Strategi Teknologi Cerdas BPAY Group yang Berbasis di Australia Menempatkannya di Depan Shift Kerja Jarak Jauh

Saat kerja jarak jauh, BPAY Group merasa dirinya beruntung. Ketika pandemi COVID-19 tiba di Australia, organisasi yang menggerakkan pembayaran tagihan elektronik yang aman dapat menyesuaikan diri dengan pekerjaan jarak jauh dengan sangat cepat.

Menurut Sean Ollerton, Platform Services Lead di BPAY Group, karyawan BPAY Group beruntung karena menikmati budaya kerja yang fleksibel; sekarang, platform komunikasi terpadu Zoom telah membantu sepenuhnya mengubah organisasi untuk dunia kerja hibrida.

Beralih selama karantina merupakan pengangkatan yang relatif ringan, menurut Ollerton: "Tim saya terbiasa mengadakan pertemuan stand-up harian untuk mengejar tugas. Saat kami sedang online, kami menambahkan 15 menit tambahan dan untuk membuatnya menjadi lebih sosial – cara bagi kami untuk menanyakan kabar satu sama lain, serta proyek kami," ungkapnya. 

"VPN kami dan semua aplikasi kami, termasuk Zoom, sudah tersedia untuk melengkapi pengguna," imbuh Ollerton. "Saya percaya banyak bisnis berjuang ketika mereka tiba-tiba membuat semua orang bekerja dari jarak jauh dan tidak memiliki infrastruktur untuk mendukung 100 persen orang yang jauh. Untungnya, kami sudah bersiap untuk itu."

Skalabilitas yang cepat

BPAY Group beradaptasi dengan sangat cepat ketika pandemi menutup kantornya, setelah membuat keputusan yang terinspirasi untuk menyatukan komunikasi perusahaan di Zoom pada September 2019. Pada saat itu, perusahaan mengadakan rata-rata sekitar 500 pertemuan Zoom sebulan.

"Begitu kami bekerja dari jarak jauh, jumlah panggilan Zoom melonjak menjadi sekitar 2,500. Dan itu bukan hanya tentang pertemuan. Zoom dengan cepat diadopsi untuk sesi semua staf kami, dan kami menggunakan jajak pendapat dan obrolan untuk memungkinkan interaksi dan koneksi sosial," kata Ollerton. "Ini semua tentang mengangkat konsep 'bekerja di mana saja'. Kami ingin pengguna dapat terhubung secara langsung dan sama produktifnya, apakah mereka berada di kantor atau di luar kantor.

"Dan kami memiliki beberapa alat yang ada untuk itu, tetapi mereka tidak terlalu ramah pengguna atau dapat diandalkan. Jadi, ketika kami mempertimbangkan mengangkat semua ini, Zoom-lah yang mudah digunakan – sehingga orang dapat mengambilnya dengan cepat dan mudah. Misalnya, dengan beberapa alat lain yang hampir akan kami gunakan, kami menemukan bahwa orang-orang tidak dapat bergabung dengan pertemuan tersebut. Tapi, dengan Zoom, mereka langsung mengerti dan bergegas.

"Ini semua tentang memecahkan kemudahan penggunaan tersebut, dan meningkatkan konsep 'bekerja di mana saja' kami."

Bermigrasi ke Zoom Phone

Ollerton mengatakan BPAY Group bangga dengan nilainya bekerja "lebih baik bersama", sebuah konsep yang zoom telah membantu mereka merangkul lebih jauh. 

"Ini pada dasarnya berarti ketika kita bekerja sama, kita bekerja lebih baik. Tujuan lain dari BPAY Group adalah untuk "membuat hidup lebih sederhana", terutama ketika kita berbicara dengan pelanggan kita. Apa yang kami coba lakukan untuk orang-orang dengan produk kami, kami juga mencoba untuk menjalaninya secara internal juga. Dan begitulah cara kami menyajikan hal-hal kepada pengguna kami. Jadi, jika itu tidak membuat hidup lebih sederhana bagi pengguna kami, lalu mengapa kami melakukannya? Dan itu adalah sesuatu yang cocok dengan Zoom," kata Ollerton.

Pada tahun 2019, BPAY Group menerapkanZoom Meetings untuk komunikasi video, dan kemudian setahun kemudian, memutuskan untuk mengganti seluruh sistem telepon denganZoom Phone, memecahkan tantangan lain seputar fungsionalitas untuk tim jarak jauhnya. 

"Kami sudah pergi ke sistem telepon digital. Tapi itu adalah sistem yang lebih lama, dan itu terbukti menjadi tantangan ketika kami beralih ke pekerjaan jarak jauh. Ditambah lagi itu mahal dan membutuhkan waktu intensif untuk dipelihara," kata Ollerton. "Jadi, kami melihat untuk menggantinya dengan Zoom. Fungsionalitas yang bisa kami dapatkan dari sistem telepon Zoom tidak hanya memperbaiki masalah integrasi apa pun untuk staf jarak jauh, tetapi membuatnya lebih mudah bagi semua orang yang menggunakannya.

"Solusinya adalah pertemuan, video, dan obrolan yang terintegrasi – dan kami menambahkan telepon untuk memberi kami fungsionalitas ekstra itu."

Komunikasi terpadu 'membuat segalanya lebih sederhana'

Dari sudut pandang infrastruktur, Sean mengatakan mampu mengonsolidasikan segala sesuatu dalam satu sistem membuat seluruh fungsi efisien dan, secara keseluruhan, jauh lebih mudah. Belum lagi jauh lebih murah untuk diterapkan dan dipelihara.

"Zoom adalah platform komunikasi terpadu kami. Kami menggunakannya untuk pertemuan 1:1 dan konferensi video tim, dan kami menggunakannya sebagai sistem telepon kami. Ini benar-benar mengubah cara kami menyajikan komunikasi di seluruh organisasi," kata Sean.

"Dan, karena kami tidak harus memperkenalkan alat lain untuk pengguna, itu benar-benar memungkinkan kami untuk mematikan solusi lama. Kami tidak perlu memberi tahu orang-orang, 'Inilah perangkat lunak lain yang harus Anda pertimbangkan setiap saat.' Itu hanya membuat semuanya lebih mudah." 

Menggunakan Zoom berarti BPAY Group memiliki kendali penuh atas komunikasi mereka di seluruh organisasi, terlepas dari di mana orang memilih untuk bekerja, bersama dengan kemudahan mengelola infrastruktur back-end.

"Kami telah membawa semua itu di rumah dengan sumber daya kami yang ada. Sekarang kami dapat melakukan segalanya dengan cara yang mudah dan lebih langsung," kata Ollerton.