Operaciones Digitales de NZTE establece los estándares de las comunicaciones del gobierno con Zoom

El departamento de Operaciones Digitales de New Zealand Trade & Enterprise (NZTE) dista mucho de lo que uno se imagina que es un departamento del gobierno.

«Cuando anunciamos un puesto de trabajo, por lo general, nos vemos desbordados por las respuestas», afirma Aaron Evans, director de Operaciones Digitales de New Zealand Trade and Enterprise. «Tenemos el mejor trabajo del país. Trabajamos por una causa: Nueva Zelanda».

NZTE se encarga de hacer crecer la economía y la reputación del país conectando a los inversores y exportadores internacionales con las oportunidades locales de alto crecimiento, en las que la tecnología desempeña un papel fundamental.

Digitalmente averiada

«No siempre fue así», recuerda Aaron, que describe la organización como «digitalmente averiada» cuando se incorporó hace cinco años. Si bien se han realizado esfuerzos para digitalizar los procesos en 53 oficinas de 30 ubicaciones en todo el mundo, nada funciona realmente como debería. «Digital era una mala palabra», recordó.

Los empleados se dieron cuenta de que necesitaban 15 minutos para iniciar su solución de videoconferencia tradicional y ponerla en funcionamiento al comienzo de cada reunión, lo que generaba problemas en la experiencia del usuario e impedía su misión de ayudar a Nueva Zelanda a tener éxito.

«Tenemos la obligación de devolver a la economía neozelandesa varios miles de millones», señaló Evans. «No hay lugar para la ineficiencia con objetivos de este tamaño».

Dado que la organización está dispersa geográficamente en 53 oficinas, en 30 ubicaciones globales, las videocomunicaciones suelen sustituir a las reuniones presenciales como medio de comunicación fundamental.

«No se obtienen los mismos matices de una llamada telefónica que de verse en la pantalla», explicó Evans. «Parece poco, pero el vídeo hace posible que un BDM (gerente de Desarrollo de Negocios) en China tenga una conversación eficaz con alguien aquí en Nueva Zelanda».

Me Mahi Tahi Tātou

«Me Mahi Tahi Tātou» significa trabajar juntos en maorí, y es exactamente lo que el director general Peter Chrisp decidió que debía ocurrir cuando incorporó a Aaron para unir digitalmente la organización bajo el director de informática.

«Nuestro director ejecutivo me dio la bienvenida al equipo y enseguida susurró a un lado: “¡Por favor, resuelve la experiencia del usuario para las videoconferencias!”. Tuve en claro cuál era mi función desde el principio».

NZTE salió al mercado con una solicitud de propuesta con dos criterios clave en mente: tenía que funcionar bien y tenía que ser absolutamente fácil de usar. «Cuando nos encontramos con Zoom pensamos que no podía ser tan fácil», dijo Evans.

El enfoque implacable de Zoom en la facilidad de uso hizo que Zoom Rooms fuera un claro ganador para Evans, quien de inmediato se decidió a implementarlo en tres salas de conferencias principales en Wellington, Auckland y Singapur.

Zoom demostró ser mucho más confiable que la plataforma de videoconferencia tradicional de la organización, y Evans recibió el visto bueno para implementaciones adicionales de Zoom Rooms en cada oficina. Aunque Evans inicialmente presupuestó 43 Zoom Rooms, el entusiasmo de sus compañeros de trabajo por Zoom dio lugar a una implementación mucho mayor. «¡Tenemos 129 Zoom Rooms hasta ahora!», dijo Evans.

Una repentina notoriedad

La decisión de NZTE de implementar Zoom fue el comienzo de un modelo de videocomunicaciones que ha transformado prácticamente todos los aspectos de la organización, e impulsó al departamento de Operaciones Digitales, que cobró una repentina notoriedad en menos de un año. NZTE también integró Zoom con las aplicaciones Microsoft Outlook y Microsoft Teams, lo que permite a los empleados iniciar reuniones sin tener que abandonar las herramientas empresariales principales.

La NZTE fue autorizada a renovar sus premios Pounamu, que es una conferencia interna anual que celebra el año anterior y estableceel rumbo del año siguiente. En años anteriores, se vieron afectados por audio deficiente y vídeo pixelado, pero el evento del año pasado fue completamente diferente.

El equipo de Evans planeó y ejecutó una producción de estudio de pantalla verde completa con fondos temáticos de Nueva Zelanda, PowerPoints animados y resúmenes de fragmentos de vídeo de sesiones anteriores reproducidas durante todo el evento, todo controlado de forma centralizada desde Zoom.

«Fue totalmente inmersivo», dijo Evans. «El evento cultural más grande del año en Zoom de principio a fin».

Características favoritas

Como organización gubernamental, los empleados de NZTE disfrutan de las características de seguridad de Zoom, como el cifrado de extremo a extremo, las reuniones y las grabaciones protegidas por contraseña y las salas de espera para preservar la integridad de cada conversación. Sin embargo, lo que más les gusta es que es divertido de usar.

«Las personas se ponen increíblemente creativas a la hora de elegir los fondos», comentó Evans.

Las votaciones durante las reuniones y las salas para grupos pequeños han sido fundamentales para las reuniones virtuales de NZTE, ya que llevan la sensación de las reuniones de la sala de conferencias al espacio digital.

«Los grupos pequeños son especialmente productivos para las sesiones de intercambio de ideas y la toma rápida de decisiones», señaló Evans. Las características más nuevas de Zoom se implementan de inmediato; la última es la transcripción en directo y las opciones de interpretación que están demostrando ser las favoritas de los usuarios.

Más que productividad

NZTE también está notando las ventajas de una mayor diversidad en las contribuciones de las reuniones.

Además, Zoom está reduciendo significativamente los viajes de NZTE, lo que supone una medida de ahorro muy bienvenida y un paso tangible en sus esfuerzos por lograr una huella de carbono cero para 2050.

«Con Zoom, hemos demostrado que podemos conectarnos de forma segura desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo. En otras palabras, hemos creado una estrategia sumamente sólida, con prioridad a la nube, que nos permite afrontar el futuro sin importar cómo sea», comentó Evans.