Panduan Lengkap untuk Event Kampus Hibrida dan Virtual

Sebelum kita membahas semua jenis event yang diselenggarakan, berikut ringkasan singkat tentang Zoom Events. Anggap Zoom Events sebagai solusi all-in-one untuk meng-host, mengelola, dan melaporkan event virtual Anda.

Jika Anda terbiasa menyatukan orang di Zoom Meetings dan Zoom Webinars, Zoom Events dikembangkan berdasarkan solusi tersebut dengan menambahkan hub event khusus, opsi pendaftaran dan tiket, dan jaringan peserta, yang Anda kelola sepenuhnya dari platform Zoom Events.

Layanan event untuk event produksi tinggi

Jika Anda ingin membuat event yang istimewa (pikirkan hari jadi seratus tahun, permulaan, atau gala penggalangan dana), Zoom memiliki tim Layanan Event khusus untuk membantu Anda merencanakan, mendukung, dan menghasilkan event virtual atau hibrida kelas atas.

Layanan Zoom Event dilengkapi dengan konsultasi praktik terbaik tentang eksekusi pertunjukan, penyiapan dan dukungan produksi, serta pengelolaan dan moderasi event langsung. Tim Layanan Event kami juga dapat menawarkan dukungan pra-event dan pasca-event dengan nomor telepon untuk peserta dan host yang akan dihubungi.

Mendapatkan layanan event

Kampus perguruan tinggi pada umumnya sedang sibuk dengan event sepanjang tahun. Mulai dari minggu orientasi hingga pameran karier, penggalangan dana alumni hingga upacara kelulusan, berikut ini beberapa cara yang dapat digunakan untuk menata kembali event Anda sebagai pengalaman virtual.

Event multi-sesi/beberapa hari

• Orientasi. Rencanakan sesi virtual bagi mahasiswa untuk mendengar dari para pimpinan universitas, dekan, dan penasihat perumahan tentang berbagai aspek kehidupan mahasiswa. Gabungkan sesi sosial dengan agenda untuk bertemu dan menyapa, menggunakan fitur seperti Ruang Diskusi untuk diskusi grup kecil dan Zoom Apps untuk memperkenalkan permainan dan aktivitas permulaan. Dengan fitur Expo, mahasiswa akan dapat menjelajahi dan berbaur seperti yang mereka lakukan saat bertemu langsung.
• Event alumni dan penggalangan dana. Untuk reuni akbar atau perayaan mudik, sebaiknya Anda merencanakan event multi-sesi dengan berbagai aktivitas alumni, pembicara tamu, dan bahkan elemen penggalangan dana menggunakan Zoom App Andalan kami. Anda juga dapat membuat alumni terlibat dengan rapat virtual satu sesi tunggal sepanjang tahun.

• Pameran kerja. Pameran pekerjaan virtual memungkinkan Anda mengundang lebih banyak perusahaan di luar wilayah geografis karena organisasi tidak perlu khawatir akan biaya dan logistik perjalanan ke kampus fisik Anda. Siapkan setiap perusahaan dengan “stan” virtualnya sendiri (sesi) dan minta mahasiswa bergabung dengan sesi perusahaan yang ingin diajak berdiskusi. Organisasi dapat menggunakan Ruang Diskusi untuk melakukan percakapan pribadi atau wawancara mini dengan kandidat potensial. Expo memberikan lebih banyak kesempatan untuk interaksi dan jaringan tempat perusahaan dapat menyiapkan stannya sendiri dan mahasiswa dapat bergabung dengan sesi informasi.
• Festival film. Jurusan film dan media dapat menyelenggarakan festival film virtual untuk menghadirkan karya mahasiswa ke khalayak yang lebih luas. Anda dapat menyiapkan sesi virtual yang berbeda untuk menayangkan setiap film, sehingga memudahkan mahasiswa membagikan kerja keras mereka dengan keluarga atau teman yang tidak bisa datang ke kampus.

Event sesi tunggal

• Permulaan. Kelulusan adalah peristiwa penting bagi mahasiswa dan keluarganya. Permulaan hibrida memungkinkan Anda menghadirkan pembicara virtual untuk menyapa mahasiswa, memberi orang tercinta kesempatan untuk menonton event secara langsung melalui Zoom, dan memungkinkan mahasiswa yang tidak dapat hadir secara langsung untuk berpartisipasi.
• Event olahraga dan nonton bareng. Anda dapat melakukan streaming langsung event olahraga dengan Zoom hingga nonton bareng satelit, dan bahkan meminta alumni atau mahasiswa memberi komentar langsung dari mana saja.
• Event jurusan. Dari diskusi panel hingga lektor tamu terkemuka di dunia, Anda dapat membantu jurusan tertentu menyelenggarakan event langsung interaktif untuk mahasiswa dan anggota masyarakat yang luas.
• Event yang dikelola mahasiswa. Perayaan klub budaya, peluang jaringan, event kehidupan Yunani – ada berbagai event yang dipandu mahasiswa yang dapat divirtualisasikan untuk melibatkan calon mahasiswa, alumni, dan anggota lain dari komunitas pendidikan yang tidak ada di kampus.

Perencanaan dan pelaksanaan event kampus merupakan upaya tim! Delegasikan peran dan tanggung jawab untuk setiap detail untuk merampingkan komunikasi, menyederhanakan persiapan, dan memastikan Anda siap di hari event. Sebaiknya Anda menangani hal mendasar berikut, meskipun beberapa anggota tip memiliki lebih dari satu peran.

Tim produksi

Produsen Anda akan bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan produksi. Mereka akan mengembangkan serangkaian pertunjukan yang menguraikan waktu dimulainya setiap, transisi antara pembicara, daftar bidikan, jeda antara sesi, musik, dan detail lainnya.

Pada hari event, tim produksi akan bertanggung jawab dalam mengatur event, memastikan semuanya berjalan sesuai rencana dan sesuai jadwal.

Tim teknis

Tim teknis mengawasi teknologi untuk event Anda. Anggota tim akan bertanggung jawab untuk menjadwalkan sesi virtual Anda dan memastikan pengaturan yang tepat diaktifkan untuk fitur seperti T&J, obrolan, streaming langsung, dan rekaman. Mereka juga akan memastikan bahwa perangkat keras seperti kamera, mikrofon, dan pencahayaan sudah disiapkan dan beroperasi dengan benar dan berfungsi dengan pembicara di luar lokasi untuk memastikan mereka memiliki peralatan yang tepat agar berhasil memberikan presentasi dari mana pun mereka berada.

Tim presentasi

Tim presentasi Anda akan bekerja sama dengan pembicara event Anda (apakah mereka bagian dari komunitas kampus atau pembawa eksternal Anda) dalam mempersiapkan event. Mereka akan membantu mengumpulkan materi presentasi seperti deck slide dan meninjau bios pembicara sebelum menerbitkannya ke Zoom Events. Mereka akan memastikan bahwa pembicara merasa nyaman menggunakan Zoom untuk memberikan presentasi dan dipersiapkan dengan baik dengan peralatan dan tips yang tepat agar terlihat dan terdengar hebat di kamera.

Unduh dafar periska persiapan event

Tim pemasaran

Tim pemasaran Anda akan mengambil kendali untuk mempromosikan event Anda kepada audiens yang tepat untuk mendorong kehadiran dan memenuhi tujuan event Anda. Mereka akan membuat aset seperti halaman web event, selebaran, postingan media sosial, artikel blog, dan visual untuk menyampaikan alasan mengapa orang bersedia hadir, memberi mereka informasi yang dibutuhkan untuk mendaftar, dan membangkitkan kegembiraan menghadapi hari besar.

Unduh dafar periska promosi event

Mulai rencanakan lebih awal dan luangkan banyak waktu untuk membuat dasar yang kuat untuk event Anda. Mulai dari penyusunan semua detail di Zoom Events hingga pembuatan pengalaman yang unik dan menyenangkan bagi tamu Anda, berikut yang harus dilakukan dalam beberapa minggu dan hari menjelang event Anda.

Mulai menggunakan Zoom Events

Membuat Hub Anda

Jika belum melakukannya, sebaiknya Anda membuat Hub, yang merupakan kumpulan event mendatang, saat ini, dan masa lalu.

Anda dapat memiliki satu Hub untuk semua event universitas, tetapi jika ingin menyelenggarakan berbagai jenis event untuk audiens yang berbeda sepanjang tahun, Anda dapat membuat beberapa Hub. Misalnya, Anda dapat memiliki satu Hub untuk event alumni, yang Hub lain untuk event yang dipimpin administrasi seperti orientasi atau permulaan, dan beberapa Hub untuk jurusan lain untuk memposting event mereka.

Anda dapat menyesuaikan detail seperti:

• Visibilitas — pilih apakah Hub Anda bersifat pribadi atau dapat diakses oleh publik. Jika Hub Anda bersifat pribadi, Anda tidak akan dapat membagikan tautan pendaftaran Anda ke publik. Hub ini hanya dapat dilihat oleh orang yang diundang ke event.
• Kategori
• Deskripsi Hub Anda — tambahkan satu atau dua kalimat pendek tentang jenis event yang ingin Anda selenggarakan dengan Hub ini
• Logo Hub dan kop surat (gambar sampul atau video)
• Profil sosial

Kunjungi halaman dukungan kami untuk mendapatkan panduan langkah demi langkah untuk membuat Hub.

Membuat event Anda

Setelah menyiapkan Hub, Anda dapat membuat dan mengisi detail tentang event mendatang. Jika memiliki beberapa Hub, Anda dapat memilih Hub yang ingin dikaitkan dengan event.

Anda dapat menambahkan detail berikut tentang event Anda:

• Deskripsi event
• Kategori
• Jenis event — baik Anda ingin menggunakan Zoom Webinars ataupun Zoom Meetings (baca postingan blog kami tentang waktu mengunakan Meetings vs. Webinar)
• Gratis atau berbayar
• Tanggal, waktu, dan durasi
• Gambar dan video event
• Info kontak
• Penggalangan dana — Anda dapat memilih apakah ingin menjadikan event sebagai penggalangan dana, dan menambahkan sasaran penggalangan dana jika menginginkannya
• Visibilitas — mengontrol apakah event Anda bersifat pribadi atau dapat diakses oleh pengguna dengan tautan event
• Pengaturan keamanan – pilih dari berbagai opsi keamanan, seperti mengaktifkan Ruang Tunggu, atau mengizinkan peserta mengambil tindakan tertentu seperti mengubah nama tampilan atau membagikan layar
• Pengaturan rekaman – Anda dapat menyiapkan beberapa opsi yang berbeda untuk rekaman cloud, seperti mulai merekam secara otomatis pada waktu permulaan event, dan memberi peserta akses untuk melihat rekaman
• Penyediaan tiket – menyesuaikan opsi penyediaan tiket, termasuk biaya dan jumlah tiket yang dapat Anda jual

Kunjungi halaman dukungan kami untuk mendapatkan petunjuk mendetail tentang membuat event.

Menyiapkan survei pasca-event

Mengumpulkan umpan balik selama atau di akhir event adalah cara yang tepat untuk melibatkan peserta dan memberi mereka kesempatan untuk merenungkan konten sesi saat masih segar. Di Zoom Events, Anda memiliki opsi untuk menambahkan survei yang akan ditampilkan setelah setiap sesi berakhir, saat sesi yang dipilih berakhir, atau saat keseluruhan event berakhir. Anda juga dapat menambahkan format pertanyaan lain ke survei.

Menciptakan pengalaman yang menarik

Penyelenggara event virtual dan hibrida memiliki bar tinggi untuk menciptakan pengalaman interaktif dan menarik bagi peserta jarak jauh – lagipula, mereka dapat dengan mudah melakukan banyak tugas atau mengeklik untuk keluar dari event kapan saja sesuai keinginan mereka. Berikut beberapa fitur yang dapat memudahkan Anda merancang pengalaman yang ingin didapatkan peserta.

Lobi event

Peserta terdaftar dapat terhubung dan berjejaring sebelum dan selama event Anda di lobi Zoom Events. Untuk event seperti konferensi pendidikan, orientasi mahasiswa, atau reuni alumni, Anda dapat menyiapkan dan mengembangkan topik dengan semua peserta dua minggu sebelum event untuk memulai dialog dan mengajukan pertanyaan untuk mendorong peserta berinteraksi.

T&J

Fitur T&J memungkinkan peserta webinar mengirimkan pertanyaan untuk ditanggapi langsung atau secara tertulis selama sesi. Berikut ini beberapa tips dalam menggunakan T&J selama webinar:

• Jika Anda menangani audiens besar, koordinasikan dengan panelis atau hadirkan host lain untuk membantu menjawab pertanyaan selama event berlangsung.
• Anda mungkin ingin menetapkan anggota tim untuk mengelola T&J sehingga pembawa event dapat fokus pada bicara. Jika tim T&J Anda tidak berpartisipasi dalam audio atau video, Anda dapat menyembunyikan umpan video mereka melalui opsi Sembunyikan Non-Video
• Fitur peserta.
• Siapkan beberapa pertanyaan mendalam, jika tidak ada pertanyaan yang cukup berkualitas dari peserta untuk mengisi waktu yang diberikan untuk T&J.
• Pertimbangkan audiens dan potensi perilaku yang mengganggu atau tidak pantas saat menyiapkan T&J. Untuk audiens internal, sebaiknya Anda lebih transparan dengan menampilkan pertanyaan dan tanggapan, sementara event penerimaan umum berskala besar mungkin memerlukan pengaturan T&J yang lebih terbatas.
• Anda dapat menyesuaikan pengaturan T&J selama webinar untuk mengaktifkan atau menonaktifkan pertanyaan anonim, atau mengubah apakah peserta dapat melihat, berkomentar, atau mengajukan pertanyaan.
• Tinjau laporan T&J setelah webinar dan tindak lanjuti dengan peserta yang pertanyaannya belum dijawab secara langsung.

Poling

Dapatkan umpan balik real-time dari audiens atau ukur tingkat pemahaman mereka dengan materi yang dipresentasikan menggunakan fitur Polling. Anda dapat menyiapkan pertanyaan dan pilihan polling sebelum event dan meluncurkan polling yang telah ditentukan sebelumnya selama sesi.

Expo

Aktifkan Expo untuk event Anda agar peserta dapat berjejaring satu sama lain dan mampir ke stan untuk mempelajari selengkapnya topik atau sponsor tertentu. Expo adalah fitur di Zoom Events yang memungkinkan penyelenggara event menyiapkan pameran virtual yang menghubungkan peserta dengan perwakilan stan (sponsor, peserta pameran) untuk mempelajari produk dan layanan mereka. Saat membuat event, Anda akan melihat tab berlabel “Expo” — di tab tersebut, Anda dapat mengalihkan fitur Expo untuk mengaktifkannya.

Kunjungi halaman dukungan kami untuk segala hal yang perlu diketahui tentang menyiapkan Expo untuk event Anda selanjutnya.

Zoom Apps

Gunakan Zoom Apps seperti Kahoot!, Mentimeter, atau Miro untuk menghadirkan lebih banyak kesenangan, interaktivitas, dan kolaborasi ke event Anda.

Ruang Diskusi

Biarkan peserta saling berinteraksi dalam grup yang lebih kecil selama event Anda. Anda dapat menetapkan peserta ke Ruang Diskusi secara real time, menetapkan peserta terlebih dahulu, atau mengizinkan mereka memilih sendiri ruang yang ingin diikuti dan bergerak bebas antar ruang.

Segala yang perlu diketahui tentang Ruang Diskusi Zoom

Pelajari cara membuat, menetapkan, dan mengelola Ruang Diskusi.

baca blog

Jangan lupa gladi bersih!

Gladi bersih memberi tim event dan presenter Anda kesempatan untuk memperbaiki dan melakukan persiapan sebelum hari besar.

Tim produksi, teknis, dan presentasi Anda harus bekerja sama untuk menjadwalkan gladi bersih dengan semua orang yang terlibat dalam event – di belakang layar dan di depan kamera. Periksa setiap detail event, uji perlangkapan dan pengaturan, berlatih transisi dan waktu, dan pastikan presentasi bekerja dengan benar.

Unduh dafar periska gladi bersih

Waktunya pertunjukan! Pada hari event, sebagian besar pekerjaan persiapan akan mendukung Anda. Anda akan fokus pada eksekusi upaya perencanaan dan memberikan pengalaman sebaik mungkin kepada tamu.

Memulai event

Buka Belakang Panggung (untuk webinar)

Fitur Backstage untuk Zoom Webinars kami menyediakan area “backstage” atau “ruang hijau” pribadi host, co-host, dan panelis dapat mengatur dan melakukan persiapan sebelum atau saat memasuki sesi webinar yang aktif. Dari belakang panggung, Anda dapat melihat dan mendengar sesi webinar yang aktif (juga dikenal sebagai “panggung utama”) untuk menonton event dan mendengarkan isyarat yang akan memberi tahu Anda kapan harus bergabung dengan panggung utama.

Beri pembicara Anda waktu panggilan 10 hingga 20 menit sebelum event dimulai agar mereka dapat menemui Anda di belakang panggung untuk menguji video dan audio, berbagi layar, serta latar belakang virtual tanpa mengganggu panggung utama. Dari situ, host dan panelis dapat dengan lancar masuk dan keluar dari panggung sesering yang mereka butuhkan.

Mulai lebih awal

Coba mulai rapat atau webinar Anda beberapa menit lebih awal agar peserta memiliki waktu untuk bergabung sebelum program dimulai. Jika ingin memutar musik sambutan, pastikan musik ini bebas royalti.

Periksa pengaturan

Waktu yang tepat untuk memastikan pengaturan rapat atau webinar sudah benar adalah saat peserta akan bergabung. Periksa untuk mengetahui apakah Anda merekam (ditunjukkan di sudut kiri atas jendela) dan melakukan streaming langsung ke platform yang tepat, dan mulai streaming langsung jika tidak diaktifkan secara otomatis. Pastikan juga bahwa pengaturan T&J sudah diaktifkan dengan benar dan panelis serta co-host memiliki izin yang tepat.

Skrip pembuka

Mulai event Anda dengan pengumuman pembenahan singkat yang memberi tahu peserta apakah event akan direkam, cara mengajukan pertanyaan, dan topik yang dibahas dalam webinar. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada pembicara dan sponsor!

Interaksi peserta dengan Zoom Events

Pastikan peserta mengetahui fitur ini agar mereka dapat menciptakan pengalaman event yang optimal dan terhubung dengan tamu lain.

Lobi event

Lobi event adalah ruang persisten tempat peserta dapat terhubung dengan peserta lain dan sponsor event sebelum, selama, dan setelah event. Tamu dapat dengan mudah bertukar info kontak, mengobrol, dan memulai rapat dengan peserta lain di lobi event. Peserta juga dapat melihat sesi langsung dari lobi sebelum bergabung.

Obrolan sesi

Jika event Anda memiliki beberapa sesi, anjurkan peserta untuk melakukan percakapan yang lebih terfokus dalam obrolan sesi, di mana mereka dapat membicarakan topik yang terkait dengan setiap sesi. Anda juga dapat meminta pembawa event untuk berinteraksi dalam obrolan sesi untuk menjawab pertanyaan dan memberikan diskusi yang lebih mendalam.

Tips pro

Pemilik event dan moderator yang ditunjuk dapat menghapus pesan dan pengguna dari obrolan grup lobi Zoom Events. Beri staf event peran Moderator di Zoom Events dan minta tim Anda memantau obrolan untuk pesan yang mengganggu atau tidak pantas.

Rencana perjalanan peserta

Setiap tamu dapat menyusun agenda event khususnya sendiri dengan menambahkan sesi ke rencana perjalanan mereka. Rencana perjalanan adalah pusat tempat peserta dapat melihat sekilas semua sesi yang diminnati di tata letak kalender.

Direktori sesi

Direktori sesi memudahkan peserta mencari sesi dan memfilter tampilan berdasarkan jejak topik, jenis audiens, dan banyak lagi.

Pemecahan masalah

Simpan halaman dukungan Zoom Events, Zoom Webinars, atau Zoom Meetings untuk memecahkan masalah peserta dengan cepat. Jika panelis mendapati masalah apa pun, bicarakan secara pribadi dengan mereka di klien Zoom atau fitur obrolan privat dalam sesi.

Berikut beberapa referensi cepat untuk masalah umum terkait host dan peserta:

• Mencegah gangguan pada event
  
• Bergabung ke event di Zoom Events
  
• Menggunakan lobi event
  
• Cara membuat rencana perjalanan
  

Selamat telah menyelenggarakan event yang sukses! Setelah event selesai, Anda dapat terus terhubung dengan peserta, mengumpulkan umpan balik, dan mendalami laporan pasca-event untuk menganalisis kehadiran dan keterlibatan.

Tinjau umpan balik

Kunjungi bagian Analitik dan Panel Kontrol Zoom Events untuk melihat dan membuat laporan hasil survei pasca-event. Kompilasikan sesi dan seluruh umpan balik event sebagai bagian dari diskusi pembekalan.

Berbagi rekaman

Buat rekaman event tersedia bagi semua orang yang mendaftar, masukkan rekaman di situs web Anda untuk akses umum, atau gerbang konten untuk mengumpulkan data pengguna dari pemirsa yang mengakses rekaman. Ada beberapa cara lain untuk mengelola rekaman event:

• Aktifkan akses tujuh hari gratis ke rekaman event dengan pendaftaran tiket. Jika opsi ini dipilih saat Anda menyiapan event, rekaman akan dimulai secara otomatis setelah event dimulai. Dengan opsi ini, Anda dapat melihat dan mengedit rekaman sebelum membuatnya tersedia, dan Anda juga dapat memilih untuk memberi tahu peserta secara otomatis saat rekaman sudah bisa dilihat.
• Gunakan integrasi seperti Panopto atau Kaltura untuk membantu menyimpan dan mengatur rekaman Anda. Lihat semua integrasi rekaman kami di Zoom App Marketplace.
• Rekam ke cloud secara manual dan kelola rekaman. Dengan opsi ini, host Anda dapat mengontrol saat rekaman dimulai dan diakhiri (tetapi mereka juga harus ingat untuk menekan tombol “rekam” tepat waktu!). Anda dapat mengelola cara berbagi rekaman, termasuk membuatnya dilindungi kata sandi, mengizinkan unduhan, dan menambahkan tanggal kedaluwarsa ke tautan.

Terhubung dengan peserta

Event adalah sarana yang tepat untuk terhubung dengan komunitas kampus Anda, tetapi jangan lupa untuk terus terlibat setelah perayaan sehari berakhir! Kirim email ke peserta untuk mengundang mereka melihat rekaman sesi jika ada, dan menindaklanjuti untuk berbagi event atau berita relevan lainnya yang mungkin menarik minat mereka. Sesuaikan konten Anda dengan audiens – misalnya, setelah menyelenggarakan orientasi untuk mahasiswa baru, tindak lanjuti dengan tips sukses di tahun pertama dan tautan ke berbagai klub dan kegiatan yang terjadi di sekitar kampus.

Evaluasi event Anda

Jika menggunakan Zoom Events, tinjau Analitik dan Panel Kontrol Anda untuk melihat analitik halaman, analitik lobi dan sesi, pelaporan sesi event, dan analitik sponsor event. Anda juga dapat membuat laporan rapat, yang menyediakan data tentang pendaftaran dan polling untuk rapat, atau laporan webinar, yang menyediakan data tentang pendaftaran, peserta, T&J, polling, dan performa event.

Gunakan data peserta dan hasil survei, serta umpan balik dari pembicara dan panelis, dan lacak keterlibatan dengan konten Anda dan fitur event lainnya. Dengan menilai apa saja yang berhasil dan tidak, Anda akan dapat membuat event kampus selanjutnya lebih mengesankan daripada event sebelumnya.