Zoom pour la santé

Guide du déploiement et de l’utilisation de Zoom pour la santé

 

Du déploiement dans votre organisation du secteur de la santé aux intégrations, aux ressources et aux contrôles de réunion disponibles pour la télésanté, Zoom comprend et couvre tous vos besoins.

Zoom aide les cliniciens et autres professionnels de la santé à apporter des soins de la plus haute qualité, à communiquer avec les patients, et à répondre aux besoins dynamiques des organisations dans lesquelles ils évoluent. Dans le monde entier, les organisations du secteur de la santé de toutes tailles utilisent la plateforme Zoom pour une multitude d’applications, y compris la télésanté, les soins de santé collaboratifs, l’éducation médicale et les soins axés sur la population, afin d’améliorer la qualité de vie de leurs patients.

Dans le guide ci-dessous, vous trouverez des tonnes de ressources, d’astuces et de conseils pour configurer et utiliser Zoom pour la santé.

Naviguer dans votre déploiement d’intégration

Naviguer dans votre déploiement d’intégration

Nous vous proposons un guide d’intégration étape par étape pour vous aider à configurer votre compte. Zoom offre de nombreuses options et configurations pour garantir la sécurité et la confidentialité de votre organisation du secteur de la santé.

1. Aperçu du déploiement

Voici un aperçu de ce à quoi votre déploiement de Zoom ressemblera.

aperçu-déploiement
  • Participez à un appel de lancement de 30 minutes avec votre Responsable Réussite client (CSM), qui couvrira les thèmes suivants :
    • Objectifs du déploiement
    • Champ du projet et calendrier de mise en œuvre
    • Attentes en matière de délais et de responsabilités
    • Exigences relatives au produit
  • Préparation au déploiement : en tant qu’administrateur, vous suivrez les étapes indiquées dans le Guide de déploiement afin de vous préparer au déploiement (gestion des utilisateurs, installation de Zoom Client App, etc.)
  • Formation aux produits pour les administrateurs : apprenez-en plus sur le portail Administrateur et sur la gestion de votre compte Zoom
  • Formation aux produits pour les utilisateurs : vos équipes et vos fournisseurs apprendront les bases de l’utilisation de Zoom dans le cadre de la télésanté, des interventions auprès des patients, de la communication avec les équipes et bien plus encore
  • Déploiement : déployez Zoom dans votre entreprise
  • Réunions d’enregistrement avec votre CSM :
  • Examen commercial

2. Prise en main du déploiement
Créez votre équipe de déploiement Zoom

L’une des premières étapes de la configuration de votre compte Zoom consiste à désigner une équipe d’administrateurs chargée de gérer le déploiement et les opérations quotidiennes de Zoom.

bien-démarrer-le-déploiement
  • Désignez vos administrateurs de Zoom
    • Les administrateurs de Zoom seront chargés du déploiement de Zoom au sein de votre organisation. Ils seront responsables de la gestion des utilisateurs sur leur compte, c’est-à-dire de l’ajout, de la suppression et de la modification des utilisateurs. Vous pouvez également gérer les paramètres, les fonctionnalités API et la connexion en SSO de votre organisation. Comprendre et vérifier les rôles du système
  • Comprendre et vérifier les rôles du système
    • Le compte Zoom de votre organisation comprend trois types de rôles :
      • Titulaire : dispose de tous les privilèges, y compris la gestion des rôles. La gestion des rôles vous permet d’affecter des utilisateurs à un rôle, et de leur octroyer des autorisations d’affichage et de modification pour un sous-ensemble de pages appartenant au compte. Chaque compte ne peut avoir qu’un seul titulaire.
      • Administrateur (utilisateur back-end) : peut ajouter, supprimer ou modifier les utilisateurs. Peut gérer les fonctionnalités avancées telles que l’API, le SSO et le connecteur de réunion. Les administrateurs peuvent également apporter des modifications aux paramètres du compte Zoom. Un compte peut avoir plusieurs administrateurs.
      • Membres : tous les utilisateurs finaux qui ne disposent pas d’autorisations d’administration.
  • Première étape pour le titulaire du compte (optionnel) : le titulaire du compte est le seul rôle à pouvoir désigner initialement de nouveaux administrateurs ou à définir des rôles d’accès personnalisés pour le compte.
    • Une fois un rôle utilisateur créé, le titulaire (ou toute autre personne disposant d’autorisations de gestion des rôles) peut affecter des utilisateurs à ce rôle, leur donnant ainsi l’autorisation de voir et de modifier un sous-ensemble de pages appartenant au compte. Si vous souhaitez octroyer des autorisations de gestion des rôles aux administrateurs, suivez les étapes indiquées ci-dessous :
      • Connectez-vous à zoom.us en tant que titulaire du compte ou en tant qu’utilisateur autorisé à modifier les rôles.
      • Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion des utilisateurs, puis sur Gestion des rôles.
      • Cliquez sur Modifier dans la colonne Action du rôle d’administrateur.
      • Cliquez sur les cases à cocher qui activent l’autorisation aux utilisateurs de ce rôle de voir ou modifier ces pages.
      • Faites défiler jusqu’en bas de la page, puis cliquez sur Enregistrer les paramètres.

3. Gestion des utilisateurs de Zoom

La rubrique Gestion des utilisateurs permet aux titulaires de comptes et aux administrateurs de gérer leurs utilisateurs en ajoutant, supprimant et attribuant des rôles et des fonctionnalités en option.

gestion-utilisateurs-zoom
  • Comprendre et confirmer vos besoins en matière de licences
    • Tous vos utilisateurs ont-ils besoin de licences Zoom payantes ? Apprenez-en plus sur les types d’utilisateur et les rôles dans Zoom pour déterminer quels types de licences sont les plus appropriés pour vos différents utilisateurs.
  • Gestion des utilisateurs

4. Profil de compte Zoom

La page profil de compte vous permet de consulter les informations de base relatives à votre compte. Un compte peut inclure toute une entreprise ou un utilisateur unique, en fonction de la taille de votre compte.

En fonction de votre rôle et de votre plan d'abonnement, vous pouvez également afficher et gérer des fonctionnalités avancées, notamment les informations de support en lien avec le compte, les domaines associés, l'URL de redirection du compte et l'Aperçu de l'usage avec des détails sur l'enregistrement dans le cloud et l'utilisation de l'audio.

profil-compte
  • Créez une expérience de connexion à Zoom cohérente avec votre marque en créant une URL de redirection avec valorisation personnalisée de la marque et logos.
    • Une URL de redirection est une URL personnalisée pour votre société, par exemple votresociété.zoom.us. Notez que ce sous-domaine est requis pour la configuration si vous souhaitez activer la fonctionnalité d’authentification unique SSO (Single Sign-On), et qu’il s’agit de l’emplacement vers lequel vous redirigerez vos utilisateurs pour la connexion en SSO.
  • Améliorez l’organisation sans entraîner de surcharge de travail pour l’équipe d’administration en demandant des domaines d’adresse e-mail associés.
    • Quels sont les avantages des domaines associés ? Toute personne avec le domaine de l’adresse électronique de votre organisation sera déplacée sous votre compte. De même, tous les futurs individus qui s’inscriront avec un domaine correspondant rejoindront automatiquement votre compte.
  • Ajoutez une couche de sécurité supplémentaire grâce à l’authentification unique (SSO), qui vous permet de vous connecter en utilisant les identifiants de votre société.
    • Quels sont les avantages de l’utilisation de Zoom SSO ? Zoom SSO simplifie l’expérience utilisateur et la gestion des comptes. Zoom agit à titre de fournisseur de services et offre la gestion automatique des noms d’utilisateurs.

5. Configurer la sécurité des comptes

Zoom vous permet de développer différents sous-groupes au sein de votre organisation pour exécuter différentes tâches, comme les visites virtuelles assistées par vidéo, les soins centrés sur les patients, l’administration des soins de santé et l’éducation médicale.

  • Zoom vous permet de créer différents groupes pour modifier et gérer les paramètres conformément à votre politique, et cela contribue à protéger les informations, car les autorisations ne sont octroyées qu’aux utilisateurs qui en ont besoin. Par exemple, vous pourriez avoir un groupe de fournisseurs encouragés à enregistrer les entretiens avec les patients sur Zoom dans le cloud et ajouter le lien vers l’enregistrement d’un dossier patient ou télécharger l’enregistrement pour le stocker sur votre serveur. Cependant, votre politique pourrait aussi ne pas autoriser une spécialité donnée à enregistrer l’entretien avec le patient, donc vous pouvez configurer votre compte de façon à octroyer les autorisations appropriées à chaque sous-groupe.
  • La possibilité de personnaliser les configurations de compte et de gérer les autorisations peut aider votre entreprise à protéger les informations de santé protégées et à respecter ses obligations en matière de conformité HIPAA.
  • Votre CSM examinera les paramètres de compte configurés et votre gestion des groupes lors de votre formation administrateur.

6. Préparer la mise en œuvre

Présentez Zoom avec succès à votre équipe en lui donnant accès aux bons outils, ressources et formations.

  • Déployez/Installez Zoom Desktop Client : Zoom Desktop Client offre aux utilisateurs de Zoom une expérience en cours de session optimale. Deux méthodes permettent de déployer le client Zoom à l’échelle de votre organisation.
  • Configurez les intégrations au calendrier de votre équipe (optionnel, mais recommandé) : si vous utilisez Outlook ou Google Agenda, installez une extension d’Agenda afin de maximiser l’efficacité de la programmation pour vos fournisseurs et votre personnel.
  • Participez à la formation pour les administrateurs : lors de cette session, le titulaire et les administrateurs de compte passeront 60 minutes avec votre CSM pour découvrir le portail Administrateur et les principes à appliquer pour gérer votre compte Zoom. Vous en ressortirez avec les connaissances et les ressources requises pour gérer Zoom efficacement dans votre organisation.
  • Participez à la formation pour les utilisateurs finaux : lors de cette session, vous et votre équipe passerez 60 minutes avec votre CSM à apprendre les fondamentaux de l’utilisation de Zoom Meetings. Nous passerons en revue la programmation, les invitations aux réunions, les contrôles de l’hôte, le Zoom web portal et l’application client de bureau.
  • Communiquez le déploiement auprès de votre équipe : mettez en place des communications et des ressources en interne pour notifier votre équipe du déploiement de Zoom.
    • Annonce à toute l’entreprise : notifiez votre équipe que votre entreprise utilise Zoom. Fournissez des informations sur la prise en main de Zoom, répondez aux questions que vous anticipez et faites savoir à votre équipe quand elle pourra commencer à utiliser Zoom.
    • Annonce relative aux formations : annoncez les formations utilisateurs Zoom à votre équipe.
    • Rappel de formation : rappelez à votre équipe les sessions de formation à venir. Vous pouvez également aider les utilisateurs à se préparer pour une session en leur fournissant au préalable les ressources de formation suivantes :
      • – Webinaire en direct Fondamentaux de Zoom Meetings : passez 45 minutes à apprendre les bases de Zoom Meetings avec l’un de nos experts Zoom.
      • – Webinaire en direct Utilisation avancée de Zoom Meetings : l’un de vos utilisateurs souhaite devenir un spécialiste de Zoom ? Cette formation de 60 minutes sur Zoom Meetings lui permettra d’approfondir au-delà des bases.
      • Centre d’aide Zoom : parcourez les articles de l’assistance pour accéder à des informations utiles sur les fonctionnalités et les possibilités offertes par Zoom.
    • E-mail post-déploiement : partagez de précieux conseils et favorisez l’adoption utilisateur de Zoom.

7. Post-déploiement : mesurer l’adoption et la réussite

Suivez régulièrement l’utilisation de Zoom par votre organisation grâce à des outils de création de rapports et de tableau de bord solides.

  • Utilisez la rubrique Rapports du web portal, un outil puissant qui permet aux titulaires du compte et administrateurs d’obtenir des statistiques au sujet du compte, des réunions et des webinaires afin d’étudier la manière dont votre organisation utilise Zoom.
  • Obtenez un aperçu de l’utilisation globale, des données de réunion en direct et bien plus grâce au tableau de bord Zoom. Vous pouvez utiliser ces données afin d’analyser les problèmes éventuels, de vérifier la qualité de la connexion et de mieux comprendre comment les utilisateurs tiennent des réunions au sein de votre entreprise.

8. Déploiement de Zoom Phone

Zoom vous aide à mettre en œuvre votre nouveau système Zoom Phone pour que vous puissiez commencer à profiter des avantages d’une solution de communication moderne pour l’entreprise. Votre déploiement Zoom Phone inclut une équipe dédiée à votre réussite ainsi qu’une formation gratuite. Que vous déployiez des téléphones physiques, des softphones ou les deux, nous vous guiderons tout au long du processus de configuration et vous aiderons à sélectionner les meilleurs paramètres pour permettre à votre équipe de se lancer !

  • De plus, grâce à un BAA exécuté, vous pouvez utiliser les produits et les fonctionnalités de Zoom Phone pour communiquer avec vos patients. Utilisé à bon escient, Zoom Phone vous aide à passer et à recevoir des appels. Vous pouvez également utiliser des fonctionnalités comme la messagerie vocale visuelle et l’enregistrement des appels. Vous pouvez même utiliser les intégrations de programmation comme GReminders pour envoyer des messages texte de rappel automatisés aux patients.
  • Téléchargez le plan du processus de déploiement Zoom Phone ici.

Intégration à Zoom

Intégration à Zoom

Les intégrations peuvent vous aider à rationaliser et à simplifier les flux de travail cliniques et administratifs, et rendre ainsi les communications plus aisées sur Zoom pour les fournisseurs, les patients et les équipes. Que vous utilisiez Zoom pour la télésanté, l’éducation médicale ou la collaboration en soins de santé, nous pouvons vous proposer une intégration répondant à vos besoins.

Visitez Zoom App Marketplace pour la santé pour y rechercher vos applications de soins de santé favorites à utiliser avec Zoom. Vous pouvez rechercher une intégration spécifique à votre plateforme de dossier médical électronique (DME) ou parcourir les applications conçues pour vous aider dans les tâches suivantes :

  • Programmation en ligne
  • Admission des patients
  • Rappels de rendez-vous

L’intégration à Zoom donne aux organisations du secteur de la santé la possibilité de mettre les fournisseurs en lien avec les patients en quelques clics, depuis n’importe quel endroit du monde. Voici quelques-unes de nos intégrations les plus populaires auprès des principales plateformes de DSE.

Epic

L'intégration de l'application Zoom à Epic permet aux fournisseurs et aux patients de lancer facilement des sessions Zoom directement à partir de rendez-vous de santé en ligne Epic.

Les fournisseurs peuvent :

  • Être avertis via Epic lorsqu’un patient rejoint le rendez-vous vidéo planifié.
  • Démarrer des visites vidéo Zoom directement à partir d’Epic tout en continuant à consigner leurs notes sur les cas dans Epic.
  • Inviter d’autres participants à la visite vidéo.
  • Rejoindre et quitter une visite sans déconnecter la session en plaçant le patient dans la salle d’attente.

Les patients peuvent :

  • Lancer Zoom à partir de MyChart sur leur ordinateur personnel ou leur appareil mobile.
  • Recevoir des messages personnalisés lorsqu’ils rejoignent la visite vidéo avant le fournisseur.
  • Rejoindre la visite vidéo même après l’avoir quittée dès lors que le fournisseur participe encore à la session.

Pour en savoir plus, visitez notre guide Installation et configuration de l’intégration à Epic.

Cerner

L’intégration de Zoom à Cerner, qui accepte actuellement les clients de la version bêta, permet aux organisations du secteur de la santé de lancer Zoom à partir du dossier de santé électronique Cerner. Grâce à cette intégration, les utilisateurs de Cerner peuvent bénéficier d’une visite virtuelle avec leur praticien simplement en lançant Zoom, ou en suivant dans Zoom le lien de réunion reçu par e-mail.

Prochainement, les fournisseurs pourront également :

  • Recevoir une notification dans le PowerChart® Cerner du patient dès lors que le patient sera entré dans la salle d’attente du rendez-vous.
  • Cliquer sur le lien de la réunion dans le PowerChart® du patient pour rejoindre la session planifiée. Partager les résultats d’examens et remplir les documents tout en participant à la réunion Zoom, le tout dans le PowerChart® du patient.
  • Envoyer un lien d’invitation à d’autres participants, comme des membres de la famille, des interprètes et d’autres fournisseurs de soins, afin qu’ils puissent rejoindre la session.
  • Rejoindre et quitter une visite sans déconnecter la session, en plaçant le patient dans la salle d’attente, afin de garantir la continuité des soins entre différents soignants.

Prochainement, les patients pourront également :

  • Participer à une visite vidéo en utilisant le lien unique qui leur aura été envoyé par e-mail.
  • Tester leur appareil afin de s’assurer que l’audio, la vidéo et le microphone fonctionnent.

Envoyez un message pour manifester votre intérêt dans la galerie d’applications de Cerner ou adressez-vous à votre chargé de compte Zoom pour en savoir plus sur l’intégration de Zoom à Cerner.

Consultez le Zoom App Marketplace afin de découvrir plus de 1 500 applications et intégrations qui vous permettront de rationaliser la productivité, la collaboration, le marketing et bien plus encore.

Gérer les flux de travail de télésanté

Gérer les flux de travail de télésanté

Cette rubrique vous aide à configurer des flux de travail virtuels permettant à vos fournisseurs, vos assistants médicaux et votre personnel chargé de la programmation de proposer des services de télésanté avec Zoom. Tous ces flux de travail peuvent être accomplis à l'aide de Zoom :

  • Télétriage
  • Séances de thérapie de groupe
  • Enregistrement des patients
  • Création d’une clinique virtuelle
  • Visites de patients individuelles virtuelles
  • Flux de travail liés aux consultations sur place ou externes
  • Flux de travail liés patient/docteur en milieu rural

Configurer des flux de travail de télésanté

  • Participer à une formation en direct sur Zoom Meetings
  • Attribuez le privilège de programmation à tous les comptes de fournisseur et d’assistant médical de vos équipes chargées de la planification (l’administrateur peut le faire en cliquant sur le nom de la personne sous Gestion des utilisateurs).
  • Déterminez comment vous souhaitez envoyer les invitations aux sessions Zoom aux patients.
  • Si vous souhaitez intégrer Zoom à votre DSE, vérifiez les intégrations disponibles auprès de votre fournisseur de DSE ou sur le Zoom App Marketplace.
  • Une fois connectés à votre réunion, les fournisseurs et les assistants médicaux peuvent accepter les patients placés dans la salle d’attente.
  • Si vous souhaitez qu’une zone permette d’affecter plusieurs patients à une salle virtuelle distincte, consultez notre article sur la gestion des salles de répartition.

Rôles du compte Zoom pour la télésanté
Administrateur

Personne qui sera chargée de l’administration de votre compte Zoom et de la gestion des licences utilisateurs, de l’ajustement des paramètres pour l’ensemble du compte, de l’exécution des rapports, etc.

Planificateur

Cette personne peut programmer des sessions Zoom au nom d’autres personnes (assistants médicaux et fournisseurs). Un planificateur devient automatiquement un hôte suppléant pour les sessions qu’il planifie.

Hôte

L’hôte de la réunion peut contrôler différents aspects d’une réunion Zoom, comme la gestion des participants. Pour un rendez-vous de télésanté, l’hôte de la session doit être le fournisseur du patient.

Hôte suppléant

De même que l’hôte de la réunion, l’hôte suppléant peut gérer les participants à une réunion. L’hôte suppléant peut également démarrer la réunion si l’hôte n’a pas encore rejoint la session. Si un membre du personnel ou un assistant médical programme une réunion au nom d’un fournisseur, le planificateur sera désigné comme hôte suppléant.

En savoir plus sur les rôles durant une réunion.

Chaque utilisateur (planificateur, assistant médical, infirmier ou médecin) doit disposer de sa propre licence Zoom payante.

Fonctionnalités Zoom de télésanté
Salle d’attente

La fonctionnalité Salle d’attente permet à l’hôte de contrôler le moment où un participant rejoint la réunion. Cela permet à un fournisseur de s’assurer que le bon patient est dans la salle d’attente avant de l’admettre à la session de réunion. L’hôte de la réunion peut accueillir les participants un par un ou tous en même temps.

Réunions simultanées

Avec certaines licences, un fournisseur ou membre d’une équipe peut organiser des réunions simultanées. Par exemple, un assistant médical peut démarrer une session Zoom avec un patient, puis placer ce patient dans la salle d’attente en attendant que le fournisseur rejoigne la session. L’assistant médical peut alors commencer une nouvelle session avec un deuxième patient, tandis que la première reste ouverte.

Salles de répartition

Les salles de répartition permettent de créer des sous-sessions au sein d’une réunion. Lors des sessions d’éducation des patients ou de thérapie de groupe, les fournisseurs peuvent répartir le plus grand groupe dans plusieurs salles de répartition plus petites ou inviter un patient à rejoindre une salle de répartition pour une session individuelle tandis que le groupe principal poursuit sa réunion.

Interprétation linguistique

Vous avez besoin d’inclure des interprètes dans vos réunions ou vos webinaires ? Contactez l’assistance Zoom si vous souhaitez activer cette fonctionnalité. Les interprètes fourniront leurs propres canaux audio pour la langue dans laquelle ils traduisent.

Privilèges de programmation

Vous pouvez nommer ou désigner un ou plusieurs utilisateurs de votre compte qui pourront programmer les réunions au nom d’autres utilisateurs. Cela permet au personnel de la clinique de planifier des rendez-vous pour les fournisseurs.

Vous cherchez des idées pour gérer efficacement votre compte Zoom pour la télésanté ? Découvrez des exemples de flux de travail de télésanté dans notre étude de cas sur Butler Health System.

Plus de témoignages de clients

Didacticiels vidéo

Configurer des visites de télésanté

Gérer les visites de télésanté

Meilleures pratiques pour les fournisseurs et les patients

Meilleures pratiques pour les fournisseurs et les patients

Alors que le secteur des soins de santé poursuit son virage vers les soins virtuels, il est important de garantir des réunions sécurisées et l’entretien de liens solides avec les patients, même dans un cadre virtuel. Parcourez cette liste de vérification pour les fournisseurs (ou si vous êtes un administrateur de soins de santé, transmettez cette ressource à vos cliniciens) pour sécuriser vos réunions et offrir à vos patients la meilleure expérience de soins virtuels possible.

Télécharger la liste de vérification pour les fournisseurs

Vous pouvez également aider vos patients à se sentir plus à l’aise et en confiance en utilisant Zoom pour la télésanté. Voici une liste de vérification à fournir à vos patients pour les aider à se préparer en vue de leur visite virtuelle.

Télécharger la liste de vérification pour les patients

Rejoignez notre communauté

Continuons à apprendre ! Rejoignez la communauté Zoom pour la santé afin de poser vos questions et d’échanger sur les meilleures pratiques avec d’autres utilisateurs et administrateurs du secteur dans le monde entier.

Prise en main