Des communications unifiées pour votre établissement de santé hybride

Les établissements de santé ont des besoins uniques en ce qui concerne la prestation de soins. De nombreuses solutions de niche sont conçues pour des applications cliniques particulières comme les services de télésanté, ce qui oblige les établissements à adopter une autre solution de communication vidéo pour leurs activités quotidiennes. 

De surcroît, les établissements de santé sont fortement tributaires des services téléphoniques pour la majeure partie de leurs communications. Sans oublier que le nombre croissant d’employés travaillant à distance ou dans un environnement hybride complexifie encore davantage vos besoins en matière de communication. 

Mais si vous pouviez utiliser une seule plateforme pour les services de télésanté et les communications de tout type : vidéo, téléphone et même chat ?

Une plateforme polyvalente vous permettrait de simplifier la communication entre vos équipes et de faciliter les échanges avec les patients et les autres parties pour des services médicaux ou non.

Si les patients sont au cœur de chaque établissement de santé, les services administratifs en sont la colonne vertébrale, car ils contribuent aux activités de soins, mais également à la gestion du personnel, à la conformité, au budget, aux finances, à la formation et plus encore. 

La manière dont vous gérez les activités et la communication avec les parties prenantes a des conséquences sur chaque aspect des soins et de l’expérience du patient. C’est pourquoi les solutions de communication pour la partie clinique et la partie administrative de votre établissement ne devraient faire qu’un.

Une plateforme de communications unifiées peut être appliquée à la fois aux activités médicales et d’administration, simplifiant ainsi les échanges entre les professionnels de santé, le personnel, les patients, les proches et les services administratifs.

Veillez à ce que vos employés soient investis et informés de ce qu’il se passe dans votre établissement. Tenez-les au courant des nouvelles procédures et donnez-leur la possibilité de recevoir les informations directement de la direction. Les réunions de tout le personnel ou d’un service au format virtuel favorisent la communication des informations importantes dans l’ensemble de l’organisation, même si les employés ne peuvent pas tous se regrouper à un seul endroit. 

Pour les réunions hybrides, avec certains participants en personne et d’autres qui rejoignent la réunion à distance par vidéo, Zoom Rooms facilite encore davantage les interactions, le partage de contenu et l’inclusion de tous à la conversation.

Entre les réunions, servez-vous de Zoom Team Chat pour envoyer des mises à jour rapides ou pour partager des ressources et des informations à des groupes particuliers ou à l’ensemble de l’organisation. 

Proposer une option virtuelle pour les réunions du conseil d’administration peut arranger les responsables, les élus locaux, les membres du conseil et les dirigeants, qui ont souvent des plannings chargés et pour qui il peut s’avérer compliqué de participer en personne à une réunion. En organisant des réunions, des événements ou des séances d’information ouvertes au public à l’aide de Zoom Events ou de Zoom Webinars, vous donnez aux membres de la communauté la possibilité d’y prendre part virtuellement et ainsi de rester informés et investis.

Au format virtuel, la formation et le perfectionnement sont davantage accessibles aux personnes qui résident loin des lieux de formation ou qui ont des obligations familiales. Ils profitent ainsi d’occasions d’apprendre et de développer leurs compétences. Vous pouvez choisir d’organiser les séances de formation sur Zoom Meetings, pour que tous les participants puissent interagir par vidéo, ou sur Zoom Webinars, qui offre un plus grand contrôle à l’hôte sur les personnes autorisées à parler ou à partager leur écran, tout en laissant la place aux interactions par le biais des questions-réponses, du chat ou de l’organisation de sondages. Enregistrez les séances de formation, afin de permettre aux équipes qui n’ont pas pu y assister de regarder le contenu à la demande lorsque leur planning le permet.

Lorsque tous les employés travaillaient dans un bureau, avoir un système de téléphonie sur site semblait pertinent. Or, certains employés sont maintenant à distance ou en travail hybride. C’est pourquoi Zoom Phone met à leur disposition une ligne téléphonique professionnelle à laquelle ils peuvent accéder où qu’ils soient, avec une simple connexion à Internet.

Avec Zoom Phone, les employés peuvent passer ou recevoir des appels et envoyer ou recevoir des SMS en utilisant leur numéro de téléphone professionnel (qui aurait traditionnellement été rattaché à leur téléphone de bureau) sur leur téléphone portable, tablette, ordinateur portable ou ordinateur de bureau. Ils peuvent ainsi rester connectés même s’ils travaillent de chez eux ou dans un autre établissement certains jours. Pour ceux qui sont toujours en déplacement, il est même possible de mettre un appel en attente sur un appareil et de le reprendre sur un autre comme si de rien n’était.

Les professionnels de santé ou les employés doivent parfois passer des appels téléphoniques externes à des patients ou des proches de patients lorsqu’ils travaillent à distance. Ils ont alors la possibilité de choisir le numéro de téléphone qui s’affiche en tant que nº de l’appelant sortant : leur ligne professionnelle directe, la ligne principale de l’hôpital ou la ligne d’un service particulier. Même en utilisant leur téléphone portable, ils n’ont pas besoin de divulguer leur numéro personnel.

Avec vos solutions de vidéo, de téléphonie et de chat regroupées sur une seule et même plateforme, vous disposez d’une certaine flexibilité dans votre manière de communiquer avec les autres, et ce, même une fois l’échange déjà commencé. Ainsi, si vous êtes au téléphone avec un collègue à propos d’une question médicale et que vous voulez discuter des résultats d’analyses d’un patient, vous pouvez appuyer sur un bouton pour transformer immédiatement l’appel en réunion vidéo sécurisée qui vous permettra de partager votre écran.

Pour coordonner des soins entre plusieurs établissements ou personnels soignants, la synchronisation des communications médicales et administratives est indispensable. Professionnels de santé, coordinateurs de sorties, travailleurs sociaux, proches du patient, etc., tous doivent être intégrés aux conversations sur la prochaine phase de soins.

Que les patients rentrent chez eux ou partent en centre de rééducation ou en maison de repos, les soignants, les personnes qui s’occuperont d’eux et eux-mêmes devront être informés de leur état de santé, de leurs besoins immédiats (en équipement médical par exemple), des rendez-vous ou des analyses de suivi et même de leurs ressources financières. Organisez une réunion sur Zoom pour que tous, y compris le patient et ses proches, puissent assister à la conversation au même moment, afin d’assurer une planification coordonnée et efficace.

De plus en plus fréquemment, les échanges des équipes administratives et médicales s’inscrivent dans un modèle hybride : les médecins participent à une consultation alors qu’ils sont dans un autre établissement, les équipes se réunissent par vidéo lorsqu’elles sont en télétravail, etc. Les espaces des établissements de santé modernes doivent donc être conçus en pensant aux équipes hybrides.  

Voici quelques éléments à prendre en compte pour l’aménagement d’espaces qui facilitent et optimisent la collaboration hybride :

Lors d’une réunion vidéo, il peut être plus difficile pour les participants à distance de voir et d’entendre leurs collègues présents dans la salle de conférence, et donc de suivre les conversations, de comprendre les expressions faciales et d’appréhender le langage corporel. Les fonctionnalités telles que la galerie intelligente de Zoom Rooms peuvent contribuer à combler cet écart et à offrir une expérience plus équitable aux participants distants.

Si vos médecins et votre personnel travaillent dans plusieurs établissements, vous voulez que leur expérience vidéo soit cohérente, quel que soit la salle de conférence ou le chariot de télésanté qu’ils utilisent. Avec Zoom Rooms, vous pouvez participer à des appels vidéo et partager du contenu en un seul clic. Vos équipes peuvent ainsi facilement se déplacer entre les pièces ou les établissements sans avoir à assimiler le fonctionnement d’autres systèmes.

Des chariots mobiles pour des interactions hybrides avec les patients

Lorsqu’un patient a besoin d’une consultation de télésanté ou d’un interprète virtuel, il est souvent plus simple d’amener la technologie jusqu’à lui, plutôt que de transporter le patient dans une chambre équipée de matériel vidéo. Vous pouvez associer Zoom Rooms à un appareil de vidéoconférence tout-en-un pour équiper des chariots mobiles qui iront à la rencontre des patients.

Si vous avez recours à Zoom pour vos services de télésanté, vous êtes sûrement déjà familier avec son utilisation pour les consultations vidéo en tête-à-tête entre un patient et un professionnel de santé, soit chez lui, soit dans un établissement de santé. Les consultations virtuelles avec support vidéo sont devenues un incontournable de l’offre de soins. Elles contribuent à améliorer l’accès aux soins tout en assurant une utilisation plus efficace des ressources.

Cependant, les établissements de santé se servent de Zoom pour améliorer les soins aux patients d’autres manières également. Vous découvrirez ci-dessous d’autres façons d’interagir avec les patients, au-delà du seul bureau virtuel du médecin.

Rassemblez toutes les personnes impliquées dans le soin d’un patient, y compris les professionnels de soins de santé primaires et spécialisés, les infirmières, les pharmaciens, les travailleurs sociaux, les thérapeutes, les proches et le patient lui-même. En organisant des réunions de coordination de soins par voie numérique, vous n’avez plus à vous préoccuper de trouver un moment où tout le monde peut être présent dans la même pièce. Les proches peuvent ainsi être plus investis dans le parcours de soins du patient, même s’ils ne résident pas dans la même ville. De plus, grâce aux fonctionnalités telles que le partage d’écran ou les annotations, vous pouvez vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde lors de discussions sur des résultats d’analyses ou d’imagerie médicale, des dossiers de patients ou d’autres documents.

Thérapies pour la santé mentale, séances de rééducation pulmonaire ou cours de nutrition suivis à distance : envisagez d’instaurer des programmes virtuels pour favoriser la connexion à distance. Les séances de groupe virtuelles permettent aux patients d’être épaulés et d’échanger avec des médecins et des personnes se trouvant dans la même situation tout en étant confortablement installés chez eux. Cette démarche profitera tout particulièrement aux personnes à mobilité réduite ou sans moyen de transport.

Central & North West London

Découvrez l’initiative de cette branche de la NHS Foundation Trust, qui a conçu des programmes de groupe à distance pour aller à la rencontre des patients là où ils se trouvent.

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Les programmes de télé-AVC sont une méthode efficace pour assurer une prise en charge rapide des cas d’AVC. Ils permettent à des spécialistes à distance d’établir des diagnostics et d’être consultés concernant le traitement d’un patient dans des environnements de soins intensifs. Les examens vidéo en temps réel peuvent également être appliqués aux situations d’urgence, notamment dans des cas de crise psychotique, en réponse à un sinistre et dans toute autre situation où transporter les spécialistes sur place pourrait s’avérer difficile ou dangereux. 

Les services d’accompagnement et auxiliaires aident les patients à mieux gérer et à mieux comprendre leurs soins. Toutefois, vous n’avez pas besoin que les interprètes ou les équipes fournissant ces services soient présents sur place à l’hôpital pour que les patients aient accès aux informations dont ils ont besoin. Mettez à la disposition des patients un plus grand nombre de services et offrez-leur la possibilité d’accéder à des interprètes, à un accompagnement spirituel, à une assistance financière ou à d’autres services essentiels par voie numérique.

Votre plateforme de communications peut être plus qu’un simple outil de rendez-vous de télésanté ; elle peut contribuer à répondre aux besoins d’équipes hybrides, à faciliter le travail des employés et à créer une culture positive qui promeut la flexibilité, l’équilibre entre la vie privée et professionnelle, et l’avancement professionnel. 

Si vous envisagez de transformer votre solution de télésanté en une plateforme de communications médicales, administratives et d’entreprise complète, recherchez les qualités suivantes :