dedicheranno 60 minuti con il CSM assegnato per conoscere il portale per amministratori e come gestire l'account Zoom. Acquisirai le conoscenze e le risorse necessarie per gestire Zoom in modo efficiente nella tua organizzazione.
  • Partecipa alla formazione per gli utenti finali: in questa formazione, tu e il tuo staff trascorrerete 60 minuti con il CSM assegnato per imparare le funzionalità di base di Zoom Meetings. Gli argomenti trattati saranno: la pianificazione, come invitare altre persone a una riunione, i comandi organizzatore, lo Zoom web portal e l'applicazione desktop client.
  • Distribuisci la comunicazione per il tuo team: stabilisci comunicazioni e risorse interne per avvisare il tuo team dell'uso di Zoom.
    • Annuncio dell'azienda: avvisa il team che la tua organizzazione usa Zoom. Fornisci informazioni su come iniziare, rispondi alle domande previste e fai sapere al tuo staff quando può iniziare a usare Zoom.
    • Annuncia la formazione: promuovi la formazione Zoom per gli utenti al tuo team.
    • Promemoria di formazione: ricorda al tuo team le prossime sessioni di formazione. Inoltre puoi aiutare gli utenti a prepararsi alla sessione portandosi avanti con la formazione e le risorse seguenti:
      • – Webinar dal vivo Zoom Meetings Base: dedica 45 minuti a imparare le funzionalità di base di Zoom Meetings con uno dei nostri esperti Zoom.
      • – Webinar dal vivo Zoom Meetings Avanzato: c'è un tuo utente che vuole diventare un esperto di Zoom? Questo tour di 60 minuti di Zoom Meetings lo condurrà oltre le nozioni di base.
      • Centro assistenza Zoom: cerca nei nostri articoli di assistenza le informazioni utili sulle caratteristiche e le funzionalità di Zoom.
    • E-mail post-implementazione: condividi consigli utili e favorisci l'uso di Zoom da parte degli utenti.

7. Post-implementazione: misurare l'utilizzo e l'efficacia

Tieni traccia dell'uso costante nella tua organizzazione con strumenti di reportistica e dashboard solidi.

  • Usa la sezione Report del web portal, uno strumento davvero utile che fornisce a titolari e amministratori dell'account tante statistiche su account, riunioni e webinar per controllare come l'organizzazione usa Zoom.
  • Ricevi una panoramica di alto livello dell'utilizzo complessivo, dei dati in tempo reale durante le riunioni e altro ancora con la dashboard di Zoom. Puoi utilizzare questi dati per analizzare i problemi che potrebbero essersi verificati, controllare la qualità della connessione e comprendere meglio in che modo gli utenti tengono le riunioni all'interno dell'azienda.

8. Implementazione di Zoom Phone

Zoom è disponibile per aiutarti a implementare il tuo nuovo sistema Zoom Phone, così potrai approfittare dei vantaggi di una soluzione di comunicazione moderna per la tua organizzazione. L'implementazione di Zoom Phone prevede un Success Team dedicato e una formazione gratuita. Indipendentemente da ciò che stai implementando, che si tratti di telefoni fisici, softphone o entrambi, ti guideremo nel processo di configurazione e ti aiuteremo a configurare le impostazioni per rendere operativo il tuo team.

  • Inoltre, con la stipula di un BAA, puoi utilizzare i prodotti e le funzionalità di Zoom Phone per comunicare con i pazienti. Se usato correttamente, Zoom Phone può aiutarti a effettuare e ricevere chiamate o a utilizzare funzionalità come la segreteria telefonica visiva e la registrazione delle chiamate. Puoi anche usare integrazioni per la pianificazione come GReminders, che invia promemoria automatici tramite messaggi di testo ai pazienti.
  • Scarica il piano del processo di implementazione di Zoom Phone qui.

Le integrazioni possono aiutarti a ottimizzare e semplificare i flussi di lavoro del settore clinico e amministrativo, facilitando la connessione tramite Zoom a operatori del settore sanitario, pazienti e staff. Indipendentemente dalle ragioni per cui usi la piattaforma Zoom, sia per la telemedicina, la formazione medica o la collaborazione nel settore sanitario, abbiamo progettato un'integrazione per ogni esigenza.

Visita Zoom App Marketplace for Healthcare per trovare le tue app per il settore sanitario preferite da utilizzare con Zoom. Puoi cercare un'integrazione specifica con la tua piattaforma di cartelle cliniche elettroniche (EHR) o sfogliare le app create per aiutarti con:

  • Pianificazione online
  • Ricezione dei pazienti
  • Promemoria degli appuntamenti

L'integrazione con Zoom offre alle organizzazioni sanitarie la possibilità di connettere gli operatori del settore sanitario ai pazienti in pochi clic, da qualsiasi parte del mondo. Ecco alcune delle nostre integrazioni più popolari con le principali piattaforme di cartelle cliniche elettroniche.

Epic

L'app Zoom integrata con Epic consente a operatori del settore sanitario e pazienti di avviare facilmente le sessioni Zoom direttamente dagli appuntamenti sanitari online di Epic.

Gli operatori del settore sanitario possono:

  • Ricevere una notifica tramite Epic quando un paziente è entrato nell'appuntamento video programmato.
  • Avviare visite Zoom in video direttamente da Epic mentre continuano a prendere nota sul caso in Epic.
  • Invitare altri partecipanti alla visita in video.
  • Entrare e uscire da una visita senza scollegarsi dalla sessione posizionando il paziente nella sala d'attesa.

I pazienti possono:

  • Avviare Zoom da MyChart sul loro personal computer o dispositivo mobile.
  • Ricevere messaggi personalizzati quando entrano nella visita in video prima dell'operatore del settore sanitario.
  • Prendere nuovamente parte alla visita in video anche dopo avere lasciato la stanza finché l'operatore del settore sanitario si trova ancora in sessione.

Per ulteriori informazioni, visita la nostra guida all'installazione e alla configurazione dell'integrazione Epic.

Cerner

L'integrazione di Zoom con Cerner, che attualmente accetta clienti beta, consente alle organizzazioni del settore sanitario di avviare Zoom dall'interno della cartella clinica elettronica Cerner. Con l'integrazione Zoom-Cerner, gli utenti Cerner possono sperimentare una visita virtuale con il proprio medico avviando rapidamente Zoom o tramite un link alla riunione ricevuto via e-mail da Zoom.

Prossimamente, gli operatori del settore sanitario potranno:

  • Ricevere una notifica all'interno del Cerner PowerChart® del paziente quando il paziente è entrato nella sala d'attesa dell'appuntamento.
  • Cliccare sul link alla riunione all'interno del PowerChart® del paziente per partecipare alla sessione programmata. Gli operatori del settore sanitario possono anche condividere i risultati dei test e completare la documentazione durante la riunione Zoom, tutto all'interno del PowerChart® del paziente.
  • Inviare un link di invito ad altri partecipanti, come: familiari, interpreti e altri operatori del settore sanitario, in modo che possano partecipare alla sessione.
  • Entrare e uscire da una visita senza scollegarsi dalla sessione posizionando il paziente nella sala d'attesa, consentendo così la continuità delle cure tra più caregiver.

Prossimamente, i pazienti potranno:

  • Partecipare alla loro visita in video tramite un link univoco che riceveranno per e-mail.
  • Testare il dispositivo per assicurarsi che audio, video e microfono funzionino.

Inviare un messaggio di interesse sull'App Gallery di Cerner o parlare con il tuo responsabile dell'account Zoom per ulteriori informazioni sull'integrazione di Zoom con Cerner.

Dare un'occhiata a Zoom App Marketplace per accedere a oltre 1.500 app e integrazioni per semplificare la produttività, la collaborazione, il marketing e altro ancora.

Questa sezione ti aiuterà a configurare flussi di lavoro virtuali che consentono a operatori del settore sanitario, assistenti medici e staff amministrativo di fornire servizi di telemedicina con Zoom. Con Zoom puoi completare tutti i flussi di lavoro di seguito:

  • Teletriage
  • Sessioni di terapia di gruppo
  • Check in dei pazienti
  • Creazione di una clinica virtuale
  • Visite virtuali individuali ai pazienti
  • Flussi di lavoro ospedalieri/ambulatoriali
  • Flussi di lavoro di pazienti/medici che risiedono in ambienti rurali

Impostazione dei flussi di lavoro di telemedicina

  • Partecipa a una formazione dal vivo sulle riunioni su Zoom.
  • Assegna il privilegio di pianificazione a tutti gli account dell'operatore del settore sanitario e dell'assistente medico del tuo staff di amministrazione (questa azione può essere intrapresa dall'amministratore cliccando sul nome della persona in "gestione degli utenti").
  • Stabilisci come inviare gli inviti alle sessioni Zoom ai pazienti.
  • Se desideri integrare Zoom con le tue cartelle cliniche elettroniche, controlla le integrazioni disponibili con il fornitore che hai scelto per questo servizio o su Zoom App Marketplace.
  • Una volta collegati alla riunione, gli operatori del settore sanitario e gli assistenti medici possono ammettere i pazienti dalla sala d'attesa.
  • Se vorresti un'area da cui assegnare più pazienti a una stanza virtuale separata, consulta il nostro articolo sulla gestione delle sessioni secondarie.

Ruoli dell'account Zoom per la telemedicina
Amministratore

La persona che amministrerà il tuo account Zoom e avrà la responsabilità di gestire le licenze degli utenti, regolare le impostazioni dell'intero account, eseguire report, ecc.

Pianificatore

Questa persona può pianificare le sessioni Zoom per conto di altri (assistenti medici e operatori del settore sanitario). Un pianificatore svolgerà automaticamente il ruolo di organizzatore alternativo per le sessioni che ha pianificato.

Organizzatore

L'organizzatore della riunione può controllare diversi aspetti di una riunione Zoom, come la gestione dei partecipanti. In un appuntamento di telemedicina, l'organizzatore della sessione dovrebbe essere l'operatore del settore sanitario del paziente.

Organizzatore alternativo

Come l'organizzatore della riunione, l'organizzatore alternativo avrà la possibilità di gestire i partecipanti della riunione. Anche l'organizzatore alternativo può avviare la riunione se l'organizzatore non è ancora entrato nella sessione. Se un membro dello staff o un assistente medico pianifica una riunione per conto di un operatore del settore sanitario, al pianificatore verrà assegnato il ruolo di organizzatore alternativo.

Scopri di più sui ruoli di una riunione.

Ogni utente (pianificatore, assistente medico, infermiere e medico) deve disporre di una licenza Zoom a pagamento.

Funzionalità di Zoom per la telemedicina
Sala d'attesa

La funzionalità sala d'attesa consente all'organizzatore di controllare quando un partecipante entra nella riunione. In questo modo un operatore del settore sanitario sanitario può assicurarsi che il paziente corretto sia nella sala d'attesa prima di ammetterlo alla sessione di riunione. L'organizzatore può ammettere i partecipanti uno a uno o tutti insieme.

Riunioni simultanee

Con licenze selezionate, un operatore del settore sanitario o membro dello staff può organizzare riunioni simultanee. Per esempio, un assistente medico può avviare una sessione Zoom con un paziente, quindi collocare quel paziente nella sala d'attesa mentre aspetta che l'operatore del settore sanitario partecipi alla riunione. L'assistente medico può quindi avviare una nuova sessione con un secondo paziente, mentre la prima sessione rimane aperta.

Sessioni secondarie

Sessioni secondarie è una funzionalità che ti consente di creare sessioni secondarie all'interno di una riunione. Nelle sessioni di educazione del paziente o di terapia di gruppo, gli operatori del settore sanitario possono suddividere il gruppo più grande in diverse sessioni secondarie più piccole o invitare un paziente a partecipare a una sessione secondaria per una sessione individuale mentre il gruppo principale prosegue con la riunione.

Interpretariato linguistico

Ti serve includere degli interpreti nelle tue riunioni o nei tuoi webinar? Contatta l'assistenza Zoom per abilitare questa funzionalità. Gli interpreti forniranno i propri canali audio per la lingua in cui stanno tradurranno.

Privilegio di pianificazione

Puoi assegnare o delegare uno o più utenti nel tuo account alla pianificazione delle riunioni per conto di altre persone. Ciò consente allo staff clinico di pianificare appuntamenti per gli operatori del settore sanitario.

Hai bisogno di idee su come gestire in modo efficace il tuo account Zoom di telemedicina? Vedi alcuni esempi di flussi di lavoro di telemedicina nel nostro caso di studio con Butler Health System.

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Configurazione delle visite di telemedicina

Gestione delle visite di telemedicina

Poiché il settore sanitario continua a fare affidamento sull'assistenza virtuale, è importante abilitare riunioni sicure e connessioni forti con i pazienti, anche in un ambiente virtuale. Esegui questo elenco di controllo dell'operatore del settore sanitario (o se sei un amministratore sanitario, trasmetti questa risorsa ai medici) per proteggere le tue riunioni e offrire ai tuoi pazienti la migliore esperienza di assistenza virtuale possibile.

Scarica l'elenco di controllo per gli operatori del settore sanitario

Utilizzando Zoom per la telemedicina puoi aiutare i tuoi pazienti a sentirsi più a loro agio e sicuri. Ecco un elenco di controllo da fornire ai tuoi pazienti per aiutarli a prepararsi per la loro visita virtuale.

Scarica l'elenco di controllo per i pazienti

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