La estrategia de tecnología inteligente de BPAY Group, con sede en Australia, la sitúa a la cabeza del cambio al trabajo remoto

Cuando se trata de trabajo remoto, BPAY Group se considera afortunado. Cuando la pandemia de COVID-19 llegó a Australia, la organización que impulsa el pago seguro de facturas electrónicas pudo adaptarse al trabajo remoto con increíble rapidez.

Según Sean Ollerton, jefe de Servicios de Plataforma en BPAY Group, los empleados de la empresa tenían la suerte de disfrutar ya de una cultura de trabajo flexible; ahora, la plataforma de comunicaciones unificadas de Zoom ha ayudado a transformar completamente la organización para un mundo de trabajo híbrido.

Según Ollerton, el cambio durante el confinamiento fue relativamente sencillo: «Mi equipo estaba acostumbrado a celebrar una reunión diaria de pie para ponerse al día con las tareas. Cuando pasamos a las reuniones en línea, añadimos 15 minutos más y se convirtió en algo más social: una forma de hacer un seguimiento de los demás y también de nuestros proyectos», comentó. 

«Nuestra VPN y todas nuestras aplicaciones, incluida Zoom, ya estaban disponibles para todos los usuarios», añadió Ollerton. «Creo que muchas empresas tuvieron dificultades cuando de repente tuvieron a todos sus empleados trabajando de forma remota y no tenían la infraestructura necesaria para admitir que el 100 % de las personas trabajara a distancia. Por suerte, nosotros ya estábamos preparados para eso».

Escalabilidad rápida

BPAY Group se adaptó muy rápidamente cuando la pandemia cerró sus oficinas tras haber tomado la inspirada decisión de unificar las comunicaciones corporativas en Zoom en septiembre de 2019. En ese momento, la empresa tenía en promedio unas 500 reuniones de Zoom al mes.

«En cuanto adoptamos la modalidad remota, el número de llamadas de Zoom se disparó a unas 2500. Y no se trataba solo de reuniones. Zoom se adoptó rápidamente para nuestras sesiones con todo el personal, y utilizamos las votaciones y el chat para habilitar las interacciones sociales y la conexión», explicó Ollerton. «Se trataba de elevar el concepto de “trabajo en cualquier lugar”. Queríamos que los usuarios pudieran conectarse en persona y ser igual de productivos, ya sea que estuvieran en la oficina o fuera de ella.

Y teníamos algunas herramientas existentes para eso, pero no eran muy fáciles de usar ni eran confiables. Entonces, cuando analizamos la mejora de todo esto, optamos por Zoom, que era fácil de usar; las personas podían aprender a usarla rápida y fácilmente. Por ejemplo, con algunas de las otras herramientas que estábamos a punto de utilizar, descubrimos que la gente no podía unirse a esas reuniones. En cambio, con Zoom, se entraba directamente y listo.

Se trataba de resolver esa facilidad de uso y mejorar nuestro concepto de “trabajo en cualquier lugar”».

Migración a Zoom Phone

Ollerton dice que BPAY Group se enorgullece de su valor de trabajar «mejor juntos», un concepto que Zoom les ha ayudado a adoptar con más fuerza. 

«Básicamente significa que cuando trabajamos juntos, trabajamos mejor. El otro objetivo de BPAY Group es “hacer la vida más simple”, especialmente cuando hablamos con nuestros clientes. Lo que intentamos hacer por la gente con nuestros productos también intentamos vivirlo internamente. Y así es como presentamos las cosas a nuestros usuarios. Así que, si no simplifica la vida de nuestros usuarios, ¿por qué lo hacemos? Y era algo con lo que Zoom encajaba», comentó Ollerton.

En 2019, BPAY Group implementó Zoom Meetings para las videocomunicaciones, y luego, un año después, decidió reemplazar todo el sistema de telefonía por Zoom Phone, lo que resolvió otro desafío en torno a la funcionalidad para sus equipos remotos. 

«Ya habíamos pasado a un sistema de telefonía digital. Pero era un sistema más antiguo, y resultó ser un reto cuando cambiamos al trabajo remoto. Además, su mantenimiento era costoso y demandaba mucho tiempo», explicó Ollerton. «Así que nos planteamos sustituirlo por Zoom. La funcionalidad que pudimos obtener del sistema de telefonía de Zoom no solo solucionó cualquier problema de integración para el personal remoto, sino que lo hizo más sencillo para todos los que lo utilizaban.

La solución fue una reunión, vídeo y chat totalmente integrados, y agregamos teléfono para darnos esa funcionalidad adicional».

Las comunicaciones unificadas «simplificaron todo»

Desde el punto de vista de la infraestructura, Sean dice que poder consolidar todo en un solo sistema hace que toda la funcionalidad sea optimizada y, en general, mucho más fácil. Sin mencionar que es considerablemente menos costoso de implementar y mantener.

«Zoom es nuestra plataforma de comunicaciones unificadas. La utilizamos para las reuniones individuales y las videoconferencias en equipo, y la usamos como sistema de telefonía. Ha transformado realmente la forma en que utilizamos las comunicaciones en toda la organización», afirma Sean.

«Y al no tener que introducir otra herramienta para los usuarios, nos ha permitido desactivar la antigua solución. No teníamos que decirle a la gente: “Aquí hay otra pieza de software a la que tiene que prestarle atención cada vez”. Lo hizo todo más sencillo». 

El uso de Zoom significa que BPAY Group tiene un control total de sus comunicaciones en toda la organización, independientemente del lugar en el que la gente decida trabajar, junto con la facilidad de gestionar la infraestructura de back-end.

«Hemos incorporado todo eso a la empresa con nuestros recursos existentes. Ahora somos capaces de hacerlo todo de una manera fácil y más directa», señaló Ollerton.