La guía de comunicación optimizada para asistentes ejecutivos

Un asistente ejecutivo siempre ha sido fundamental para que una organización funcione. Pero a medida que la forma de hacer negocios cambia, también cambian los deberes y las responsabilidades del asistente ejecutivo. Desde los días de las notas adhesivas y los calendarios escritos hasta el predominio de las soluciones de gestión basadas en la nube de hoy en día, los asistentes ejecutivos necesitan un conjunto diverso de habilidades y herramientas para adaptarse a los requisitos cambiantes del sector ejecutivo.

El AE de la actualidad debe apoyar a los líderes con mayor demanda de hoy en día, y, a la vez, garantizar comunicaciones eficaces en una plantilla dispersa y dar lugar a un conjunto de tareas único. Estas responsabilidades del asistente ejecutivo incluyen las siguientes:

• Responder las llamadas telefónicas.
• Programar reuniones y citas.
• Gestionar las tareas de contabilidad, como el mantenimiento de los registros, los documentos y los informes corporativos.
• Utilizar procesadores de texto, hojas de cálculo y software de presentación, así como soluciones de colaboración y gestión basadas en la nube.
• Preparar reuniones, tomar notas de estas.
• Recibir y dar la bienvenida a los visitantes.
• Planificar y organizar viajes.

Los asistentes ejecutivos tienen que ir más allá de la comprensión de la tecnología. Tienen que utilizar estas soluciones para optimizar el funcionamiento de su organización. Para los asistentes ejecutivos que utilizan la plataforma Zoom, esta guía ofrece consejos y trucos sobre cómo utilizar Zoom Meetings, Zoom Phone y Zoom Team Chat para optimizar la forma de comunicarse y colaborar.

Dado que los líderes tienen agendas muy ocupadas y complicadas, los asistentes ejecutivos tienen la tarea de gestionar su tiempo de forma reflexiva y estratégica. Esto requiere una tecnología ágil que optimice el proceso
de programación y aproveche al máximo las reuniones.

Siga estos ocho consejos de Zoom Meetings para mejorar su enfoque de la administración y programación de reuniones:

Utilice su ID personal de la reunión (PMI)

Su PMI es un ID de reunión asignado y permanente que no cambia y es solo para usted. También hay un enlace personal que está asociado a su ID personal de la reunión. Puede enviar este enlace personal cuando quiera hacer una llamada interna rápida.

Trabaje con Zoom Client

Con Zoom Desktop Client, una aplicación para su desktop, puede ver una captura de pantalla rápida de sus reuniones del día o de la semana: las Zoom Meetings y los Zoom Webinars en su calendario integrado se reflejarán en la pestaña Reuniones. Con la vista de reuniones de Zoom Desktop Client, puede localizar fácilmente su próxima llamada y unirse rápidamente con un solo clic.

Obtenga privilegios de programación

En lugar de programar reuniones en su propia cuenta de Zoom y dar a su ejecutivo privilegios de coanfitrión, puede programarlas directamente desde su cuenta de Zoom. Solo tiene que pedirle a su ejecutivo que entre en su configuración de Zoom Meeting, que vaya a «Otros» y busque la sección «Privilegios de programación». Desde allí, el ejecutivo puede darle acceso para programar en su nombre, de modo que este pueda seguir siendo el responsable de la invitación a la reunión sin tener que hacer ningún trabajo pesado en la programación.

Utilice los complementos de Outlook y G Suite

Si desea crear una invitación de calendario mediante Outlook o Google Calendar, puede añadir rápidamente un enlace de Zoom Meeting al cuerpo de la invitación a través del complemento de Outlook o el add-on de G Suite.

Implemente las prácticas recomendadas de seguridad

Diríjase a la sección de seguridad de la configuración de Zoom para habilitar las principales características de seguridad diseñadas para proteger sus comunicaciones. Asegúrese de activar la Sala de espera —que es una característica que puede adaptar para crear un mensaje de bienvenida único para los invitados— y de activar «Requerir contraseña al programar nuevas reuniones». Esto puede añadir un nivel adicional de seguridad a sus reuniones y ayudar a crear un entorno en el que solo puedan unirse los asistentes previstos.

Personalice las notificaciones por correo electrónico

En la configuración de Meetings, diríjase a la sección «Notificación por correo electrónico», donde puede activar y desactivar determinadas opciones de notificación que ayudan a crear un registro documental de las acciones realizadas en la reunión. Puede optar por notificar al anfitrión cuando una grabación en la nube esté disponible, cuando los asistentes se unan a una reunión antes que el anfitrión, si se establece o se elimina un anfitrión alternativo de una reunión y más.

Aproveche las opciones de grabación local y en la nube

Si necesita grabar su reunión para utilizarla más tarde o hacerla circular entre los asistentes, utilice la opción de grabación en la nube —que es una característica para los suscriptores de pago— para que el anfitrión pueda enviar fácilmente la grabación después de la reunión. La opción de grabación local solo debe utilizarse si el anfitrión quiere mantener el archivo exclusivo en su dispositivo. Los coanfitriones tampoco recibirán la grabación, así que asegúrese de tener en cuenta eso al programar la reunión desde una cuenta de Zoom determinada.

Adapte las reuniones para la colaboración y la participación

Puede adaptar los ajustes durante la reunión como anfitrión y coanfitrión para crear el tipo de sesión de colaboración que necesita. Puede seleccionar quién puede compartir sus pantallas, anotar y mucho más para asegurarse de que las personas adecuadas puedan compartir la información correcta durante la llamada.

Zoom Team Chat viene incluido con su licencia de Zoom y es una forma eficaz de comunicarse rápidamente con personas dentro o fuera de su organización. Los asistentes ejecutivos pueden aprovechar Zoom Team Chat de manera estratégica dentro del cliente de escritorio de Zoom o la aplicación móvil de Zoom para hacer un seguimiento de los contactos clave, tomar notas rápidas y mantenerse ágiles, sin importar dónde estén.

Aquí presentamos algunos consejos clave para utilizar Zoom Team Chat para mantenerse al día en sus actividades cotidianas:

Cree contactos destacados y canales de chat de equipo

Para mantener un flujo de trabajo productivo, utilice la sección de Chat de Zoom Desktop Client para «marcar como destacados» a ciertos usuarios o grupos de chat a los que necesita acceder rápidamente, que podrían ser otros líderes o subordinados directos de su ejecutivo. Esta acción los moverá a la parte superior del chat en la sección «Destacados». Todos los contactos o los canales de chat «destacados» aparecerán en orden alfabético en el lado izquierdo. Si alguien envía un mensaje importante que desee guardar, también puede «marcar como destacado» ese comentario individual y buscarlo en «Mensajes destacados».

Tome notas en su Espacio personal (su nombre)

Zoom Team Chat ofrece un Espacio personal, que aparece como su nombre en la sección «Destacados» del panel de contactos y funciona como su propio chat exclusivo. Puede utilizar este espacio para tomar notas, crear una lista de tareas o simplemente recordar algo para más tarde. Puede volver a entrar más tarde y eliminar o editar notas, «marcar como destacado» un mensaje o hacer capturas de pantalla.

Gestione contactos externos

Si su administrador lo permite, incluso puede añadir personas externas a su organización a sus contactos en Zoom Team Chat. Solo tiene que hacer clic en el icono «más» en la parte superior izquierda de la página de contactos, hacer clic en «Invitar a un contacto de Zoom», introducir su correo electrónico y el contacto recibirá una notificación para aceptar. Puede colaborar perfectamente entre organizaciones chateando fácilmente con otros para coordinar e intercambiar información.

Con el sistema de telefonía en la nube de Zoom, puede evitar las limitaciones de un teléfono de escritorio tradicional y realizar llamadas desde su dispositivo móvil, desktop o equipo portátil, incluso un iPad o una tableta. Desarrollado de forma nativa para la plataforma Zoom, Zoom Phone permite a los asistentes ejecutivos convertir las llamadas telefónicas en una reunión para facilitar la colaboración, delegar llamadas para un rápido traspaso a un líder y mucho más.

A continuación, presentamos cuatro consejos importantes para utilizar Zoom Phone y modernizar sus llamadas:

Gestione la delegación de llamadas

Con Zoom Phone, su teléfono tradicional permanece en un dispositivo de su elección, lo que reduce las limitaciones anteriores al trabajo administrativo remoto y crea una estructura de apoyo optimizada. Con la característica de delegación de llamadas, también conocida como «aspecto de la línea compartida», puede transferir fácilmente las llamadas a su ejecutivo o asignarlas a otros miembros del equipo para que las atiendan en los días más ocupados. También puede asignar varios números de teléfono a un solo usuario, proporcionar cobertura/delegación de llamadas a otros, estacionar una llamada y recuperarla desde otro dispositivo o usuario y más. Tanto si está de viaje como si está fuera de la oficina, dispone de una estructura flexible que garantiza que ninguna llamada quede sin ser atendida.

Registre mensajes con correos de voz y SMS

Como oferta de softphone, Zoom Phone ayuda a agilizar la forma de llevar un control de las comunicaciones. Puede transcribir los correos de voz, lo que incluye el desbordamiento de IVR y los correos de voz de la cola de llamadas, para transformar fácilmente los mensajes importantes de un correo de voz en un correo electrónico rápido para su ejecutivo. Además de la comunicación por voz, Zoom Phone ofrece mensajería de texto (SMS). Cuando la comunicación con los demás es mejor en forma de mensaje de texto, Zoom Phone es la mejor opción.

Establezca un horario laboral

No tiene que estar pegado a su escritorio para atender cualquier comunicación necesaria: con Zoom Phone puede configurar el horario laboral y actualizar el enrutamiento de llamadas para asegurarse de que las llamadas entrantes se atiendan de manera adecuada. Con el enrutamiento de llamadas actualizado, puede adaptar la configuración para crear reglas para las llamadas no contestadas, asegurarse de que las llamadas se desvíen automáticamente, que la llamada suene en todas las aplicaciones de Zoom y más.

Aproveche el Zoom Phone Power Pack para la gestión de llamadas y perspectivas detalladas

Como add-on de Zoom Phone, el Zoom Phone Power Pack ofrece una experiencia de desktop elegante con un panel de percepción continua que ayuda a los AE a manejar una velocidad de llamadas constante y a transferirlas dentro de sus equipos. También incluye análisis de colas de llamadas en tiempo real e históricas que proporcionan potentes perspectivas para ayudar a optimizar las interacciones con los clientes y los empleados.

Los asistentes ejecutivos no tienen tiempo para trabajar con distintas aplicaciones de colaboración; necesitan una solución optimizada que facilite la comunicación. La consolidación de sus comunicaciones con Zoom agiliza los flujos de trabajo y simplifica la colaboración, lo que prepara a los asistentes ejecutivos para cualquier nueva tarea que se les presente. Al utilizar Zoom Meetings, Zoom Team Chat y Zoom Phone como herramienta de comunicación y gestión unificada, los asistentes ejecutivos optimizan su forma de trabajar y mejoran el apoyo que ofrecen a los ejecutivos.

Al maximizar el potencial de la plataforma Zoom, los asistentes ejecutivos pueden fomentar una mayor productividad, ejecutivos más satisfechos y un trabajo más significativo. Allanan el camino para que todos sean más productivos juntos.