Guida completa alla pianificazione e all'organizzazione di eventi virtuali

Capacità

Zoom Events

Combinazione di Zoom Meetings e Zoom Webinar con un biglietto per i partecipanti e una lobby per il networking.

Interazione con il pubblico

Pubblico interno o esterno

Inizia a promuovere il tuo evento online con almeno due o tre settimane di anticipo per aumentare il numero di iscritti. Non dimenticare di creare link di tracciamento per l'iscrizione al webinar, così potrai valutare quale azione di marketing è più efficace.

Marketing con le e-mail

Invia e-mail e promemoria come attività di marketing. Effettua dei test A/B sull'oggetto delle e-mail e valuta la possibilità di inviare due o tre promemoria prima dell'evento. Per stimolare la curiosità di chi si è iscritto o di chi vuole farlo, puoi anche utilizzare dei contenuti video nelle e-mail.

Articoli sul blog

Il marketing dei contenuti ti permette di raccontare la storia dell'evento, fornire le informazioni necessarie e offrire maggiori approfondimenti rispetto a una semplice e-mail. Scegli le keyword adatte per aumentare il traffico organico.

Comunicati stampa

Un comunicato stampa e il coinvolgimento dei media per sottolineare i relatori di spicco e i dettagli più importanti possono mettere in grande risalto il tuo evento. Prepara una lista di media con pubblicazioni nel settore e cerca quelli che si interessano a eventi come il tuo per raggiungere meglio il tuo pubblico ideale. Ricorda anche di invitare i giornalisti interessati all'evento.

Social media

Aiuta i tuoi follower a interagire creando hashtag, grafiche e campagne per social media. Oltre alla reach organica, non dimenticare gli annunci online e le info sulle inserzioni.

Marketing per partner e oratori

Crea risorse visive ed esempi di post per social media che i partner e gli oratori possano utilizzare facilmente. Ad esempio, prepara un modello grafico in cui aggiungere il proprio nome e le informazioni sulla sessione.

1. Organizza una prova generale

Pianificala circa una settimana prima dell'evento con il tuo team di produzione, gli organizzatori, gli oratori e tutti coloro che avranno un ruolo attivo, così da risolvere gli eventuali problemi in anticipo.

Elenco di cose da fare durante prova: tutto ciò che non puoi dimenticare

2. Prepara al meglio gli oratori

Fornisci agli oratori e ai relatori tutti i consigli tecnologici necessari, così che siano preparati e possano dare il meglio.

3. Partecipa alla sessione di prova

Una sessione di prova del Webinar permette all'organizzatore di avviare il webinar e far partecipare solo i relatori e i co-organizzatori. Chiedi agli oratori di accedere da 10 a 20 minuti prima dell'evento, così da partecipare alla sessione di prova, testare audio e video e risolvere eventuali problemi dell'ultimo minuto prima dell'evento dal vivo.

1. Inizia con anticipo

Avvia il Webinar con qualche minuto di anticipo per dare a tutti i partecipanti il tempo necessario ad accedere. Puoi anche mettere una musica di sottofondo nell'attesa, ma assicurati che sia royalty-free.

2. Controlla le impostazioni

Mentre i partecipanti iniziano ad accedere, puoi approfittarne per ricontrollare le impostazioni della riunione o del Webinar. Controlla che la registrazione e lo streaming dal vivo siano sulle piattaforme giuste e inizia a trasmettere dal vivo, se non l'hai abilitato in automatico. Assicurati che la funzionalità per domande e risposte sia stata impostata correttamente e che i relatori e i co-organizzatori abbiano le autorizzazioni appropriate.

3. Discorso di apertura

Apri l'evento con un piccolo discorso di benvenuto: spiega ai partecipanti se il webinar verrà registrato, come inviare le domande e quali argomenti verranno affrontati. Non dimenticare di ringraziare gli oratori e gli sponsor!

4. Risoluzione dei problemi durante l'evento

Tieni aperte le pagine di assistenza di Zoom Events, Zoom Webinars o Zoom Meetings per risolvere eventuali problemi più velocemente. Se i relatori dovessero riscontrare dei problemi, puoi chattare con loro su Zoom Client o nella chat privata all'interno della sessione.

Sondaggio post-evento

Raccogli i feedback dei partecipanti per sapere cosa ha funzionato e cosa si potrebbe migliorare. Utilizza il sondaggio per raccogliere il Net Promoter Score dai partecipanti, per tutto l'evento e per le singole sessioni.

Contenuto registrato

Modifica le registrazioni e le trascrizioni e mettile a disposizione sul tuo sito Web o sulla pagina dell'evento. Puoi anche controllare gli accessi per raccogliere i dati degli utenti che le visualizzano.

Follow-up con i partecipanti

Invia un'e-mail ai partecipanti includendo un link da cui rivedere la registrazione dell'evento e altre risorse aggiuntive.

Reportistica dell'evento

Se usi Zoom Events, rivedi la dashboard di riepilogo degli eventi, genera dei report sulla riunione per ottenere dati sulle iscrizioni e i sondaggi, o report sul Webinars per ottenere informazioni sulle prestazioni di iscrizioni, partecipanti, domande e risposte, sondaggi ed evento.

Acquisizione di lead

Approfitta dei risultati dei report per valutare i lead e utilizzare le integrazioni chiave menzionate sopra per creare un funnel di vendita.

Valutazione

Per assicurarti che il prossimo evento sia ancora meglio del precedente, valuta cosa ha funzionato e cosa invece si potrebbe migliorare. Usa la reportistica sui dati e i feedback dei partecipanti, degli oratori, dei relatori e monitora il livello di coinvolgimento con i contenuti e con le altre funzionalità dell'evento.