Guía para la implementación y el uso de Zoom para atención médica

Le ofrecemos nuestra guía de incorporación paso a paso para ayudarlo a configurar su cuenta. Zoom ofrece muchas opciones y configuraciones para ayudar a conservar la seguridad y la privacidad de su organización de atención médica.

1. Vistazo rápido a la implementación

Aquí daremos un vistazo a lo que será su implementación de Zoom.

• Asista a una llamada inicial de 30 minutos con su gerente dedicado al éxito del cliente (CSM) para tratar lo siguiente:
  • Objetivos de la implementación
  • Alcance del proyecto y calendario de implementación
  • Expectativas de plazos y responsabilidades
  • Requisitos del producto
• Preparar la implementación: como administrador, completará los pasos de la guía de implementación para prepararla (administrar usuarios, instalar la aplicación de cliente de Zoom, etc.)
• Formación para administradores sobre el producto: conozca el Portal del administrador y cómo administrar su cuenta de Zoom
• Formación para usuarios sobre el producto: su personal y los proveedores aprenderán los fundamentos del uso de Zoom para la telemedicina, el contacto con los pacientes, las comunicaciones con el personal y más
• Lanzamiento: implementación de Zoom en su organización
• Reuniones de seguimiento con su CSM:
• Revisión comercial

2. Inicio de la implementación
Cree su equipo de implementación de Zoom

Uno de los primeros pasos para configurar su cuenta de Zoom es asignar un equipo de administradores para gestionar la implementación y las operaciones diarias de Zoom.

• Asigne sus administradores de Zoom
  • Los administradores de Zoom serán los responsables de implementar Zoom en su organización. Los administradores tienen la responsabilidad de administrar a los usuarios de su cuenta, lo que incluye añadir, eliminar o editar usuarios. También pueden administrar la configuración de la organización, las características de API y el SSO. Comprender y comprobar los roles del sistema
• Comprender y comprobar los roles del sistema
  • Existen 3 tipos de roles en la cuenta de Zoom de su organización:
    • Propietario: tiene todos los privilegios, incluido el de administración de roles. La administración de roles le permite asignar usuarios a un rol y otorgarles permisos a esos usuarios para ver y editar un subconjunto de páginas que pertenezcan a la cuenta. Las cuentas solo pueden tener un propietario.
    • Administrador (usuario del back-end): puede añadir, eliminar o editar usuarios. Puede controlar características avanzadas, como API, SSO y conector de reunión. Los administradores también pueden hacer cambios en la configuración dentro de la cuenta de Zoom. Las cuentas pueden tener varios administradores.
    • Miembros: todos los usuarios finales que no tienen permisos de administrador.
• Primer paso del propietario de cuenta (opcional): el propietario de cuenta es el único rol que puede designar nuevos administradores o roles de acceso personalizados para la cuenta en una primera instancia.
  • Una vez que se ha creado un rol de usuario, el propietario (u otros con permisos de administración de roles) puede asignar usuarios a ese rol y otorgarles permisos a esos usuarios para ver y editar un subconjunto de páginas que pertenezcan a la cuenta. Si desea conceder permisos de administración de roles a los administradores, siga los pasos que se indican a continuación:
    • Inicie sesión en zoom.us como propietario de cuenta o alguien con permisos para editar roles.
    • En el menú de navegación, haga clic en Administración de usuarios y, a continuación, en Administración de roles.
    • Haga clic en Editar en la columna «Acción» del rol de administrador.
    • Haga clic en las casillas para habilitar los permisos para los usuarios en este rol para ver o editar esas páginas.
    • Desplácese hacia el final de la página y haga clic en Guardar configuración.

3. Administración de usuarios de Zoom

La administración de usuarios permite a los propietarios y los administradores de las cuentas administrar sus usuarios, es decir, agregar, eliminar y asignar roles y características complementarias.

• Comprenda y confirme sus necesidades de licencia
  • ¿Necesitan todos sus usuarios licencias de pago? Obtenga más información sobre los tipos de usuario y roles de Zoom y determine qué tipos de licencias son más adecuados para sus distintos usuarios.
• Incorpore usuarios
  • Los administradores y los propietarios de cuentas pueden agregar y administrar usuarios manualmente desde el Zoom web portal, o ahorrar tiempo al importar varios usuarios a la vez mediante la importación de un archivo .csv. Consulte Administración de usuarios para empezar.

4. Perfil de la cuenta de Zoom

La página perfil de la cuenta le permite visualizar información básica de su cuenta. Una cuenta puede incluir una empresa al completo o un usuario individual, dependiendo del tamaño que tenga la cuenta.

Según su rol y plan de suscripción, también puede ver y administrar características avanzadas, como información de compatibilidad con cuentas, dominios asociados, direcciones URL mnemónicas de la cuenta y la información general de uso con datos de uso de audio y grabación en la nube.

• Haga que su experiencia de inicio de sesión en Zoom sea coherente con su marca al crear una URL mnemónica con imagen de marca y logotipos personalizados.
  • Una URL mnemónica es una URL personalizada para su empresa, como suempresa.zoom.us. Tenga en cuenta que este subdominio es necesario para la configuración si pretende activar SSO (inicio de sesión único) y es donde dirigiría a los usuarios a iniciar sesión a través de SSO.
• Consiga mejor organización sin trabajo adicional para el equipo de administradores al solicitar dominios asociados.
  • ¿Cuáles son las ventajas de los dominios asociados? Cualquier persona con el dominio de dirección de correo electrónico de su organización se trasladará a su cuenta. Además, todas las futuras personas que se registren con un dominio coincidente se unirán automáticamente a su cuenta.
• Añada un nivel adicional de seguridad con el inicio de sesión único (SSO), que le permite iniciar sesión con las credenciales de su empresa.
  • ¿Cuáles son las ventajas de usar el SSO de Zoom? El SSO de Zoom optimiza la experiencia de usuario y la administración de cuentas. Zoom actúa como proveedor de servicio (SP) y ofrece aprovisionamiento de usuarios automático.

5. Ajustar la configuración de seguridad de la cuenta

Con Zoom puede desarrollar diferentes subgrupos en su organización que realicen diferentes tareas, como visitas virtuales asistidas por vídeo, atención centrada en el paciente, administración de atención médica y educación médica.

• Zoom le permite crear diferentes grupos para editar y gestionar la configuración según sus políticas, lo que ayuda a proteger la información dando permisos solo a aquellos que los necesitan. Por ejemplo, puede tener un grupo de proveedores a los que se les anima a grabar los encuentros con los pacientes a través de Zoom en la nube, y añadir el enlace de la grabación a la ficha del paciente o descargar la grabación para almacenarla en su servidor. Sin embargo, sus políticas también pueden prohibir que una determinada especialidad grabe el encuentro con el paciente, por lo que puede configurar su cuenta para proporcionar los permisos adecuados a cada subgrupo.
• La capacidad de personalizar las configuraciones de la cuenta y gestionar los permisos puede ayudar a su organización a resguardar la información de salud protegida (PHI) y a respaldar sus obligaciones de cumplimiento de la ley HIPAA.
• Su CSM revisará la configuración de la cuenta y la administración de grupos durante su formación como administrador.

6. Preparación para el lanzamiento

Presente Zoom con éxito ante su equipo al proporcionarle las herramientas, los recursos y la formación adecuados.

• Implementar/instalar el Zoom desktop client: el Zoom desktop client ofrece a los usuarios de Zoom la mejor experiencia de sesión. Hay dos formas de implementar el cliente de Zoom en su organización.
  • Instalación manual por parte de los empleados: puede indicar a los proveedores y al personal que descarguen e instalen ellos mismos el Zoom client en línea desde aquí: https://zoom.us/download
  • Instalación a gran escala por parte del equipo de TI: los administradores pueden implementar el Zoom desktop client en nombre de su personal implementando MSI para Windows o Mac, lo que hace que la transición sea más optimizada y los usuarios puedan empezar a utilizar la aplicación más rápidamente.
    • – Instalación masiva y configuración para Windows
    • – Implementación masiva con configuración preestablecida para Mac
• Configurar las integraciones en calendario de su equipo (opcional, pero recomendado): si utiliza los calendarios de Outlook o Google, instale un add-on o una extensión de calendario para sacar el máximo rendimiento de la eficiencia de programación para sus proveedores y su personal.
  
  Programación desde el
  complemento de Outlook

  
  Programación desde la extensión de Google Calendar para Chrome

  
  Programación mediante el complemento de Google Calendar para G Suite

  
  Programación desde el primer complemento de Outlook

  
  Programación desde la extensión de Google Calendar para Firefox
• Asistir a la formación para administradores: durante esta sesión, el propietario de su cuenta y los administradores pasarán 60 minutos con su CSM asignado aprendiendo sobre el Portal del administrador y cómo administrar su cuenta de Zoom. Obtendrá los conocimientos y los recursos necesarios para administrar Zoom en su organización de forma eficaz.
• Asistir a la formación para usuarios finales: en esta formación, usted y su personal pasarán 60 minutos con su CSM asignado aprendiendo sobre los conceptos básicos de Zoom Meetings. Abarcaremos temas como programación, invitación de asistentes a una reunión, controles del anfitrión, el Zoom web portal y la aplicación de desktop.
• Comunicación de la implementación a su equipo: establezca las comunicaciones y los recursos internos para notificar a su equipo sobre Zoom.
  • Anuncio de la empresa: notifique a su equipo que su organización está utilizando Zoom. Proporcione información sobre cómo empezar, responda a las preguntas previstas y comunique a su personal cuándo puede empezar a utilizar Zoom.
  • Anuncio de formación: promueva la formación para usuarios de Zoom en su equipo.
  • Recordatorio de formación: recuerde a su equipo las próximas sesiones de formación. También puede ayudar a los usuarios a prepararse para la sesión anticipadamente con las siguientes formaciones y recursos:
    • – Seminario web en directo de Zoom Meetings básico: dedique 45 minutos a aprender los conceptos básicos de Zoom Meetings con uno de nuestros expertos en Zoom.
    • – Seminario web en directo de Zoom Meetings avanzado: ¿tiene un usuario que quiere convertirse en un experto en Zoom? Este recorrido de 60 minutos por Zoom Meetings lo llevará más allá de los conceptos básicos.
    • – Centro de ayuda de Zoom: busque en nuestros artículos de soporte información útil sobre las características y las funciones de Zoom.
  • Correo electrónico posterior a la implementación: comparta consejos clave e impulse la adopción de Zoom por parte de los usuarios.
    • – Kit de herramientas de formación: encuentre guías paso a paso sobre una variedad de temas de implementación de Zoom insertar archivos PDF Guías en PDF del Cuaderno de estrategias para EDU para la formación aquí

7. Después de la implementación: medir la adopción y el éxito

Haga un seguimiento del uso continuo de su organización con sólidas herramientas de informes y paneles de control.

• Use la sección Informes del web portal, una herramienta poderosa que les proporciona a los propietarios de las cuentas y a los administradores diversas estadísticas de las cuentas, reuniones y seminarios web para revisar cómo la organización está utilizando Zoom.
• Obtenga una visión global del uso general, datos durante las reuniones en directo y mucho más con el panel de control de Zoom. Puede utilizar estos datos para analizar los problemas que pueden haber aparecido, comprobar la calidad de la conexión y comprender mejor la forma en que los usuarios organizan reuniones dentro de su empresa.

8. Implementación de Zoom Phone

Zoom está a su disposición para ayudarlo a implementar su nuevo sistema Zoom Phone, para que pueda empezar a disfrutar de las ventajas de una solución de comunicaciones moderna en su organización. La implementación de Zoom Phone incluye un equipo de éxito especializado y formación gratuita. Ya sea que esté implementando teléfonos físicos, teléfonos por software o una combinación de ambos, lo guiaremos en el proceso de instalación y lo ayudaremos a configurar los ajustes para que su equipo entre en funcionamiento.

• Además, con un BAA firmado, puede utilizar los productos y las características de Zoom Phone para comunicarse con los pacientes. Si se utiliza correctamente, Zoom Phone puede ayudarlo a realizar y recibir llamadas, o a utilizar características como el buzón de voz visual y la grabación de llamadas. Incluso puede utilizar integraciones de programación como GReminders para enviar recordatorios automáticos por mensaje de texto a los pacientes.
• Descargue el Plan de Proceso de Implementación de Zoom Phone aquí.

Las integraciones pueden ayudarlo a agilizar y simplificar los flujos de trabajo clínicos y administrativos, lo que facilita la conexión de proveedores, pacientes y personal a través de Zoom. Tanto si utiliza Zoom para la telemedicina, la educación médica o la colaboración en la atención médica, tenemos una integración que se ajusta a sus necesidades.

Visite el Zoom App Marketplace para atención médica y busque sus aplicaciones médicas favoritas para usar con Zoom. Puede buscar una integración específica para su plataforma de historia clínica electrónica (EHR) o navegar por las aplicaciones desarrolladas para ayudar con lo siguiente:

• La programación en línea
• La admisión de pacientes
• Los recordatorios de citas

La integración con Zoom ofrece a las organizaciones de atención médica la posibilidad de conectar a los proveedores con los pacientes con unos pocos clics, desde cualquier parte del mundo. Estas son algunas de nuestras integraciones más populares con las principales plataformas de EHR.

Epic

La aplicación de Zoom integrada con Epic permite a los proveedores y a los pacientes iniciar fácilmente sesiones de Zoom directamente desde las citas de salud en línea de Epic.

Los proveedores pueden hacer lo siguiente:

• Recibir una notificación a través de Epic cuando un paciente se ha unido a la cita de vídeo programada.
• Iniciar las visitas por vídeo de Zoom directamente desde Epic mientras continúan documentando las notas del caso en Epic.
• Invitar a participantes adicionales a la visita por vídeo.
• Entrar y salir de una visita sin desconectar la sesión dejando al paciente en la sala de espera.

Los pacientes pueden:

• Iniciar Zoom desde MyChart en su equipo personal o dispositivo móvil.
• Recibir mensajes personalizados al unirse a la visita por vídeo antes que el proveedor.
• Reincorporarse a la visita por vídeo incluso después de abandonar la sesión, siempre que el proveedor siga en ella.

Visite nuestra guía de instalación y configuración de la integración con Epic para obtener información adicional.

Cerner

La integración de Zoom con Cerner, que actualmente acepta clientes en fase beta, permite a las organizaciones de atención médica activar Zoom desde la historia clínica electrónica de Cerner. Con la integración de Zoom con Cerner, los usuarios de Cerner pueden experimentar una visita virtual con su médico al iniciar Zoom rápidamente o a través de un enlace de reunión recibido por correo electrónico desde Zoom.

Próximamente, los proveedores podrán hacer lo siguiente:

• Recibir una notificación dentro del PowerChart® de Cerner del paciente cuando este haya entrado en la sala de espera de la cita.
• Hacer clic en el enlace de la reunión dentro del PowerChart® del paciente para unirse a la sesión programada. Los proveedores también pueden compartir los resultados de las pruebas y completar la documentación mientras están en la reunión de Zoom, todo desde el PowerChart® del paciente.
• Enviar un enlace de invitación a otros participantes para que puedan unirse a la sesión, como familiares, intérpretes y otros proveedores de atención médica.
• Entrar y salir de una visita sin desconectar la sesión, dejando al paciente en la sala de espera, lo que permite la continuidad de la atención entre varios cuidadores.

Próximamente, los pacientes podrán hacer lo siguiente:

• Unirse a su visita por vídeo a través de un enlace único enviado a su correo electrónico.
• Probar su dispositivo para asegurarse de que el audio, el vídeo y el micrófono funcionan.

Envíe un mensaje en la App Gallery de Cerner o hable con su ejecutivo de cuentas de Zoom para saber más sobre la integración de Zoom con Cerner.

Revise el Zoom App Marketplace para encontrar más de 1500 aplicaciones e integraciones que agilizan la productividad, la colaboración, el marketing y mucho más.

Esta sección lo ayudará a configurar flujos de trabajo virtuales que permitan a sus proveedores, asistentes médicos y personal de programación prestar servicios de telemedicina con Zoom. Todos los siguientes flujos de trabajo se pueden completar con Zoom:

• Teletriaje
• Sesiones de terapia de grupo
• Registro de pacientes
• Creación de una clínica virtual
• Visitas virtuales individuales de pacientes
• Flujos de trabajo para pacientes hospitalizados y ambulatorios
• Flujos de trabajo para pacientes y médicos rurales

Establecimiento de flujos de trabajo para telemedicina

• Asistir a una reunión de formación para Zoom en directo.
• Asignar privilegios de programación a todas las cuentas de proveedores y asistentes médicos de su personal de programación (esto lo puede hacer el administrador haciendo clic en el nombre de la persona en «administración de usuarios»).
• Determinar cómo desea enviar las invitaciones a las sesiones de Zoom a los pacientes.
• Si desea integrar Zoom con su EHR, compruebe las integraciones disponibles con su proveedor de EHR o en el Zoom App Marketplace.
• Una vez conectados a su reunión, los proveedores y los asistentes médicos pueden admitir pacientes desde la sala de espera.
• Si desea tener un área para asignar varios pacientes en una sala virtual separada, consulte nuestro artículo sobre la administración de las salas para grupos pequeños.

Roles de la cuenta de Zoom para la telemedicina
Administrador

La persona que administrará su cuenta de Zoom y será responsable de gestionar las licencias de los usuarios, ajustar la configuración para toda la cuenta, preparar informes, etc.

Programador

Esta persona puede programar sesiones de Zoom en nombre de otros (asistentes médicos y proveedores). Un programador automáticamente será un anfitrión alternativo para las sesiones que programe.

Anfitrión

El anfitrión de la reunión puede controlar diversos aspectos de una Zoom Meeting, como la administración de participantes. En el caso de una cita de telemedicina, el anfitrión de la sesión debe ser el proveedor del paciente.

Anfitrión alternativo

Al igual que el anfitrión de la reunión, el anfitrión alternativo tendrá la capacidad de administrar a los participantes en una reunión. El anfitrión alternativo también puede iniciar la reunión si el anfitrión aún no se ha unido a la sesión. Si un miembro del personal o un asistente médico programa una reunión en nombre de un proveedor, el programador será asignado como anfitrión alternativo.

Obtenga más información acerca de los roles en una reunión.

Cada usuario (programador, asistente médico, enfermero y médico) necesita tener su propia licencia de Zoom de pago.

Características de Zoom para la telemedicina
Sala de espera

La característica de sala de espera permite al anfitrión controlar cuándo un participante se une a la reunión. Esto permite al proveedor asegurarse de que el paciente correcto está en la sala de espera antes de admitirlo en la sesión de la reunión. El anfitrión de la reunión puede admitir a los asistentes de uno en uno o admitirlos a todos a la vez.

Reuniones simultáneas

Con determinadas licencias, un proveedor o un miembro del personal puede celebrar reuniones simultáneas. Por ejemplo, un asistente médico puede iniciar una sesión de Zoom con un paciente, y luego dejar a ese paciente en la sala de espera para esperar a que el proveedor se una. A continuación, el asistente médico puede iniciar una nueva sesión con un segundo paciente, mientras la primera sesión sigue abierta.

Salas para grupos pequeños

Las salas para grupos pequeños le permiten crear subsesiones dentro de una reunión. En las sesiones de educación de pacientes o de terapia de grupo, los proveedores pueden dividir el grupo más grande en varias salas para grupos pequeños o invitar a un paciente a unirse a una sala para grupos pequeños para una sesión individual mientras el grupo principal sigue reunido.

Interpretación de idiomas

¿Necesita incluir intérpretes en sus reuniones o seminarios web? Póngase en contacto con el servicio de Soporte de Zoom para habilitar esta característica. Los intérpretes proporcionarán sus propios canales de audio para el idioma al que están traduciendo.

Privilegio de programación

Puede asignar o delegar a un usuario o a varios usuarios de su cuenta para que programen reuniones en nombre de otros. Esto permite al personal clínico programar citas para los proveedores.

¿Necesita ideas para administrar con éxito su cuenta de Zoom para telemedicina? Vea ejemplos de flujos de trabajo de telemedicina en nuestro estudio de caso con Butler Health System.

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Configuración de las visitas de telemedicina

Administración de las visitas de telemedicina

A medida que el sector de la atención médica continúa avanzando hacia la atención virtual, es importante habilitar reuniones seguras y conexiones sólidas con los pacientes, incluso en un entorno virtual. Repase esta lista de verificación para proveedores (o si es un administrador de atención médica, pase este recurso a sus médicos) para proteger sus reuniones y ofrecer a sus pacientes la mejor experiencia de atención virtual posible.

Descargar la lista de verificación para proveedores

También puede ayudar a sus pacientes a sentirse más cómodos y confiados con el uso de Zoom para la telemedicina. Aquí dejamos una lista de verificación que puede proporcionar a sus pacientes para ayudarlos a prepararse para su visita virtual.

Descargar lista de verificación para pacientes