La guía completa para eventos en campus híbridos y virtuales

Antes de que nos sumerjamos en los diferentes tipos de eventos que puede estar buscando organizar, aquí encontrará una rápida visión general de Zoom Events. Piense en Zoom Events como su solución todo en uno para organizar, gestionar e informar sobre sus eventos virtuales.

Si está familiarizado con reunir a las personas en Zoom Meetings y Zoom Webinars, Zoom Events se basa en esas soluciones con el agregado de centros de eventos exclusivos, opciones de registro y venta de entradas, y redes de contacto de asistentes, que usted administra completamente desde la plataforma Zoom Events.

Servicios de eventos para eventos de alta producción

Si desea que su evento sea muy especial (piense en el aniversario del centenario, la graduación o la gala de recaudación de fondos), Zoom cuenta con un equipo de servicios para eventos exclusivo que le ayudará a planificar, producir y dar soporte a un evento virtual o híbrido de alto nivel.

Los Servicios de Zoom Events incluyen la consulta de las prácticas recomendadas sobre el desarrollo del evento, la configuración y el soporte de la producción, así como la gestión y la moderación del evento en directo. Nuestro equipo de servicios de eventos también puede ofrecer soporte antes y durante el día del evento con un número de teléfono para que los asistentes y los anfitriones se pongan en contacto.

Obtenga servicios de eventos

Un campus universitario típico está repleto de eventos durante todo el año. Desde la semana de orientación hasta las ferias universitarias, pasando por las recaudaciones de fondos para exalumnos y las ceremonias de graduación, aquí encontrará algunas maneras de reimaginar su evento como una experiencia virtual.

Eventos de varias sesiones o varios días

• Orientaciones. Planifique sesiones virtuales para que los alumnos escuchen a los líderes universitarios, los decanos y los asesores residenciales acerca de diferentes aspectos de la vida estudiantil. Combine sesiones sociales en la agenda para conocerse y saludarse, utilizando características, como las salas para grupos pequeños y las Zoom Apps, para introducir juegos y actividades a fin de romper el hielo. Con la característica Expo, los alumnos podrán explorar e interrelacionarse como lo harían en persona.
• Eventos de exalumnos y recaudaciones de fondos. En el caso de reuniones importantes o fiestas de exalumnos, puede planear un evento de varias sesiones con diversas actividades para exalumnos, oradores invitados e incluso un elemento de recaudación de fondos utilizando nuestra Pledge Zoom App. También puede mantener el interés de los exalumnos con reuniones virtuales de una sola sesión a lo largo del año.

• Ferias de empleo. Las ferias de empleo virtuales le permiten albergar a más empresas de fuera de su región geográfica, ya que las organizaciones no tienen que preocuparse por los costos y la logística de viajar a su campus físico. Configure cada empresa con su propio «stand» (sesión) virtual y haga que los alumnos se unan a las sesiones de las empresas con las que estén interesados en hablar. Las organizaciones pueden utilizar las salas para grupos pequeños a fin de mantener conversaciones privadas o minientrevistas con los posibles candidatos. La Expo ofrece aún más oportunidades para la interacción y la creación de redes, ya que las empresas pueden montar sus propios stands y los alumnos pueden unirse a sesiones informativas.
• Festivales de cine. Los departamentos de cine y medios de comunicación pueden organizar festivales de cine virtuales para que el trabajo de sus alumnos llegue a un público más amplio. Puede establecer diferentes sesiones virtuales para transmitir cada película, lo que facilita que los alumnos compartan su arduo trabajo con sus familias o amigos que no pueden ir al campus.

Eventos de una sola sesión

• Graduaciones. La graduación es un evento muy importante para los alumnos y sus familias. Una graduación híbrida le permite traer a oradores virtuales para que se dirijan a los alumnos, dar a sus seres queridos la oportunidad de ver el evento en directo a través de Zoom y permitir que los alumnos que no pueden asistir en persona participen.
• Eventos deportivos y fiestas para verlos. Puede transmitir en directo eventos deportivos con Zoom para ver fiestas por satélite e, incluso, hacer que exalumnos o alumnos hagan comentarios en directo desde donde estén.
• Eventos departamentales. Desde mesas redondas hasta conferenciantes invitados de renombre mundial, usted puede ayudar a departamentos específicos a organizar eventos atractivos en directo para una amplia audiencia de alumnos y miembros de la comunidad.
• Eventos dirigidos por alumnos. Celebraciones de clubes culturales, oportunidades de establecer contactos, eventos de fraternidades y asociaciones universitarias: hay una gran variedad de eventos dirigidos por alumnos que podrían virtualizarse para incluir a futuros alumnos, exalumnos y otros miembros de la comunidad educativa que no están en el campus.

¡Planificar y ejecutar un evento en el campus es un esfuerzo de equipo! Delegue los roles y las responsabilidades de cada detalle para agilizar las comunicaciones, simplificar la preparación y asegurarse de que está preparado para el día del evento. Deberá tener cubiertas las siguientes bases, incluso si algunos miembros del equipo terminan llevando a cabo más de una función.

Equipo de producción

Sus productores se encargarán de todo lo relacionado con la producción. Desarrollarán un programa que muestre la hora de inicio de cada sesión, las transiciones entre los oradores, las listas de tomas, los descansos entre las sesiones, la música y otros detalles.

El día del evento, el equipo de producción será el encargado de orquestar el evento, y se asegurará de que todo se desarrolle de acuerdo con el plan y el programa.

Equipo técnico

El equipo técnico supervisa la tecnología de su evento. Los miembros del equipo se encargarán de programar las sesiones virtuales y de asegurarse de que se habiliten las configuraciones adecuadas para características, como las preguntas y respuestas, el chat, la transmisión en directo y la grabación. También se asegurarán de que el hardware, como las cámaras, los micrófonos y la iluminación, estén configurados y funcionen correctamente, y trabajarán con los oradores externos a fin de asegurarse de que tienen el equipo adecuado para realizar presentaciones con éxito desde cualquier lugar.

Equipo de presentación

Su equipo de presentación trabajará estrechamente con los oradores del evento (tanto si forman parte de la comunidad de su campus como si son presentadores externos) en la preparación del evento. Ayudarán a reunir los materiales de la presentación, como las diapositivas, y revisarán las biografías de los oradores antes de publicarlas en Zoom Events. Se asegurarán de que los oradores se sientan cómodos usando Zoom para realizar la presentación y estén bien preparados con el equipo adecuado y los consejos para verse y sonar bien en la cámara.

Descargar las listas de verificación para la preparación de eventos

Equipo de marketing

Su equipo de marketing tomará las riendas de la promoción de su evento entre el público adecuado para impulsar la asistencia y alcanzar sus objetivos. Crearán recursos, como una página web del evento, folletos, publicaciones en las redes sociales, artículos en el blog y elementos visuales, para comunicar por qué la gente deberá asistir, darles la información que necesitan para registrarse y despertar el entusiasmo por el gran día.

Descargar la lista de verificación para la promoción del evento

Comience a planificar con antelación y bríndese el tiempo suficiente para crear una base sólida para su evento. Desde la elaboración de todos los detalles en Zoom Events hasta la creación de una experiencia única y agradable para sus invitados, esto es lo que debe hacer en las semanas y días previos a su evento.

Introducción a Zoom Events

Cree su centro

Si aún no lo ha hecho, deberá crear un centro, que es una colección de eventos próximos, actuales y pasados.

Puede tener un centro para todos los eventos de la universidad, pero si planea organizar muchos tipos diferentes de eventos para diferentes audiencias a lo largo del año, puede crear varios centros. Por ejemplo, puede tener un centro para los eventos de los exalumnos, otro para los eventos dirigidos por la administración, como la orientación o la graduación, y centros para que los diferentes departamentos publiquen sus eventos.

Puede personalizar detalles como los siguientes:

• Visibilidad: elija si su centro es privado o accesible al público. Si su centro es privado, no podrá compartir su enlace de registro con el público. Solo será visible para las personas que invite a su evento.
• Categoría
• Descripción de su centro: añada una o dos oraciones breves sobre los tipos de eventos que planea organizar con este centro.
• Logotipo y cabecera del centro (imagen de portada o vídeo)
• Perfiles sociales

Visite nuestra página de soporte para obtener una guía paso a paso para crear un centro.

Cree su evento

Una vez que tenga su centro configurado, puede crear y completar los detalles de su próximo evento. Si tiene varios centros, puede elegir a cuál de ellos quiere asociar el evento.

Puede añadir los siguientes detalles sobre su evento:

• Descripción del evento
• Categoría
• Tipo de evento: si desea utilizar Zoom Webinars o Zoom Meetings (lea nuestra publicación en blog sobre cuándo utilizar Meetings frente a Webinar)
• Gratuito o de pago
• Fecha, hora y duración
• Imágenes y vídeo del evento
• Información de contacto
• Recaudación de fondos: puede elegir si quiere que su evento sea una recaudación de fondos, y añadir un objetivo de recaudación si lo desea
• Visibilidad: controla si su evento es privado o accesible a los usuarios con el enlace del evento
• Configuración de seguridad: elija entre una variedad de opciones de seguridad, como habilitar la sala de espera o permitir que los asistentes realicen ciertas acciones, como cambiar su nombre visualizado o compartir sus pantallas
• Configuración de la grabación: puede configurar algunas opciones diferentes para la grabación en la nube, como comenzar a grabar automáticamente a la hora de inicio del evento y proporcionar a los asistentes acceso para ver las grabaciones
• Emisión de entradas: personalice las opciones de venta de entradas, incluido el costo y la cantidad de entradas que puede vender

Visite nuestra página de soporte para obtener instrucciones detalladas sobre la creación de su evento.

Prepare su encuesta posterior al evento

Recopilar los comentarios durante o al final del evento es una gran manera de lograr la participación de los asistentes y darles la oportunidad de reflexionar sobre el contenido de la sesión mientras aún está fresco. En Zoom Events, tiene la opción de añadir una encuesta que se mostrará al finalizar cada sesión, las sesiones seleccionadas o el evento en general. También puede añadir diferentes formatos de preguntas a la encuesta.

Cree una experiencia atractiva

Los organizadores de eventos virtuales e híbridos tienen el listón muy alto para crear una experiencia atractiva e interactiva para los asistentes remotos; al fin y al cabo, pueden realizar fácilmente varias tareas o hacer clic para salir de su evento cuando quieran. Estas son algunas de las características que pueden ayudarle a diseñar una experiencia de la que los asistentes querrán formar parte.

Antesala del evento

Los participantes registrados pueden conectarse y establecer contactos antes y durante su evento en la antesala de Zoom Events. En el caso de eventos, como una cumbre educativa, una orientación de alumnos o una reunión de exalumnos, puede configurar y promover temas con todos los participantes dos semanas antes del evento para iniciar un diálogo y plantear preguntas que animen a los asistentes a interactuar.

Preguntas y respuestas

La característica de Preguntas y respuestas permite a los asistentes de un seminario web hacer preguntas que se responden en directo o por escrito durante la sesión. A continuación, se ofrecen algunos consejos sobre cómo utilizar las sesiones de preguntas y respuestas en un seminario web:

• Si prevé una gran audiencia, coordínese con los panelistas o incorpore otros anfitriones para que le ayuden a responder a las preguntas durante el evento.
• Puede designar a miembros de su equipo para que administren las preguntas y respuestas, de modo que los presentadores puedan centrarse en desarrollar su ponencia. Si su equipo de preguntas y respuestas no participa en audio o vídeo, puede ocultar su transmisión de vídeo con la característica
• Ocultar participantes sin vídeo.
• Tenga preparadas algunas preguntas que inviten a la reflexión, en caso de que no reciba suficientes preguntas interesantes de los asistentes para llenar el tiempo asignado para las preguntas y respuestas.
• Tenga en cuenta a su público y la posibilidad de que se produzcan comportamientos inadecuados o interrupciones a la hora de organizar la sesión de preguntas y respuestas. En el caso de una audiencia interna, es posible que desee ser más transparente a la hora de mostrar las preguntas y las respuestas, mientras que en un evento a gran escala y de admisión general puede ser necesario restringir la configuración de las preguntas y respuestas.
• Puede ajustar la configuración de las preguntas y respuestas durante un seminario web para permitir o deshabilitar las preguntas anónimas, o cambiar si los asistentes pueden ver, comentar o votar preguntas.
• Revise el informe de preguntas y respuestas después del seminario web y haga un seguimiento de los asistentes cuyas preguntas no se respondieron en directo.

Votaciones

Reciba comentarios en tiempo real de su audiencia o mida su nivel de comprensión del contenido que presente utilizando la característica Votaciones. Puede configurar las preguntas y opciones de la encuesta antes del evento e iniciar sus votaciones preestablecidas durante la sesión.

Expo

Habilite la característica Expo en su evento para que los asistentes puedan relacionarse entre sí y entrar en los stands para obtener más información sobre determinados temas o patrocinadores. Expo es una característica de Zoom Events que permite a los organizadores de eventos crear una exposición virtual que conecta a los asistentes con los representantes de los stands (patrocinadores, expositores) para conocer sus productos y servicios. Al crear su evento, verá una pestaña llamada «Expo»; en esa pestaña, puede alternar la característica Expo para habilitarla.

Visite nuestra página de soporte para conocer todo lo que necesita saber sobre la configuración de Expo para su próximo evento.

Zoom Apps

Utilice Zoom Apps, como Kahoot!, Mentimeter o Miro, para aportar más diversión, interactividad y colaboración a su evento.

Salas para grupos pequeños

Deje que los asistentes se relacionen entre sí en grupos más pequeños durante el evento. Puede asignar asistentes a salas para grupos pequeños en tiempo real, asignar asistentes previamente o permitirles que seleccionen ellos mismos a qué sala quieren unirse y que se muevan libremente entre estas.

Lo que necesita saber sobre salas para grupos pequeños de Zoom

Aprenda a crear, asignar y administrar las salas para grupos pequeños.

leer el blog

¡No olvide el ensayo general!

El ensayo general da al equipo del evento y a los presentadores la oportunidad de pulir y preparar el gran día.

Los equipos de producción, técnicos y de presentación deben trabajar juntos para programar un ensayo general con todos los participantes en el evento tanto entre bastidores como delante de la cámara. Revise el programa del espectáculo, pruebe el equipo y las configuraciones, practique las transiciones y los tiempos, y asegúrese de que las presentaciones funcionen correctamente.

Descargar su lista de verificación del ensayo general

¡Que empiece el espectáculo! El día del evento, la mayor parte del trabajo de preparación habrá quedado atrás. Su atención se centrará en la ejecución de todos sus esfuerzos de planificación y en ofrecer a sus invitados la mejor experiencia posible.

Cómo iniciar su evento

Ir a Backstage (para seminarios web)

Nuestra característica Backstage para Zoom Webinars ofrece a los anfitriones, coanfitriones y panelistas un área privada de «backstage» o «sala verde» para organizarse y prepararse antes o en medio de la entrada a la sesión activa del seminario web. Desde el backstage, puede ver y escuchar la sesión activa del seminario web (también conocida como «escenario principal») para observar el evento y escuchar las señales que le permitirán saber cuándo debe unirse al escenario principal.

Dé a sus oradores unos 10 o 20 minutos antes del comienzo del evento para que puedan reunirse en el backstage a fin de probar el vídeo y el audio, la característica de compartir pantalla y los fondos virtuales, todo ello sin interrumpir el escenario principal. Desde allí, los anfitriones y los panelistas pueden entrar y salir del escenario principal perfectamente tantas veces como sea necesario.

Comience temprano

Intente iniciar su reunión o seminario web unos minutos más temprano para que los asistentes tengan tiempo de unirse antes de que comience el programa. Si desea poner música de bienvenida, asegúrese de que esté libre de derechos.

Compruebe su configuración

Mientras los asistentes se unen, es el momento perfecto para asegurarse de que la configuración de su reunión o seminario web es correcta. Compruebe si está grabando (se indica en la esquina superior izquierda de la ventana) y transmitiendo en directo a las plataformas adecuadas e inicie la transmisión en directo si no está habilitada automáticamente. Asegúrese también de que la configuración de las preguntas y respuestas esté correctamente habilitada y de que los panelistas y los coanfitriones tengan los permisos correspondientes.

Guión inicial

Inicie su evento con un breve anuncio que permita a los asistentes saber si el evento se grabará, cómo enviar preguntas y de qué trata este seminario web. No olvide dar las gracias a los oradores y patrocinadores.

Participación de los asistentes con Zoom Events

Asegúrese de que los asistentes conozcan estas características que les permiten crear su experiencia de evento óptima y conectarse con otros invitados.

Antesala del evento

La antesala del evento es un espacio continuo donde los asistentes pueden relacionarse entre sí y con los patrocinadores del evento antes, durante y después de este. Los invitados tienen la posibilidad de intercambiar información de contacto fácilmente, chatear e iniciar reuniones con otros asistentes en la antesala del evento. Los asistentes también pueden ver las sesiones en directo desde la antesala antes de unirse.

Chat de la sesión

Si su evento tiene varias sesiones, anime a los asistentes a mantener una conversación más centrada en los chats de las sesiones, donde pueden hablar de temas relacionados con cada una de ellas. También puede animar a los presentadores a participar en el chat de la sesión para responder a las preguntas y proporcionar un debate más profundo.

Consejo de experto

Los propietarios de eventos y los moderadores designados tienen la capacidad de eliminar mensajes y usuarios de los chats de grupo de la antesala de Zoom Events. Asigne al personal del evento el rol de moderador en Zoom Events y haga que su equipo supervise el chat en busca de mensajes molestos o inapropiados.

Itinerario de los asistentes

Cada invitado puede construir su propia agenda personalizada del evento añadiendo sesiones a su itinerario. Un itinerario es un lugar central donde los asistentes pueden ver todas sus sesiones de interés de un vistazo en un diseño de calendario.

Directorio de sesiones

El directorio de sesiones facilita a los asistentes la búsqueda de sesiones y el filtrado de estas en función del tema, el tipo de público, etc.

Resolución de problemas

Mantenga abiertas las páginas de soporte de Zoom Events, Zoom Webinars o Zoom Meetings para solucionar problemas de los asistentes rápidamente sobre la marcha. Si los panelistas se encuentran con algún problema, hable en privado con ellos en el Zoom Client o en la característica de chat privado durante la sesión.

Aquí encontrará algunos recursos rápidos para los problemas más comunes de los anfitriones y los asistentes:

• Evite interrupciones en su evento
  
• Cómo unirse a un evento en Zoom Events
  
• Cómo utilizar la antesala de eventos
  
• Cómo crear un itinerario
  

¡Felicidades por el éxito de su evento! Una vez finalizado el evento, puede seguir conectándose con los asistentes, recopilando comentarios y consultando los informes posteriores al evento para analizar la asistencia y la participación.

Revise los comentarios

Visite la sección Análisis y panel de control de Zoom Events para ver y generar informes sobre los resultados de las encuestas posteriores al evento. Recopile los comentarios de la sesión y del evento en general como parte de sus debates informativos.

Comparta las grabaciones

Ponga las grabaciones de su evento a disposición de todas las personas que se hayan registrado, coloque las grabaciones en su sitio web para que sean de acceso general, o bien, haga un seguimiento del contenido para recopilar los datos de los usuarios que acceden a las grabaciones. Hay varias formas de gestionar las grabaciones de los eventos y son las siguientes:

• Habilite el acceso gratuito durante siete días a las grabaciones del evento con el registro de las entradas. Si selecciona esta opción al configurar su evento, la grabación se iniciará automáticamente una vez que comience el evento. Con esta opción, puede ver y editar las grabaciones antes de ponerlas a disposición, y también puede elegir notificar a los asistentes automáticamente cuando las grabaciones estén listas para su visualización.
• Utilice una integración, como Panopto o Kaltura, para ayudar a almacenar y organizar sus grabaciones. Revise todas nuestras integraciones de grabación en Zoom App Marketplace.
• Grabe en la nube de forma manual y administre las grabaciones. Con esta opción, sus anfitriones pueden controlar cuándo empieza y termina la grabación (pero también tendrán que acordarse de pulsar «grabar» en el momento adecuado). Puede gestionar exactamente cómo quiere compartir las grabaciones, incluso protegerlas con contraseña, permitir descargas y añadir una fecha de caducidad al enlace.

Conéctese con los asistentes

Los eventos son excelentes para conectarse con la comunidad del campus, pero no olvide seguir participando una vez que el día de las festividades haya terminado. Envíe un correo electrónico a los asistentes para invitarlos a ver las grabaciones de las sesiones cuando estén disponibles, y haga un seguimiento para compartir otros eventos o noticias relevantes en los que puedan estar interesados. Adapte su contenido a la audiencia: por ejemplo, después de organizar una orientación para los nuevos alumnos, haga un seguimiento con consejos para el éxito del primer año y enlaces a diferentes clubes y actividades que se desarrollan en el campus.

Evalúe su evento

Si utiliza Zoom Events, revise su análisis y panel de control para ver los análisis de las páginas, los análisis de las antesalas y las sesiones, los informes de las sesiones del evento y los análisis de los patrocinadores del evento. También puede generar informes de reuniones, que proporcionan datos sobre registro y votaciones de reuniones, o informes de seminarios web, que proporcionan datos sobre registro, asistentes, preguntas y respuestas, votaciones y rendimiento del evento.

Utilice los datos de los asistentes y los resultados de las encuestas, así como los comentarios de los oradores y los panelistas, y realice un seguimiento del compromiso con su contenido y otras características del evento. Al evaluar lo que ha funcionado y lo que no, podrá hacer que su próximo evento en el campus sea más impactante que el anterior.