Dengan Pemberitahuan 2 Minggu Saja, Rapat Klinis Musim Semi Berubah Menjadi Virtual dengan Zoom

Mengubah event perorangan besar menjadi event virtual secara tangkas tidak mudah, tetapi National Kidney Foundation (NKF) menunjukkan kepada kita bahwa hal itu dapat dilakukan, sehingga mengubah event andalannya menjadi konferensi virtual yang sukses dan aman menggunakan Zoom dalam hitungan minggu.

Rapat Klinis Musim Semi National Kidney Foundation nirlaba adalah konferensi tahunan yang dirancang untuk memberikan pendidikan, baik terakreditasi maupun nonterakreditasi, kepada lebih dari 3.000 tenaga profesional di bidang kesehatan ginjal. Event ini menawarkan jalur pembelajaran kepada dokter spesialis ginjal, perawat beserta teknisi dialisis, asisten dokter, praktisi perawat, apoteker, pekerja sosial, koordinator transplantasi, dan ahli diet ginjal.

Konferensi Rapat Klinis Musim Semi pada akhirnya memberikan peluang untuk:

• Tenaga profesional kesehatan agar bisa mendapatkan kredit pendidikan berkelanjutan
• Para peneliti agar dapat menyajikan dan membahas riset terbaru mereka
• Memberikan penghargaan kepada individu yang telah memberikan kontribusi signifikan di bidang penyakit ginjal
• Organisasi perangkat medis, perusahaan farmasi, dan lembaga nonprofit lainnya agar dapat memamerkan produk dan layanan terbaru mereka

Namun, ketika pandemi COVID-19 menyebar di seluruh dunia, penyelenggara Jessica Joseph tahu acara itu tidak akan berjalan sesuai rencana di New Orleans.

“Kami merasa seperti kami harus melakukan sesuatu dan tidak membiarkan seluruh perencanaan konten yang sangat penting selama setahun ini sia-sia,” kata Joseph, Wakil Presiden Senior Operasi Ilmiah NKF, yang telah mengadakan Rapat Klinis Musim Semi NKF selama 16 tahun terakhir. “Dokter harus terus memperoleh kredit di bidang keahlian mereka, atau mereka akan kehilangan sertifikasi mereka. Kami membantu mempermudah akreditasi mereka secara terus-menerus. Namun yang lebih penting, Rapat Klinis Musim Semi mendukung dokter dalam memberikan opsi pengobatan dan perawatan terkini kepada pasien pada semua tahap penyakit ginjal.”

CEO National Kidney Foundation, Kevin Longino sepakat.

“Ini adalah event besar bagi komunitas klinis kami dan penggalangan dana yang signifikan untuk Yayasan ini,” kata Longino. “Event ini benar-benar harus dilanjutkan.”

Saat konferensi pada tanggal 26-29 Maret terancam batal, Jessica Joseph dan National Kidney Foundation menunjukkan cara organisasi inovatif dengan cepat beradaptasi terhadap tantangan COVID-19.

Pergeseran ke konferensi virtual

Hanya beberapa minggu sebelum event terjadwal dan krisis kesehatan publik yang muncul dengan cepat, Joseph dan timnya harus memutuskan apakah event tersebut akan dilanjutkan. Pasien dialisis memiliki risiko COVID-19 yang lebih besar, dan perawat klinis mereka tidak dapat pergi ke New Orleans – salah satu titik pusat virus di AS – tanpa mengambil risiko memunculkan episentrum mini di seluruh negeri.

Joseph memutuskan untuk mengubahnya menjadi virtual pada tanggal 9 Maret dan mengumumkannya kepada peserta pada tanggal 10 Maret. Tim NKF menghubungi Zoom keesokan harinya untuk mencari tahu cara mewujudkannya.

“Kami telah menggunakan Zoom Meetings secara internal untuk sementara waktu, sehingga kami menghubunginya, dan tim Zoom sangat membantu kami memahami hal yang dapat dilakukan,” kata Joseph.

NKF memperoleh lebih dari selusin lisensi Zoom Webinars untuk event tersebut dan berencana menggunakan Zoom untuk menyelenggarakan seluruh konferensi dengan cara yang sama persis — jalur yang sama, sesi yang sama, dan di zona waktu yang sama — seperti saat dilakukan secara tatap muka.

“Kami menggunakan semua webinar di sepanjang waktu, tetapi jika kami nantinya tahu bahwa satu sesi tertentu ingin mendiskusikan webinar menjadi grup kecil, kami dapat mudah menjadwalkannya sebagai Zoom Meeting dan memanfaatkan fitur Ruang Diskusi,” kata Joseph.

Menyampaikan logistik baru untuk Rapat Klinis Musim Semi secepat mungkin bukan hal yang mudah, kata Joseph, tetapi perencanaan dan persiapan di muka membantu mempermudah hal tersebut.

“Banyak orang ragu bahwa event tersebut bisa sukses (secara virtual), terutama pembicara yang terbiasa presentasi di ruang yang penuh orang,” katanya. “Setelah kami menyiapkan semua ID Zoom webinar, kami menjadwalkan pembicara dan mengirimkan undangan kalender disertai tautan panelis unik untuk setiap penyaji. Kami juga melakukan beberapa perencanaan dan uji coba untuk simposium yang disponsori perusahaan dan sesi utama untuk memastikan semua orang menguji fitur T&J, berbagi layar, dan semua mikrofon mereka berfungsi.”

Yayasan ini juga menggunakan fitur webinar polling Zoom untuk minimal 60% sesi guna mengukur tingkat pengetahuan, minat di bidang tertentu, dan mendorong adu pendapat. Jenis keterlibatan ini bukan hanya cara yang baik agar peserta terus berpartisipasi dan belajar, hal ini sering kali harus dilakukan.

“Misalnya, untuk melanjutkan pendidikan kedokteran bagi apoteker, Anda harus menyediakan strategi pembelajaran aktif bawaan,” kata Joseph. “Dan polling adalah alat yang sempurna untuk memastikan hal itu terjadi.”

Manfaat platform virtual

Rapat Klinis Musim Semi virtual memberikan beberapa manfaat yang jelas bagi peserta dan bahkan nonpeserta, menurut Joseph:

• Kapasitas pameran yang lebih besar: Perusahaan farmasi mungkin hanya dapat melakukan presentasi kepada 50 orang di ruang pameran fisik selama Pameran Pemamer. Namun, 175 hingga 250 orang bergabung ke sesi serupa yang diganti nama menjadi Teater Produk Virtual.
• Peningkatan rekaman: Yayasan dapat merekam dan memposting sesi secara online jauh lebih cepat dan hemat biaya dengan Zoom. Sebelumnya, tim hanya merekam beberapa sesi konferensi.
• Lebih banyak peluang untuk kredit: Dengan semua rekaman itu berarti lebih banyak orang dapat mengakses sesi dan mendapatkan kredit mereka secara online. NKF tetap membuka pendaftaran hingga akhir April untuk memperpanjang kesempatan mendapatkan kredit.
• Akses yang diperluas: Setelah memutuskan untuk mengubahnya menjadi virtual, NKF mengizinkan setiap orang yang ingin menonton sesi agar melakukannya tanpa mendaftar untuk konferensi. (Peserta masih harus mendaftar konferensi untuk menerima kredit.)

“Kami baru saja mendapatkan umpan balik terbaik dari peserta, dan bahkan pembicara yang sedikit ragu terkagum oleh jumlah keterlibatan dan betapa lancarnya event tersebut,” katanya. “Bahkan ada yang berkata, ‘Sepertinya konferensi ini memang dibuat untuk virtual.’ ”

Dan ketika ditanya tentang masalah keamanan terkait event virtual, Joseph mengatakan gangguan tidak akan menjadi masalah karena sifat platform Zoom.

“Zoom webinar memang melindungi dari gangguan karena hanya panelis kami terpilih sebelumnya yang mendapatkan kemampuan audio/video,” katanya. “Selain itu, Zoom memiliki beberapa pengaturan admin yang mengizinkan kami memantau dan membatasi fungsi obrolan jika ada masalah. Saya menghargai fleksibilitas untuk mengelola kontrol pengaturan didasarkan pada kebutuhan program saya.”

‘Bergeser, beradaptasi, & menghadirkan’

Longino mengatakan event selama empat hari itu mendapatkan peningkatan 11% kehadiran dibandingkan tahun lalu, dengan 3.583 peserta yang mengalami 130 sesi dan 338 penyaji secara virtual, termasuk Wakil Sekretaris Eric D. Hargan dari Departemen Kesehatan dan Layanan Kemanusiaan A.S. sebagai Pembicara Pleno tahun ini.

Hargan dapat memberikan laporan kemajuan terperinci tentang Memajukan inisiatif Kesehatan Ginjal Amerika baru-baru ini serta pembaruan tepat waktu tentang tanggapan terhadap COVID-19, sesuatu yang mungkin tidak akan mungkin terjadi tanpa tindakan cepat dari Joseph dan tim NKF.

Longino mengatakan bahwa beralih ke konferensi virtual dapat dilakukan dengan sukses, tetapi memenuhi perubahan haluan yang begitu singkat adalah bukti bahwa staf NKF beradaptasi dengan cepat, tim tetap fokus pada tujuan, dan memiliki mitra yang tepat.

“Di bidang klinis dan nirlaba kami, kami belum pernah mendengar hal seperti ini terjadi, tentu saja tidak pada skala seperti ini,” katanya. Kami dapat bergeser, beradaptasi, dan menghadirkan rapat virtual sebesar ini karena Zoom.”

Dia menambahkan: “Event kami berjalan lancar tanpa masalah, dan kami hanya mendapatkan umpan balik positif. Seluruh proses penambahan lebih banyak akun dan dukungan Zoom lainnya yang kami terima sangat luar biasa. Teknologi Zoom dan tim Zoom membantu kami mengubah Rapat Klinis Musim Semi kami ke platform virtual dengan sukses.”

Dengan angka kehadiran virtual yang lebih tinggi, Joseph mengatakan dia sedang mempertimbangkan event campuran virtual/lokasi untuk Rapat Klinis Musim Semi Tahun 2021 di Orlando.

“Bagi orang yang tidak dapat bepergian atau mengambil cuti, ini cara yang bagus untuk mendapatkan kredit pendidikan yang mereka perlukan,” katanya. “Industri pendidikan kedokteran dan ruang riset medis secara umum dapat mendapatkan manfaat dari fleksibilitas yang lebih besar. Ada dokter, perawat, dan dokter praktik di garis depan yang memerangi virus corona saat ini, dan beberapa di antara mereka harus membatalkan konferensi ini karena kota mereka sangat terdampak. Menyediakan platform yang mengizinkan agar komunitas medis dapat diakses dan dilibatkan secara virtual perlu dilakukan di masa mendatang.”

Ikuti event Anda secara virtual dengan Zoom

National Kidney Foundation (NKF) adalah contoh yang sangat bagus tentang cara memindahkan event perorangan menjadi event virtual dapat dilakukan dengan sukses dan tangkas menggunakan Zoom. Anda dapat membaca postingan LinkedIn Jessica Joseph untuk akun “from the trenches” miliknya tentang hal yang diperlukan untuk mengubah Rapat Klinis Musim Semi menjadi virtual.Anda juga dapat melihat artikel dukungan kami di Zoom Meetings vs. Zoom Webinar untuk membantu menentukan solusi terbaik untuk konferensi virtual Anda.

Untuk panduan langkah demi langkah agar berhasil menyelenggarakan konferensi online dan kiat tentang cara menjalankan konferensi virtual, baca “Panduan Utama untuk Merencanakan & Menyelenggarakan Event Online” dari pakar event dan teknologi Zoom.