Le guide complet pour les événements de campus virtuels et hybrides

Avant d’aborder les différents types d’événements que vous pourriez vouloir organiser, commençons par une courte présentation de Zoom Events. Voyez Zoom Events comme la solution tout-en-un pour animer, gérer et analyser tous vos événements virtuels.

Peut-être utilisez-vous déjà Zoom Meetings et Zoom Webinars pour vos échanges virtuels ? Zoom Events s’appuie sur ces solutions et ajoute des fonctionnalités comme des pôles d’événements dédiés, des options d’inscription et de billetterie, et des opportunités de réseautage pour les participants, le tout géré intégralement sur la plateforme Zoom Events.

Services événementiels pour les événements de grande production

Si vous souhaitez organiser un événement très spécial (par exemple un centenaire, une cérémonie de remise des diplômes ou un gala de charité), Zoom met à votre disposition une équipe de services événementiels dédiée pour vous aider à planifier, à soutenir et à produire un événement virtuel ou hybride d’excellence.

Les services événementiels de Zoom comprennent des conseils sur les bonnes pratiques en matière d’organisation de programme, un accompagnement pour la configuration et une assistance à la production, ainsi que la gestion et l’animation d’événements en direct. Une assistance téléphonique avant l’événement et le jour J est également disponible : les participants et les hôtes disposeront d’un numéro de téléphone pour contacter notre équipe de services événementiels au besoin.

Services événementiels

Bien souvent, les campus universitaire regorgent d’événements tout au long de l’année. De la semaine d’intégration aux salons de l’emploi, en passant par les collectes de fonds des anciens élèves et les cérémonies de remise des diplômes, découvrez comment réinventer vos événements pour en faire des expériences virtuelles.

Événements à plusieurs sessions/sur plusieurs jours

• Intégration. Programmez des sessions virtuelles pour permettre aux dirigeants de l’université, aux doyens de facultés et aux conseillers du pôle logement de présenter divers aspects de la vie étudiante aux nouveaux arrivants. Intégrez des sessions plus interactives au programme pour l’accueil des étudiants à l’aide de fonctionnalités comme les salles de petits groupes pour les discussions en petits groupes et Zoom Apps pour proposer des jeux et des activités qui permettront aux nouveaux arrivants de faire connaissance. Grâce à la fonctionnalité Expo, les étudiants pourront explorer et sociabiliser, tout comme ils le feraient en personne.
• Événements d’anciens élèves et collectes de fonds. Pour les retrouvailles et les fêtes d’anciens élèves, vous pouvez organiser un événement à plusieurs sessions qui regroupe plusieurs activités pour les participants, des présentations d’intervenants invités ou même une collecte de fonds à l’aide de notre application Zoom Pledge. Vous pouvez également maintenir le lien avec les anciens élèves tout au long de l’année grâce à des rencontres virtuelles à session unique.

• Salons de l’emploi. Les salons de l’emploi au format virtuel vous permettent d’accueillir plus d’entreprises établies hors de votre région, puisqu’elles n’ont pas à se préoccuper du coût et de la logistique du déplacement sur votre campus physique. Attribuez à chaque entreprise son propre « stand » virtuel (sous forme de session) et laissez les étudiants participer aux sessions des entreprises qui les intéressent. Les entreprises peuvent se servir des salles de petits groupes pour discuter en privé ou réaliser des mini-entretiens avec des potentiels candidats. La fonctionnalité Expo offre encore plus de possibilités d’interaction et de réseautage : les entreprises peuvent paramétrer leur propre stand et les étudiants peuvent prendre part à des séances d’information.
• Festivals de cinéma. Les départements audiovisuels peuvent organiser des festivals de cinéma virtuels pour présenter le travail de leurs étudiants à un public plus large. Vous avez la possibilité de paramétrer différentes sessions virtuelles pour diffuser chaque film, ce qui permet aux étudiants de facilement montrer leur travail à leur famille ou à leurs amis qui ne peuvent pas venir sur le campus.

Événements à session unique.

• Cérémonies de remise des diplômes. La remise des diplômes est un événement très important pour les étudiants et leur famille. Une cérémonie hybride vous permet de faire intervenir des orateurs virtuels pour s’adresser aux étudiants, d’offrir aux proches la possibilité de regarder l’événement en direct sur Zoom et d’offrir la possibilité aux étudiants qui ne peuvent pas se rendre sur place de participer à l’événement.
• Événements sportifs et visionnage de groupe. Vous pouvez diffuser les événements sportifs en direct dans des sessions de visionnage de groupe liées avec Zoom. D’anciens élèves ou des étudiants peuvent même commenter l’événement en direct où qu’ils soient.
• Événements spécifiques aux départements. Des tables rondes aux conférenciers de renommée mondiale, donnez aux différents départements les moyens d’organiser des événements en direct stimulants pour une large audience d’étudiants et de membres de la communauté.
• Événements organisés par les étudiants. Fêtes de clubs culturels, opportunités de réseautage, ou encore événements d’organisations étudiantes, nombre d’événements organisés par les étudiants pourraient être transposés au format virtuel pour inclure de potentiels futurs étudiants, d’anciens élèves et d’autres membres de la communauté éducative qui ne sont pas présents sur le campus.

Planifier et animer un événement de campus est un vrai travail d’équipe ! Attribuez des rôles et des responsabilités pour chaque détail afin de faciliter la communication, de simplifier la préparation et de vous assurer que vous serez prêt pour le jour J. Nous vous recommandons d’avoir quelqu’un pour les tâches de base suivantes, même si certains membres de l’équipe se retrouvent avec plusieurs casquettes.

L’équipe de production

Vos producteurs seront chargés de tout ce qui a trait à la production. Ils mettront au point un programme détaillé qui indiquera l’heure de début de chaque session, les transitions entre les intervenants, le minutage, les pauses entre les sessions, la musique et d’autres détails.

Le jour de l’événement, l’équipe de production jouera le rôle de chef d’orchestre. Elle s’assurera que tout se déroule comme prévu et dans les temps.

L’équipe technique

L’équipe technique supervise la partie technologique de votre événement. Ses membres seront chargés de programmer vos sessions virtuelles et de s’assurer du bon paramétrage des fonctionnalités comme les Q. et R., le chat, la diffusion en direct et l’enregistrement. Ils veilleront également à ce que les équipements, tels que les caméras, les micros et les éclairages, soient paramétrés et fonctionnent correctement. Ils travailleront avec les intervenants hors site pour s’assurer qu’ils disposent de l’équipement nécessaire pour pouvoir intervenir où qu’ils soient.

L’équipe de présentation

Votre équipe de présentation travaillera en étroite collaboration avec les intervenants de votre événement (qu’ils fassent partie de la communauté de votre campus ou non) pour préparer l’événement. Elle rassemblera les supports de présentation (par exemple, diaporamas) et participera à la révision des biographies des intervenants avant leur publication sur Zoom Events. Elle s’assurera que les intervenants savent utiliser Zoom pour une présentation et sont correctement préparés, c’est-à-dire qu’ils disposent du bon équipement et qu’ils ont reçu des conseils pour offrir la meilleure image et le meilleur son possible par vidéo.

Télécharger les listes de vérification de préparation d’un événement

L’équipe marketing

Votre équipe marketing sera chargée de la promotion de l’événement auprès du bon public cible afin de stimuler la participation et d’atteindre vos objectifs pour l’événement. Elle créera des ressources telles qu’une page Web d’événement, des flyers, des publications sur les médias sociaux, des articles de blog ou encore des supports visuels pour inciter le public à participer, lui donner les informations nécessaires pour s’inscrire et le tenir en haleine jusqu’au grand jour.

Télécharger la liste de vérification de promotion d’un événement

Commencez à organiser votre événement à l’avance pour avoir le temps de créer des bases solides. Du paramétrage des détails sur Zoom Events à la création d’une expérience unique et agréable pour vos invités, voici ce que vous devez faire au cours des semaines et des jours précédant votre événement.

Commencez la planification sur Zoom Events

Création de votre hub

Si vous ne l’avez pas déjà fait, commencez par créer un hub. C’est un espace qui regroupe vos événements passés, en cours et à venir.

Vous pouvez avoir un hub pour tous les événements de l’université, mais si vous prévoyez d’organiser beaucoup de différents types d’événements pour des publics divers tout au long de l’année, vous avez également la possibilité de créer plusieurs hubs. Vous pouvez par exemple avoir un hub pour les événements d’anciens élèves, un autre pour les événements gérés par l’administration, tels que les intégrations ou les remises de diplômes, et des hubs pour les événements de chaque département.

Vous avez le choix de personnaliser, entre autres, les détails suivants :

• Visibilité : choisissez si votre hub est privé ou accessible au public. S’il est privé, vous ne pourrez pas communiquer le lien d’inscription publiquement. Seules les personnes invitées à votre événement pourront le voir.
• Catégorie
• Description de votre hub : ajoutez une courte présentation des types d’événements que vous prévoyez d’organiser dans ce hub.
• Logo et en-tête du hub (image ou vidéo de couverture)
• Profils sur les réseaux sociaux

Rendez-vous sur notre page d’assistance pour être guidé pas à pas dans la création d’un hub.

Création de votre événement

Une fois votre hub configuré, vous pouvez créer votre événement à venir et remplir les informations le concernant. Si vous avez plusieurs hubs, vous pourrez choisir celui auquel vous souhaitez associer l’événement.

Vous pouvez configurer les détails suivants pour votre événement :

• Description de l’événement
• Catégorie
• Type d’événement : choisissez si vous souhaitez utiliser Zoom Webinars ou Zoom Meetings (lisez notre article de blog sur le choix entre Zoom Meetings et Zoom Webinars).
• Gratuit/Payant
• Date, heure et durée
• Images et vidéos de l’événement
• Coordonnées
• Collecte de fonds : vous pouvez choisir de faire de votre événement une collecte de fonds et ajouter un objectif de collecte si vous le souhaitez.
• Visibilité : choisissez si votre événement est privé ou accessible à tous les utilisateurs disposant du lien de l’événement.
• Paramètres de sécurité : choisissez parmi un éventail d’options de sécurité. Vous pouvez par exemple activer la salle d’attente ou autoriser les participants à faire certaines actions comme changer le nom affiché ou partager leur écran.
• Paramètres d’enregistrement : vous pouvez définir différentes options pour l’enregistrement dans le cloud, notamment le lancement automatique de l’enregistrement à l’heure de début de la réunion et la possibilité pour les participants d’accéder aux enregistrements.
• Billetterie : personnalisez les options de billetterie, notamment le prix des billets et la quantité disponible.

Rendez-vous sur notre page d’assistance pour obtenir des instructions détaillées sur la création d’un événement.

Paramétrage de votre sondage post-événement

Recueillir des commentaires pendant un événement et lorsqu’il est terminé est un excellent moyen d’investir les participants et de leur donner l’occasion de réfléchir au contenu de la session tant qu’il est encore frais dans leurs esprits. Sur Zoom Events, vous pouvez ajouter un sondage qui sera proposé à la fin de chaque session, à la fin de certaines sessions ou à la fin de l’événement dans son ensemble. Ce sondage peut contenir différents formats de questions.

Créez une expérience stimulante

Le véritablé défi pour les organisateurs d’événements hybrides et virtuels est de créer des expériences stimulantes et interactives pour les participants à distance, car en effet, ils peuvent facilement faire autre chose à côté et il leur suffit de cliquer sur un bouton pour quitter l’événement dès qu’ils le souhaitent. Voici quelques fonctionnalités qui peuvent vous aider à concevoir une expérience à laquelle les participants auront envie prendre part.

Hall de l’événement

Les participants inscrits peuvent discuter entre eux et étendre leur réseau avant et pendant votre événement dans le hall de l’événement. Pour les événements tels que les sommets éducatifs, l’intégration des nouveaux étudiants ou les réunions d’anciens élèves, vous pouvez configurer des thèmes et les promouvoir auprès de tous les participants deux semaines avant l’événement pour engager le dialogue, et poser des questions pour encourager les participants à interagir.

Q. ET R. (QUESTIONS ET RÉPONSES)

La fonctionnalité de Q. et R. permet aux participants à un webinaire de poser des questions et d’obtenir une réponse écrite ou en direct pendant la session. Voici quelques conseils pour l’utilisation des Q. et R. pendant un webinaire :

• Si vous prévoyez un public nombreux, coordonnez-vous avec les intervenants ou faites appel à d’autres organisateurs pour vous aider à répondre aux questions pendant l’événement.
• Vous pouvez choisir de désigner des membres de votre équipe pour gérer les Q. et R., afin que les présentateurs puissent se concentrer sur leur intervention. Si votre équipe chargée des Q. et R. ne participe pas via l’audio ou la vidéo, vous pouvez masquer leur flux vidéo grâce à la fonctionnalité Masquer les participants
• sans vidéo.
• Préparez quelques questions incitant à la réflexion, au cas où vous ne recevriez pas suffisamment de questions de qualité de la part du public pour combler le temps imparti aux Q. et R.
• Tenez compte de votre public et de la possibilité de comportements perturbateurs ou inappropriés lors de la configuration de vos Q. et R. Avec un public interne, vous pourrez choisir d’être plus transparent en ce qui concerne l’affichage des questions et des réponses. Mais lors d’un événement à plus grande échelle, vous pourrez choisir des paramètres de Q. et R. plus restrictifs.
• Vous pouvez ajuster les paramètres de Q. et R. pendant un webinaire pour autoriser ou désactiver les questions anonymes, ou choisir si les participants peuvent ou non voir, commenter ou valider les questions.
• Consultez le rapport de Q. et R. après votre webinaire et effectuez un suivi auprès des participants dont les questions n’ont pas obtenu de réponse en direct.

Organiser un sondage

Obtenez des commentaires en temps réel de votre public, ou évaluez leur niveau de compréhension du contenu que vous présentez grâce à la fonctionnalité de sondage. Vous pouvez préparer les questions et les choix du sondage avant votre événement, et lancer vos sondages prédéfinis pendant la session.

Expo

Activez la fonctionnalité Expo pour votre événement afin d’offrir aux participants la possibilité d’étendre leur réseau et de visiter des stands pour approfondir certains thèmes ou s’informer sur certains sponsors. Expo est une fonctionnalité de Zoom Events qui permet aux organisateurs d’événements de mettre en place une exposition virtuelle qui relie les participants aux représentants des stands (sponsors et exposants) afin d’en savoir plus sur leurs produits et services. Lors de la création de votre événement, vous disposerez d’un onglet « Expo » dans lequel vous pourrez activer la fonctionnalité.

Visitez notre page d’aide pour tout savoir sur la configuration de la fonctionnalité Expo pour votre prochain événement.

Zoom Apps

Servez-vous d’applications Zoom Apps comme Kahoot!, Mentimeter ou Miro pour rendre votre événement plus amusant, plus interactif et plus collaboratif.

Salles de petits groupes

Permettez aux participants de communiquer en petits groupes pendant votre événement. Vous pouvez attribuer aux participants des salles de petits groupes en temps réel, les affecter à l’avance, ou leur permettre de sélectionner eux-mêmes quelle salle ils souhaitent rejoindre et de se déplacer librement d’une salle à une autre.

Tout ce que vous devez savoir sur les salles de petits groupes de Zoom

Apprenez à créer, attribuer et gérer des salles de petits groupes.

lire l’article

N’oubliez pas de répéter !

Organiser une répétition offre à l’équipe de l’événement une occasion de peaufiner les derniers détails et de se préparer pour le grand jour.

Vos équipes de production, technique et de présentation peuvent se concerter pour programmer une répétition avec toutes les personnes prenant part à l’événement, qu’elles soient dans les coulisses ou devant la caméra. Passez en revue votre programme détaillé, testez l’équipement et les paramètres, entraînez-vous aux transitions et à respecter le temps imparti, et assurez-vous que les présentations fonctionnent correctement.

Télécharger votre liste de vérification pour la répétition

C’est le jour J ! Le jour de l’événement, vous aurez déjà fait la plus grosse partie du travail de préparation. Vous pourrez vous concentrer sur la mise en œuvre de tous vos efforts de planification et sur le fait d’offrir à vos invités la meilleure expérience possible.

Lancement de votre événement

Allez en coulisses (pour les webinaires)

Notre fonctionnalité de coulisses pour Zoom Webinars fournit aux hôtes, aux hôtes suppléants et aux intervenants un espace en « coulisses » ou en « arrière-scène » privé pour s’organiser et se préparer avant d’entrer dans la session de webinaire active ou entre deux interventions. Dans les coulisses, vous pouvez voir et entendre la session de webinaire active (ou la « scène principale »), et ainsi repérer les indices qui vous permettront de savoir quand rejoindre la scène principale.

Donnez rendez-vous aux intervenants 10 à 20 minutes avant le début de l’événement afin qu’ils vous rejoignent en coulisses pour tester la vidéo, l’audio, le partage d’écran et les arrière-plans virtuels, et ce, sans perturber la scène principale. Avec les coulisses, les hôtes et les intervenants peuvent facilement entrer sur la scène principale et en sortir autant de fois que nécessaire.

Commencez en avance

Essayez de lancer votre réunion ou webinaire quelques minutes en avance pour que les participants puissent la ou le rejoindre avant le début du programme. Si vous souhaitez diffuser une musique d’accueil, assurez-vous qu’elle est libre de droits.

Contrôlez vos paramètres

Pendant que les participants arrivent, c’est le moment idéal pour vous assurer que vos paramètres pour la réunion ou le webinaire sont bien réglés. Vérifiez si vous enregistrez (indiqué en haut à gauche de la fenêtre) et diffusez sur les bonnes plateformes, et démarrez la diffusion en direct si elle n’est pas activée automatiquement. Vérifiez également que les paramètres de Q. et R. appropriés sont activés, et que les intervenants et co-hôtes disposent des autorisations adéquates.

Script d’ouverture

Lancez votre événement avec une courte annonce qui indique aux participants si l’événement est enregistré ou non, comment ils peuvent poser des questions et le thème du webinaire. N’oubliez pas de remercier les intervenants et les sponsors !

Interaction des participants avec Zoom Events

Veillez à ce que les participants connaissent les fonctionnalités suivantes pour profiter d’une expérience d’événement optimale et échanger avec les autres participants.

Hall de l’événement

Le hall de l’événement est un espace permanent où les participants peuvent entrer en contact les uns avec les autres ainsi qu’avec les sponsors de l’événement avant, pendant et après l’événement. Les participants peuvent facilement échanger leurs coordonnées, discuter sur le chat et lancer des réunions avec d’autres participants dans le hall de l’événement. Ils peuvent également avoir un aperçu des sessions en direct à partir du hall avant de les rejoindre.

Chat de session

Si votre événement est composé de plusieurs sessions, favorisez les discussions par thème grâce aux chats de session, qui permettent aux participants de discuter de sujets en lien avec chaque session. Vous pouvez également encourager les intervenants à prendre part au chat de session pour répondre aux questions et approfondir la conversation.

L’astuce de pro

Les titulaires d’événements et les modérateurs désignés ont la possibilité de supprimer des messages et des utilisateurs des chats de groupe du hall Zoom Events. Attribuez à l’équipe de l’événement le rôle de modérateur dans Zoom Events et demandez-lui de surveiller le chat en cas de messages perturbateurs ou inappropriés.

Itinéraire des participants

Chaque invité peut créer son propre programme d’événement personnalisé en ajoutant des sessions à son itinéraire. Il s’agit d’un espace central où les participants peuvent avoir un aperçu de toutes les sessions qui les intéressent sous forme de calendrier.

Répertoire des sessions

Le répertoire des sessions permet aux participants de facilement rechercher des sessions et de filtrer leur affichage en fonction du thème, du type de public, etc.

Dépannage

Laissez les pages d’assistance Zoom Events, Zoom Webinars ou Zoom Meetings ouvertes, afin de pouvoir rapidement résoudre les problèmes des participants au fur et à mesure. Si les intervenants rencontrent des difficultés, discutez en privé avec eux sur Zoom Client ou sur la fonctionnalité de chat privé pendant la session.

Voici quelques ressources sur les problèmes courants rencontrés par les hôtes et les participants :

• Éviter les perturbations pendant votre événement
  
• Participer à un événement sur Zoom Events
  
• Utiliser le hall d’événement
  
• Comment créer un itinéraire ?
  

Félicitations, vous avez organisé un événement réussi ! Une fois votre événement terminé, vous pouvez continuer à échanger avec les participants, recueillir leurs commentaires et vous plonger dans les rapports post-événement pour analyser la participation et les interactions.

Passez en revue les commentaires

Accédez à la section Analyses et panneau de configuration sur Zoom Events pour consulter et générer des rapports sur les résultats du sondage post-événement. Compilez les commentaires sur les sessions avec les commentaires sur l’événement dans son ensemble et appuyez-vous sur ces données pour vos discussions de compte-rendu.

Partagez les enregistrements

Mettez les enregistrements de votre événement à disposition de tous les inscrits, publiez des enregistrements sur votre site internet pour un accès libre ou protégez le contenu pour collecter les données d’utilisateur des visiteurs qui accèdent aux enregistrements. Voici plusieurs manières de gérer les enregistrements d’événements :

• Activez un accès complémentaire aux enregistrements de l’événement pendant sept jours avec les billets. Si vous sélectionnez cette option lors de la configuration de l’événement, l’enregistrement se lancera automatiquement au début de l’événement. Vous pourrez consulter et modifier les enregistrements avant de les mettre à disposition, et vous pourrez également choisir d’envoyer automatiquement une notification aux participants lorsque les enregistrements sont prêts.
• Utilisez une intégration comme Panopto ou Kaltura pour le stockage et l’organisation de vos enregistrements. Découvrez toutes nos intégrations pour les enregistrements sur Zoom App Marketplace.
• Vous pouvez également enregistrer dans le cloud et gérer les enregistrements de façon manuelle. Avec cette option, les hôtes peuvent contrôler le lancement et l’arrêt de l’enregistrement (attention à ne pas oublier d’appuyer sur « Enregistrer » au bon moment !). Vous pouvez gérer les options de partage des enregistrements comme vous l’entendez, notamment les protéger avec un mot de passe, autoriser les téléchargements et définir une date d’expiration pour le lien.

Maintenez le lien avec les participants

Les événements sont un moyen idéal de créer des liens avec la communauté de votre campus. Mais n’oubliez pas de continuer à communiquer après le grand jour. Envoyez des e-mails aux participants pour les inviter à visionner les enregistrements des sessions lorsqu’ils sont disponibles et pour leur faire part d’autres événements pertinents ou d’actualités qui pourraient les intéresser. Adaptez votre contenu au public. Par exemple, après avoir organisé un événement d’intégration pour les nouveaux étudiants, envoyez-leur des conseils pour réussir leur première année ainsi que des liens vers les différents clubs et les diverses activités à proximité du campus.

Analysez votre événement

Si vous utilisez Zoom Events, accédez à la section Analyses et panneau de configuration pour consulter les analyses de données relatives à la page de l’événement, celles sur les sessions et le hall d’accueil, les rapports sur les sessions ainsi que les analyses concernant les sponsors de l’événement. Vous pouvez également générer des rapports de réunion, qui fournissent des données sur les inscriptions et les sondages des réunions, ou des rapports de webinaire, qui fournissent des données sur les inscriptions, les participants, les Q. et R., les sondages et les performances de l’événement.

Exploitez les données des participants et les résultats des sondages ainsi que les commentaires des intervenants, et suivez les interactions avec votre contenu et les autres fonctionnalités de l’événement. En évaluant ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné, vous pourrez rendre votre prochain événement de campus plus percutant que le précédent.