L’avenir des tribunaux – Tribunaux hybrides et virtuels

Le paradigme des procédures judiciaires a complètement changé au cours de ces dernières années. Alors que le passage au numérique devenait une réalité pour les procédures traditionnelles organisées en présentiel, les autorités judiciaires nationales, locales et fédérales constataient que la technologie permettait d’assurer la continuité des activités. Soudain, les procédures conduites dans une salle d’audience fermée se sont élargies à un monde virtuel accessible et ont favorisé une plus grande participation, tout en réduisant les coûts et en accélérant le partage de l’information.

Alors que les institutions judiciaires du monde entier reviennent aux procédures en présentiel, il est important d’examiner la façon dont cette transformation numérique a contribué à améliorer le système judiciaire, ainsi que les aspects de la collaboration virtuelle qu’il serait bon de pérenniser.

Dans ce guide, nous discuterons de la création d’une salle d’audience hybride intégrant des activités à la fois en présentiel et en ligne pour les communications du tribunal et les questions d’ordre professionnel, avec pour effet d’améliorer les services publics.

Les événements de 2020 ont tout changé : nos modes de travail, d’apprentissage et de vie. Tous les secteurs ont connu des perturbations importantes, et le gouvernement n’a pas fait exception. Les administrations fédérales, nationales et locales ont dû rapidement passer aux activités en ligne, ce qui n’est pas une mince affaire pour des institutions connues pour leurs processus et technologies traditionnels et parfois désuets.

Pour le système judiciaire, cette transformation numérique rapide nécessitait plus qu’un simple espace virtuel pour se rencontrer. Le personnel des tribunaux devait adopter une technologie capable de créer un environnement sûr et inclusif ; un environnement facile d’accès et d’utilisation quelle que soit la situation socioéconomique des individus. En outre, le système judiciaire devait tirer parti de solutions offrant des fonctionnalités d’accessibilité conçues pour responsabiliser et inclure des gens de tous horizons. Faites entrer Zoom.

Grâce à l’adoption de Zoom, les tribunaux fédéraux, nationaux et locaux ont non seulement assuré la continuité de leurs activités, mais ont aussi constaté que ce nouveau format permettait d’améliorer l’expérience des personnes concernées. Soudain, la salle d’audience est devenue un endroit plus équitable. Les obstacles matériels n’avaient plus d’importance, ce qui a permis de réduire les coûts auparavant liés à la présence physique des personnes concernées. La salle d’audience est également devenue un endroit plus agréable, avec des participants plus heureux, une tension moindre et une participation plus active de toutes les parties.

Alors que le monde accueille la prochaine phase du travail, les entreprises du monde entier cherchent à adopter une approche hybride pour mieux soutenir les employés et les clients. Les responsables du monde judiciaire doivent déterminer si une audience sert mieux les intérêts du public suivant qu’elle a lieu dans un espace virtuel ou hybride plutôt que dans un espace strictement physique.

Les responsables du monde judiciaire qui se demandent par où commencer peuvent rechercher, dans un premier temps, quel format favorise la meilleure participation, semble approprié pour l’affaire en question et sert les intérêts du plus grand nombre possible de citoyens. Par exemple, les audiences des tribunaux administratifs se prêtent parfaitement aux audiences virtuelles : un simple litige portant sur une contravention justifie le recours à une session rapide sur Zoom.

En outre, il est possible, lors des procédures de divorce traditionnellement tendues, d’avoir recours à la technologie vidéo pour contribuer à apaiser les tensions, tandis que les audiences familiales pourraient bénéficier des fonctionnalités de collaboration (telles que les salles de répartition ou les arrière-plans virtuels) qui permettent de créer un environnement plus chaleureux, mais professionnel.

Le personnel des tribunaux tire également des avantages de la stratégie hybride. Chaque fois que les responsables d’une procédure judiciaire décident de l’instruire sous forme virtuelle, cela permet également aux juges, aux avocats et aux interprètes d’économiser du temps et de l’argent qui auraient sinon été utilisés pour assister à une séance en présentiel.

Une fois que vous avez déterminé quelles audiences auront avantage à se tenir en partie à distance, il est important de créer un environnement de salle d’audience cohérent et inclusif, quel que soit l’endroit d’où les participants se connectent. Plus d’informations sur la façon d’y parvenir ci-dessous.

Vous avez l’impression d’avancer en terrain inconnu ? Vous pouvez faire de la salle d’audience hybride une réalité en mettant en place des meilleures pratiques. Zoom offre une plateforme accessible et dotée de fonctionnalités faciles à utiliser pouvant répondre aux besoins uniques de tous les membres du secteur public, des institutions judiciaires ou du grand public.

Si vous utilisez la plateforme Zoom pour configurer une salle d’audience hybride, voici quelques conseils clés pour vous aider à concevoir la salle d’audience de demain :

• Mettez en œuvre les fonctionnalités d’accessibilité et d’interprétation nécessaires : avec Zoom Meetings, nous proposons quelques fonctionnalités d’accessibilité et d’interprétation, ainsi que des configurations et des intégrations tierces permettant de faire bénéficier tout le monde de notre plateforme. Pour favoriser un accès équitable à la justice pour les individus parlant une langue étrangère ou les participants handicapés, le personnel judiciaire peut déployer nos fonctionnalités natives de sous-titres générés automatiquement, de sous-titrage manuel ou d’intégration avec des services de sous-titrage tiers. Les sous-titres générés automatiquement sont actuellement disponibles dans 11 langues pour la version commerciale de Zoom. Nous respectons également les dernières normes d’accessibilité afin que notre solution soit parfaitement accessible sur les lecteurs d’écran les plus récents.
• Mettez en place le bon environnement : pour réduire les obstacles perçus entre les télétravailleurs et les personnes qui travaillent en présentiel, les membres d’une salle d’audience peuvent utiliser les fonctionnalités de Zoom Meetings pour définir des règles du jeu équitables pour tous les participants. Avant une réunion, tous les participants peuvent se mettre d’accord sur les arrière-plans virtuels professionnels à des fins de cohérence, mais aussi tirer parti de la fonctionnalité de suppression des bruits de fond de Zoom pour réduire les distractions extérieures et se recentrer sur l’audience.
• Partagez des informations ou témoignez très facilement : en fonction des paramètres de l’organisateur de la réunion, les participants peuvent partager leurs écrans ou envoyer des liens via le chat en réunion pour présenter rapidement des informations ou témoigner. Les participants peuvent également recourir à Zoom Whiteboard pour assurer une collaboration interactive en temps réel et à Zoom Team Chat pour partager des notes ou des documents une fois l’audience terminée. Le déploiement de DocuSign eSignature pour Zoom, une intégration stratégique actuellement disponible dans la version commerciale Zoom, peut également être utile pour les procédures probatoires. Les participants peuvent en toute sécurité partager, examiner et signer des accords à l’aide de l’application eSignature.
• Évitez les débordements et les interruptions : lorsque l’atmosphère s’anime ou que les participants s’engagent dans des discussions parallèles, les responsables de la réunion peuvent tirer parti de certaines fonctionnalités pour mieux gérer la situation. Les organisateurs de réunion ont la possibilité de couper le son des participants à l’entrée, de demander aux participants d’utiliser la fonction Lever la main pour participer à la conversation, de désactiver le chat en réunion et plus encore. Ces fonctionnalités peuvent contribuer à maintenir un environnement professionnel et respectueux, quels que soient la situation en cours ou le sentiment général des personnes présentes à l’audience.
• Mettez en avant la personne qui parle : lors d’une séance, assurez-vous que la personne mise en vedette est la bonne en déployant la fonctionnalité Vue Mise en avant. Elle permet de désigner jusqu’à neuf personnes en tant qu’intervenants actifs principaux, qui seront les seuls à être vus par les autres participants : un moyen efficace de rester concentré sur le juge, le défenseur, le plaignant ou le témoin. La vue Mise en avant est compatible avec le partage d’écran et elle peut être activée sur le client de bureau Zoom ou l’application mobile, ainsi que dans Zoom Rooms. De plus, elle est entièrement personnalisable et peut être configurée par l’administrateur. Autre option : la Vue immersive, qui permet de placer automatiquement ou manuellement les participants sur une scène virtuelle. Les hôtes peuvent également déplacer facilement les participants sur la scène de leur choix, par exemple une salle d’audience, et même redimensionner l’image d’un participant pour que l’expérience soit d’autant plus naturelle.
• Protégez votre salle d’audience : il est important que seuls les participants prévus apparaissent dans une salle d’audience virtuelle. Profitez de nos nombreuses fonctionnalités de sécurité, telles que la salle d’attente, les codes d’accès et les contrôles de sécurité en réunion permettant de gérer qui accède à la réunion et y participe.
• Créez un espace physique reposant sur la technologie : il est impossible de mettre en place une salle d’audience hybride si elle ne s’accompagne pas des technologies appropriées. Alors que certains employés du tribunal restent à la maison, d’autres retournent au bureau ou répartissent leur temps entre les deux. Ceux qui choisissent de travailler en présentiel auront besoin d’un espace d’où ils pourront facilement communiquer avec les personnes en télétravail, qu’il s’agisse de collègues, d’avocats ou de membres du public. Lors de la conception de votre salle d’audience moderne, examinez le type de matériel nécessaire pour fonctionner avec une solution de salle de conférence comme Zoom Rooms. Commencez par vous demander, où doivent se situer les sources audio, les caméras et les autres équipements nécessaires dans la pièce afin d’offrir une expérience fluide ? À partir de là, examinez quel partenaire Zoom fournit le hardware dont vous avez besoin pour utiliser notre plateforme afin de créer une expérience de tribunal hybride complète.

Chargées de rendre efficacement la justice pour les citoyens de leur pays, les institutions judiciaires d’aujourd’hui ont besoin d’une plateforme de communications agile et avancée qui facilite la prestation de services pertinents et améliore les résultats. Zoom et Zoom pour les gouvernements sont conçus pour répondre à ces besoins spécifiques.

Aux États-Unis, Zoom propose une plateforme distincte, appelée Zoom pour les gouvernements, conçue pour garantir la conformité avec les exigences de sécurité fédérales. Zoom pour les gouvernements est disponible pour les clients des administrations fédérales, nationales et locales des États-Unis, ainsi que pour les fournisseurs de l’État approuvés, les intégrateurs ou les établissements d’enseignement qui travaillent pour des administrations publiques. La plateforme Zoom pour les gouvernements est basée aux États-Unis et exploitée uniquement par des personnes de ce pays.

Zoom pour les gouvernements propose une expérience intuitive et sécurisée similaire à celle des utilisateurs de la version commerciale de Zoom. Les deux versions de la plateforme sont évolutives et flexibles, offrant aux organisations du secteur public d’aujourd’hui ce dont elles ont besoin pour atteindre leurs objectifs tout en contribuant à la protection des informations importantes.

Zoom pour les gouvernements a obtenu les autorisations suivantes :

• Autorisation de niveau Modéré dans le cadre du programme FedRAMP
• Autorisation provisoire (PA) délivrée par l’Agence de défense des systèmes d’information (DISA) pour le département de la Défense (DoD) au niveau d’impact 4 (IL4)
• Autorisation d’exploitation (ATO) délivrée par le département de la Force aérienne pour organiser des réunions IL4
• Autorisation StateRAMP de niveau Modéré

Les contrôles de la plateforme respectent également les exigences de conformité suivantes :

• HIPAA
• CJIS
• CMMC

Le changement est inévitable, mais les gens s’adapteront toujours. Alors que la société adopte de nouveaux modes de vie, de travail et d’apprentissage, il est important de disposer du soutien et des ressources dont vous avez besoin pour rester agile et suivre le rythme des changements à venir.

L’approche hybride n’est pas une tendance éphémère, mais une nouvelle obligation pour répondre aux besoins du public d’aujourd’hui, un public confronté à des défis plus variés qu’auparavant, qui trouve de nouvelles opportunités dans le monde numérique, et qui souhaite que les services qui lui sont proposés soient justes et équitables. Une salle d’audience hybride renforce la relation du public avec la loi, transformant une tradition sociétale en expérience stimulante. Justice rendue.