Simplificación de la pila: cómo The Motley Fool optimizó sus comunicaciones con Zoom

Lo que empezó como un boletín de inversiones escrito por los hermanos David y Tom Gardner en 1993 se ha convertido en una empresa de servicios financieros reconocida internacionalmente con un grupo de seguidores fanáticos conocidos como «Fools». Con sede en Alexandria (Virginia), The Motley Fool tiene oficinas en Denver (Colorado) y Sídney (Australia), y también presta servicios a clientes en el Reino Unido, Canadá, Hong Kong y Alemania con noticias regionales y análisis de mercado.

Impulsado por el propósito de hacer al mundo más inteligente, más feliz y más rico, The Motley Fool ha construido su éxito proporcionando a sus clientes análisis minuciosos y opiniones inteligentes sobre la inversión y el mercado de valores. Para ello, es necesario contar con una sólida infraestructura de comunicaciones que permita la colaboración y la comunicación constantes entre las oficinas y los empleados de todo el mundo.

Falta de uniformidad en las plataformas, el hardware y los dispositivos

The Motley Fool cuenta con casi 400 empleados que trabajan en sus oficinas en los Estados Unidos y en el extranjero, y su éxito depende de que estos empleados colaboren estrechamente para ofrecer un análisis bursátil relevante y preciso a distintos mercados. Aunque The Motley Fool tenía una solución de comunicaciones tradicional, se había vuelto demasiado difícil de administrar, y los equipos de The Motley Fool estaban utilizando una colección de herramientas dispares para comunicarse.

«Anteriormente usábamos Cisco, que funcionaba, y en general nos gustaba», comentó Lawrence Morrisson, responsable de TI de The Motley Fool. «Sin embargo, era bastante caro y difícil de administrar. También teníamos otros empleados que utilizaban soluciones como Skype y GoToMeeting, lo que hacía que la gente utilizara diferentes hardware y dispositivos. No había uniformidad, lo que era un verdadero dolor de cabeza».

Los equipos de TI de The Motley Fool también buscaban una alternativa a su solución de telefonía, que requería un hardware costoso, un software complicado y una importante infraestructura local para brindar soporte a todo. Pero The Motley Fool no quería seguir dando soporte a múltiples infraestructuras y, en su lugar, buscaba consolidar su pila tecnológica.

«Teníamos una gran infraestructura de Cisco aquí», dijo Morrisson. «Teníamos circuitos exclusivos en el edificio, troncales para líneas SIP y teléfonos de escritorio, así como el producto de centro de llamadas de Cisco para ejecutarlo todo, lo cual era bastante difícil de administrar».

Esta falta de uniformidad y la administración intensiva de la infraestructura dificultaron el soporte de las comunicaciones, lo que aumentó la carga para los equipos de TI y complicó la colaboración entre las oficinas.

«Queríamos simplificar nuestra pila»

Morrisson estaba considerando otras soluciones de videoconferencia cuando una llamada telefónica del equipo de Ventas de Zoom despertó su interés.

"«En ese momento, estábamos tratando de solucionar el problema que teníamos con la uniformidad, por lo que estábamos considerando la plataforma Webex de Cisco», comentó Morrisson. «Pero Zoom nos llamó y nos ofreció una prueba gratuita, y como mis compañeros de trabajo y yo habíamos oído hablar de Zoom y sabíamos que era bastante popular, decidimos probarlo».

Después de experimentar la plataforma Zoom y su facilidad de uso, Morrisson implementó la solución de videoconferencia de Zoom en toda la organización. La flexibilidad de Zoom permitió a los empleados de The Motley Fool utilizar la solución en una amplia gama de hardware, y su interfaz fácil de usar hizo que la implementación de la solución fuera sencilla.

La solución de videoconferencia de Zoom pudo mejorar la comunicación entre las oficinas y los empleados gracias a su diseño intuitivo y características útiles. Los empleados pueden utilizar la característica de compartir pantalla para colaborar en proyectos y coordinar fácilmente comunicaciones eficaces y eficientes entre oficinas internacionales.

«A las personas les encanta que podamos compartir nuestras pantallas sin necesidad de cables», señaló Morrisson sobre las capacidades inalámbricas de uso compartido de pantalla de Zoom. «Y es uniforme entre todas las salas. Nuestros empleados entran, ven el panel de control en el escritorio y saben qué esperar. Ha sido un gran éxito para nosotros».

Una vez que The Motley Fool implementó la solución de videoconferencia de Zoom y experimentó la fiabilidad y simplicidad de la plataforma, el equipo de TI decidió implementar Zoom Phone como su solución de telefonía digital.

Debido a que Zoom Phone es una aplicación basada en la nube, los equipos de TI ya no tenían que admitir una infraestructura separada para las comunicaciones telefónicas. «Uno de los principales motivos para elegir Zoom es que queríamos simplificar nuestra pila de aplicaciones y reducir la cantidad de administración local», dijo Morrisson. «La experiencia que hemos tenido con Zoom hasta ahora ha sido tan positiva que inmediatamente nos dio una gran sensación de confianza en el producto Zoom Phone desde el primer momento».

Reducción de los costes de hardware y de las incidencias de soporte

Desde que los equipos de The Motley Fool implementaron la plataforma de comunicaciones unificadas de Zoom, Morrisson ha notado una reducción en el número de incidencias que manejan los equipos de TI. Con una interfaz fácil de usar y la flexibilidad para trabajar con una variedad de dispositivos, sus equipos de TI ya no se pasan el día resolviendo problemas de soluciones de hardware ni configurando software. The Motley Fool pudo reducir los costes de hardware y quintuplicar su implementación de la plataforma de Zoom en comparación con su solución de comunicaciones tradicional.

«Hay mucho menos trabajo en la configuración y en el mantenimiento de nuestras salas de conferencias», señaló Morrisson. «Ahora, la configuración de nuestros dispositivos está casi completamente automatizada, y rara vez hay un problema. Si lo hay, por lo general, es un problema de hardware local, que Zoom sabe identificar muy bien».

Y con la plataforma de Zoom, The Motley Fool ha podido desarrollar pautas para sus teletrabajadores basadas en una cultura centrada en la tecnología de vídeo.

«Solo tenemos dos requisitos tecnológicos principales para nuestros teletrabajadores», expresó Morrisson. «Deben tener Internet que pueda soportar Zoom, y deben tener sus cámaras encendidas de forma predeterminada en cada reunión con vídeo para crear esa conexión cara a cara».

The Motley Fool también crea una conexión más profunda entre los teletrabajadores y el personal de la oficina utilizando Zoom.