Guide pour créer et développer votre petite entreprise avec Zoom

Que vous vous fassiez de votre activité secondaire un métier à temps plein, que vous transformiez votre projet-passion en source de revenus ou que vous concrétisiez votre grande idée en une startup florissante, les premières années de démarrage de votre entreprise sont essentielles à votre réussite.

La façon dont vous communiquez et interagissez avec vos clients, employés, vendeurs, fournisseurs et futurs partenaires pendant cette période aidera à jeter les bases de votre croissance.

C’est pourquoi votre plateforme de communication doit vous apporter une certaine tranquillité d’esprit ; grâce à elle, vous serez sûr(e) que votre solution fonctionnera dans toutes les situations, et ce, que vous rencontriez un client précieux ou que vous organisiez un webinaire devant 500 personnes. Bien entendu, le coût et les capacités de personnalisation sont aussi importants. Vous voulez avoir la possibilité de payer uniquement pour les services dont vous avez besoin, sans superflu. Par ailleurs, vous souhaitez vous prémunir de tous frais surprise ou de dépassement à la réception de votre facture.

Découvrez comment votre plateforme de communication peut vous aider à établir des relations avec vos clients, à favoriser la collaboration entre les employés et à développer une solide culture d’entreprise pour soutenir votre équipe dynamique.

Connexion avec les clients

Quel que soit votre secteur d’activité, votre objectif est de répondre aux besoins de vos clients à chaque étape de leur parcours. De nos jours, les consommateurs veulent que les marques se tiennent à leur disposition pour engager des discussions instantanées sur plusieurs canaux ; non seulement par téléphone et e-mail, mais aussi via les SMS, les réseaux sociaux, le chat en direct et même la vidéo. 

Voici quelques conseils pour entrer en contact avec vos clients sur la plateforme Zoom :

Communiquez depuis n’importe où et sur n’importe quel appareil

Même lorsque vous êtes constamment en déplacement, vous tenez à répondre présent lorsque vos clients ont besoin de vous. Zoom s’exécute sur une suite de solutions matérielles disponibles dans le monde entier pour les bureaux, les domiciles, les espaces de travail et les appareils mobiles, et vous permet de passer d’un support à l’autre en toute fluidité. Lorsque vous téléchargez le client de bureau Zoom et l’application mobile Zoom, vous pouvez recevoir des appels Zoom Phone, envoyer des SMS ou participer à des réunions Zoom Meetings depuis votre ordinateur portable, votre tablette ou votre smartphone. Ainsi, vous n’avez pas à rester à proximité de votre bureau et vous ne risquez de manquer aucune opportunité lorsque vous êtes en déplacement. 

Zoom Phone vous permet de choisir le numéro à partir duquel vous appelez ou envoyez des SMS aux clients, qu’il s’agisse d’une ligne professionnelle principale ou de votre propre numéro professionnel direct. Quel que soit votre choix, vous n’aurez plus besoin d’utiliser votre numéro personnel pour joindre vos clients.

Soyez plus réactif grâce aux files d’attente des appels

Bien que vous ayez été autrefois la seule personne à répondre aux appels destinés à votre entreprise, votre équipe grandissante peut vous aider à réduire l’attente pour vos clients. La configuration d’une file d’attente des appels achemine les appels entrants vers un groupe d’utilisateurs désigné, comme l’ensemble de votre équipe de vente, ce qui réduit les temps d’attente pour les clients.

Conseil de pro : la file d’attente des SMS

Vous pouvez disposer de toute une équipe pour vous aider à répondre aux messages texte. Lorsque votre client envoie un SMS à un numéro associé à la file d’attente des appels, il est envoyé à un groupe d’utilisateurs, afin que le premier représentant disponible réponde, réduisant ainsi les temps d’attente des clients.

Interagissez avec vos clients grâce à la vidéo

Profitez des avantages de la vidéo pour atteindre de nouveaux clients et proposer des services virtuels. Grâce à des fonctionnalités telles que le partage d’écran et l’annotation, établissez un dialogue avec votre client lors d’une consultation ou proposez une démonstration de produit attrayante. Vous pouvez également créer des points de contact virtuels comme un rendez-vous hebdomadaire au bureau, ou bien établir de nouvelles sources de revenus en proposant des cours et des événements virtuels. 

Lire l’article de blog : Repenser l’expérience client à l’ère de la vidéo

Conseil de pro : un branding instantané grâce à votre lien de réunion personnelle

Saviez-vous que vous pouvez configurer votre propre lien de réunion personnelle personnalisable avec le nom de votre entreprise, afin que les personnes puissent entrer en contact avec vous pour des appels vidéo rapides et ponctuels ? Vous pouvez inclure votre lien personnalisé dans votre signature électronique pour un accès facile.

Toute personne disposant de votre lien de réunion personnelle pourra rejoindre votre réunion, même si vous ne l’avez pas invitée. Pour sécuriser votre réunion et empêcher les visiteurs inattendus de s’y joindre, vous pouvez activer la fonctionnalité Salle d’attente, afin de faire entrer les participants individuellement ou verrouiller votre salle de réunion pendant son utilisation.

Favorisez la collaboration entre les employés

Pour les petites entreprises, investir dans un espace de bureau physique peut être difficile à justifier, surtout lorsqu’une grande partie du monde fonctionne selon un système hybride. Si vos employés travaillent à distance et dans différentes régions, il est encore plus important de disposer d’une plateforme de communication pour permettre une collaboration efficace à distance.

Visualisez en un clin d’œil qui est disponible

Zoom Team Chat vous permet d’avoir des conversations rapides et en temps réel avec les employés sans avoir à programmer toute une réunion. C’est comme si vous passiez dans le bureau d’un collègue pour lui poser une question. Vous pouvez voir si un employé est disponible, en réunion, hors de son bureau ou en vacances, ce qui vous donne une meilleure idée du moment où vous pouvez espérer recevoir une réponse.

Créez des canaux de chat pour différents projets

Avec Zoom Team Chat, vous pouvez facilement communiquer avec des personnes individuellement ou en groupe. Vous pouvez créer plusieurs canaux pour différents groupes de personnes : un pour le service commercial, un autre pour le marketing et un autre pour la direction. Il est également possible de rassembler des personnes de différents services dans un canal dans le cadre d’un lancement de produit ou d’un projet spécifique, afin qu’elles puissent échanger, partager des images ou des fichiers et fournir des commentaires.

Alternez les modes de communication

Lorsque vous collaborez avec un collègue par chat, il est possible que vous vous rendiez compte qu’un appel téléphonique ou une visioconférence serait plus facile pour faire passer le message. La plateforme Zoom vous permet de passer facilement d’une discussion via le chat à un appel téléphonique ou à une visioconférence en un clic. Si besoin est, vous pouvez également inviter d’autres collaborateurs à participer à un appel téléphonique ou à une réunion Zoom Meetings.

Intégrez ou exploitez vos applications essentielles

Optimisez vos collaborations grâce aux intégrations, qui vous permettent de lancer des outils de travail importants à partir du client Zoom. Profitez du tableau blanc collaboratif de Miro lors de votre prochaine session de brainstorming virtuel, gérez vos projets lors de réunions avec l’application Asana et simplifiez les prises de notes avec Notejoy.

Facilitez l’accès aux outils pour tous les employés

Offrez à vos employés les solutions dont ils ont besoin pour communiquer et collaborer efficacement. Activez les sous-titres générés automatiquement (également appelés transcription en direct) pour tous les utilisateurs de votre compte et assurez-vous que vos employés connaissent les fonctionnalités d’accessibilité qu’ils peuvent personnaliser dans leurs paramètres Zoom.

Bâtir une culture au sein d’équipes en pleine croissance

À mesure que votre équipe grandit, il est important de bâtir votre culture interne, afin que les employés se sentent les bienvenus, instaurent un climat de confiance et apprennent à se connaître. Sans passer de longues heures ensemble au bureau, vos employés peuvent utiliser la plateforme Zoom comme un espace central propice à la création de liens sociaux et à l’établissement de votre culture. Voici comment faire :

Créez des canaux de chat

Les canaux Zoom Team Chat permettent aux groupes ayant des intérêts similaires de communiquer, sans que ces intérêts soient forcément liés au travail. Encouragez les employés à créer des canaux qui portent sur leurs centres d’intérêt personnels et leurs passe-temps. Des amoureux des chiens aux férus de lecture, en passant par les amateurs de sport, vos employés trouveront des intérêts communs autour desquels se rassembler et un endroit dédié pour en discuter.

Lire l’article de blog : Comment préserver votre culture d’entreprise avec des équipes hybrides grâce à Zoom Team Chat

Organisez des réunions virtuelles avec tout le personnel

Bien que la collaboration quotidienne au sein de votre entreprise puisse se faire en équipe, il est important de réunir tout le monde régulièrement, afin de communiquer des nouvelles et des informations commerciales, d’entendre les dirigeants et de mobiliser les employés. Ces réunions sont utiles que vous soyez une équipe de 10 ou de 100 personnes. Vous pouvez rendre vos réunions avec tout le personnel aussi décontractées et interactives que vous le souhaitez, en proposant par exemple des outils virtuels permettant de briser la glace et des jeux, ou même en invitant des conférenciers à apporter enseignements et inspiration à vos employés.

Célébrez et soulignez le travail des employés

Lorsque vos employés ont terminé un projet ou remporté une vente importante, envoyez une annonce sur Zoom Team Chat, afin de célébrer publiquement leurs efforts. N’oubliez pas les anniversaires, les promotions, les années de service et autres étapes importantes ; les mettre en avant sur Zoom Team Chat permet aux autres de se joindre à vous pour les féliciter. 

Enregistrement

En savoir plus sur les solutions mentionnées dans cette section

• 
  Zoom MeetingsRéunions vidéo en ligne
• 
  Zoom PhoneTéléphonie dans le cloud
• 
  Zoom Team ChatMessagerie instantanée et collaboration
• 
  Zoom App MarketplacePlus de 1 500 applications et intégrations
• 
  Zoom WebinarsDiffusion et participation

Bâtir une entreprise à partir de zéro n’est pas une mince affaire – selon la Chambre de commerce, seulement 50 % des petites entreprises survivent au-delà de la barre des cinq ans. 
 
Si vous êtes parvenu à développer votre entreprise au-delà de l’étape de démarrage, félicitations ! Il est maintenant temps de se concentrer sur la prochaine phase d’expansion, qui peut nécessiter davantage de capacités de communication pour vous aider à répondre à vos besoins en constante évolution.

En tant qu’entreprise établie, vous disposez probablement d’une assistance et d’un budget informatiques plus importants que vous n’en aviez en tant que startup. Ce que vous recherchez dans une solution de communication a peut-être également changé : vous voulez une plateforme de haute qualité et riche en fonctionnalités qui vous aidera à faire passer votre entreprise au niveau supérieur. Cependant, vous voulez qu’elle reste intuitive, fiable et facile à gérer. 
 
Poursuivez votre lecture pour obtenir des conseils sur la façon d’optimiser les communications, d’améliorer vos opérations et de revenir à la tâche qui vous anime le plus : affiner vos compétences et servir vos clients.

Établir des liens au niveau mondial

Dans un monde numériquement connecté, vous pouvez constituer une clientèle mondiale et une équipe internationale plus rapidement que jamais. Découvrez dans quelle mesure Zoom vous permet de vous développer sur de nouveaux marchés et de rester en contact avec vos clients et vos employés.

Services téléphoniques mondiaux

Votre équipe peut vendre ou fournir un service client dans de nouveaux endroits. Zoom Phone a étendu notre couverture mondiale à plus de 45 pays et territoires et mis en place des options BYOC flexibles qui élargissent encore plus notre portée géographique.

Dépannage et assistance virtuels

Vous n’avez pas besoin de limiter vos opérations commerciales en fonction des personnes disponibles dans un lieu spécifique ; avec Zoom, les membres de votre équipe peuvent faire des affaires partout dans le monde. Un représentant du service clientèle en Europe peut participer à un appel vidéo pour fournir une assistance à un client en Asie. Un technicien d’équipement basé en Amérique du Sud peut aider à résoudre des problèmes dans une usine de fabrication aux États-Unis, exclusivement par l’intermédiaire de Zoom.

Organisez des événements internationaux

Lorsque vous planifiez un lancement de produit ou une conférence client à venir, vous pouvez ouvrir votre événement à un public mondial grâce à notre solution Zoom Events.L’interprétation linguistique en direct pour Zoom Meetings et Zoom Webinars vous permet de désigner des interprètes pour différentes langues. Par ailleurs, à partir de 2022, nous mettrons en place un système de transcription automatisée pour 30 langues et de traduction en direct pour 12 langues pour vous aider à réduire encore les barrières linguistiques et à toucher davantage de personnes.

Optimisation des espaces de travail et des flux de travail

À mesure que votre entreprise se développe, l’identification des gains d’efficacité vous aidera à faire évoluer votre activité. En optimisant vos lieux et vos méthodes de travail, vous et votre équipe serez en mesure d’améliorer votre productivité et de devenir plus efficaces.

Intégrez les nouveaux outils à votre technologie existante

Au cours des dernières années, vous avez probablement adopté des outils technologiques qui font à présent partie intégrante de vos opérations commerciales. Lorsque vous choisissez Zoom, vous pouvez intégrer des centaines d’applications métier telles que Salesforce, Zendesk, Microsoft Teams et Google Workspace. Les intégrations vous permettent de créer des flux de travail transparents sans basculer entre plusieurs applications. 

Créez un espace de travail hybride intuitif

Si vous avez des bureaux physiques, l’intégration de la vidéo dans vos espaces de réunion aidera vos effectifs hybrides à entrer en contact plus efficacement sans l’aide du service informatique. Avec Zoom Rooms, vos employés pourront facilement rejoindre une visioconférence en un clic et partager du contenu à distance sans se soucier des câbles et des connexions. De plus, des fonctionnalités telles que Galerie intelligente vous aident à créer une expérience de réunion plus équitable entre les employés en télétravail et en présentiel.

Facilitez encore plus la communication à domicile

En optimisant votre propre espace de bureau à domicile, vous pouvez collaborer plus efficacement et augmenter votre productivité. Configurez Zoom for Home sur un appareil de collaboration personnel tel que le DTEN ME, le Portal de Facebook, Google Nest Hub Max, Amazon Echo Show 8 ou 10, ou encore Lenovo ThinkSmart View pour accéder à votre agenda, passer et recevoir des appels téléphoniques ou rejoindre une réunion vidéo du bout des doigts.

Soutenir votre équipe en pleine croissance

Nombre de petites entreprises connaissent des difficultés de croissance à mesure qu’elles se développent, accueillent de nouveaux employés et conçoivent des processus évolutifs pour servir leurs clients. Voici comment vous pouvez tirer parti des technologies de communication modernes pour soutenir votre équipe hybride et la doter de ce dont elle a besoin pour travailler plus intelligemment, et non plus dur.

Définissez des heures de travail pour un meilleur équilibre entre vie personnelle et professionnelle

Entretenir une culture d’entreprise positive qui respecte le temps et les limites des employés vous aidera à recruter et à conserver des effectifs hautement performants. Aidez vos employés à lutter contre l’épuisement professionnel et le stress en les encourageant à définir des périodes « Ne pas déranger » sur leur Zoom Client et des heures de travail sur leurs paramètres Zoom Phone. En dehors des heures de travail, les appels entrants peuvent être automatiquement routés vers la messagerie vocale ou une file d’attente des appels prévue à cet effet ; vos employés n’auront donc plus à se soucier de rester disponibles à tout moment.

Donnez plus de flexibilité aux employés en déplacement

De nos jours, les employés veulent avoir une certaine flexibilité quant au lieu et au moment où ils travaillent. Grâce à la plateforme Zoom, participez facilement à votre réunion en déplacement en passant de votre ordinateur portable à un appareil mobile sans quitter la session. Vous pouvez également passer et recevoir des appels téléphoniques à partir de n’importe quel appareil connecté à Internet, ce qui signifie que vous n’avez pas besoin de rester à proximité d’un téléphone de bureau pour joindre des collègues ou des clients. 

Personnalisez vos outils selon vos besoins

Vous pouvez personnaliser Zoom de manière à répondre aux besoins actuels et futurs de votre entreprise, quels qu’ils soient :

• Si votre entreprise traite de nombreux appels téléphoniques, ajoutez le Zoom Phone Power Pack pour faciliter le transfert d’appels, la gestion des files d’attente des appels et l’affichage des analyses d’appels en temps réel.
• Si vous avez besoin d’enregistrer et de stocker vos appels vidéo Zoom à des fins de formation ou de conformité, augmentez la capacité de stockage dans le cloud.
• Vous souhaitez accueillir jusqu’à 1 000 participants interactifs lors d’une visioconférence Zoom ? Ajoutez une licence Grande réunion chaque fois que vous en avez besoin et revenez à votre forfait habituel le mois suivant.
• Si votre équipe comprend des membres situés dans le monde entier, vous pouvez obtenir un service téléphonique local dans plus de 45 pays différents grâce à notre forfait Global.
• Vous avez besoin d’intégrer de la vidéo dans vos services ou solutions ? La Zoom Developer Platform vous permet de créer des intégrations personnalisées.
• Si les investissements matériels ne sont pas dans votre budget, Hardware as a Service de Zoom vous permet d’obtenir les solutions dont vous avez besoin à un prix mensuel abordable. Vous pouvez facilement ajouter et mettre à niveau cet outil à mesure que votre entreprise se développe.

Grâce à des plans et des modules complémentaires flexibles, vous serez toujours en mesure de trouver une solution qui convient à votre situation, même si vos besoins évoluent constamment.

Enregistrement

En savoir plus sur les solutions mentionnées dans cette section

• 
  Zoom MeetingsRéunions vidéo en ligne
• 
  Zoom PhoneTéléphonie dans le cloud
• 
  Zoom EventsSolutions d’événements virtuels et hybrides
• 
  Zoom WebinarsDiffusion et participation
• 
  Zoom RoomsEspaces de réunion vidéo
• 
  Zoom App MarketplacePlus de 1 500 applications et intégrations
• 
  Zoom Developer PlatformApprofondir et améliorer Zoom