Gli eventi online e ibridi ti offrono flessibilità, per raggiungere più persone in modi coinvolgenti. Utilizza la nostra guida dettagliata per pianificare e realizzare un evento virtuale di successo di qualunque dimesione.
Gli eventi online e ibridi ti offrono flessibilità, per raggiungere più persone in modi coinvolgenti. Utilizza la nostra guida dettagliata per pianificare e realizzare un evento virtuale di successo di qualunque dimesione.
Sono diversi i motivi per organizzare i tuoi eventi virtuali: ad esempio, sei interessato dai viaggi o semplicemente desideri rivolgerti a un pubblico più vasto, risparmiando tempo e denaro.
Quando i tuoi relatori e i tuoi partecipanti possono connettersi ovunque si trovino, nascono delle incredibili opportunità per fare rete, condividere le proprie idee, insegnare, imparare e connettersi a livello più personale.
Se stai organizzando eventi di persona, puoi comunque aggiungere una componente virtuale e raggiungere un pubblico più vasto. L'esperienza di un evento ibrido premette di unire il pubblico in presenza e quello online.
degli operatori di marketing prevede di passare dagli eventi di persona agli eventi virtuali.1
Migliorano il coinvolgimento
degli operatori di marketing ritiene che il video generi un ottimo ritorno sull'investimento 2
Fare le domande giuste ti permetterà di creare una base solida per pianificare e per prendere delle decisioni, tra cui scegliere il relatore giusto o capire come e dove promuovere l'evento. Ecco una lista di domanda da cui partire.
Conoscere il tuo pubblico ideale ti aiuterà a modellare l'evento e l'esperienza che offrirai, dall'ordine del giorno fino alla pianificazione dei contenuti.
Pensa a quale valore aggiunto puoi dare al tuo pubblico in termini di contenuti, possibilità di networking e altre opportunità.
Sia che tu voglia coinvolgere i clienti attuali o trovare potenziali contatti, devi identificare gli obiettivi e definire una strategia precisa per raggiungerli.
Immersiva, interattiva, collaborativa... Pensa a come vuoi che il tuo pubblico interagisca con contenuti, relatori e altri partecipanti. Desideri organizzare un'esperienza webinar unidirezionale o renderla più interattiva, ad esempio in stile riunione? Oppure stai pianificando una conferenza con più sessioni e tracce tra cui il tuo pubblico può scegliere?
Se stai pianificando per la prima volta un evento virtuale, ti consigliamo di preventivare dalle quattro alle sei settimane di lavoro. Se si tratta di un grande evento su più giornate con sessioni contemporanee, stima almeno dodici settimane di lavoro.
Coinvolgi il tuo team informatico (oppure consulta un esperto del settore: Zoom Events mette a disposizione personale esperto per aiutare i clienti nella configurazione e nella pianificazione, nelle prove e nell'assistenza dal vivo) e invitalo a partecipare a ogni riunione. In questo modo, il team potrà evidenziare i limiti tecnologici, consigliare soluzioni, eseguire test e risolvere problemi.
Decidi il budget per l'acquisizione dei partecipanti e il marketing, lo sviluppo dei contenuti, il costo dei relatori, i regali per i partecipanti e l'attrezzatura audio e video.
I parametri variano in base agli obiettivi, alle dimensioni del pubblico e al settore dell'evento oltre, naturalmente, al tipo stesso di evento.
Alcuni fattori da considerare sono:
Ricorda di stabilire delle modalità di tracciamento delle metriche che ritieni più importanti.
La scelta della tecnologia giusta è fondamentale per il successo del tuo evento virtuale. Ci sono varie opzioni disponibili sul mercato, ognuna con il proprio set di caratteristiche e vantaggi. Questi generalmente si dividono in due categorie:
Quando scegli una piattaforma, prendi in considerazione fattori quali:
Ricorda, lo strumento migliore è quello che non solo soddisfa le tue esigenze di organizzatore, ma fornisce anche un'esperienza agevole per i tuoi partecipanti. Idealmente, vuoi una piattaforma che sia già familiare al tuo pubblico, riducendo al minimo la curva di apprendimento e i potenziali problemi tecnici.
Zoom offre una gamma di prodotti in grado di gestire vari tipi di eventi virtuali, dai semplici webinar alle complesse conferenze ibride. Essendo una piattaforma già affidabile e utilizzata da milioni di persone, fornisce un'interfaccia familiare per molti partecipanti.
Il nostro portafoglio comprende:
Opzioni di prezzo flessibili
Comprendiamo che organizzazioni diverse hanno esigenze di eventi diverse. Ecco perché offriamo piani tariffari flessibili:
Queste opzioni ti consentono di scegliere un piano che meglio si adatta alle tue esigenze di frequenza e budget dell'evento.
Ricorda, la chiave è selezionare uno strumento che si allinei con gli obiettivi del tuo evento e fornisca valore ai tuoi partecipanti. Che tu scelga Zoom o un'altra piattaforma, concentrati sulla creazione di un'esperienza coinvolgente e senza interruzioni per il tuo pubblico virtuale.
Una scelta importante è quella di decidere se utilizzare Zoom Meetings o Zoom Webinars per una sessione individuale. La soluzione giusta ti consentirà di progettare l'esperienza adatta per raggiungere i tuoi obiettivi e, infine, si tradurrà in un evento di successo. Gli utenti di Zoom Events possono scegliere con facilità quale soluzione utilizzare per una sessione individuale nel tuo evento.
Nel caso di una grande sessione l'opzione webinar è perfetta per presentazioni d'apertura, relatori ospiti e attività di intrattenimento (come una sorta di palco principale). L'opzione per riunioni è invece più adatta alle sessioni separate e a tavole rotonde più ridotte.
Nella scelta tra riunione e webinar, considera questi fattori chiave:
Combinazione di Zoom Meetings e Zoom Webinar con un biglietto per i partecipanti e una lobby per il networking.
Vuoi che i partecipanti interagiscano tra loro o preferisci che l'attenzione sia concentrata sui presentatori?
Se desideri che il pubblico appaia in video, intervenga o condivida lo schermo, allora Zoom Meetings è la scelta giusta.
Se invece desideri che l'evento sia in modalità di sola visualizzazione e che l'organizzatore controlli quali partecipanti far apparire e far parlae, la scelta giusta è la piattaforma per webinar.
Se conosci i partecipanti (ad esempio, se sono tuoi dipendenti o clienti), il rischio che siano fonte di disturbo è minore ed è più probabile che vogliano interagire nella modalità offerta da Zoom Meetings. Zoom Webinars è la scelta migliore per eventi in cui devi gestire gruppi più ampi con partecipanti sconosciuti: questa soluzione offre infatti un maggiore controllo su fattori chiave, come chi può intervenire e apparire in video.
Sessioni secondarie
Tavole rotonde con i partecipanti
Gruppi di discussione
Formazione interattiva e di piccolo gruppo
Sessioni di networking
Discorsi
d'apertura Presentazioni dal palco principale
Intrattenimento dal vivo
Dimostrazioni di prodotti per un vasto pubblico
Interventi di gruppo in modalità assemblea cittadina
Zoom Webinars è perfetto per presentazioni con un'unica sessione effettuate da una sola persona per un vasto pubblico. Se acquisti una licenza di Zoom Events, ricevi anche tutti i vantaggi di Zoom Webinars e molto altro ancora.
Puoi decidere se organizzare i webinar dal web portal oppure configurare l'evento in Zoom Events. Con Zoom Events, inoltre, avrai la possibilità di connettere Zoom Webinars a diverse sessioni di webinar e di combinarle con Zoom Meetings per esperienze virtuali più lunghe e interattive. Zoom Events include la gestione completa degli eventi grazie a funzionalità come hub evento, iscrizione e biglietti brandizzati e le migliori funzionalità per i report. Leggi qui le FAQ su Zoom Webinars.
Alcune situazioni in cui valutare se organizzare un unico Zoom Webinars dal Web Portal sono i corsi di formazione, le presentazioni e gli eventi a unica sessione effettuati da una sola persona per un vasto pubblico.
Usa Zoom Events per eventi più lunghi e coinvolgenti come inizi di vendite, eventi con i clienti, assemblee e inserimento dei dipendenti.
Integra Zoom con i tuoi strumenti tecnologici per un evento online più efficace.
Visita Zoom App Marketplace per scoprire le oltre 1 000 integrazioni disponibili!
Vuoi che l'evento sia a pagamento? Usa Zoom Events e connettiti con PayPal o Stripe per semplificare il processo di pagamento.
Cosa fa di un evento un grande evento? Dipende tutto dall'esperienza che offri al tuo pubblico.
Durante un evento online farai molto più che sedere davanti a un computer e guardare un video o un intervento dal vivo. Se stai organizzando un evento virtuale in che in precedenza si svolgeva in presenza, devi ricorrere a tutta la tua creatività inserendo alcuni elementi interattivi anche nella modalità online.
Dalla preparazione all'evento dal vivo, scopri come sviluppare interazioni e coinvolgimento nell'evento.
Progetta la pagina di destinazione dell'evento
La pagina di destinazione del tuo evento è il fulcro centrale delle tue attività di promozione. È il tuo flier digitale per feste, la prima impressione che i potenziali partecipanti avranno del tuo evento. In passato, la creazione di una pagina evento avvincente richiedeva un team di professionisti: uno scrittore per i contenuti, un designer per le immagini e uno sviluppatore web per raggruppare il tutto. Questo processo non era dispendioso solo in termini di tempo, ma anche di denaro.
Per fortuna, l'ascesa dei costruttori di siti Web senza codice ha reso più facile la creazione di splendide pagine di eventi per gli utenti non tecnici. Tuttavia, queste piattaforme spesso hanno le proprie curve di apprendimento e i propri costi.
In Zoom, abbiamo recentemente lanciato un generatore di pagine per eventi nella piattaforma Zoom Events che consente agli operatori di marketing di creare pagine di eventi professionali e brandizzate utilizzando una semplice funzionalità di trascinamento della selezione. Non sono richieste competenze di programmazione!
Funzionalità principali del generatore di pagine Zoom Events:
Sfruttando questi strumenti, puoi assicurarti che la messaggistica, i dettagli, l'invito all'azione, le immagini e il design della pagina dell'evento siano tutti in linea con il marchio e mostrino la personalità unica del tuo evento. Il risultato? Una pagina che non solo informa ma emoziona i potenziali partecipanti, aumentando le iscrizioni e ponendo le basi per un evento di successo.
Attiva le sessioni di domande e risposte
La funzionalità Domande e risposte consente ai partecipanti del webinar di inviare delle domande durante la sessione e di ottenere risposte dal vivo o per iscritto. Ecco alcuni consigli per usare la funzionalità Domande e risposte durante un webinar:
Ricevi feedback in tempo reale dal pubblico o valuta il livello di comprensione del contenuto che stai presentando e lancia sondaggi preimpostati durante la sessione.
Usa applicativi come Slido, Kahoot! o giochi come "la ruota della fortuna" per rendere l'evento più divertente e interattivo.
Fai conoscere i partecipanti tra loro dividendoli in piccoli gruppi durante l'evento. Puoi dividerli in sessioni secondarie in tempo reale, assegnarli a una sala prima dell'evento oppure permettere a ciascuno di scegliere a quale sala partecipare e di spostarsi liberamente da una all'altra.
Ecco tutto quello che devi sapere sulle sessioni secondarie di Zoom.
Per raccogliere le opinioni dei partecipanti, invia un sondaggio al termine dell'evento. Se usi Zoom Webinars, puoi impostare l'avvio automatico del sondaggio quando gli ospiti escono dalla sessione.
Iscriviti al webinar Presentazione di Zoom Events
Chiedi una dimostrazione con un esperto di Zoom.
Organizzare un evento online di successo è un lavoro di team. Dovrai preparare i tuoi relatori e coordinare il team dell'evento per assicurarti che tutto funzioni senza intoppi. Leggi attentamente le nostre liste di controllo degli eventi per assicurarti di non dimenticare nulla.
Invia ai relatori un kit con tutto il necessario: un microfono/delle cuffie, un cavo ethernet, una ring light e una webcam. Crea una cartella con le risorse digitali e un modello dello sfondo virtuale, le grafiche dell'evento e i testi per i post dei social media, così potranno promuovere la sessione tra i loro contatti.
Puoi anche creare l'evento più incredibile del mondo, ma se non ti ritagli del tempo per promuoverlo a dovere, il tuo pubblico non saprà nemmeno che esiste. Crea delle risorse che ti permettano di promuovere l'evento in modo efficace e porta i partecipanti sul tuo sito Web per saperne di più.
Inizia a promuovere il tuo evento online con almeno due o tre settimane di anticipo per aumentare il numero di iscritti. Non dimenticare di creare dei link di tracciamento per la registrazione al webinar, così potrai valutare quale azione di marketing è più efficace.
Utilizza il database che già possiedi per inviare e-mail di marketing mirate alle persone che potrebbero essere interessate al tuo evento. Se sei un cliente di Zoom Sessions o di Events, puoi inviare e-mail di marketing personalizzate direttamente dalla piattaforma degli eventi. Questa integrazione contribuisce a garantire la coerenza del brand lungo tutto il percorso dell'evento e unifica gli applicativi, consentendoti un risparmio di tempo e riducendo il rischio di problemi di comunicazione.
Il marketing dei contenuti ti permette di raccontare la storia del tuo evento, fornire le informazioni necessarie e approfondire di più rispetto a una semplice e-mail. Utilizza le parole chiave adatte per incrementare il traffico sul blog.
Un comunicato stampa e il coinvolgimento dei media per sottolineare i relatori di spicco e tutti i dettagli più importanti possono mettere in grande risalto il tuo evento. Prepara una lista di media con pubblicazioni nel settore e cerca quelli che si interessano a eventi come il tuo per raggiungere meglio il tuo pubblico ideale. Ricorda anche di invitare i giornalisti interessati all'evento.
Aiuta i tuoi follower a interagire creando hashtag, grafiche e campagne per social media. Oltre alla reach organica, non dimenticare gli annunci online e le info sulle inserzioni.
Crea delle risorse visive e degli esempi di post per i social media che i partner e i relatori possano utilizzare facilmente, ad esempio un modello di grafica in cui possono aggiungere il loro nome e le informazioni sulla sessione.
Se è pertinente, promuovi il tuo evento sui podcast del settore.
Condividi nelle comunità online o nei forum attinenti.
Coinvolgi gli influencer del settore per promuovere il tuo evento.
Valuta la possibilità di pubblicare annunci mirati per raggiungere un pubblico più ampio per gli eventi di alto profilo.
Suggerisci al team di diffondere l'evento con loro reti utilizzando modelli facili da condividere per stimolare la partecipazione
La parte organizzativa è ormai terminata. Adesso è il momento di andare al sodo: inizia l'evento! Dalla prova generale (assolutamente necessaria!) al grande giorno, è fondamentale mantenere la coerenza del marchio che hai stabilito nei tuoi sforzi promozionali. Ecco cosa devi tenere a mente.
Pianificala circa una settimana prima dell'evento con il tuo team di produzione, con gli organizzatori, con i relatori e con tutti quelli che avranno un ruolo attivo, così da risolvere tutti gli eventuali problemi con anticipo.
Cose da fare alla prova: tutto quello che non puoi dimenticare
Fornisci a relatori e relatrici tutti i consigli tecnologici necessari, così arriveranno preparati e svolgeranno al meglio il loro lavoro.
Una sessione pratica del webinar consente all'organizzatore di avviare il webinar e di far partecipare solo i relatori e i co-organizzatori. Chiedi ai relatori di accedere all'evento con 10-20 minuti di anticipo, così da partecipare alla sessione pratica, chiedigli inoltre di provare audio e video e risolvere eventuali problemi dell'ultimo minuto prima dell'evento dal vivo.
Solo gli organizzatori e i co-organizzatori possono fare clic sul tasto Avvia Webinar durante la sessione di pratica. L'azione non può essere annullata, quindi ricorda di premere il tasto solo quanto tutti saranno pronti.
Prova a lanciare il webinar con qualche minuto di anticipo per dare a tutti i partecipanti il tempo necessario per accedere prima che l'evento inizi. Puoi anche mettere una musica di sottofondo nell'attesa, ma assicurati che sia royalty-free.
Mentre i partecipanti iniziano ad accedere, approfittane e ricontrolla che le impostazioni della riunione o del webinar siano corrette. Controlla che la registrazione e la trasmissione in streaming dal vivo siano sulle piattaforme corrette e inizia a trasmettere in streaming dal vivo, se non hai abilitato la trasmissione in automatico. Assicurati che la funzionalità per domande e risposte sia stata impostata correttamente e che i relatori e i co-organizzatori abbiano le autorizzazioni corrette.
Apri l'evento con un piccolo discorso di benvenuto: spiega ai partecipanti se il webinar verrà registrato, come inviare le domande e quali argomenti verranno affrontati. E non dimenticare di ringraziare i relatori e gli sponsor!
Tieni aperte le pagine di assistenza di Zoom Events, Zoom Webinars o Zoom Meetings per risolvere eventuali problemi all'istante. Se i relatori riscontrano dei problemi, puoi chattare con loro sul client Zoom o usare la funzionalità di chat privata interna alla sessione.
Zoom Events offre diverse funzionalità per migliorare la tua esperienza di evento dal vivo:
È fatta! Ma anche se l'evento è finito, non significa che non c'è altro da fare. Fai un piccolo sforzo in più per raccogliere i feedback, gestire le registrazioni e ricontattare i lead per trarre il massimo dall'evento appena concluso e a cui hai lavorato così tanto.
Raccogli i feedback dei partecipanti per sapere cosa ha funzionato e cosa si potrebbe migliorare. Utilizza il sondaggio per raccogliere il Net Promoter Score dai partecipanti, per tutto l'evento e per le singole sessioni.
Modifica le registrazioni e le trascrizioni e mettile a disposizione sul tuo sito Web o sulla pagina dell'evento. Puoi anche controllare gli accessi per raccogliere i dati degli utenti che le visualizzano. Con Zoom Events, puoi creare un hub di contenuti online in cui i contenuti del tuo evento on-demand possono vivere ed essere utilizzati per promuovere eventi futuri in un'unica posizione facilmente accessibile.
Modifica le registrazioni e le trascrizioni e mettile a disposizione sul tuo sito Web o sulla pagina dell'evento. Puoi anche controllare gli accessi per raccogliere i dati degli utenti che le visualizzano.
Invia un'e-mail ai partecipanti includendo un link da cui rivedere la registrazione dell'evento e altre risorse aggiuntive.
Se usi Zoom Events, controlla la dashboard di riepilogo degli eventi, genera i report della riunione per ottenere dati sulle iscrizioni e risultati dei sondaggi, o report sul webinar per ottenere informazioni sulle prestazioni di iscrizioni, partecipanti, domande e risposte, sondaggi ed evento.
Approfitta dei risultati dei report per valutare i lead e utilizzare le integrazioni chiave menzionate sopra per creare un funnel di vendita.
Per assicurarti che il tuo prossimo evento sia ancora meglio dell'ultimo, valuta cosa ha funzionato e cosa no. Utilizza i dati e i feedback dei partecipanti, ma anche quelli dei relatori, ottenuti dai report e traccia il livello di coinvolgimento con le funzioni disponibili per quanto riguarda i contenuti e non solo.
Non è semplice realizzare un'esperienza di evento brandizzata che stupisca il tuo pubblico dall'inizio alla fine. Per realizzare la tua visione sono necessari un'attenta pianificazione, una messaggistica coerente e gli applicativi giusti. Zoom Events offre una soluzione completa che semplifica questo processo e ti consente di:
Sfruttando queste funzionalità, puoi creare eventi virtuali che, oltre a soddisfare le aspettative, le superano, favorendo connessioni importanti e migliorando i risultati aziendali nell'era digitale.
Non dimenticare che la chiave per un evento virtuale di successo sta nei dettagli. Dal primo clic sulla pagina dell'evento all'e-mail di follow-up finale, ogni punto di contatto rappresenta un'opportunità per rafforzare il tuo brand e offrire valore al tuo pubblico. Con Zoom Events, hai gli applicativi per rendere indimenticabile e di grande impatto ogni fase di questo percorso.
Vuoi scoprire di più? Dai un'occhiata all'hub di apprendimento di Zoom Events.