FORTUNE choisit Zoom pour mettre à niveau son ancien système téléphonique et développer son activité de conférences et d’événements virtuels

Depuis près d’un siècle, la multinationale Fortune Media (USA) Corp. est synonyme de l’une des plus anciennes et des plus grandes publications au monde, le magazine Fortune. Aujourd’hui, la marque FORTUNE gère non seulement le magazine Fortune, mais aussi Fortune.com et d’autres médias d’affaires (notamment le Global Forum (Forum mondial), Most Powerful Women (la liste des Femmes les plus puissantes) et les conférences Brainstorm).

À la recherche d’une nouvelle solution de téléphonie basée sur le cloud

FORTUNE a émergé à la fin de 2018 après que son ancien propriétaire, Time Inc., ait été acquis par Meredith Corp. plus tôt cette année-là. Bénéficiant avant cette acquisition de services de téléphonie de qualité professionnelle, cette petite entreprise relativement « nouvelle » n'a plus eu accès aux mêmes ressources technologiques et s'est lancée en quête d’une nouvelle solution de téléphonie basée sur le cloud.

Pour faciliter cette transition, Jeff Billark a rejoint l'entreprise en tant que responsable de l’infrastructure informatique pour exécuter le nouveau plan de découpage informatique de l’entreprise. Il s’est tourné vers le Magic Quadrant UCaaS de Gartner pour évaluer plusieurs outils de collaboration et de communication car leur précédent prestataire de solutions cloud ne répondait plus à leurs besoins croissants. 

« Nous avons constaté que nous avions trop dépensé pour notre solution UCaaS et que nous disposions de nombreuses fonctionnalités et services que nous n'utilisions pas », déclare Billark. 

Choisir un autre prestataire n'a pas été le seul défi. Employant des équipes en Europe, en Asie et aux États-Unis, FORTUNE devait tenir compte des membres du personnel répartis à travers le monde qui souhaitaient conserver leurs numéros de téléphone de l’ancienne solution. Essayer de répondre à toutes les commandes de portage dans différentes juridictions (chacune associée à des exigences uniques) tout en migrant vers une nouvelle solution de réunions était une tâche trop imposante pour la petite équipe informatique de Billark. 

Outre le processus de basculement, l'équipe ressentait une certaine appréhension quant au jour même du basculement et à l’impact que cela aurait sur le personnel au milieu de la journée de travail. 

« Je craignais que notre service téléphonique mondial ne tombe en panne. Notre arborescence de numéros gratuits prend les appels pour notre activité Conférence, notre activité Liste et de nombreux besoins de conformité de type RGPD. Il s’agit d’un élément essentiel des opérations commerciales de FORTUNE, et il devait faire l'objet d'un basculement sans faille », déclare Billark.

Un déploiement et une assistance à l’échelle mondiale aisés

Lorsqu’il s'est de nouveau tourné vers le Magic Quadrant UCaaS de Gartner pour obtenir des recommandations, Billark a découvert que Zoom était un leader dominant non seulement pour les réunions, mais aussi pour les communications unifiées. 

« FORTUNE utilisait déjà Zoom Meetings et Zoom Webinar pour gérer son activité de conférences et d’événements désormais virtuels, il semblait donc évident d'opérer la transition vers Zoom Phone », déclare Billark.

FORTUNE a finalement choisi le produit Zoom Phone pour la facilité de déploiement et la familiarité qu’il offrait en tant que solution intégrée au sein de la plateforme Zoom native. L’ajout de Zoom Phone était aussi simple que d’accéder à une nouvelle icône dans l'expérience client et ne nécessitait qu'une formation supplémentaire en gestion du changement minime.

« J’ai apprécié le fait qu'on ait dû mettre en œuvre une seule application client, ce qui a facilité le déploiement et a permis de fournir un point d’entrée unique à nos utilisateurs. La solution était très facile à prendre en charge grâce à l'interface administrative et aux contrôles, ce qui est très important pour une petite équipe informatique », explique Billark.

Zoom Phone fournit des services de téléphonie locaux dans 45 pays, ce qui a permis à FORTUNE de réduire les coûts de télécommunications des différentes zones géographiques et de consolider son système téléphonique sur une seule plateforme uniforme.

Globalement, FORTUNE a dû réapprovisionner environ 100 téléphones de bureau à New York et à Hong Kong, tout en réaffectant ses appareils existants pour maintenir les coûts de transition aussi bas que possible. Billark était convaincu qu’avec l'aide des Services professionnels de Zoom, son équipe pourrait migrer avec succès son ancien système téléphonique vers une nouvelle solution de téléphonie basée sur le cloud. 

Pour se préparer, l'équipe des Services professionnels de Zoom a travaillé avec l’équipe de FORTUNE pour tout planifier et tout tester à l’avance, garantissant ainsi le déroulement sans heurt des jours de basculement.

FORTUNE a économisé des milliers de dollars

Outre la fourniture d'une hyper-assistance pour s’assurer que les demandes de portage se produisent à temps et sans interrompre les activités, les Services professionnels de Zoom ont permis à FORTUNE d’économiser plus de 10 000 $.

« L’équipe d’ingénierie des Services professionnels de Zoom est allée bien au-delà de ce que l'on attendait d'elle, et a aidé mon équipe à comprendre les procédures de déverrouillage, d’effacement et de configuration des téléphones Poly. Cela nous a permis d’économiser plus de 10 000 dollars parce que nous n’avons pas eu à jeter des téléphones IP Poly qui étaient en parfait état », déclare Billark. 

Après avoir suivi le processus, Billark recommande aux petites équipes informatiques d’ajouter les Services professionnels de Zoom à leurs budgets pour simplifier la migration vers un nouveau fournisseur de téléphonie cloud.

« À moins que vous ne disposiez d'une équipe de télécommunications dédiée qui a déjà effectué des portages locaux, régionaux, nationaux ou mondiaux, j’encourage vivement les futurs clients à prévoir un budget pour les Services professionnels », déclare Billark. « L’équipe des Services professionnels de Zoom nous a aidés à naviguer entre les différents opérateurs et les obstacles réglementaires pour que notre migration vers la téléphonie mondiale se déroule parfaitement ! Nos lignes en Europe, à travers les États-Unis et à Hong Kong ont toutes été connectées dans les délais prévus et sans interruption de service » ajoute-t-il.

En savoir plus sur la migration de votre ancien système de téléphonie vers Zoom Phone.