Menyederhanakan Susunan: Bagaimana The Motley Fool Mengoptimalkan Komunikasinya dengan Zoom

Apa yang bermula sebagai buletin investasi yang ditulis oleh saudara David dan Tom Gardner pada tahun 1993 telah berkembang menjadi perusahaan jasa keuangan yang diakui secara internasional yang memiliki kelompok pengikut fanatik yang dikenal sebagai "Fools." Berkantor pusat di Alexandria, Virginia, The Motley Fool memiliki kantor di Denver, Colorado, dan Sydney, Australia, dan juga menyediakan berita regional dan analisis pasar kepada pelanggan di Inggris, Kanada, Hong Kong, dan Jerman.

Didorong oleh tujuan untuk menjadikan dunia lebih cerdas, lebih bahagia, dan lebih kaya, The Motley Fool telah membangun kesuksesannya dengan menyediakan analisis yang mendalam kepada pelanggannya dan cara cerdas tentang berinvestasi dan pasar saham. Hal ini membutuhkan infrastruktur komunikasi canggih yang memungkinkan kolaborasi dan komunikasi berkelanjutan di antara kantor dan karyawan di seluruh dunia.

Inkonsistensi dalam platform, perangkat keras, & perangkat

The Motley Fool memiliki hampir 400 karyawan yang bekerja di seluruh kantornya di Amerika Serikat dan luar negeri, dan keberhasilannya bergantung pada karyawan yang bekerja sama secara erat untuk memberikan analisis saham yang relevan dan akurat ke berbagai pasar. Meskipun The Motley Fool memiliki solusi komunikasi lama, solusi itu menjadi terlalu sulit untuk dikelola, dan tim di The Motley Fool menggunakan berbagai macam alat untuk berkomunikasi.

“Sebelumnya kami, menggunakan Cisco, yang berfungsi dengan baik, dan secara umum kami puas,” kata Lawrence Morrisson, Kepala TI di The Motley Fool. “Namun, Cisco cukup mahal dan sulit dikelola. Kami juga memiliki karyawan lain yang menggunakan solusi seperti Skype dan GoToMeeting, sehingga banyak orang menggunakan perangkat keras dan perangkat yang berbeda-beda. Tidak ada konsistensi, yang benar-benar membuat sakit kepala.”

Tim TI di The Motley Fool juga mencari alternatif untuk solusi telepon mereka, yang memerlukan perangkat keras yang mahal, perangkat lunak yang rumit, dan infrastruktur lokal yang besar untuk mendukung semuanya. Tetapi The Motley Fool tidak mau terus menopang banyak infrastruktur dan, sebagai gantinya, berusaha untuk menggabungkan susunan teknologinya.

“Kami memiliki infrastruktur Cisco yang besar di sini,” kata Morrisson. “Kami telah mendedikasikan sirkuit ke dalam gedung, batang untuk saluran SIP, dan telepon meja, serta produk pusat panggilan Cisco untuk menjalankan semuanya, yang cukup sulit untuk dikelola.”

Tidak adanya konsistensi dan manajemen infrastruktur yang intensif membuat komunikasi menjadi sulit untuk didukung, yang meningkatkan beban tim TI dan memperumit kerja sama antar kantor.

'Kami ingin menyederhanakan susunan kami'

Morrisson sedang mempertimbangkan solusi konferensi video lainnya ketika panggilan telepon dari tim penjualan Zoom menarik perhatiannya.

“Pada saat itu, kami mencoba memperbaiki masalah yang kami miliki terkait konsistensi, jadi kami mempertimbangkan platform Webex Cisco,” kata Morrisson. “Tetapi Zoom menelepon kami dan menawarkan uji coba gratis, dan karena saya dan rekan kerja saya telah mendengar tentang Zoom dan tahu Zoom cukup populer, kami memutuskan untuk mencobanya.”

Setelah merasakan platform Zoom dan kemudahan penggunaannya, Morrisson menggunakan solusi konferensi video Zoom di seluruh organisasi. Fleksibilitas Zoom memungkinkan karyawan The Motley Fool untuk menggunakan solusi itu di berbagai perangkat keras, dan antarmuka yang ramah pengguna membuat penerapan solusi menjadi mudah.

Solusi konferensi video Zoom mampu meningkatkan komunikasi antara kantor dan karyawan dengan desain intuitif dan fitur yang bermanfaat. Karyawan dapat menggunakan fitur berbagi layar untuk bekerja sama dalam proyek dan dengan mudah mengoordinasikan komunikasi yang efektif dan efisien antar kantor internasional.

“Banyak yang menyukai kemampuan kami dalam berbagi layar tanpa kabel,” kata Morrisson tentang kemampuan berbagi layar nirkabel Zoom. “Dan layar yang dibagikan konsisten di setiap ruangan. Karyawan kami masuk, mereka melihat panel kontrol di meja, dan mereka tahu apa yang diharapkan. Ini adalah kesuksesan besar bagi kami.”

Setelah The Motley Fool menggunakan solusi konferensi video Zoom dan merasakan keandalan dan kemudahan platform ini, tim TI memutuskan untuk menggunakan Zoom Phone sebagai solusi telepon digitalnya.

Karena Zoom Phone merupakan aplikasi berbasis cloud, tim TI sudah tidak harus menopang infrastruktur terpisah untuk komunikasi telepon. “Salah satu alasan utama kami memilih Zoom adalah karena kami ingin menyederhanakan susunan kami dan mengurangi jumlah manajemen lokal yang kami lakukan,” kata Morrisson. “Pengalaman yang kami miliki dengan Zoom sejauh ini sangat positif, sehingga hal itu memberi kami rasa yakin yang besar terhadap produk Zoom Phone sejak awal.”

Mengurangi biaya perangkat keras & permintaan dukungan

Karena tim di The Motley Fool telah menggunakan platform komunikasi terpadu Zoom, Morrisson telah memperhatikan turunnya jumlah permintaan yang ditangani tim TI. Dengan antarmuka yang ramah pengguna dan fleksibilitas untuk bekerja dengan berbagai perangkat, tim TI-nya tidak lagi menghabiskan hari-hari mereka untuk memecahkan masalah perangkat keras atau menyiapkan perangkat lunak. The Motley Fool mampu mengurangi biaya perangkat keras dan meningkatkan penerapan platform Zoom lima kali lipat dibandingkan dengan solusi komunikasi lamanya.

“Jauh lebih sedikit pekerjaan dalam menyiapkan ruang konferensi kami dan menjaganya tetap stabil,” kata Morrisson. “Penyiapan untuk perangkat kami hampir sepenuhnya otomatis sekarang, dan sangat jarang ada masalah. Jika ada, biasanya berupa masalah perangkat keras lokal, yang dapat diidentifikasi oleh Zoom dengan mudah.”

Dan dengan platform Zoom, The Motley Fool telah mampu mengembangkan pedoman untuk pekerja jarak jauhnya berdasarkan budaya yang mengutamakan video.

“Kami hanya memiliki dua persyaratan teknologi utama untuk pekerja jarak jauh kami,” kata Morrisson. “Mereka perlu memiliki internet yang dapat mendukung Zoom, dan mereka harus mengaktifkan kamera mereka secara default untuk setiap pertemuan video agar dapat terhubung secara tatap muka.”

The Motley Fool juga menciptakan hubungan yang lebih dalam antara pekerja jarak jauh dan staf di kantor menggunakan Zoom.