Grâce à Zoom, le service des opérations numériques de NZTE relèvent le niveau des communications gouvernementales

Le service des opérations numériques de New Zealand Trade & Enterprise (NZTE) est loin de ce que vous imaginez être un ministère gouvernemental.

« Lorsque nous annonçons un poste vacant, nous sommes généralement submergés de réponses », déclare Aaron Evans, directeur des opérations numériques chez New Zealand Trade and Enterprise. « Nous avons le meilleur travail du pays. Nous travaillons pour une cause : la Nouvelle-Zélande ».

NZTE est chargé de développer l’économie et d'améliorer la réputation du pays en mettant les investisseurs et les exportateurs internationaux en lien avec des opportunités locales à forte croissance, la technologie jouant un rôle clé.

Numériquement fracturé

« Il n’en a pas toujours été ainsi », se souvient Aaron, qui décrit l’organisation comme « numériquement fracturée » lorsqu’il a rejoint l’organisation il y a cinq ans. Si des efforts ont été entrepris pour numériser les processus dans 53 bureaux répartis dans 30 lieux à travers le monde, rien n’a vraiment fonctionné comme prévu. « Le numérique était un gros mot », se souvient-il.

Les employés constataient qu’il fallait 15 minutes pour démarrer leur ancienne solution de vidéoconférence et la faire fonctionner au début de chaque réunion, créant des frictions dans l’expérience utilisateur et entravant leur mission de contribuer au succès de la Nouvelle-Zélande.

« Nous sommes tenus de fournir à l’économie néo-zélandaise des résultats de l’ordre de plusieurs milliards », souligne Evans. « Il n’y a pas de place pour l’inefficacité avec des objectifs de cette taille ».

Parce que l’organisation est géographiquement dispersée dans 53 bureaux répartis sur 30 sites mondiaux, les communications vidéos remplacent souvent les réunions en face à face comme moyen de communication essentiel.

« Un appel téléphonique n'apporte pas les mêmes nuances que lorsqu'on se voit tous à l’écran », explique Evans. « Cela ne semble pas grand-chose, mais la vidéo permet à un RDC (responsable du développement commercial) en Chine d’avoir une conversation fructueuse avec quelqu’un ici en Nouvelle-Zélande ».

Me Mahi Tahi Tātou

« Me Mahi Tahi Tātou » signifie travailler ensemble en Maori, et c'était l'objectif même du P-DG Peter Chrisp lorsqu'il a fait appel à Aaron pour unifier numériquement l'organisation sous la direction du DSI.

« Notre P-DG m’a présenté à l’équipe, puis a rapidement chuchoté : 'Pour l’amour de Dieu, veuillez améliorer l’expérience utilisateur de la vidéoconférence !' Mon rôle était très clair dès le début ».

NZTE a émis un appel d’offres avec deux critères clés à l’esprit : la solution devait bien fonctionner et elle devait absolument être facile à utiliser. « Quand nous sommes tombés sur Zoom, nous nous sommes dit 'ça ne peut pas être aussi simple' », déclare Evans.

La priorité constante que Zoom accorde à la convivialité a fait de Zoom Rooms le lauréat évident pour Evans qui a immédiatement décidé de déployer la plateforme dans trois salles de conférence principales à Wellington, Auckland et Singapour.

Zoom s'étant avéré beaucoup plus fiable que l'ancienne plateforme de vidéoconférence de l’organisation, Evans a reçu le feu vert pour des déploiements supplémentaires de Zoom Rooms dans chaque bureau. Bien qu’Evans ait initialement budgétisé 43 Zoom Rooms, l’enthousiasme de ses collègues pour Zoom a entraîné un déploiement beaucoup plus important. « À l'heure actuelle, nous avons 129 Zoom Rooms ! » dit Evans.

De zéro à héros

La décision de NZTE de mettre en œuvre Zoom a été le début d’un modèle de communication vidéo qui a transformé pratiquement tous les aspects de l’organisation, propulsant la réputation du service des opérations numériques de zéro à héros en moins d’un an. NZTE a également intégré Zoom aux applications Microsoft Outlook et Microsoft Teams, permettant aux employés de lancer des réunions sans quitter les outils de travail de base.

NZTE a eu les moyens de réorganiser ses Prix Pounamu, une conférence interne annuelle qui célèbre les réalisations de l’année passée et définit la direction pour l’année à venir. Ces dernières années, ces évènements ont été minés par un son médiocre et une vidéo pixélisante, mais l’événement de l’année dernière était complètement différent.

L’équipe d’Evans a planifié et exécuté une production studio en plein écran vert avec des arrière-plans sur le thème de la Nouvelle-Zélande, des PowerPoints animés et des extraits vidéo récapitulatifs de sessions précédentes diffusés tout au long de l’événement, tous contrôlés de manière centralisée à partir de Zoom.

« C’était une expérience totalement immersive », déclare Evans. « Le plus grand événement culturel de l’année sur Zoom de bout en bout ».

Fonctionnalités préférées

En tant qu’organisation gouvernementale, les employés de NZTE bénéficient des fonctionnalités de sécurité de Zoom telles que le chiffrement de bout en bout, les réunions et les enregistrements protégés par mot de passe et les salles d’attente pour préserver l’intégrité de chaque conversation. Mais surtout, ils aiment le fait que l'utilisation soit amusante.

« Les gens deviennent incroyablement créatifs quand il s’agit de choisir des arrière-plans », déclare Evans.

Les sondages en réunion et les salles de répartition ont été essentiels aux réunions virtuelles de NZTE, en apportant à l’espace numérique la sensation des réunions en salle de conférence.

« Les groupes en salles de répartition sont particulièrement productifs pour le brainstorming et la prise de décision rapide », note Evans. Les nouvelles fonctionnalités de Zoom sont immédiatement implémentées ; la dernière en date concernant les options de transcription et d’interprétation en direct qui s’avèrent être un grand favori.

Zoom ne favorise pas que la productivité

NZTE remarque également les avantages d’une plus grande diversité des contributions aux réunions.

De plus, Zoom réduit considérablement les déplacements de NZTE, ce qui constitue une économie bienvenue et une étape tangible pour atteindre une empreinte carbone nulle d’ici 2050.

« Avec Zoom, nous avons prouvé que nous pouvions nous connecter en toute sécurité de n’importe où, sur n’importe quel appareil. En d’autres termes, nous avons élaboré une stratégie solide comme un roc, axée sur le cloud, qui nous permet de faire face à l’avenir, quel qu'il soit », déclare Evans.