Guida completa per eventi ibridi e virtuali del campus

Eccoti una rapida panoramica di Zoom Events, prima di approfondire i diversi tipi di eventi che potresti voler organizzare. Pensa a Zoom Events come alla tua soluzione all-in-one per organizzare, gestire e creare report sui tuoi eventi virtuali.

Zoom Events si basa su soluzioni come Zoom Meetings e Zoom Webinars, se le conosci, per aggregare persone aggiungendo Hub per eventi dedicati, opzioni di registrazione e biglietteria e networking dei partecipanti, che puoi gestire interamente dalla sua piattaforma.

Servizi per eventi di alta qualità

Se stai cercando di rendere il tuo evento ancora più speciale (ad esempio, anniversari del centenario, cerimonie o gala di raccolta fondi), Zoom ha un team dedicato ai servizi professionali per eventi che ti potrà essere d’aiuto nella pianificazione, assistenza e produzione di un evento virtuale o ibrido di alta qualità.

L’assistenza di Servizi Zoom Event include consulenza sulle procedure consigliate per la scaletta dell’evento, configurazione e assistenza della produzione, oltre a gestione e moderazione degli eventi dal vivo. Il team Servizi Zoom Event può fornire assistenza precedente all’evento e nel giorno dell’evento grazie a un numero di telefono che i partecipanti e gli organizzatori possono contattare.

Ottieni servizi per eventi

Un tipico campus universitario pullula di eventi nel corso di tutto l’anno. Dalla settimana di orientamento agli eventi per la carriera, dalle raccolte fondi degli ex studenti, alle cerimonie di laurea, ecco alcuni esempi di come puoi reimmaginare il tuo evento come un’esperienza virtuale.

Eventi a sessioni multiple/di più giorni

• Orientamento. Pianifica sessioni virtuali per consentire agli studenti di ascoltare i dirigenti universitari, i rettori e i referenti studenteschi che spiegano diversi aspetti della vita studentesca. Per gli incontri di presentazione crea un mix di sessioni social in agenda con funzionalità come le sessioni secondarie per le discussioni di piccolo gruppo e le Zoom Apps per introdurre giochi e attività per rompere il ghiaccio. Con la funzione Expo, gli studenti potranno esplorare e socializzare proprio come farebbero in presenza.
• Eventi e raccolte fondi degli ex studenti. Per gli anniversari importanti o per le rimpatriate, potresti voler pianificare un evento multisessione con varie attività di ex studenti, relatori ospiti e persino una raccolta fondi grazie la nostra Zoom App Pledge. Puoi anche coinvolgere gli ex studenti con incontri virtuali a sessione singola nel corso di tutto l’anno.

• Fiere del lavoro. Le fiere del lavoro virtuali ti consentono di far partecipare diverse aziende esterne alla tua area geografica, poiché le organizzazioni non devono preoccuparsi dei costi e della logistica del viaggio fino al campus fisico. Fai in modo che ogni azienda abbia il suo “stand” (sessione) virtuale e fai partecipare gli studenti alle sessioni delle aziende con le quali desiderano parlare. Le organizzazioni possono utilizzare le sessioni secondarie per avere conversazioni private o tenere brevi colloqui con potenziali candidati. Expo offre ancora più opportunità di interazione e networking, grazie a questa funzionalità le aziende possono allestire i propri stand e gli studenti possono partecipare alle sessioni informative.
• Festival cinematografici. Per diffondere il lavoro dei loro studenti a un pubblico più ampio, i dipartimenti cinematografici e quelli dei media possono ospitare festival cinematografici virtuali. Per semplificare la condivisione dei risultati delle fatiche gli studenti con le famiglie o con gli amici che non possono venire al campus, puoi impostare diverse sessioni virtuali per trasmettere ogni film.

Eventi con un’unica sessione

• Cerimonie. Per gli studenti e le loro famiglie, la laurea è un momento davvero importante Una cerimonia ibrida ti consente di convocare relatori virtuali per rispondere agli studenti, dare alle persone interessate l’opportunità di guardare l’evento dal vivo su Zoom e consentire la partecipazione agli studenti che non possono assistere in presenza.
• Eventi sportivi e raduni per guardare lo sport tutti insieme. Con Zoom puoi trasmettere in diretta streaming eventi sportivi ai raduni per guardarli tutti insieme in località secondarie, consentendo persino a studenti ed ex studenti di commentare dal vivo, ovunque si trovino.
• Eventi di dipartimento. Dalle tavole rotonde ai docenti ospiti di fama mondiale, puoi aiutare dipartimenti specifici a organizzare eventi dal vivo coinvolgenti per un vasto pubblico di studenti e membri della comunità.
• Eventi gestiti dagli studenti. Festeggiamenti di circoli culturali, opportunità di networking, eventi delle confraternite, sono molti gli eventi gestiti dagli studenti che possono essere resi virtuali in modo da includere potenziali studenti, ex studenti e altri membri della comunità educativa non presenti nel campus.

La pianificazione e l’implementazione di un evento nel campus sono attività di squadra! Per ottimizzare le comunicazioni, semplificare la preparazione e assicurarti di essere pronto per il giorno dell’evento, delega ruoli e responsabilità di ogni dettaglio. Anche se alcuni membri del team ricopriranno più ruoli, accertati che le seguenti figure siano rappresentate.

Team di produzione

I produttori gestiranno tutto ciò che riguarda la produzione. Svilupperanno una scaletta che delinea l’ora di inizio di ogni sessione, le transizioni tra gli oratori, le liste di ripresa, le pause tra le sessioni, la musica e altri dettagli.

Il giorno dell’evento, il team di produzione dirigerà l’evento, assicurandosi che tutto proceda secondo la pianificazione e che funzioni nei tempi previsti.

Team tecnico

Il team tecnico supervisiona gli aspetti tecnologici del tuo evento. I membri del team saranno incaricati di pianificare le sessioni virtuali e assicurarsi che siano abilitate le impostazioni corrette per funzionalità come domande e risposte, chat, streaming dal vivo e registrazione. Si assicureranno inoltre che hardware come telecamere, microfoni e illuminazione siano configurati e funzionino correttamente e collaboreranno con tutti i relatori fuori sede per assicurarsi che abbiano gli strumenti giusti per effettuare presentazioni di successo, ovunque si trovino.

Team di presentazione

Per la preparazione dell’evento il team di presentazione lavorerà a stretto contatto con gli oratori dell’evento (che siano parte della comunità del campus o siano presentatori esterni). Contribuiranno a raccogliere materiali di presentazione come presentazioni e a rivedere le biografie degli oratori prima di pubblicarle su Zoom Events. Verificheranno che gli oratori siano a proprio agio con la presentazione usando Zoom e siano pronti con l’attrezzatura e i suggerimenti giusti per audio e video impeccabili davanti alla videocamera.

Scarica la lista di controllo per la preparazione degli eventi

Team di marketing

Il team di marketing assumerà la gestione della promozione del tuo evento al pubblico adatto in modo da aumentare la partecipazione e raggiungere i tuoi obiettivi per l’evento. Creeranno risorse come la pagina web di un evento, volantini, post sui social media, articoli di blog e immagini per comunicare le ragioni della partecipazione, dare loro le informazioni necessarie per iscriversi e suscitare entusiasmo per il grande giorno.

Scarica la lista di controllo per la promozione degli eventi

Inizia a pianificare in anticipo e dedica il tempo necessario per creare una solida base per l’evento. Ecco cosa fare nelle settimane e nei giorni che precedono l’evento: dalla realizzazione di tutti i dettagli in Zoom Events alla realizzazione di un’esperienza unica e piacevole per gli ospiti.

Primi passi con Zoom Events

Crea il tuo Hub

Se non l’hai ancora fatto, ti consigliamo di creare un Hub, ovvero un luogo dove raccogliere eventi imminenti, attuali e passati.

Puoi avere un Hub per tutti gli eventi universitari, ma se prevedi di organizzare molti tipi di eventi diversi per un pubblico diverso nel corso dell’anno, puoi realizzare Hub differenti. Ad esempio, puoi realizzare un Hub per gli eventi di ex studenti, un altro per gli eventi guidati dall’amministrazione come orientamento o cerimonie e Hub che possono sfruttare i diversi dipartimenti per pubblicare i loro eventi.

Puoi personalizzare dettagli come:

• Visibilità: scegli se il tuo Hub è privato o accessibile al pubblico. Se l’Hub è privato, non potrai condividere pubblicamente il link di iscrizione. Sarà visibile solo alle persone invitate all’evento.
• Categoria
• Descrizione dell’Hub: aggiungi una o due brevi frasi sul tipo di evento che prevedi di ospitare con questo Hub
• Logo o testata dell’hub (immagine o video di copertina)
• Profili social

Per una guida dettagliata sulla creazione di un Hub, consulta la nostra pagina di assistenza.

Crea l’evento

Una volta configurato l’Hub, puoi creare e inserire i dettagli sul tuo evento imminente. Se disponi di diversi Hub, è puoi scegliere a quale Hub desideri associare l’evento.

Puoi aggiungere i seguenti dettagli sull’evento:

• Descrizione dell’evento
• Categoria
• Tipo di evento, sia che tu voglia utilizzare Zoom Webinars o Zoom Meetings (leggi il nostro post sul blog sulla differenza fra riunioni e webinar)
• Gratuito o a pagamento
• Data, ora e durata
• Immagini e video dell’evento
• Informazioni di contatto
• Raccolta fondi: puoi scegliere se trasformare l’evento in una raccolta fondi e, se lo desideri, aggiungere un obiettivo per la raccolta
• Visibilità: controlla se l’evento è privato o accessibile agli utenti tramite il link dell’evento
• Impostazioni di sicurezza: scegli tra diverse opzioni di sicurezza, abilitare la sala d’attesa o consentire ai partecipanti di eseguire determinate azioni come cambiare il nome visualizzato o condividere i loro schermi
• Impostazioni di registrazione: puoi impostare alcune opzioni diverse per la registrazione nel cloud, ad esempio avviando automaticamente la registrazione all’ora di inizio dell’evento e consentendo l’accesso ai partecipanti per visualizzare le registrazioni
• Biglietteria: personalizza le opzioni della biglietteria, inclusi il costo e il numero di biglietti che puoi vendere

Consulta la nostra pagina di assistenza per ricevere istruzioni dettagliate sulla creazione del tuo evento.

Configura il sondaggio post-evento

Raccogliere iLa raccolta dei feedback nel corso dell’evento o alla sua fine è un ottimo modo per coinvolgere i partecipanti e consentirgli la possibilità di riflettere sui contenuti della sessione mentre l’evento è ancora presente nell’esperienza. Con Zoom Events, hai la possibilità di aggiungere un sondaggio da proporre al termine di ogni sessione, delle sessioni selezionate o al termine dell’evento complessivo. Puoi anche aggiungere al sondaggio diversi formati delle domande.

Crea un’esperienza coinvolgente

Gli organizzatori di eventi virtuali e ibridi hanno l’alta aspettativa di realizzare un’esperienza coinvolgente e interattiva per i partecipanti remoti, dopo tutto, possono facilmente essere multitasking o cliccare per uscire dall’evento ogni volta che lo desiderano. Ecco alcune funzionalità che possono esserti d’aiuto per progettare esperienze di cui i partecipanti vorranno far parte.

Lobby dell’evento

Nella lobby degli eventi di Zoom, i partecipanti registrati possono connettersi e fare rete prima e durante l’evento. Nel caso di eventi come convegni educativi, sessioni di orientamento per gli studenti o riunioni di ex studenti, puoi impostare e promuovere argomenti a tutti i partecipanti con due settimane di anticipo sull’evento per avviare un dialogo e porre domande per incoraggiare i partecipanti a interagire.

Domande e risposte

La funzione “Domande e risposte” consente ai partecipanti del webinar di inviare delle domande e ottenere risposte dal vivo o per iscritto durante la sessione. Ecco alcuni consigli per usare la funzione “Domande e risposte” durante un webinar:

• Se ti aspetti un pubblico molto ampio, coordinati con i relatori o coinvolgi altri organizzatori per rispondere alle domande durante l’evento.
• Puoi anche incaricare alcuni membri del tuo team di gestire le domande e le risposte, permettendo così ai relatori di concentrarsi sui loro interventi. Se il tuo team di Domande e Risposte partecipa senza audio o video, puoi nasconderne il collegamento video tramite la funzione Nascondi i partecipanti senza video.
• Funzione Partecipanti.
• Prepara in anticipo alcune domande stimolanti, nel caso in cui quelle inviate dai partecipanti non siano abbastanza mirate.
• Considera da chi è composto il tuo pubblico e valuta la possibilità che qualcuno disturbi o si comporti in maniera inappropriata durante la sessione di domande e risposte. Nel caso il pubblico sia interno all’azienda, è possibile mostrare a tutti le domande e le risposte, mentre in un evento aperto e su larga scala servono delle regole più ferree in merito.
• Puoi adattare le impostazioni per attivare o disattivare le domande anonime o per decidere se i partecipanti possono visualizzare, commentare o votare le domande.
• Al termine, consulta l’elenco delle domande e risposte del webinar, e ricontatta i partecipanti a cui non hai potuto rispondere in diretta.

Sondaggi

Usa la funzione “Sondaggi” per ottenere feedback in tempo reale da parte dai partecipanti e controllare che i contenuti siano stati compresi. Puoi impostare un sondaggio con domande mirate prima dell’evento e lanciarlo durante la sessione.

Expo

Abilita la funzionalità Expo per l’evento e consenti ai partecipanti di fare rete tra loro e di entrare negli stand per avere maggiori informazioni su argomenti o sponsor in particolare. Expo è una funzionalità di Zoom Events che consente agli organizzatori di eventi di allestire una mostra virtuale per collegare i partecipanti ai rappresentanti dello stand (sponsor, espositori) in modo che conoscano i loro prodotti e servizi. Quando crei il tuo evento vedrai una scheda con l’etichetta “Expo”: in quella scheda puoi attivare o disattivare la funzione Expo.

Consulta la nostra pagina di assistenza per ottenere tutte le informazioni sull’allestimento di Expo per il tuo prossimo evento.

Zoom App

Usa le Zoom Apps come Kahoot!, Mentimeter, o Miro per essere più divertenti, interattivi e collaborativi durante l’evento.

Sessioni secondarie

Fai interagire i partecipanti dividendoli in piccoli gruppi durante l’evento. Puoi dividerli in sessioni secondarie in tempo reale, assegnarli a una sala prima dell’evento oppure permettere a ciascuno di scegliere a quale sala partecipare e di spostarsi liberamente da una all’altra.

Ecco tutto quello che devi sapere sulle sessioni secondarie di Zoom.

Scopri come creare, assegnare e gestire le sessioni secondarie.

Leggi il blog

Non dimenticare la prova generale!

Effettuare una prova generale consente al team e ai presentatori dell’evento l’opportunità di perfezionarsi e prepararsi per il grande giorno.

I team di produzione, tecnici e di presentazione devono collaborare per pianificare una prova con tutti i soggetti coinvolti nell’evento, sia dietro le quinte, sia davanti alla telecamera. Ripassa la scaletta dell’evento, collauda l’attrezzatura e le impostazioni, prova transizioni e tempistiche e assicurati che le presentazioni funzionino correttamente.

Scarica l’elenco di controllo per la prova generale

Inizia lo spettacolo! Il giorno dell’evento, avrai alle spalle la maggior parte del lavoro di preparazione. Il tuo obiettivo sarà quello di implementare gli impegni della pianificazione e offrire ai tuoi ospiti la migliore esperienza possibile.

Avvio dell’evento

Vai nel backstage (per webinar)

La funzione Backstage per Zoom Webinars offre a organizzatori, co-organizzatore e relatori un’area privata di “backstage” o di “green room” per organizzarsi e prepararsi prima della sessione o tra gli ingressi nella sessione webinar attiva. Dal backstage, puoi vedere e ascoltare la sessione webinar attiva (nota anche come “palco principale”) per guardare l’evento e ascoltare quegli spunti che ti faranno sapere quando partecipare al palco principale.

Chiama i relatori da 10 a 20 minuti prima dell’inizio dell’evento in modo che possano incontrarti nel backstage per provare video e audio, condivisione dello schermo e sfondi virtuali, il tutto senza interrompere il palco principale. Da lì, organizzatori e relatori possono entrare e uscire agevolmente dal palco principale tutte le volte che ne hanno necessità.

Inizia in anticipo

Avvia il webinar con qualche minuto di anticipo per concedere a tutti i partecipanti il tempo necessario all’accesso. Puoi anche mettere una musica di sottofondo nell’attesa, ma assicurati che sia royalty-free.

Controlla le impostazioni

Mentre i partecipanti iniziano ad accedere, puoi approfittarne per ricontrollare le impostazioni della riunione o del Webinar. Controlla se la registrazione è in atto (è indicato nell’angolo in alto a sinistra della finestra) e se stai trasmettendo in diretta streaming sulle piattaforme appropriate, e avvia la diretta nel caso non sia abilitata automaticamente. Assicurati che la funzionalità per domande e risposte sia stata impostata correttamente e che i relatori e i co-organizzatori abbiano le autorizzazioni appropriate.

Discorso di apertura

Apri l’evento con un piccolo discorso di benvenuto: spiega ai partecipanti se il webinar verrà registrato, come inviare le domande e quali argomenti verranno affrontati. Non dimenticare di ringraziare gli oratori e gli sponsor!

Coinvolgimento dei partecipanti con Zoom Events

Assicurati che i partecipanti conoscano queste funzionalità grazie alle quali possono creare un’ottima esperienza di evento e connettersi con gli altri ospiti.

Lobby dell’evento

La lobby dell’evento è uno spazio permanente in cui i partecipanti possono fare rete tra loro e con gli sponsor dell’evento prima, durante e dopo l’evento. Gli ospiti hanno la possibilità di scambiare facilmente informazioni di contatto, chattare e avviare riunioni con altri partecipanti nella lobby dell’evento. Dalla lobby, i partecipanti possono anche visualizzare le sessioni dal vivo prima di partecipare.

Chat di sessione

Se il tuo evento è composto da più sessioni, incoraggia i partecipanti a tenere conversazioni più mirate nelle chat di sessione, dove possono trattare argomenti relativi a ciascuna sessione specifica. Puoi anche incoraggiare i presentatori a partecipare alla chat di sessione per rispondere alle domande e approfondire gli argomenti.

Consiglio professionale

I titolari e i moderatori designati degli eventi hanno la possibilità di rimuovere messaggi e utenti dalle chat di gruppo della lobby di Zoom Events. Assegna allo staff dell’evento il ruolo di moderatore in Zoom Events e chiedi al tuo team di monitorare la chat alla ricerca di messaggi disturbanti o inappropriati.

Itinerario dei partecipanti

Ogni ospite può organizzare la propria agenda di eventi personalizzata aggiungendo sessioni al proprio itinerario. L’itinerario è un luogo centralizzato nel quale i partecipanti possono visualizzare tutte le loro sessioni di interesse a colpo d’occhio su una configurazione di calendario.

Directory delle sessioni

La directory delle sessioni consente ai partecipanti di cercare le sessioni con facilità e filtrare la visualizzazione in base alla traccia dell’argomento, al tipo di pubblico e altro ancora.

Risoluzione dei problemi

Tieni aperte le pagine di assistenza di Zoom Events, Zoom Webinars o Zoom Meetings per risolvere eventuali problemi più velocemente. Se i relatori dovessero riscontrare dei problemi, puoi chattare con loro su Zoom Client o nella chat privata all’interno della sessione.

Di seguito riportiamo alcune risorse rapide per risolvere i problemi comuni relativi all’organizzatore e ai partecipanti:

• Impedire le interruzioni dell’evento
  
• Partecipazione a un evento in Zoom Events
  
• Uso della lobby dell’evento
  
• Come creare un itinerario
  

Congratulazioni per aver organizzato un evento di successo! Una volta terminato l’evento, puoi continuare a connetterti con i partecipanti, raccogliere feedback e approfondire i rapporti post-evento per analizzare la partecipazione e il coinvolgimento.

Esamina i feedback

Consulta le sezioni Analisi e Pannello di controllo di Zoom Events per visualizzare e generare report con i risultati dei sondaggi post-evento. Come parte delle discussioni di debriefing, compila il feedback generale della sessione e dell’evento.

Condividi le registrazioni

Rendi disponibile la registrazione dell’evento a tutti coloro che si sono iscritti, inserisci le registrazioni sul tuo sito web per l’se desideri un accesso generale o blocca il contenuto per raccogliere i dati utenti dagli spettatori che accedono alle registrazioni. Puoi gestire le registrazioni degli eventi in diversi modi:

• Abilitando l’accesso gratuito per sette giorni alle registrazioni dell’evento per le iscrizioni tramite biglietto. Selezionando questa opzione durante la configurazione dell’evento, la registrazione si avvierà automaticamente una volta iniziato l’evento. Grazie a questa opzione, puoi visualizzare e modificare le registrazioni prima di renderle disponibili e scegliere di avvisare automaticamente i partecipanti quando le registrazioni sono pronte per la visualizzazione
• Usa un’integrazione come Panopto o Kaltura per archiviare e organizzare le tue registrazioni. Su Zoom App Marketplace guarda tutte le nostre integrazioni per le registrazioni.
• Registra manualmente nel cloud e gestisci le registrazioni. Con questa opzione, gli organizzatori possono controllare l’inizio e il termine la della registrazione (dovranno inoltre anche ricordarsi di premere il pulsante “registra” al momento giusto!). Puoi gestire esattamente come desideri condividere le registrazioni, inclusa la protezione con password, puoi consentire il download e aggiungere una data di scadenza al collegamento.

Connettiti con i partecipanti

Gli eventi sono perfetti per la connessione con la comunità del campus, ma non dimenticare di proseguire il coinvolgimento anche una volta che il momento cruciale è terminato. Invia un’e-mail ai partecipanti per invitarli a guardare le registrazioni delle sessioni quando saranno disponibili e come azione supplementare per condividere altri eventi o notizie pertinenti a cui potrebbero essere interessati. Personalizza i contenuti per il tuo pubblico, ad esempio dopo aver ospitato una sessione di orientamento per i nuovi studenti, fai seguire i suggerimenti per avere successo durante il primo anno e i link a diversi circoli e attività che si svolgono nel campus.

Valuta il tuo evento

Se utilizzi Zoom Events, consulta il Pannello di controllo e di analisi per controllare l’analisi delle pagine, delle lobby e delle sessioni, i rapporti sulle sessioni degli eventi e le analisi degli sponsor degli eventi. Puoi anche generare dei report sulla riunione per ottenere dati sulle iscrizioni e i sondaggi sulle riunioni, o report sul webinar per ottenere informazioni su iscrizioni, partecipanti, sessione Domande e risposte, sondaggi ed evento in generale.

Utilizza i dati dei partecipanti e i risultati dei sondaggi, nonché il feedback di oratori e relatori, e monitora il coinvolgimento con i tuoi contenuti e con altre funzionalità dell’evento. Valutando gli aspetti che hanno funzionato e quelli che hanno funzionato meno, sarai in grado di rendere il prossimo evento del campus più incisivo del precedente.