BPAY Group ; une entreprise australienne précurseur du télétravail grâce à sa stratégie technologique intelligente

En matière de télétravail, BPAY Group s’estime vraiment chanceux. Lorsque la pandémie de COVID-19 a frappé l’Australie, cette entreprise spécialisée dans le paiement électronique sécurisé des factures a pu s’adapter au télétravail très rapidement.

Selon Sean Ollerton, le responsable des services de plateforme chez BPAY Group, les employés avaient la chance de déjà bénéficier d’une culture du travail flexible ; la plateforme de communications unifiées de Zoom a permis aujourd’hui de transformer complètement l’entreprise, afin de l’adapter au monde du travail hybride.

Sean nous explique que la transition pendant le confinement a été relativement simple : « Mon équipe avait l’habitude d’avoir des réunions quotidiennes pour faire le point sur les différentes tâches à accomplir. Et lorsque nous avons dû passer au télétravail, nous avons rajouté 15 minutes aux réunions. Le résultat est que ces réunions étaient devenues beaucoup plus sociales ; c’était un moyen pour nous de prendre des nouvelles des uns et des autres, et de nos projets », explique-t-il. 

« Notre VPN et toutes nos applications, y compris Zoom, étaient déjà disponibles pour l’ensemble des utilisateurs », ajoute Sean. « Je crois que beaucoup d’entreprises ont eu des difficultés lorsque, soudainement, tout le monde a dû télétravailler et qu’elles n’avaient pas les infrastructures nécessaires pour prendre en charge l’ensemble de leur personnel à distance. Heureusement, de notre côté, nous étions bien préparés. »

Une évolutivité rapide

BPAY Group s’est adapté très rapidement lorsque la pandémie l’a contraint à fermer ses bureaux ; elle avait déjà pris la décision d’unifier les communications d’entreprise sur Zoom en septembre 2019. À cette époque, l’entreprise enregistrait en moyenne 500 réunions Zoom par mois.

« Dès que nous sommes passés en télétravail, le nombre d’appels Zoom a bondi pour atteindre environ 2 500. Et il ne s’agissait pas seulement de réunions. L’ensemble du personnel a rapidement adopté Zoom pour ses sessions, et nous avons utilisé les sondages et le chat pour favoriser les connexions et les interactions sociales », explique Sean. « Il s’agissait de renforcer notre concept du "travailler depuis n’importe où". Nous voulions que les utilisateurs puissent se connecter en personne et être tout aussi productifs, qu’ils soient au bureau ou ailleurs. »

« Et nous disposions déjà d’outils pour cela, mais ils n’étaient pas très conviviaux ou fiables. Lorsque nous avons envisagé de revoir nos installations, nous avons donc opté pour Zoom, car c’est une plateforme simple à utiliser ; les personnes pourront s’en servir rapidement et facilement. Par exemple, avec certains des autres outils que nous étions sur le point d’utiliser, nous avons constaté que les personnes ne pouvaient pas participer à ces réunions. Mais avec Zoom, ils pouvaient le faire instantanément.

« Nous voulions absolument une solution facile à utiliser et améliorer notre concept du "travailler depuis n’importe où". »

La migration vers Zoom Phone

Selon Sean Ollerton, BPAY Group est fier de la valeur qu’elle accorde au fait de travailler « mieux ensemble », un concept que Zoom leur a permis de concrétiser encore davantage. 

« En gros, lorsque nous travaillons ensemble, nous sommes plus efficaces. L’autre objectif de BPAY Group est de nous « simplifier la vie », en particulier lorsque nous communiquons avec nos clients. Tout ce que nous nous efforçons de faire pour simplifier la vie de nos clients avec nos produits, nous essayons aussi de le mettre en pratique en interne. Et c’est ainsi que nous présentons les choses à nos utilisateurs. Si ça ne simplifie pas la vie de nos utilisateurs, à quoi ça sert ? Et Zoom était en accord avec cette idée », affirme Sean.

En 2019, BPAY Group a adopté Zoom Meetings pour les communications vidéo, puis, un an plus tard, a décidé de remplacer l’ensemble du système téléphonique par Zoom Phone, résolvant ainsi un autre défi en matière de fonctionnalité pour ses équipes à distance. 

« Nous avions déjà adopté un système téléphonique numérique. Mais il s’agissait d’un système plus ancien, qui nous a posé des difficultés lorsque nous sommes passés au télétravail. En outre, sa maintenance était coûteuse et prenait beaucoup de temps », explique Sean. « Nous avons donc envisagé de le remplacer par Zoom. La fonctionnalité que nous avons pu tirer du système téléphonique Zoom a non seulement résolu tous les problèmes d’intégration pour le personnel à distance, mais a également simplifié la tâche de tous les utilisateurs.

« La solution était un système tout intégré : réunions, vidéo et chat, et nous avons ajouté le téléphone pour avoir cette fonctionnalité supplémentaire. »

Les communications unifiées « ont tout simplifié ».

Du point de vue de l’infrastructure, Sean affirme que la possibilité de tout regrouper dans un seul système permet de rationaliser l’ensemble de la fonctionnalité et, globalement, de la simplifier. Sans oublier qu’il s’agit là d’une solution beaucoup moins coûteuse à mettre en œuvre et à entretenir.

« Zoom est notre plateforme de communications unifiées. Nous l’utilisons pour les réunions individuelles et les vidéoconférences d’équipe, et aussi comme système téléphonique. Zoom a vraiment transformé la façon dont nous communiquons dans toute l’entreprise. », explique Sean.

« Et, comme nous n’avions pas besoin d’introduire un outil supplémentaire pour les utilisateurs, nous avons pu désactiver l’ancienne solution. Nous n’avions pas à dire aux gens : « Voici un autre logiciel sur lequel vous devez toujours garder un œil ». Cela a vraiment simplifié les choses. » 

Grâce à Zoom, BPAY Group a entièrement le contrôle de ses communications au sein de l’entreprise, quel que soit l’endroit où les employés choisissent de travailler, et peut gérer facilement l’infrastructure back-end.

« Nous avons apporté tout cela en interne avec nos ressources existantes. Maintenant, nous sommes en mesure de tout faire de manière simple et plus directe », conclut Sean.