El futuro de los tribunales: tribunales híbridos y virtuales

El paradigma de los procesos judiciales cambió por completo en los últimos años. A medida que los procesos tradicionales y presenciales se volvían digitales, los poderes judiciales estatales, locales y federales encontraron en la tecnología una solución para lograr la continuidad. De repente, los procesos que se llevaban a cabo en una sala de audiencias cerrada se trasladaron a un ámbito virtual accesible, lo que permitió una mayor asistencia, redujo los costes y agilizó el intercambio de información.

Ahora, mientras las organizaciones de todo el mundo reintroducen la actividad presencial, es importante analizar cómo esta transformación digital ayudó a mejorar el sistema judicial y qué aspectos de la colaboración virtual deberían seguir siendo parte permanente de este.

En esta guía, hablaremos de lo que se necesita para crear una sala de audiencias híbrida que incorpore tanto los aspectos presenciales como los digitales de las comunicaciones judiciales y los asuntos comerciales, lo que, en última instancia, mejorará los servicios públicos.

Los acontecimientos de 2020 lo cambiaron todo: la forma de trabajar, de aprender y de vivir. Todos los sectores sufrieron importantes alteraciones, y el Gobierno no fue una excepción. Los Gobiernos federales, estatales y locales tuvieron que cambiar rápidamente a las operaciones en línea, lo que no es poca cosa para instituciones conocidas por sus procesos y tecnología tradicionales y, a veces, obsoletos.

Para el sistema judicial, esta rápida transformación digital requería algo más que un espacio virtual para reunirse. El personal de los tribunales tenía que adoptar una tecnología que pudiera crear un entorno seguro e inclusivo, al que pudieran acceder las personas de cualquier posición socioeconómica y que estas pudieran utilizar fácilmente. Además, los poderes judiciales debían aprovechar soluciones que ofrecieran características de accesibilidad diseñadas para capacitar e incluir a todos los sectores de la sociedad. Y así, se introdujo Zoom.

Mediante la adopción de Zoom, los tribunales federales, estatales y locales no solo permitieron la continuidad, sino que descubrieron que el nuevo formato generaba mejores experiencias. Repentinamente, la sala de audiencias se convirtió en un lugar más equitativo. Las barreras físicas ya no importaban, lo que reduce los costes que antes implicaba comparecer ante un tribunal en persona. La sala de audiencias también se convirtió en un lugar más agradable, con asistentes más contentos, menos tensión y una participación más activa de todas las partes.

A medida que el mundo se adentra en la siguiente etapa de trabajo, las organizaciones de todo el mundo están buscando la manera de utilizar un enfoque híbrido para prestar un mejor apoyo a los empleados y a los clientes. En el caso del sistema judicial, las autoridades deben determinar si una audiencia sirve mejor al público en un espacio virtual o híbrido frente a uno estrictamente físico.

Las autoridades judiciales que se preguntan por dónde comenzar pueden empezar por ver qué formato favorece la asistencia, se considera apropiado para el caso en cuestión y sirve al mayor número de personas posible. Por ejemplo, las audiencias administrativas son ideales para las audiencias virtuales: una simple disputa por una multa de tráfico amerita una sesión rápida en Zoom.

Además, los procedimientos de divorcio, que suelen ser tensos, pueden utilizar tecnología de vídeo para aliviar la tensión, mientras que las audiencias del tribunal de familia podrían beneficiarse de las características de la tecnología de colaboración —como las salas para grupos pequeños o los fondos virtuales— que contribuyen a crear un entorno más cálido, pero profesional.

Las ventajas de una estrategia híbrida alcanzan también al personal del tribunal. Cada vez que las autoridades judiciales deciden llevar a cabo un procedimiento virtual, también ahorran a los jueces, los abogados y los intérpretes el tiempo y el dinero que de otro modo se habrían gastado en asistir a una sesión presencial.

Una vez que haya decidido qué audiencias se beneficiarán de un componente remoto, es importante crear un entorno de sala de audiencia cohesivo e inclusivo, independientemente del lugar desde el que se conecten los participantes. Más adelante se explica cómo hacerlo.

Un modelo híbrido puede ser un terreno nuevo, pero es factible si se aplican las prácticas recomendadas. Zoom ofrece una plataforma accesible con características fáciles de usar que permiten a cualquier miembro del gobierno, el poder judicial o el público en general utilizar nuestra plataforma para satisfacer sus necesidades particulares.

Si utilizará la plataforma Zoom para crear una sala de audiencias híbrida, le presentamos algunos consejos básicos que lo ayudarán a crear una experiencia de sala diseñada para el futuro:

• Implemente las características de accesibilidad e interpretación necesarias: para Zoom Meetings, ofrecemos un conjunto de características de accesibilidad e interpretación, así como configuraciones e integraciones de terceros para ayudar a todos a experimentar nuestra plataforma. Para ayudar a crear un acceso equitativo a la justicia para hablantes de diferentes idiomas o participantes con discapacidades, los trabajadores judiciales pueden implementar nuestros subtítulos generados automáticamente
  nativos, los subtítulos manuales o integraciones con servicios de subtítulos de terceros. Actualmente, los subtítulos generados automáticamente están disponibles en 11 idiomas para Zoom comercial. También seguimos los últimos estándares de accesibilidad para que nuestra plataforma sea accesible para los lectores de pantalla más recientes.
• Logre un entorno adecuado: para reducir toda barrera percibida entre los que están en casa y los que están en persona, los miembros de una sala de audiencias pueden utilizar las características de Zoom Meetings para crear una igualdad de condiciones para todos los participantes. Antes de una reunión, todos los participantes pueden ponerse de acuerdo para utilizar fondos virtuales profesionales que creen un aspecto uniforme, así como aprovechar la característica de supresión del ruido de fondo de Zoom para reducir las distracciones externas y mantener la atención en la audiencia.
• Comparta información o presente las pruebas fácilmente: dependiendo de la configuración del anfitrión de la reunión, los participantes pueden compartir sus pantallas o enviar enlaces a través del chat durante la reunión para presentar rápidamente información o pruebas. Las partes también pueden aprovechar Zoom Whiteboard para lograr una colaboración interactiva en tiempo real y Zoom Team Chat para compartir notas o documentos una vez que la audiencia haya finalizado. Los procesos judiciales probatorios también podrían beneficiarse de la implementación de DocuSign eSignature para Zoom, una integración estratégica disponible actualmente en Zoom comercial. Los participantes pueden compartir, revisar y firmar acuerdos de forma segura a través de la aplicación eSignature.
• Evite superposiciones e interrupciones: cuando la situación se torna acalorada o los participantes se sumergen en charlas paralelas, los responsables de las reuniones pueden aprovechar ciertas características para ayudar a gestionar la experiencia. Los anfitriones de las reuniones tienen la posibilidad de silenciar a los participantes cuando se incorporan, pedirles que utilicen la característica Levantar la mano para entablar una conversación, deshabilitar el chat durante la reunión y más. Estas características pueden ayudar a mantener un entorno profesional y respetuoso, independientemente de la situación actual o la sensación en la audiencia.
• Destacar a los oradores correctos: asegúrese de que, durante una sesión judicial, se destaque a las personas correctas mediante la implementación de nuestra característica vista de destacado. De este modo, hasta nueve participantes de la reunión pueden ser los oradores activos principales, y los únicos oradores que verán los demás asistentes. Esta es una forma eficaz de mantener la atención centrada en el juez, el demandado, el demandante o el testigo. La vista de destacado se puede utilizar durante el uso compartido de pantalla y se puede habilitar en el Cliente de escritorio o la aplicación móvil de Zoom, así como en Zoom Rooms. El administrador también puede personalizar y configurar por completo la vista de destacado. Otra opción: vista inmersiva, que se puede utilizar para colocar a los participantes de manera automática o manual en una escena virtual. Los anfitriones también pueden mover fácilmente a los participantes por una escena de su elección, como una sala de audiencias, e incluso cambiar el tamaño de la imagen de un participante para lograr una experiencia más natural.
• Mantenga la seguridad de su sala de audiencias: es importante que solo los participantes previstos puedan comparecer en una sala de audiencias virtual. Aproveche nuestras numerosas características de seguridad, como la sala de espera, los códigos de acceso y los controles de seguridad durante la reunión para ayudar a gestionar quién entra y participa en la reunión.
• Cree un espacio físico equipado con tecnología: una sala de audiencias híbrida no es posible si no se cuenta también con una oficina equipada con tecnología. Mientras que algunos trabajadores judiciales se quedan en casa, otros vuelven a la oficina —o dividen su tiempo entre las dos modalidades— y los que están en persona necesitarán un espacio donde puedan conectarse fácilmente con quienes comparezcan de forma remota, ya sean colegas, abogados o miembros del público. Al crear su sala de audiencias moderna, examine el tipo de hardware que se necesita para trabajar con una solución de sala de conferencias como Zoom Rooms. Comience por preguntarse dónde necesita fuentes de audio, cámaras y otros equipos imprescindibles en la sala para crear una experiencia optimizada. A partir de ahí, analice qué socio de Zoom ofrece el hardware que necesita para utilizar nuestra plataforma y crear una experiencia híbrida completa.

Las organizaciones judiciales actuales, que tienen la tarea de proporcionar una justicia eficaz a las personas de todo el país, necesitan una plataforma de comunicaciones ágil y avanzada que permita una prestación de servicios significativa y mejore los resultados. Tanto Zoom como Zoom para el gobierno están diseñados para ayudar a abordar estas necesidades específicas.

En los Estados Unidos, Zoom ofrece una plataforma independiente, llamada Zoom para el gobierno, que está diseñada para cumplir con los requisitos federales de seguridad. Zoom para el gobierno está disponible para clientes del gobierno federal, estatal y local de los EE. UU., así como para contratistas gubernamentales aprobados, integradores o instituciones educativas que apoyan a clientes gubernamentales. La plataforma Zoom para el gobierno tiene su sede en los Estados Unidos y su funcionamiento está a cargo solo de ciudadanos estadounidenses.

Zoom para el gobierno ofrece una experiencia intuitiva y segura similar a la de Zoom comercial. Ambas versiones de la plataforma son escalables y flexibles. Esto brinda a las organizaciones del sector público de hoy en día lo que necesitan para lograr sus objetivos, al tiempo que ayudan a proteger la información importante.

Zoom para el gobierno:

• Está autorizado en el nivel moderado de FedRAMP.
• Recibió la autorización provisional (PA) de la Agencia de Sistemas de Información de Defensa (DISA) del Departamento de Defensa (DoD) en el nivel de impacto 4 (IL4).
• Obtuvo una autorización para operar (ATO) del Departamento de las Fuerzas Aéreas para realizar reuniones IL4.
• Obtuvo una autorización de nivel Moderado de StateRAMP.

Los controles de la plataforma también son compatibles con los siguientes requisitos de cumplimiento:

• HIPAA
• CJIS
• CMMC

El cambio es inevitable, pero las personas siempre se adaptan. A medida que la sociedad se prepara para una nueva forma de vivir, trabajar y aprender, es importante contar con el apoyo y los recursos necesarios para mantenerse ágil y seguir el ritmo de los cambios que aún están por llegar.

Un enfoque híbrido no es una tendencia pasajera, sino un nuevo mandato para responder a las necesidades del público actual: un público que se enfrenta a un conjunto de retos más diverso que antes, que encuentra nuevas oportunidades a través del ámbito digital y que necesita servicios justos y equitativos. Una sala de audiencias híbrida refuerza la relación del público con la ley, y convierte una tradición social en una experiencia interesante. Se hizo justicia.