Meilleures pratiques pour l’organisation de réunions virtuelles de tout le personnel
Les réunions de tout le personnel vous offrent d’excellentes opportunités de partager des informations précieuses et des nouvelles avec l’ensemble de votre organisation. Voici comment vous pouvez organiser un rally interactif qui engagera vos employés et suscitera leur intérêt.
Dans ce guide, nous nous intéresserons aux sujets suivants :
Le défi de l’hybride
Pour les entreprises qui opèrent la transition vers le travail hybride, il est essentiel de maintenir l’engagement et de renforcer les liens avec les employés à distance et en présentiel. Dans le cadre de cette transition, les organisations doivent s’adapter à une dynamique changeante en ce qui concerne la manière de partager efficacement les informations et d’interagir avec vos effectifs hybrides.
Selon une étude de Gartner, la part du travail hybride des télétravailleurs devrait atteindre 70 % de la main-d’œuvre totale à distance d’ici la fin de 2022.
Alors, comment les organisations vont-elles s’adapter pour tenir une main-d’œuvre distribuée à jour sur les informations critiques de l’entreprise et engager des équipes distantes ?
Les professionnels des RH et de la communication interne doivent envisager :
de se concentrer sur la communication des nouvelles importantes à l’échelle de l’entreprise.
de s’engager efficacement auprès de l’ensemble de leur personnel réparti dans le monde entier.
d’opter pour une communication transparente par le biais de réunions de tout le personnel de l’entreprise pour aider les employés à se sentir connectés
Ce guide propose des conseils d’experts pour organiser des réunions de tout le personnel de l’entreprise qui vous aident à créer un sentiment de communauté au sein de votre entreprise et à communiquer les actualités internes importantes à vos employés.
Choisir la bonne technologie
Que vous cherchiez à tisser des liens ou à annoncer les dernières nouvelles de l’entreprise, le fait d’opter pour la bonne technologie vous permettra d’offrir une expérience précieuse aux employés.
Les solutions Zoom Meetings et Zoom Webinars offrent chacune des fonctionnalités qui permettent aux entreprises, grandes et petites, d’organiser des réunions de tout le personnel réussies et engageantes, tandis que Zoom Events vous permet de créer un hub pour les évènements passés et présents des employés.
Meetings ou Webinars ou Events
Zoom Meetings
Les participants sont connus de l’hôte.
- Jusqu’à 1 000 participants
Les participants peuvent interagir grâce à la vidéo, à l’audio, au partage d’écran, aux annotations, au chat et aux salles de répartition.
Idéal pour la collaboration en groupe
- Synchronisation des équipes
- Démos de vente
- Classes en ligne et heures de bureau
Zoom Webinars
Larges publics et les participants sont inconnus de l’hôte.
- Jusqu’à 50 000 participants
Les participants peuvent voir, entendre et utiliser les Q. et R.
Idéal pour les évènements publics
- Réunions du conseil
- Conférences et séminaires virtuels
- Évènements de divertissement
Zoom Events
Choisissez de manière flexible entre Zoom Meetings et Zoom Webinars
Organisez les enregistrements dans un Hub où les sessions des réunions de tout le personnel passées peuvent être diffusées
Attribuer des billets individuels à chaque participant
Idéal pour les évènements :
- Avec des sessions récurrentes
- Avec plusieurs pistes
- Sur plusieurs jours
Comment décider
Combien d’employés participeront ? Quel niveau d’interaction recherchez-vous ? Organisez-vous plusieurs sessions ? Voici quelques recommandations quant au moment où il convient d’utiliser chacune des solutions Zoom.
Zoom Webinars
Idéal pour accueillir jusqu’à 50 000 participants non intervenants jusqu’à 1 000 panélistes interactifs
Zoom Events
Idéal si vous souhaitez choisir de manière flexible entre les Zoom Meetings et les Zoom Webinars pour vos sessions tout le personnel, et gérer et stocker chaque enregistrement dans un Hub accessible en interne
Pensez à l’expérience des participants
Le type d’expérience pour le participant et le degré d’interaction que vous souhaitez pour les employés seront déterminants lors du choix de la technologie.
Zoom Meetings est fait pour établir des liens. Non seulement les employés ont accès à l’audio et à la vidéo, mais ils disposent également d’une plus grande flexibilité pour interagir et échanger grâce à des fonctionnalités telles que le chat, les filtres, les réactions, les sondages, le tableau blanc numérique et la fonction lever la main. Ils peuvent également partager des écrans et rejoindre les Salles de répartition si l’hôte active ces fonctionnalités.
Zoom Webinars offre aux hôtes un meilleur contrôle sur l’expérience des participants. Les participants ne peuvent pas utiliser l’audio ou la vidéo ou partager leurs écrans, ce qui limite le risque de perturbation. Les employés auront l’occasion d’échanger via le panneau Q. et R., le chat en webinaire, les sondages, les réactions et l’enquête post-webinaire. Zoom Webinars est donc très utile pour communiquer les actualités de l’entreprise, organiser des discussions de groupe entre cadres et mener des formations à grande échelle. Les hôtes peuvent également personnaliser l’apparence de chaque réunion de tout le personnel grâce à la personnalisation de session.
Avec Zoom Events, vous pouvez choisir d’organiser une session individuelle avec Zoom Meetings ou avec Zoom Webinars et utiliser les fonctionnalités interactives répertoriées ci-dessus ainsi que des fonctionnalités supplémentaires telles que le Réseautage et l’Exposition. Vous pouvez également facilement stocker, gérer et partager des enregistrements à partir de votre Hub, un répertoire de contenu numérique.
Vous voulez voir ces fonctionnalités en action ?
Demandez une démo avec un expert de Zoom.
Astuces et meilleures pratiques
Il est important de créer une réunion de tout le personnel qui optimise le temps de vos employés et les incite à participer. Grâce à ces meilleures pratiques, vous vous sentirez à l’aise pour organiser des réunions de tout le personnel professionnelles et percutantes.
Travailler en équipe
Il y a de nombreux éléments à planifier lors de l’organisation d’un événement virtuel, même en interne. Déléguez des tâches aux membres de l’équipe et définissez clairement leurs rôles et responsabilités, afin de pouvoir travailler ensemble à la création d’une expérience transparente.
Attribuer des rôles
Pour partager des diapositives
Désignez une personne qui connaît bien le contenu et le déroulement de la conversation pour partager les diapositives ou donnez le contrôle des diapositives à chaque intervenant afin qu’il puisse assurer la progression de ses propres diapositives pendant la réunion.
Pour modérer les Q. et R. et le chat
En fonction du nombre de participants, vous pouvez demander à quelques personnes de modérer les Q. et R. et le chat. C’est un très bon moyen pour vos employés d’obtenir des réponses à leurs questions à la volée et ainsi les obliger à s’impliquer tout au long de la réunion.
Pour lancer des sondages
L’organisation de sondages, disponible pour les réunions et les webinaires, est un excellent moyen d’échanger avec votre public. Les sondages avancés permettent de disposer de formats de réponse et de quiz supplémentaires pour s’assurer que les participent s’amusent et prêtent attention. Affectez un coéquipier au lancement et à la gestion des sondages tout au long de votre événement.
Gérer les participants
Respectez nos meilleures pratiques en matière de sécurité pour protéger votre réunion de tout le personnel. Vous pouvez également demander à un coéquipier de superviser les Q. et R. et le chat et de rester attentifs aux éventuels commentaires inappropriés ou aux perturbations.
Organiser un essai
C’est en forgeant qu’on devient forgeron ! Avant l’événement, planifiez un essai avec tous les intervenants pour tester l’audio, la vidéo, l’éclairage et les connexions Internet. C’est le moment pour votre équipe technique de s’entraîner à partager des diapositives et des vidéos, à lancer des sondages et tout ce qui peut s’avérer nécessaire lors de votre événement en direct.
Voici une liste de contrôle pour vous aider à aborder toutes les bases lors de votre essai et vous assurer que vous êtes prêt pour le grand jour :
Liste de contrôle pour l’essai
Votre liste doit comprendre les éléments suivants :
Introductions et rôles/responsabilités
- L’hôte gérera les questions techniques de tout le personnel
- Rôles des présentateurs/intervenants
Présentation rapide des fonctionnalités et des contrôles des réunions de tout le personnel
Quand utiliser Zoom Webinars :
- Gérer les Q. et R. et y répondre
- Partager des messages et des liens dans le chat
- Lancer un sondage
- Intervenants
Quand utiliser Zoom Meetings :
- Gérer et répondre dans le chat
- Lancer un sondage
- Gérer les participants
Déterminez qui partagera le contenu et testez-le
- Quel contenu sera partagé ? (p. ex., les diapositives, la vidéo, le desktop, les applications, etc.)
- Si vous partagez de l’audio, comme de la musique ou une vidéo avec du son, effectuez un test pour vous assurer que l’audio est transmis au bon volume
Examinez les différents éléments de base
- À qui l’hôte donnera-t-il la parole après le message de bienvenue et sur les règles de base ?
- Rappelez aux intervenants de rejoindre l’événement en direct 15 minutes à l’avance.
- Confirmez l’heure de début et de fin de la réunion de tout le personnel.
- Déterminez comment gérer les Q. et R. (c.-à-d. répondre à la fin)
- Le chat et la levée de main seront désactivés pour les participants, sauf accord contraire.
- Quels liens ou messages (le cas échéant) doivent être envoyés aux participants via le chat ?
Confirmez que tout le monde a les liens des intervenants pour l’événement en direct
Autres considérations :
- Utilisez une connexion Internet câblée pour éviter les problèmes de connectivité
- Fermez les programmes et les fenêtres que vous n’utilisez pas pour éviter l’affichage de notifications ou d’onglets indésirables.
- Créez un compte Zoom dédié, utilisé uniquement pour organiser les réunions de tout le personnel : les paramètres seront sauvegardés/ne seront pas modifiés par les autres utilisateurs du compte.
Liste de contrôle pour l’organisateur d’une réunion de tout le personnel :
Avant la réunion de tout le personnel (1 à 2 semaines en amont)
Vérifiez que tous les paramètres de compte souhaités sont activés/désactivés.
Programmez les réunions de tout le personnel/le webinaire.
Configurez les questions du sondage, le cas échéant.
Créez une ébauche du programme de la réunion de tout le personnel.
Créez une liste provisoire des intervenants.
Avant la réunion de tout le personnel (~1 semaine en amont)
Examinez et finalisez le contenu/les diapositives et le programme.
Transmettez par e-mail le programme final aux cadres et aux intervenants
Envoyez une invitation à la réunion/au webinaire à tous les employés
Faites la promotion du programme et partagez-le via les canaux de l’entreprise.
Organisez un essai avec tous les intervenants.
Pendant la réunion de tout le personnel
Modération de l’événement
Partage d’écran
Suivi du temps
Encadrer les Q. et R. et y répondre
Après la réunion de tout le personnel
Débriefez avec l’équipe sur ce qui a bien ou mal fonctionné.
Distribuez les diapositives et les enregistrements via les canaux de l’entreprise.
Répondez aux différentes sollicitations des employés.
Engagement du public et lien avec celui-ci
Il existe plusieurs moyens d’organiser une réunion de tout le personnel réussie ; tout dépend de la structure et des besoins de votre personnel. Voici quelques conseils pour vous assurer que vos réunions de tout le personnel sont le plus utile possible à vos employés.
Il est essentiel de diversifier les sujets
Il est important de diversifier les sujets lors de votre réunion pour que votre public reste impliqué et s’intéresse aux informations présentées. Pensez à inviter des intervenants pour offrir des possibilités d’apprentissage, de leadership éclairé ou tout simplement de divertissement. Chaque réunion de tout le personnel devient unique également, grâce aux partages de vidéos ou de musiques. C’est aussi un excellent moyen de susciter l’enthousiasme.
Favoriser l’implication pendant une réunion
Enquête avant l’événement
Une réunion de tout le personnel est idéale pour impliquer vos employés et susciter leur intérêt quant au travail pour votre organisation. Donnez à vos employés la possibilité de partager ce qu’ils estiment important de savoir, et adaptez le programme de la réunion de tout le personnel en proposant un sondage ou une enquête avant l’événement.
L’astuce de proUtilisez Zoom Team Chat pour partager les informations avant et après votre événement. Créez le buzz avant même le début de l’événement et veillez à ce que les détails importants soient abordés !
Q. et R. en direct
La fonctionnalité Q. et R. de Zoom Webinars permet aux participants de soumettre des questions et d’obtenir des réponses en direct ou écrites pendant l’événement. Voici quelques astuces pour utiliser la fonctionnalité Q. et R. :
Désignez les membres de votre équipe qui géreront les Q. et R. afin que les présentateurs puissent se concentrer sur leurs interventions. Si votre équipe chargée des Q. et R. ne participe pas via l’audio ou la vidéo, vous pouvez masquer leur flux vidéo grâce à la fonctionnalité Masquer les participants sans vidéo.
Préparez quelques questions incitant à la réflexion, au cas où vous ne recevriez pas suffisamment de questions de qualité de la part du public pour combler le temps imparti aux Q. et R.
Vous pouvez ajuster les paramètres de Q. et R. pour autoriser ou désactiver les questions anonymes ou pour choisir si les participants peuvent ou non voir, commenter ou valider les questions.
Consultez le rapport de Q. et R. après votre webinaire et effectuez un suivi auprès des participants dont les questions n’ont pas obtenu de réponse lors de la session.
Salles de petits groupes
Disponibles avec Zoom Meetings, les salles de répartition permettent à vos employés de se réunir en petits groupes. Attribuez les participants à des salles de répartition avant ou pendant la session. Vous pouvez autoriser les participants à sélectionner la salle qu’ils souhaitent rejoindre ou à se déplacer librement d’une salle à l’autre.
Enquêtes visant à recueillir des commentaires
Donnez à vos employés la possibilité de faire part de leurs commentaires après votre événement : vous pourrez évaluer ce qui leur a semblé fonctionner, les points à améliorer et ce qu’ils aimeraient voir à l’avenir lors des événements de tout le personnel. Avec Zoom Webinars, vous pouvez utiliser l’enquête post-webinaire pour lancer une enquête juste après votre événement.
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