Simplifier la pile technologique : comment The Motley Fool a rationalisé ses communications avec Zoom

Ce qui était à l'origine un bulletin d’investissement écrit par les frères David et Tom Gardner en 1993 a pris de l'ampleur pour devenir une société de services financiers internationalement reconnue, comptant un groupe d'abonnés passionnés connus sous le nom de « Fools ». The Motley Fool, dont le siège social se situe à Alexandria, en Virginie, a des bureaux à Denver, dans le Colorado, et à Sydney, en Australie, et répond également aux besoins de clients au Royaume-Uni, au Canada, à Hong Kong et en Allemagne en leur fournissant des actualités régionales et des analyses de marché.

Cherchant à rendre le monde plus intelligent, plus heureux et plus riche, The Motley Fool a bâti son succès en fournissant à ses clients des analyses perspicaces et des points de vue intelligents sur l’investissement et le marché boursier. Pour cela, une infrastructure de communication robuste permettant une collaboration et une communication permanentes entre les bureaux et les employés du monde entier, est indispensable.

Incohérence entre les plateformes, le matériel et les appareils

The Motley Fool compte près de 400 employés travaillant dans ses bureaux aux États-Unis et à l’étranger. Son succès repose sur la collaboration étroite de ces employés pour fournir une analyse boursière pertinente et précise à divers marchés. Si The Motley Fool disposait d'une solution de communication, elle était devenue trop difficile à gérer, et les équipes de The Motley Fool utilisaient un assortiment d’outils disparates pour communiquer.

« Auparavant, nous utilisions Cisco, qui fonctionnait, et nous en étions globalement satisfaits », déclare Lawrence Morrisson, directeur du service informatique chez The Motley Fool. « Cependant, cette solution était assez coûteuse et difficile à gérer. Certains de nos employés utilisaient également des solutions comme Skype et GoToMeeting, ce qui a conduit les gens à utiliser différents matériels et appareils. Il n’y avait aucune cohérence, ce qui était un vrai casse-tête ».

Les équipes informatiques de The Motley Fool cherchaient également une alternative à leur solution téléphonique, qui nécessitait du matériel coûteux, des logiciels compliqués et une infrastructure sur site importante pour tout prendre en charge. Mais The Motley Fool ne voulait pas continuer à prendre en charge plusieurs infrastructures et cherchait plutôt à consolider sa pile technologique.

« Nous avions une infrastructure Cisco de taille ici », déclare Morrisson. « Nous avions des circuits dédiés dans le bâtiment, des liaisons SIP et des téléphones de bureau, ainsi que le produit de centre d’appels de Cisco pour exécuter le tout, ce qui était assez difficile à gérer ».

Ce manque de cohérence et la gestion intensive de l’infrastructure ont compliqué la prise en charge des communications, ce qui a augmenté la charge de travail des équipes informatiques et entravé la collaboration entre les bureaux.

« Nous voulions simplifier notre pile ».

Morrisson envisageait d’autres solutions de vidéoconférence lorsqu’un appel téléphonique de l’équipe de vente de Zoom a éveillé son intérêt.

« À l’époque, nous essayions de résoudre le problème de cohérence que nous avions, nous envisagions donc la plateforme Webex de Cisco », déclare Morrisson. « Mais Zoom nous a appelés et nous a offert un essai gratuit, et comme mes collègues et moi avions entendu parler de Zoom et savions que ses solutions étaient très populaires, nous avons décidé d’essayer ».

Après avoir expérimenté la plateforme de Zoom et constaté sa facilité d’utilisation, Morrisson a mis en œuvre la solution de vidéoconférence de Zoom dans toute l'entreprise. La flexibilité de Zoom a permis aux employés de The Motley Fool d’utiliser la solution sur une large gamme de
matériels, et son interface conviviale a grandement facilité la mise en œuvre de la solution.

La solution de vidéoconférence de Zoom a pu améliorer la communication entre les bureaux et les employés grâce à sa conception intuitive et à ses fonctionnalités utiles. Les employés peuvent utiliser la fonction de partage d’écran pour collaborer sur des projets et coordonner facilement et efficacement les communications entre les bureaux internationaux.

« Les gens aiment le fait que nous puissions partager nos écrans sans aucun câble », note Morrisson à propos des capacités de partage d’écran sans fil de Zoom. Et c’est cohérent entre chaque salle. Nos employés entrent, ils voient le panneau de commande sur le bureau et ils savent à quoi s’attendre. Cela a été un énorme succès pour nous ».

Une fois que The Motley Fool a mis en œuvre la solution de vidéoconférence de Zoom et expérimenté la fiabilité et la simplicité de la plateforme, l’équipe informatique a décidé de mettre en œuvre Zoom Phone comme solution de téléphonie numérique.

Zoom Phone étant une application basée sur le cloud, les équipes informatiques n’avaient plus besoin de prendre en charge une infrastructure distincte pour les communications téléphoniques. « Parmi les raisons qui nous ont fait choisir Zoom, on peut citer le fait que nous souhaitions simplifier nos outils et limiter la gestion sur site », déclare Morrisson. « L’expérience que nous avons eue avec Zoom a été dès le début sitellement positive, que nous avons eu totalement confiance dans le produit Zoom Phone dès le départ ».

Diminuer les coûts associés aux matériels et les tickets d'assistance

Depuis que les équipes de The Motley Fool ont mis en œuvre la plateforme de communications unifiées de Zoom, Morrisson a remarqué une diminution du nombre de tickets gérés par les équipes informatiques. Grâce à l'interface conviviale et à la possibilité de travailler de manière flexible sur différents appareils, ses équipes informatiques ne passent plus leurs journées à dépanner des solutions matérielles ou à configurer des logiciels. The Motley Fool a pu réduire les coûts associés aux matériels et multiplier par cinq le déploiement de la plateforme Zoom par rapport à son ancienne solution de communication.

« Il y a beaucoup moins de travail pour installer nos salles de conférence et les maintenir en état », note Morrisson. « La configuration de nos appareils est presque entièrement automatisée maintenant, et il y a très rarement un problème. Lorsqu'il y en a, il s’agit généralement d’un problème lié au matériel local, que Zoom identifie très efficacement.

Et grâce à la plateforme de Zoom, The Motley Fool a été en mesure d'élaborer des directives pour ses employés à distance, qui sont basées sur une culture de la vidéo d’abord.

« Nous n'imposons que deux exigences technologiques principales à nos employés à distance », déclare Morrisson. « Ils doivent avoir une connexion Internet capable de prendre en charge Zoom, et leurs caméras doivent être activées par défaut pendant toutes les réunions vidéos pour créer ce lien en face à face. »

The Motley Fool peut également établir un lien plus étroit entre les employés à distance et le personnel de bureau à l’aide de Zoom.