Votre guide ultime pour planifier et organiser des événements virtuels

Les événements en ligne et hybrides vous offrent une certaine flexibilité et vous permettent de toucher davantage de gens d’une manière stimulante. Utilisez notre guide pas-à-pas pour planifier et organiser un événement virtuel réussi, quelle que soit sa taille.

Pourquoi organiser un événement virtuel ?

Que vous soyez affecté par les restrictions relatives aux déplacements ou aux lieux, ou que vous cherchiez simplement à faire connaître votre événement à un public plus large tout en faisant des économies, plusieurs raisons peuvent vous amener à organiser des événements virtuels.

Lorsque vos intervenants et participants peuvent participer où qu’ils se trouvent, cela crée d’incroyables opportunités de réseautage, de partage de connaissances, d’enseignement et d’apprentissage, et de connexion à un niveau plus personnel.

Si vous organisez des événements en personne, vous pouvez ajouter un composant virtuel pour étendre votre portée. Les événements hybrides créent une expérience qui rassemble le public, à la fois physiquement et virtuellement.

62 %

des organisateurs d’événements prévoient de conserver leur public virtuel lorsqu’ils reviendront aux événements en personne1

Les meilleurs événements en ligne sont…

En direct et interactifs

Les expériences en direct sont plus interactives que les contenus pré-enregistrés, et permettent davantage de créer des connexions.

Découvrez comment nous avons organisé notre premier Zoomtopia à 95 % en direct.

Créatifs

Donnez vie à votre événement grâce à des expériences immersives qui rassemblent les participants.

L’EUNIS a créé des expériences en ligne uniques lors de son premier Congrès numérique.

Personnalisés

Créez votre expérience en fonction des besoins et préférences uniques de votre public.

Le Marché du Film – Festival de Cannes est devenu entièrement virtuel avec l’API et le SDK de Zoom.

Fidèles à votre marque

Assurez-vous que le format et le contenu de votre événement reflètent votre marque pour les personnes qui l’apprécient.

La narration et la conversation sont au cœur des événements en ligne de TEDxMelbourne.

Elles améliorent l’interactivité

93 %

des personnes pensent que la vidéo procure un sentiment d’interactivité accru2

Planification

Poser les bonnes questions

Poser les bonnes questions vous permettra de créer une base solide pour la planification et la prise de décisions, qu’il s’agisse de choisir les bons intervenants ou de déterminer où et quand vous devez faire la promotion de votre événement. Voici une liste de questions pour vous aider à démarrer.

Qui est mon public cible ?

Connaître votre public cible vous aidera à mettre en forme l’ensemble de votre expérience pour l’événement, du programme à l’ordre du jour, en passant par le contenu fourni.

Pourquoi mon public devrait-il participer ?

Demandez-vous ce que vous avez à offrir à votre public en termes de contenu, de réseau et d’autres opportunités.

Quelle expérience ai-je envie d’offrir à mon public ?

Immersive, interactive, collaborative… Pensez à la façon dont vous souhaitez que vos participants interagissent avec le contenu, les intervenants et les autres participants.

Quels sont mes objectifs pour cet événement ?

Que vous souhaitiez informer vos clients actuels ou trouver des clients potentiels, vous devez comprendre vos buts et vos objectifs et créer une stratégie pour les atteindre.

De combien de temps ai-je besoin pour planifier mon événement virtuel ?

Pour ceux qui créent un événement virtuel pour la première fois, nous vous recommandons de prévoir quatre à six semaines au moins pour la plupart des événements. Prévoyez au moins 12 semaines pour les grands événements en ligne sur plusieurs jours, avec plusieurs volets concomitants.

De quel type d’assistance technique ai-je besoin ?

Impliquez très tôt votre équipe informatique (ou engagez un expert technique – Zoom Events propose des experts en événements qui assistent les clients lors de la mise en place, la planification, les répétitions et offrent une assistance en direct) et demandez-leur de participer à toutes vos réunions pour identifier les limites technologiques, recommander des solutions, effectuer des tests et corriger les problèmes.

Quel est mon budget pour l’événement virtuel ?

Attribuez un budget pour l’acquisition et le marketing destinés aux participants, le développement de contenu, les frais des intervenants, les cadeaux remis aux participants, et l’équipement audio et vidéo.

Comment pourrai-je mesurer le succès de mon événement ?

Les indicateurs varient en fonction de vos objectifs pour l’événement, de la taille du public, du secteur et du type d’événement.

Voici quelques indicateurs à prendre en compte :

  • Nombre d’inscriptions
  • Pourcentage d’inscrits ayant participé
  • Nouveaux clients potentiels générés pour le service commercial
  • Sessions auxquelles les participants ont assisté
  • Résultats de l’enquête
  • NPS de l’événement virtuel et de la session
  • Nombre de démonstrations
  • Réunions organisées
  • Mentions sur les réseaux sociaux
  • Avis en ligne
  • Recettes générées

Assurez-vous de mettre en place des moyens de suivre les indicateurs les plus importants pour vous.

Utiliser les bons outils

Zoom Events, Zoom Meetings, Zoom Webinars et intégrations

Les bons outils permettent de planifier votre événement plus facilement et de vous assurer qu’il se déroule sans accroc. Selon l’expérience que vous souhaitez offrir, étudiez et sélectionnez vos outils dès le début de la planification, afin de pouvoir prendre les bonnes décisions pour votre événement et gérer plus efficacement votre temps et vos efforts.

Qu’est-ce que Zoom Events ?

Zoom Events est une plateforme d’événements virtuels qui permet d’organiser des événements à sessions uniques et multiples et à plusieurs volets sur plusieurs jours. Basée sur Zoom Meetings et Zoom Webinars, Zoom Events ajoute des fonctionnalités comme les hubs d’événements dédiés, des options puissantes d’inscription et de billetterie et la création de réseaux entre les participants à vos événements de tous types (publics ou privés, gratuits ou payants). Vous pouvez publier vos événements dans un hub privé ou public pour faciliter l’accès des participants.

Zoom Meetings vs Zoom Webinars

Décider d’utiliser Zoom Meetings ou Zoom Webinars pour une session individuelle est un choix important. Une solution adaptée vous permettra de concevoir une expérience appropriée à vos objectifs, et d’assurer le succès de votre événement. Les utilisateurs de Zoom Events peuvent facilement choisir laquelle utiliser pour une session individuelle de votre événement.

Lorsque vous organisez une plus grande session, vous pouvez choisir d’utiliser l’option de webinaire pour les discours d’introduction, les intervenants invités et les divertissements (voyez cela comme votre scène principale) et l’option de réunion pour la répartition et les discussions en table ronde en plus petit comité.

Pour choisir entre un format de réunion ou de webinaire, vous devez prendre en compte les trois facteurs clés suivants :

Capacité

Vous attendez plus de 1 000 participants ? Optez pour Zoom Webinars ou Zoom Events, qui permet d’accueillir jusqu’à 50 000 participants.

Zoom Meetings

Jusqu’à 1 000 participants interactifs

Zoom Webinars

Jusqu’à 50 000 participants non intervenants et plus de 100 intervenants interactifs

Zoom Events

Association de Zoom Meetings et Zoom Webinars à un seul billet pour les participants et un hall de création de réseaux.

Interaction avec le public

Souhaitez-vous que les participants puissent interagir entre eux, ou voulez-vous mettre l’accent sur vos présentateurs ?

Si vous souhaitez que votre public puisse apparaître en vidéo, parler ou partager ses écrans, optez pour Zoom Meetings.

Si vous souhaitez que l’événement soit réservé à un public non intervenant, au cours duquel l’hôte contrôle quels participants sont visibles et peuvent être entendus, optez pour la plateforme Webinar.

Public interne ou externe

Les participants que vous connaissez (par ex. vos collaborateurs ou vos clients) présentent souvent moins de risques de perturber l’événement et peuvent souhaiter bénéficier de l’interaction proposée par Zoom Meetings. Zoom Webinars est le choix à privilégier pour les événements qui accueillent d’importants groupes de participants inconnus, car il vous offre davantage de contrôle sur des facteurs tels que qui peut parler ou apparaître en vidéo.

Utilisez Zoom Meetings pour :

Les sessions de répartition
Les tables rondes de participants
Les groupes de réflexion
Les formations interactives en petit comité
Les sessions de réseautage

Utilisez Zoom Webinars pour :

Les discours d’introduction
Les présentations sur la scène principale
Les divertissements en direct
Les démonstrations de produit à un large public
Les comités publics

Zoom Webinars vs Zoom Events

Zoom Webinars est parfait pour les présentations dans le cadre d'une session unique face à un public élargi. Si vous achetez une licence Zoom Events, vous profitez également de tous les avantages de Zoom Webinars et bien plus encore.

Vous pouvez choisir d’organiser des webinaires à partir du web portal plutôt que de configurer l’événement dans Zoom Events. Vous pouvez également utiliser Zoom Events pour ajouter à Zoom Webinars la possibilité de connecter plusieurs sessions de webinaire et de se combiner à Zoom Meetings, afin de proposer des expériences virtuelles plus longues et plus interactives. Zoom Events est une solution de gestion des événements exhaustive, avec des fonctionnalités comme les hubs d’événements personnalisés, l’inscription et la billetterie ou encore la création de rapports avancés. Consultez la FAQ pour Zoom Webinars dédiée.

Parmi les exemples de situations dans lesquelles il convient d’envisager d’organiser un seul Zoom Webinars à partir du Web Portal, citons les formations, les présentations et les sessions uniques face à un public élargi.

Utilisez Zoom Events pour les événements plus longs et stimulants, tels que les lancements de ventes, les réunions publiques et l’intégration des employés.

Tirer parti des intégrations de Zoom

Intégrez Zoom à votre pile technologique existante pour gérer votre événement en ligne plus efficacement.

Rendez-vous sur Zoom App Marketplace pour découvrir plus de 1 000 intégrations !

Automatisation du marketing

Réalisez une intégration avec des plateformes marketing telles que Marketo, Pardot et HubSpot pour capturer automatiquement les participants au Zoom Webinars comme des clients potentiels.

Distribution du contenu

Les intégrations avec Kaltura et Panopto vous permettent de transférer les enregistrements Zoom et de les partager avec un public plus large.

Monétisation

Vous souhaitez faire payer les participants pour assister votre événement‏ ? Utilisez Zoom Events et connectez l’outil à PayPal ou Stripe, afin de simplifier le processus de paiement.

Créer une expérience interactive

Concevoir le monde de votre événement

Quels sont les ingrédients d’un bon événement ? L’expérience que vous offrez à votre public est essentielle.

Un événement en ligne peut être bien plus que simplement regarder un flux en direct ou une vidéo sur un ordinateur. Si vous transformez un événement habituellement en présentiel en expérience virtuelle, vous devez être créatif et penser à intégrer certains de ces éléments interactifs en ligne.

De la préparation avant l’événement à l’expérience en direct, découvrez comment intégrer l’interactivité et l’interaction à votre événement.

Avant l’événement

Créer un programme attrayant

Le rythme d’un événement virtuel doit être plus rapide, pour maintenir l’attention des participants et éviter qu’ils ne décrochent.

  • Les sessions doivent durer moins d’une heure. Prévoyez également du temps pour les Q. et R., afin de maintenir l’intérêt du public jusqu’à la fin de la session
  • Prévoyez des pauses entre les sessions.
  • Pour les conférences sur plusieurs jours, prévoyez de terminer la journée plus tôt que vous l’auriez fait en présentiel
  • Vous attendez un public international ? Créez un programme en fonction des fuseaux horaires avec des sessions spécifiques à chaque région.
  • Incluez des sessions de réseautage grâce à Zoom Meetings et à la fonction Salles de répartition.

Discussions par thème dans le hall d’accès aux événements

Utilisez le hall Zoom Events pour permettre aux participants inscrits de se connecter et de travailler leur réseau avant et pendant votre événement. Configurez et promouvez des thèmes avec tous les participants deux semaines avant l’événement pour lancer un dialogue, et posez des questions pour encourager les participants à interagir.

Petits plus de l’événement

Qu’auraient reçu les participants lors d’un événement en personne ? Envoyez-leur de petits cadeaux par courrier ou via un service de livraison, pour leur faire la surprise.

  • Articles de marque
  • Encas
  • Souvenirs personnalisés
  • Cadeaux des partenaires
  • Bons cadeaux pour la livraison de repas

Mobilisation lors de l’événement

Activer les Q. et R.

La fonctionnalité de Q. et R. permet aux participants à un webinaire de poser des questions et d’obtenir une réponse écrite ou en direct pendant la session. Voici quelques conseils pour l’utilisation des Q. et R. pendant un webinaire :

  • Si vous prévoyez un public nombreux, coordonnez-vous avec les intervenants ou faites appel à d’autres organisateurs pour vous aider à répondre aux questions pendant l’événement.
  • Vous pouvez choisir de désigner des membres de votre équipe pour gérer les Q. et R., afin que les présentateurs puissent se concentrer sur leur intervention. Si votre équipe chargée des Q. et R. ne participe pas via l’audio ou la vidéo, vous pouvez masquer leur flux vidéo grâce à la fonctionnalité Masquer les participants sans vidéo.
  • Préparez quelques questions incitant à la réflexion, au cas où vous ne recevriez pas suffisamment de questions de qualité de la part du public pour combler le temps imparti aux Q. et R.
  • Tenez compte de votre public et de la possibilité de comportements perturbateurs ou inappropriés lors de la configuration de vos Q. et R. Avec un public interne, vous pourrez choisir d’être plus transparent en ce qui concerne l’affichage des questions et des réponses. Mais lors d’un événement à plus grande échelle, vous pourrez choisir des paramètres de Q. et R. plus restrictifs.
  • Vous pouvez ajuster les paramètres de Q. et R. pendant un webinaire pour autoriser ou désactiver les questions anonymes, ou choisir si les participants peuvent ou non voir, commenter ou valider les questions.
  • Consultez le rapport de Q. et R. après votre webinaire et effectuez un suivi auprès des participants dont les questions n’ont pas
    obtenu de réponse en direct.

Organiser un sondage

Obtenez des commentaires en temps réel de votre public, ou évaluez leur niveau de compréhension du contenu que vous présentez et lancez vos sondages prédéfinis pendant la session.

Engagement supplémentaire

Utilisez des outils comme Slido, Kahoot!ou une « roue des noms » pour rendre votre événement plus amusant et plus interactif.

Salles de petits groupes

Permettez aux participants de communiquer en petits groupes pendant votre événement. Vous pouvez attribuer aux participants des salles de petits groupes en temps réel, les affecter à l’avance, ou leur permettre de sélectionner eux-mêmes quelle salle ils souhaitent rejoindre et de se déplacer librement d’une salle à une autre.

Tout ce que vous devez savoir sur les salles de répartition de Zoom.

Demandez des commentaires

Envoyez un sondage post-événement pour obtenir des commentaires après votre événement. Si vous utilisez Zoom Webinars, vous pouvez configurer le sondage pour qu’il se lance automatiquement une fois que vos participants ont quitté la session.

Vous voulez voir ces fonctionnalités en action ?‏

Inscrivez-vous au webinaire de Présentation de Zoom Events

Demandez une démo à un expert de Zoom.

Demander une démo

Vous préparer pour votre événement

Préparer votre équipe

Organiser un événement en ligne réussi est un travail d’équipe ! Vous devez préparer vos intervenants, et aligner votre équipe chargée de l’événement pour vous assurer que tout se déroule sans accroc. Passez en revue vos listes de vérification pour l’événement pour être sûr de ne rien oublier.

Liste de vérification de l’équipe de production

Rationalisez votre équipe de production

Désignez le ou les producteurs chargés de tout ce qui a trait à la production.

Créez un canal Zoom Team Chat

Utilisez Zoom Team Chat pour créer des canaux dédiés à votre équipe chargée de la planification de l’événement virtuel, afin de vous assurer que tout le monde est aligné sur les tâches et les actions à réaliser. Zoom Team Chat vous permet de collaborer en temps réel avec les membres de l’équipe interne et externe.

Créez un planning de production

Votre planning de production doit inclure un programme de toutes les sessions, les informations relatives aux présentateurs, les transitions, les procédures, les pauses, et à quel moment chaque événement aura lieu.

Créez un flux de travail de l’événement

Définissez clairement et visualisez votre expérience d’événement en ligne avec les spécifications techniques de chaque session, les options de diffusion en direct et autres détails pour permettre aux producteurs de s’aligner avec les équipes techniques et chargées de la présentation.

Liste de vérification de l’équipe technique

Configurez les paramètres des réunions et/ou des webinaires

Avec l’équipe chargée de la présentation, définissez clairement et activez les paramètres pour chaque session. Décidez par exemple si les Q. et R. sont activées ou si les participants peuvent utiliser le chat.

Activez la session d’entraînement

Lorsque vous programmez votre webinaire, assurez-vous de sélectionner l’option « Activer la session d’entraînement » pour permettre aux organisateurs et intervenants de rejoindre la plateforme de webinaire à l’avance et de se préparer.

Invitez des conférenciers

Si vous utilisez Zoom Webinars, chaque intervenant doit utiliser le lien unique qui lui a été envoyé par e-mail pour participer. Une fois que vous avez sélectionné les intervenants et programmé votre webinaire, envoyez-leur un lien d’invitation et assurez-vous qu’ils l’ont bien reçu.

Programmez un essai

Effectuez un essai avec vos présentateurs pour tester les caméras, les micros, l’éclairage et autres paramètres, et vous entraîner à présenter les introductions, le contenu et les transitions. Encouragez-les à participer à l’essai avec le même équipement que celui qu’ils utiliseront le jour de l’événement.

Obtenez votre liste de vérification pour l’essai

Configurez la diffusion en direct

Décidez si vous souhaitez diffuser votre événement en direct sur Facebook Live, YouTube Live, un service personnalisé ou plusieurs plateformes en même temps via restream.io.

Prévoyez qui enregistrera l’événement

Décidez qui est responsable de ce processus, et comment il sera réalisé. Vous pouvez choisir d’enregistrer l’événement dans le cloud ou en local.

Liste de vérification de l’équipe de présentation

Préparez vos présentateurs

Envoyez aux présentateurs des didacticiels sur l’utilisation de Zoom, et pour leur permettre de contrôler à l’avance la qualité du son et de l’image.

Créez un programme des intervenants

Si votre session comporte plusieurs intervenants, créez un programme et informez chaque présentateur du temps dont il disposera.

Rassemblez les documents relatifs aux intervenants

Demandez aux intervenants de vous fournir très en avance le contenu de leur présentation, leur biographie et les questions pour le public (pour les sondages en direct ou les Q. et R.).

Utilisez une connexion câblée à Internet

Cela vous permettra d’éviter les problèmes techniques dus à une connexion Wi-Fi instable, susceptible d’affecter la qualité audio et l’expérience globale des participants. Encouragez les présentateurs virtuels à faire de même.

Limitez les bruits de fond

Utilisez un micro indépendant ou un casque de bonne qualité pour bénéficier de la meilleure qualité audio possible. Définissez vos paramètres audio de façon à supprimer les bruits de fond.

Optimisez la vidéo

Ouvrez vos paramètres vidéo pour activer la HD, effectuer les ajustements en cas de faible luminosité, et retoucher votre apparence si nécessaire.

Configurez votre arrière-plan

Vous pouvez créer un arrière-plan virtuel avec votre marque pour tous les présentateurs, affichant leur nom, leur société et leur poste. Si vous préférez ne pas utiliser d’arrière-plan virtuel, assurez-vous que votre arrière-plan réel est bien rangé et pas trop encombré.

Choisissez une tenue qui fera bonne impression

Préférez les couleurs unies aux rayures ou aux motifs chargés. Si vous utilisez un écran vert, assurez-vous de porter une autre couleur !

L’astuce de pro

Envoyez aux intervenants un kit contenant tout ce dont ils auront besoin : un micro-casque, un câble Ethernet, un éclairage annulaire et une webcam. Constituez un dossier numérique avec un modèle d’arrière-plan virtuel, les visuels de l’événement et un modèle de copie de publication pour les réseaux sociaux, pour leur permettre de faire la promotion de leur session sur leur réseau.

Promouvoir votre événement

Encourager les inscriptions et la participation

Vous pouvez concevoir la meilleure expérience d’événement qui soit, mais si vous ne prenez pas le temps d’en faire la promotion, votre public cible ne saura pas qu’elle existe. Créez des actifs qui vous permettent de commercialiser efficacement votre événement et d’encourager les participants à se rendre sur votre site web pour en savoir plus.

Site web de l’événement

Votre page de redirection ou le site web de votre événement doit fournir à vos visiteurs toutes les informations dont ils ont besoin pour s’inscrire et participer à votre événement. La page doit également présenter la valeur ajoutée de l’événement pour vos visiteurs : ce qu’il leur apportera et pourquoi ils ne doivent pas le manquer.

Ce que vous devez inclure sur le site web de votre événement :

Une courte présentation de l’événement

De quoi parle-t-il ?‏ À qui s’adresse-t-il ? Donnez aux participants un avant-goût de ce à quoi ils peuvent s’attendre, en un ou deux courts paragraphes.

Ordre du jour et programme

N’oubliez pas le fuseau horaire !

Informations concernant la session

Ajoutez une courte description de chaque session.

Section concernant les intervenants

Ajoutez une photo et une courte biographie pour présenter vos intervenants.

Exposants et sponsors

Présentez les sponsors qui soutiennent votre événement avec leurs logos et les informations relatives à leur entreprise.

Ressources

Compilez une liste de ressources, telles que des billets de blog ou des sites web pour un peu de lecture supplémentaire, ou un canal de chat de l’événement sur Zoom pour les participants.


FAQ

Répondez aux questions fréquentes comme « Combien coûte la participation à l’événement » et « Pourrai-je regarder les sessions enregistrées après l’événement ? »

Images attrayantes

Attirez votre public et faites la promotion de votre marque avec des visuels qui donneront envie aux clients potentiels cibles de participer.

Page d’inscription

Zoom Events et Zoom Webinars vous permettent de personnaliser votre page d’inscription avec l’image de marque de votre organisation et des questions adaptées.

Bande-annonce vidéo

Une bande-annonce peut permettre de générer de l’enthousiasme pour votre événement sur les réseaux sociaux et autres supports marketing.

Promouvoir votre événement

Commencez à faire la promotion de votre événement au moins deux ou trois semaines à l’avance, afin d’augmenter le nombre d’inscriptions. N’oubliez pas de créer des liens de suivi des sources pour l’inscription au webinaire, afin de savoir quels efforts de marketing sont les plus efficaces.

Marketing par e-mail

Envoyez des e-mails de marketing et des rappels Testez vos lignes d’objet et envisagez d’envoyer deux ou trois mailings avant l’événement pour maintenir sa visibilité. Pensez à utiliser du contenu vidéo dans les e-mails pour susciter l’enthousiasme des clients potentiels et des inscrits pour l’événement.

Billets de blog

Le marketing de contenu vous permet de raconter l’histoire de votre événement, de fournir des informations et d’aller plus loin qu’avec un e-mail. Utilisez les bons mots-clés pour augmenter le trafic organique.

Intervention des relations publiques

Un communiqué de presse et une intervention dans les médias mettant en avant les intervenants notables et autres informations intéressantes peuvent augmenter la visibilité de votre événement. Dressez une liste de médias proposant des publications dans votre secteur et cherchez des plateformes qui couvrent des événements comme le vôtre pour toucher votre public cible. Assurez-vous d’offrir aux journalistes intéressés des invitations pour l’événement en direct.

Réseaux sociaux

Faites le buzz auprès de vos followers avec un hashtag de l’événement, des visuels et une campagne sur les réseaux sociaux. N’oubliez pas les publicités et les publications boostées pour aller plus loin que votre portée organique.

Marketing pour les partenaires et les intervenants

Créez des visuels et des exemples de publications pour réseaux sociaux que les partenaires et intervenants pourront utiliser facilement, comme un modèle de visuel personnalisable avec leur nom et les informations relatives à leur session.

Organiser votre événement

C’est le jour J !

Vous avez terminé la planification et la préparation. Il est temps de passer aux choses sérieuses : organiser votre événement. Entre la session d’essai (indispensable !) et le grand jour, voici ce que vous devez garder à l’esprit.

Se préparer

1. Organisez un essai / une répétition

Programmez un essai environ une semaine avant votre événement, avec votre équipe de production, les organisateurs de l’événement, les intervenants et toute personne jouant un rôle actif, afin de résoudre les éventuels problèmes avant le jour J.

Liste de vérification de l’essai : tout ce que vous devez passer en revue

2. Mettez les intervenants en condition pour réussir

Fournissez à vos intervenants des conseils pour la configuration technique, afin qu’ils soient prêts à être à leur avantage.

3. Participez à la session d’entraînement

Une session d’entraînement au webinaire permet à l’organisateur de lancer le webinaire et de n’autoriser que les intervenants et les co-hôtes à participer. Indiquez à vos intervenants une heure d’appel pour qu’ils rejoignent l’événement 10 à 20 minutes avant son lancement, afin de participer à la session d’entraînement, de tester leur son et leur vidéo et de résoudre tout problème de dernière minute avant la diffusion en direct.

L’astuce de pro

Seuls les hôtes et les co-hôtes peuvent cliquer sur le bouton Démarrer le webinaire pendant une session d’entraînement. Cette action ne peut pas être annulée, alors faites attention à ne cliquer sur le bouton que lorsque tout le monde est prêt à passer en direct !

Passer en direct

1. Ouvrez les portes en avance

Essayez de lancer votre webinaire quelques minutes en avance pour permettre aux participants de le rejoindre avant le début du programme. Si vous souhaitez diffuser une musique d’accueil, assurez-vous qu’elle est libre de droits.

2. Contrôlez vos paramètres

Pendant que les participants arrivent, c’est le moment idéal pour vous assurer que vos paramètres pour la réunion ou le webinaire sont bien réglés. Vérifiez si vous enregistrez et diffusez sur les bonnes plateformes, et démarrez la diffusion en direct si elle n’est pas activée automatiquement. Assurez-vous également que les paramètres de Q. et R. corrects sont activés, et que les intervenants et co-hôtes disposent des autorisations adéquates.

3. Script d’ouverture

Lancez votre événement avec une courte annonce qui indique aux participants si le webinaire est enregistré ou non, comment ils peuvent poser des questions, et le thème du webinaire. N’oubliez pas de remercier les intervenants et les sponsors !

4. Dépannage de l’événement

Laissez les pages d’assistance Zoom Events, Zoom Webinars ou Zoom Meetings ouvertes, afin de pouvoir rapidement résoudre les problèmes au fur et à mesure. Si les intervenants rencontrent des difficultés, discutez en privé avec eux sur Zoom Client ou sur la fonctionnalité de chat privé pendant la session.

Suivi post-événement

Utilisez le contenu et impliquez les participants

C’est terminé ! Une fois votre événement terminé, cela ne signifie pas que vous n’avez plus rien à faire. Prenez encore le temps de recueillir des commentaires, d’utiliser les enregistrements et d’assurer le suivi avec les clients potentiels pour tirer le meilleur parti de l’événement sur lequel vous avez travaillé si dur.

Sondage post-événement

Recueillez les commentaires des participants pour savoir ce qui a bien fonctionné et ce que vous pouvez améliorer. Utilisez le sondage pour recueillir le Taux de recommandation net des participants pour l’événement global et pour chaque session.

Contenu enregistré

Montez les enregistrements et les transcriptions, et mettez-les à disposition sur votre site web ou sur la page de l’événement. Si vous le souhaitez, vous pouvez cloisonner le contenu pour collecter des données utilisateurs des visiteurs qui accèdent aux enregistrements.

Suivi des participants

Envoyez un e-mail aux participants avec un lien vers l’enregistrement de l’événement et des ressources supplémentaires.

Rapports d’événement

Si vous utilisez Zoom Events, examinez votre tableau de bord Résumé de l’événement, générez des rapports de réunion, qui fournissent des données sur les inscriptions et les sondages, ou des rapports de webinaire, qui fournissent des données sur les inscriptions, les participants, les Q. et R., les sondages et les performances de l’événement.

Clients potentiels pour le marketing

Utilisez les informations fournies par les rapports pour identifier les clients potentiels et utilisez les intégrations clés mentionnées ci-dessus pour diriger les clients potentiels vers le service commercial.

Évaluation

Assurez-vous que votre prochain événement en ligne sera encore meilleur que le précédent, en évaluant ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné. Utilisez les données des participants et les commentaires des rapports, mais aussi des intervenants, et suivez l’engagement avec votre contenu et les autres fonctionnalités de l’événement.

Mettez votre prochain événement en ligne

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