World Fuel Services risparmia oltre il 50%, proponendo nuovi metodi lavorativi con la piattaforma Zoom

Dovendo lavorare per coniugare una struttura tecnologica complessa, interruzioni della rete ricorrenti e processi manuali e cartacei, il World Fuel Services (WFS) con sede a Miami, ha faticato a fornire rapidamente soluzioni agili alla sua base di clienti globali. 

L’azienda Fortune 500, con il compito di ottimizzare l’energia, la logistica e i servizi correlati per suoi clienti in tutto il mondo, doveva trovare una soluzione per innovarsi al ritmo di una start-up, oltre a preparare uno staff che fosse connesso e produttivo, generando l’adozione di soluzioni di collaborazione flessibili come Zoom Phone, Zoom Rooms, Zoom Meetings, e Zoom Webinars.

Abbiamo chiacchierato con Jeff Smith, COO di World Fuel Services, che ha condiviso le modalità con le quali l’organizzazione sfrutta strategicamente la piattaforma Zoom per supportare i suoi servizi unici.

Soluzioni diverse per una forza lavoro globale

Reduce da diverse fusioni, WFS si è trovata alle prese con un insieme di soluzioni diverse che il reparto IT faticava a supportare. Per complicare ulteriormente le cose, alla forza lavoro globale di WFS, 5.000 dipendenti in 200 sedi, serviva un’esperienza utente coerente per sostenere le comunicazioni a impatto elevato fra uffici. 

A WFS serviva inoltre una soluzione telefonica che potesse: 

• Fornire comunicazioni affidabili in aree con larghezza di banda ridotta
• Integrare facilmente le soluzioni hardware e software esistenti
• Ridurre i costi
• Ridurre al minimo le difficoltà di gestione per il reparto IT 

Il team WFS aveva in mente criteri specifici quando ha preso in esame i provider che potessero aiutare a soddisfare tali esigenze. “Il nostro principio di collaborazione con i partner è: lavorare con persone alla quali vorremmo assomigliare, e Zoom era al centro di questo ragionamento” ha affermato Smith. “Lavorando con grandi aziende, miglioreremo più velocemente”.

Con Zoom Phone, risparmio sui costi e nuove funzionalità

Quando WFS ha sostituito il tradizionale sistema PBX con Zoom Phone, tutti hanno adottato la soluzione davvero rapidamente.  

“Ora abbiamo 1.971 utenti totali di Zoom Phone e altri 750 in fase di provisioning nel 2021, oltre 2.400 numeri e 144.000 chiamate al mese in 30 paesi diversi. Questo ci ha permesso di disattivare 78 sistemi PBX preesistenti per ufficio ,” ha affermato Smith.

In qualità di primo cliente globale di Zoom Phone in Brasile, e come uno dei maggiori in termini di portata globale, WFS ha riscontrato scalabilità e risparmi con la soluzione telefonica basata su cloud. “L’uso di Zoom Phone ha dimezzato i costi dell’operatore. Ci ha consentito di semplificare il processo di provisioning passando da mesi a giorni, ha ridotto i costi operativi di gestione e assistenza e ci ha aiutato a evitare l’ampliamento del team tecnico di assistenza, continuando a ingrandirci”, ha affermato Smith. 

Con l’uso di Zoom Phone, WFS è diventato innovativo, aumentando in origine le possibilità con Amazon Connect e utilizzando la funzione di inoltro chiamate per creare un call center con funzionalità complete. Ora, l’organizzazione ha implementato le funzioni del pacchetto avanzato di Zoom Phone per trasformare questa funzionalità del call center, grazie a un’implementazione globale “senza problemi”, secondo Smith. Ha aggiunto: “La gestione del cambiamento è faticosa, ma le difficoltà sono state minime. L’implementazione [Power Pack]è stata intrinsecamente semplice.”

L’uso di Zoom Rooms e Meetings per proporre nuovi metodi lavorativi con la piattaforma Zoom

WFS, per accelerare il ritmo delle operazioni e standardizzare l’esperienza utente in tutte le sedi, ha inoltre implementato Zoom Meetings e Zoom Rooms. I dipendenti hanno intrapreso rapidamente la nuova strada della collaborazione, come ha affermato Smith, “L’uso di Zoom è diventato virale senza quasi nessuna formazione del personale; ora si tengono circa 47.000 Zoom Meetings in World Fuel Services ogni mese”.

L’esperienza utente ha anche portato WFS ad adottare rapidamente Zoom Rooms, da cinque licenze iniziali di Zoom Rooms si è arrivati rapidamente a oltre 125 grazie all’afflusso di richieste da parte dei clienti.

WFS, utilizzando Zoom Rooms per modernizzare l’esperienza della sala conferenze, è riuscita ad aumentare gli spazi di lavoro fra uffici e persino a creare un “genius bar” tecnologico tramite le sale virtuali. “Siamo stati anche tra i primi a implementare una divisione di Zoom Rooms convertendo un’unica grande sala in combinazioni di cinque con pareti divisorie utilizzando l’esperienza originaria Zoom”, ha aggiunto Smith.

Un futuro definito dalla flessibilità

WFS, come molte altre aziende, esplora ciò che è necessario per creare una forza lavoro agile e ibrida e al contempo, lascia che la flessibilità indichi la strada. “Inizialmente il nostro piano prevedeva il lavoro in presenza part-time per i dipendenti, ma il loro rendimento da remoto è altrettanto alto e le nostre metriche di velocità e produttività sono effettivamente aumentate, quindi lasciamo che i team decidano quando è necessario riunirsi.” E Zoom alimenta questa flessibilità, con video e voce al centro della strategia collaborativa di WFS. “La nostra visione era creare un ambiente senza problemi, sia che qualcuno si trovasse al bar, a casa o in ufficio”, ha aggiunto.

WFS, lasciando che l’esperienza dei dipendenti permei il suo processo decisionale, offre un’agile erogazione dei servizi pur mantenendo le operazioni dinamiche aperte a eventuali cambiamenti ancora in arrivo. Il risultato finale? Lavoratori efficienti e clienti soddisfatti.