«La oficina viene a nosotros»: UDG Healthcare unifica las comunicaciones con Zoom

Como grupo global de asesoramiento, comunicaciones, asuntos comerciales, asuntos clínicos y embalaje en el sector de atención médica, UDG Healthcare recurre a videocomunicaciones de alta calidad para atender a socios, clientes, pacientes, empleados y accionistas en dos divisiones operativas y numerosas filiales. Sin embargo, debido a la naturaleza adquisitiva de la organización, la familia de empresas de UDG Healthcare no siempre se encontraba en sintonía en lo que respecta a la telefonía. Esto significaba que el departamento de TI debía lidiar con múltiples sistemas de telefonía, hardware antiguo y contratos costosos.

UDG Healthcare recurrió a Zoom para consolidar sus soluciones de voz y vídeo y permitir a los empleados mantener conversaciones de suma importancia con profesionales de atención médica, compañeros y algunas de las mayores empresas farmacéuticas del mundo.

La necesidad de una solución de telefonía más flexible

UDG Healthcare adoptó Zoom Meetings hace varios años para sustituir un buen número de plataformas de videoconferencia, entre ellas, Skype y WebEx. Zoom se convirtió rápidamente en la solución de vídeo predeterminada de la empresa, al superar a la herramienta de colaboración existente de la compañía en calidad, uso compartido de pantalla y otras características clave.

«Usamos Zoom en todas nuestras divisiones y nos encanta», dijo Jeremy Heaven, gerente de Prestación de Servicios de TI del Grupo de UDG Healthcare. «Usamos [Microsoft] Teams para lo que está diseñado: colaboración, almacenamiento de documentos y chats de equipo, pero no como una herramienta de videoconferencia para toda la empresa. Nos ha impresionado mucho la calidad de vídeo y el uso compartido de pantalla de Zoom».

La telefonía era un desafío completamente diferente. Cada filial de UDG Healthcare tenía su propio sistema de telefonía de línea fija, y la gestión de múltiples contratos y costes suponía una carga para el equipo. Cuando UDG Healthcare envió a los empleados a casa para trabajar de forma remota durante la pandemia, los teléfonos de escritorio estuvieron acumulando polvo durante meses.

El trabajo de UDG Healthcare en un próximo proyecto de un cliente implicó que los representantes de ventas necesitaran una opción de softphone más flexible con sólidas características de telefonía empresarial. La organización sabía que era hora de reevaluar su solución de telefonía para proporcionar a los empleados la tecnología que necesitaban para trabajar de manera eficaz.

«Zoom vino a nosotros con soluciones»

«El equipo de Zoom Phone hizo una presentación que realmente nos impresionó. Zoom vino a nosotros con soluciones, y eso es lo que continúa haciendo que nuestra asociación sea tan exitosa», dijo Heaven.

Incluso durante una pandemia, cambiar a Zoom Phone fue una decisión sencilla y el proceso fue aún más sencillo. UDG Healthcare compró más de 2000 licencias de telefonía y llevó a cabo una implementación más amplia en las oficinas administrativas y los empleados del grupo en los EE. UU., el Reino Unido y Europa.

«No podemos ir a la oficina, pero aquí hay una forma en que la oficina viene a nosotros», dijo Heaven. «La portabilidad en sí fue muy sencilla, fue perfecta. Todos en Zoom fueron serviciales y demostraron un gran conocimiento».

Una solución de comunicaciones para toda la empresa

La solución de comunicaciones unificadas de Zoom facilitó la adaptación a un entorno de trabajo remoto más flexible y fluido. «Cuando los empleados reciben una llamada en su línea directa, suena en su equipo portátil, móvil y iPad», dijo Heaven. «Puedo atender una llamada desde mi escritorio, ponerla en espera, retomarla en el móvil, ir a una Zoom Room y cambiarla a una reunión».

También ha aumentado el uso que hace UDG Healthcare de Zoom Webinar para las comunicaciones internas y externas.

«Para reuniones más grandes, la funcionalidad de seminario web nos da más control, y nuestra subdivisión Ashfield Meetings & Events tiene la capacidad de facilitar conferencias para clientes con 9000 personas en Zoom», explicó Heaven.

UDG Healthcare tiene planes a largo plazo para implementar Zoom Phone en toda su familia de empresas. «Nuestro siguiente paso es darles a todos una extensión de Zoom Phone para llamadas internas, y licencias de Zoom Phone a quienes necesiten realizar llamadas externas. La plataforma de Zoom se convertirá en nuestro directorio predeterminado», dijo Heaven.

«Siempre que necesitamos audio y vídeo de calidad profesional, usamos Zoom. La estabilidad del servicio, el producto en sí, es fantástico», dijo Heaven. «Cuando el mundo entró en confinamiento, la capacidad de hacer todo en Zoom fue fundamental para nuestro éxito».