Votre guide ultime pour planifier et organiser des événements virtuels

Capacité

Zoom Events

Association de Zoom Meetings et Zoom Webinars à un seul billet pour les participants et un hall de création de réseaux.

Interaction avec le public

Public interne ou externe

Commencez à faire la promotion de votre événement au moins deux ou trois semaines à l’avance, afin d’augmenter le nombre d’inscriptions. N’oubliez pas de créer des liens de suivi des sources pour l’inscription au webinaire, afin de savoir quels efforts de marketing sont les plus efficaces.

Marketing par e-mail

Envoyez des e-mails de marketing et des rappels Testez vos lignes d’objet et envisagez d’envoyer deux ou trois mailings avant l’événement pour maintenir sa visibilité. Pensez à utiliser du contenu vidéo dans les e-mails pour susciter l’enthousiasme des clients potentiels et des inscrits pour l’événement.

Billets de blog

Le marketing de contenu vous permet de raconter l’histoire de votre événement, de fournir des informations et d’aller plus loin qu’avec un e-mail. Utilisez les bons mots-clés pour augmenter le trafic organique.

Intervention des relations publiques

Un communiqué de presse et une intervention dans les médias mettant en avant les intervenants notables et autres informations intéressantes peuvent augmenter la visibilité de votre événement. Dressez une liste de médias proposant des publications dans votre secteur et cherchez des plateformes qui couvrent des événements comme le vôtre pour toucher votre public cible. Assurez-vous d’offrir aux journalistes intéressés des invitations pour l’événement en direct.

Réseaux sociaux

Faites le buzz auprès de vos followers avec un hashtag de l’événement, des visuels et une campagne sur les réseaux sociaux. N’oubliez pas les publicités et les publications boostées pour aller plus loin que votre portée organique.

Marketing pour les partenaires et les intervenants

Créez des visuels et des exemples de publications pour réseaux sociaux que les partenaires et intervenants pourront utiliser facilement, comme un modèle de visuel personnalisable avec leur nom et les informations relatives à leur session.

1. Organisez un essai / une répétition

Programmez un essai environ une semaine avant votre événement, avec votre équipe de production, les organisateurs de l’événement, les intervenants et toute personne jouant un rôle actif, afin de résoudre les éventuels problèmes avant le jour J.

Liste de vérification de l’essai : tout ce que vous devez passer en revue

2. Mettez les intervenants en condition pour réussir

Fournissez à vos intervenants des conseils pour la configuration technique, afin qu’ils soient prêts à être à leur avantage.

3. Participez à la session d’entraînement

Une session d’entraînement au webinaire permet à l’organisateur de lancer le webinaire et de n’autoriser que les intervenants et les co-hôtes à participer. Indiquez à vos intervenants une heure d’appel pour qu’ils rejoignent l’événement 10 à 20 minutes avant son lancement, afin de participer à la session d’entraînement, de tester leur son et leur vidéo et de résoudre tout problème de dernière minute avant la diffusion en direct.

1. Ouvrez les portes en avance

Essayez de lancer votre webinaire quelques minutes en avance pour permettre aux participants de le rejoindre avant le début du programme. Si vous souhaitez diffuser une musique d’accueil, assurez-vous qu’elle est libre de droits.

2. Contrôlez vos paramètres

Pendant que les participants arrivent, c’est le moment idéal pour vous assurer que vos paramètres pour la réunion ou le webinaire sont bien réglés. Vérifiez si vous enregistrez et diffusez sur les bonnes plateformes, et démarrez la diffusion en direct si elle n’est pas activée automatiquement. Assurez-vous également que les paramètres de Q. et R. corrects sont activés, et que les intervenants et co-hôtes disposent des autorisations adéquates.

3. Script d’ouverture

Lancez votre événement avec une courte annonce qui indique aux participants si le webinaire est enregistré ou non, comment ils peuvent poser des questions, et le thème du webinaire. N’oubliez pas de remercier les intervenants et les sponsors !

4. Dépannage de l’événement

Laissez les pages d’assistance Zoom Events, Zoom Webinars ou Zoom Meetings ouvertes, afin de pouvoir rapidement résoudre les problèmes au fur et à mesure. Si les intervenants rencontrent des difficultés, discutez en privé avec eux sur Zoom Client ou sur la fonctionnalité de chat privé pendant la session.

Sondage post-événement

Recueillez les commentaires des participants pour savoir ce qui a bien fonctionné et ce que vous pouvez améliorer. Utilisez le sondage pour recueillir le Taux de recommandation net des participants pour l’événement global et pour chaque session.

Contenu enregistré

Montez les enregistrements et les transcriptions, et mettez-les à disposition sur votre site web ou sur la page de l’événement. Si vous le souhaitez, vous pouvez cloisonner le contenu pour collecter des données utilisateurs des visiteurs qui accèdent aux enregistrements.

Suivi des participants

Envoyez un e-mail aux participants avec un lien vers l’enregistrement de l’événement et des ressources supplémentaires.

Rapports d’événement

Si vous utilisez Zoom Events, examinez votre tableau de bord Résumé de l’événement, générez des rapports de réunion, qui fournissent des données sur les inscriptions et les sondages, ou des rapports de webinaire, qui fournissent des données sur les inscriptions, les participants, les Q. et R., les sondages et les performances de l’événement.

Clients potentiels pour le marketing

Utilisez les informations fournies par les rapports pour identifier les clients potentiels et utilisez les intégrations clés mentionnées ci-dessus pour diriger les clients potentiels vers le service commercial.

Évaluation

Assurez-vous que votre prochain événement en ligne sera encore meilleur que le précédent, en évaluant ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné. Utilisez les données des participants et les commentaires des rapports, mais aussi des intervenants, et suivez l’engagement avec votre contenu et les autres fonctionnalités de l’événement.