Guida alla comunicazione semplificata dell'Assistente di direzione

Un assistente di direzione è sempre stato fondamentale per far funzionare un'organizzazione. Tuttavia, man mano che le modalità operative dell'azienda si evolvono, si evolvono anche e le responsabilità dell'assistente di direzione. Dai giorni dei foglietti adesivi e delle annotazioni sull'agenda, al predominio degli odierni strumenti di gestione basati su cloud, agli EA serve una gamma diversificata di competenze e di strumenti per adeguarsi alle mutevoli esigenze dei dirigenti esecutivi.

Il moderno EA deve supportare gli esigenti dirigenti odierni, ma garantire una comunicazione efficace tra una forza lavoro geograficamente dispersa, e questo comporta una serie di attività particolari. Le responsabilità di un di direzione includono:

• Rispondere alle chiamate telefoniche
• Pianificare riunioni e appuntamenti
• Gestire attività contabili, come la gestione di registrazioni, documenti e rendiconti aziendali
• Utilizzare programmi di elaborazione testi, fogli di calcolo e software di presentazione, oltre alle soluzioni di collaborazione e gestione basate su cloud
• Preparare le riunioni e prendere appunti
• Dare il benvenuto e accogliere i visitatori
• Pianificare e organizzare viaggi

Gli assistenti di direzione devono andare oltre la comprensione della tecnologia di cui si servono, ma devono utilizzare queste soluzioni per ottimizzare il modo in cui funziona la loro organizzazione. Per gli assistenti di direzione che utilizzano la piattaforma Zoom, questa guida offre trucchi e suggerimenti che consentono di utilizzare Zoom Meetings, Zoom Phone e Zoom Team Chat per migliorare i modi in cui comunicano e collaborano.

A causa delle dense e complesse pianificazioni dei dirigenti, gli assistenti di direzione hanno il compito di gestire il loro
tempo in modo ragionato e strategico. Questo richiede una tecnologia agile in grado di snellire il processo di pianificazione
e sfruttare al massimo le riunioni.

Segui questi otto suggerimenti di Zoom Meetings per migliorare il tuo approccio alla gestione e alla pianificazione e gestire meglio le riunioni:

Utilizza il tuo ID personale per le riunioni (Personal Meeting ID, PMI)

Il tuo PMI è un ID riunione assegnato e permanente che non cambia ed è solo tuo. Al tuo PMI è associato anche un link personale. Quando vuoi effettuare una chiamata interna rapida puoi inviare quel link.

Lavorare all'interno del client Zoom

Con Zoom desktop client, un'applicazione per il tuo desktop, puoi visualizzare una rapida istantanea delle tue riunioni della giornata o della settimana, tutte le riunioni Zoom Meetings e Zoom Webinars del tuo calendario integrato appariranno nella scheda delle riunioni. Con la vista delle riunioni del client desktop di Zoom puoi individuare facilmente la chiamata successiva e parteciparvi rapidamente facendo clic su un pulsante.

Ottenere i privilegi di pianificazione

Anziché pianificare le riunioni sul tuo account Zoom personale e concedere al dirigente i privilegi di co-organizzatore, puoi eseguire direttamente la programmazione dal tuo account Zoom. Basta chiedere al tuo superiore di accedere alle impostazioni di Zoom Meeting, selezionare "Altro" e individuare la sezione "Pianificazione". Da lì ti può concedere l'accesso per eseguire la pianificazione a suo nome, in modo che possa comunque essere titolare dell'invito alla riunione senza dover compiere nessuna delle pesanti operazioni di backend.

Utilizzare i plugin per Outlook e GSuite

Se desideri creare un invito da calendario tramite Outlook o Google Calendar, puoi aggiungere rapidamente un collegamento Zoom Meeting al corpo dell'invito tramite il plug-in di Outlook o l'add-on di GSuite. 

Implementare le prassi ottimali per la sicurezza

Vai alla sezione dedicata alla sicurezza delle impostazioni di Zoom per attivare le funzioni chiave per la sicurezza, studiate per proteggere le tue comunicazioni. Assicurati di attivare la sala d'attesa, una funzione che puoi personalizzare per creare un unico messaggio di saluto per gli ospiti, oltre ad azionare la funzione "Richiedi un codice di accesso quando pianifichi nuove riunioni". Ciò può aggiungere un ulteriore livello di sicurezza alle tue riunioni, contribuendo a creare un ambiente a cui solo i partecipanti previsti possono partecipare.

Personalizzare le notifiche e-mail

Nelle impostazioni riunioni, passa alla sezione "Notifica E-mail" doce puoi attivare e disattivare alcune opzioni di notifica che ti consentono di creare una traccia cartacea delle azioni eseguite durante la riunione. Puoi scegliere di notificare all'organizzatore quando è disponibile una registrazione nel cloud, quando i partecipanti possono unirsi a una riunione prima dell'organizzatore, se viene impostato o rimosso un organizzatore alternativo per una riunione e altro ancora.

Sfruttare le opzioni di registrazione locali e nel cloud

Qualora tu voglia registrare la riunione per una consultazione successiva o per trasmetterla ai partecipanti, utilizza l'opzione registrazione nel cloud, una funzione per gli abbonati a pagamento, in modo che l'organizzatore possa facilmente inviare la registrazione dopo la riunione. L'opzione di registrazione locale deve essere usato solo se l'organizzatore vuole mantenere il file esclusivamente sul proprio dispositivo. Neppure i co-organizzatori riceveranno la registrazione, quindi devi tenerlo senz'altro presente quando pianifichi la riunione partendo da un determinato account Zoom.

Personalizza le riunioni per la collaborazione e il coinvolgimento

Puoi personalizzare in impostazioni della riunione come organizzatore e co-organizzatore per creare il tipo di sessione di collaborazione adatto a te. Puoi selezionare chi può condividere i propri schermi, prendere appunti e altro, per assicurarti che le persone giuste sono in grado di condividere le informazioni giuste durante la chiamata.

Zoom Team Chat viene fornito con la tua licenza Zoom ed è un modo efficace per comunicare rapidamente con le persone all'interno o all'esterno della tua organizzazione. Gli assistenti di direzione possono sfruttare Zoom Team Chat in modo strategico in Zoom desktop client o nell'app mobile di Zoom per tenere traccia dei contatti chiave, prendere diligentemente appunti e rimanere flessibili a prescindere dal luogo in cui si trovano.

Ecco alcuni suggerimenti importanti per utilizzare Zoom Team Chat in modo da avere sempre sotto controllo il lavoro di ogni giorno:

Creare contatti e canali di chat del team privilegiati

Per mantenere produttivo in flusso di lavoro, utilizza la sezione Chat di Zoom desktop client per "contrassegnare" determinati utenti o canali di gruppi di chat a cui desideri accedere rapidamente, ad esempio i colleghi o i collaboratori diretti del tuo dirigente. Questa azione li sposterà nella parte superiore della chat in corrispondenza della dicitura "con stella". Qualsiasi contatto "con stella" o canale chat verrà visualizzato in ordine alfabetico sul lato sinistro. Se qualcuno invia un messaggio importante che desideri salvare, puoi anche "contrassegnare" un singolo commento e cercarlo sotto "Messaggi contrassegnati".

Prendere appunti nella tua area personale (il tuo nome)

Zoom Team Chat offre un'Area personale, elencata con il tuo nome nella sezione “Contrassegnati” del pannello dei contatti e funziona come tua chat esclusiva. Puoi utilizzare quest'area per prendere appunti, creare una lista di attività da svolgere, o soltanto di ricordare qualcosa per un momento successivo. Puoi tornarci in seguito e cancellare o modificare gli appunti, "contrassegnare" un messaggio o catturare schermate.

Gestire i contatti esterni

Se l'amministratore lo consente, puoi anche aggiungere persone provenienti dall'esterno della tua organizzazione ai tuoi contatti di Zoom Team Chat. Basta fare clic sull'icona con il "più" in alto a sinistra nella pagina dei contatti, fare clic su "Invita un contatto Zoom", immettere l'e-mail e riceveranno una notifica per confermare l'accettazione. Puoi collaborare senza interruzioni con altre organizzazioni, conversare facilmente in chat con altri utenti per coordinarti e scambiare informazioni.

Con il sistema telefonico cloud di Zoom potrai evitare le limitazioni del tradizionale telefono da scrivania ed effettuare chiamate dal dispositivo mobile, dal computer fisso o dal computer portatile, oppure da un iPad o da un tablet. Zoom Phone la soluzione integrata a livello nativo per la piattaforma Zoom, consente agli assistenti esecutivi di trasformare le chiamate telefoniche in una riunione e collaborare semplicemente, delegare le chiamate per passarle rapidamente a un dirigente, e altro ancora.

Seguono quattro importanti suggerimenti per utilizzare Zoom Phone per modernizzare le chiamate:

Gestire la delega di chiamata

Con Zoom Phone, il tuo telefono da scrivania prende vita su un dispositivo di tua scelta, riducendo qualsiasi precedente limitazione a un compito amministrativo remoto e creando una struttura di supporto senza soluzione di continuità. Con la funzione di delega della chiamata, nota anche come linea condivisa, puoi facilmente trasferire le chiamate del tuo dirigente o assegnare la chiamata ad altri membri del team per gestire le giornate più intense. Potrai anche assegnare più numeri di telefono a un singolo utente, fornire la copertura delle chiamate/delega ad altri, mettere in attesa una e recuperarla da un altro dispositivo, utente o altro. Indipendentemente dal fatto che tu sia in viaggio o fuori ufficio, disporrai di una struttura flessibile che garantisce che non vi siano chiamate senza risposta.

Acquisire messaggi con segreterie telefoniche e SMS

Come con un softphone, Zoom Phone ti consente di semplificare il modo in cui tieni traccia delle tue comunicazioni. Puoi trascrivere i messaggi della segreteria telefonica, incluso l'overflow IVR e le code di chiamate in segreteria, per trasformare facilmente i messaggi importanti della segreteria telefonica in una rapida e-mail al dirigente. In aggiunta alle comunicazioni vocali, Zoom Phone consente di creare messaggi di testo (SMS). Quando è preferibile che le comunicazioni agli altri avvengano con un messaggio di testo, Zoom Phone ti offre la copertura necessaria.

Impostare l'orario lavorativo

Non devi restare alla scrivania per inviare le comunicazioni necessarie: con Zoom Phone puoi configurare l'orario di lavoro e aggiornare l'inoltro delle chiamate; assicurandoti quindi che tutte quelle in arrivo vengano indirizzate correttamente. Con aggiornamento dell'inoltro delle chiamate, puoi personalizzare le impostazioni creando regole per le chiamate che non ricevono risposta, assicurarsi che le chiamate vengano inoltrate automaticamente, fare in modo che una chiamata venga segnalata in tutte le applicazioni Zoom e altro ancora.

Sfruttare il Power Pack di Zoom Phone per informazioni sulle gestione delle chiamate e maggiori approfondimenti

Come add-on per Zoom Phone, Zoom Phone Power Pack offre un'agile esperienza desktop con un pannello di segnalazione persistente che aiuta gli EA a gestire velocemente le chiamate e a trasferirle all'interno dei loro team. Viene fornito inoltre con un'analisi in tempo reale e storica della coda di chiamate che fornisce informazioni importanti per aiutare a ottimizzare le interazioni con clienti e dipendenti.

Gli assistenti di direzione non hanno il tempo per occuparsi delle diverse applicazioni di collaborazione, ma hanno bisogno di una soluzione che semplifichi le comunicazioni. Consolidare le tue comunicazioni con Zoom ottimizza i flussi di lavoro e semplifica la collaborazione, preparando gli assistenti di direzione a qualsiasi nuovo compito che potrebbe presentarsi. Utilizzando Zoom Meetings, Zoom Team Chat e Zoom Phone come strumenti unificati di comunicazione e gestione, gli EA migliorano il modo in cui lavorano e migliorano l'assistenza che offrono ai dirigenti.

Massimizzando il potenziale della piattaforma Zoom, gli EA possono favorire un aumento della produttività, una maggiore soddisfazione dei dirigenti e un lavoro più interessante. Possono spianare la strada perché tutti possono produrre di più, insieme.