Przyszłość sądownictwa — sądy hybrydowe i wirtualne

W ciągu ostatnich kilku lat całkowicie zmienił się paradygmat postępowania sądowego. W miarę jak tradycyjne procesy z osobistym stawiennictwem stały się cyfrowe, sądownictwo stanowe, lokalne i federalne odkryło rozwiązania technologiczne zapewniające ciągłość pracy. Nagle postępowanie prowadzone w zamkniętej sali sądowej rozszerzyło się na dostępną sferę wirtualną, umożliwiając większą frekwencję, redukując koszty i przyspieszając wymianę informacji.

Teraz gdy organizacje na całym świecie ponownie wprowadzają działalności z osobistym stawiennictwem, ważne jest, aby zbadać, w jaki sposób transformacja cyfrowa pomogła usprawnić system wymiaru sprawiedliwości i które aspekty współpracy wirtualnej powinny pozostać jego stałą częścią.

W tym przewodniku omówimy, co należy zrobić, aby stworzyć hybrydową salę sądową, która łączy w sobie zarówno osobiste, jak i internetowe aspekty komunikacji sądowej i spraw biznesowych, co w efekcie przyczyni się do poprawy jakości usług publicznych.

Wydarzenia roku 2020 zmieniły wszystko — to, jak pracowaliśmy, uczyliśmy się i żyliśmy. Każdy sektor doświadczył znacznych zakłóceń, a rząd nie był tu wyjątkiem. Władze federalne, stanowe i lokalne musiały szybko przejść na działanie online — nie lada wyczyn dla instytucji znanych z tradycyjnych — i czasami przestarzałych — procesów i technologii.

W przypadku wymiaru sprawiedliwości ta szybka transformacja cyfrowa wymagała czegoś więcej niż tylko wirtualnej przestrzeni do spotkań. Personel sądu musiał wdrożyć technologię, która umożliwiłaby stworzenie bezpiecznego, integracyjnego środowiska — takiego, do którego ludzie w każdej sytuacji społeczno-ekonomicznej mieliby łatwy dostęp i mogliby z niego korzystać. Co więcej, organy sądownicze muszą korzystać z rozwiązań, które oferują funkcje dostępności zaprojektowane tak, aby umożliwić dostęp do nich wszystkim grupom społecznym. I tu wchodzi Zoom.

Dzięki zastosowaniu Zoom sądy federalne, stanowe i lokalne nie tylko zapewniły ciągłość działania, ale także przekonały się, że nowy format generuje lepsze doświadczenia. Nagle sala sądowa stała się bardziej sprawiedliwym miejscem. Bariery fizyczne nie miały już znaczenia, co zmniejszyło koszty, jakie wcześniej trzeba było ponieść, aby osobiście stawić się w sądzie. Sala sądowa stała się również szczęśliwszym miejscem — ze szczęśliwszymi uczestnikami, mniejszym napięciem i bardziej aktywnym udziałem wszystkich stron.

W miarę jak świat wchodzi w kolejną fazę pracy, organizacje na całym świecie zastanawiają się, jak wykorzystać hybrydowe podejście, aby lepiej wspierać pracowników i klientów. W przypadku wymiaru sprawiedliwości liderzy muszą określić, czy przesłuchanie lepiej służy społeczeństwu w przestrzeni wirtualnej lub hybrydowej, czy też w przestrzeni ściśle fizycznej.

Liderzy sądowi, którzy zastanawiają się, od czego zacząć, powinni sprawdzić, jaki format spotkania sprzyja najlepszej frekwencji, jest odpowiedni dla danego zagadnienia i służy jak największej liczbie osób. Na przykład, rozprawy administracyjne są idealnym kandydatem do wirtualnych przesłuchań – zwykły spór o mandat drogowy wymaga szybkiej sesji na Zoom.

Dodatkowo podczas tradycyjnie pełnych napięcia postępowań rozwodowych można korzystać z technologii wideo, pomagając w deeskalacji, podczas gdy w ramach przesłuchań w sądzie rodzinnym można korzystać z funkcji technologii współpracy — takich jak oddzielne pokoje lub wirtualne tła — które pomagają stworzyć przystępne, ale profesjonalne środowisko.

Korzyści płynące z zastosowania strategii hybrydowej dotyczą również personelu sądu. Za każdym razem, gdy liderzy sądownictwa decydują się na przeprowadzenie wirtualnego postępowania, oszczędzają również czas i pieniądze sędziów, adwokatów i tłumaczy, które w przeciwnym razie zostałyby wydane na uczestnictwo w sesji ze stawiennictwem osobistym.

Po ustaleniu, które z rozpraw skorzystają na zdalnym komponencie, ważne jest, aby stworzyć spójne środowisko sali sądowej, niezależnie od tego, skąd uczestnicy będą się łączyć. Więcej o tym, jak to zrobić, poniżej.

Model hybrydowy to być może nowy teren, ale jest osiągalny przy zastosowaniu najlepszych praktyk. Zoom oferuje dostępną platformę z łatwymi w użyciu funkcjami, które umożliwiają każdemu członkowi rządu, sądownictwa lub szerszemu gronu odbiorców korzystanie z naszej platformy w celu zaspokojenia ich unikalnych potrzeb.

Jeśli używasz platformy Zoom do stworzenia hybrydowej sali sądowej, oto kilka kluczowych wskazówek, które pomogą Ci stworzyć salę sądową zaprojektowaną z myślą o przyszłości:

• Wdróż niezbędne funkcje dostępności i tłumaczeń:w przypadku Zoom Meetings oferujemy kilka funkcji dostępności i tłumaczeń, a także konfiguracje i integracje innych firm, aby ułatwić wszystkim korzystanie z naszej platformy. Aby zapewnić równy dostęp do wymiaru sprawiedliwości osobom posługującym się innym językiem i osobom z niepełnosprawnością, pracownicy sądowi mogą wdrożyć nasze natywne automatycznie generowane napisy, napisy kodowane ręcznie lub integracje z usługami napisów innych firm. Napisy generowane automatycznie są obecnie dostępne w 11 językach dla Zoom w wersji komercyjnej. Stosujemy się również do najnowszych standardów dostępności, aby nasza platforma była w pełni dostępna dla najnowszych czytników ekranu.
• Zadbaj o właściwe środowisko: Aby zmniejszyć wszelkie widoczne bariery pomiędzy osobami przebywającymi w domu i na miejscu, członkowie sali sądowej mogą korzystać z funkcji Spotkania Zoom, aby zapewnić równe szanse wszystkim uczestnikom. Przed spotkaniem wszyscy uczestnicy mogą uzgodnić użycie profesjonalnego wirtualnego tła, które zapewni spójny wygląd i odpowiednią atmosferę, a także wykorzystać funkcję redukcji szumów tła w Zoom, aby zredukować zewnętrzne czynniki rozpraszające i skupić się na rozprawie.
• Łatwe udostępnianie informacji lub przedstawianie dowodów: w zależności od ustawień prowadzącego spotkania uczestnicy mogą udostępniać swoje ekrany lub wysyłać łącza za pośrednictwem czatu podczas spotkania, aby szybko przedstawić informacje lub dowody. Strony mogą również wykorzystać Zoom Whiteboard do interaktywnej współpracy w czasie rzeczywistym oraz Zoom Team Chat do dzielenia się wszelkimi notatkami lub dokumentami po zakończeniu przesłuchania. Postępowania dowodowe mogą również skorzystać z wdrożenia podpisu elektronicznego DocuSign dla Zoom, strategicznej integracji dostępnej obecnie w Zoom w wersji komercyjnej. Uczestnicy mogą bezpiecznie udostępniać, przeglądać i podpisywać umowy za pomocą aplikacji do podpisu elektronicznego.
• Unikaj nakładania się i przerywania pracy: kiedy dochodzi do zaognienia sporu lub uczestnicy angażują się w poboczne rozmowy, właściciele spotkań mogą skorzystać z pewnych funkcji, które pomogą im w zarządzaniu procesem. Prowadzący spotkania mają możliwość wyciszenia wchodzących uczestników, poproszenia uczestników o użycie funkcji Zgłaszania się, aby wziąć udział w rozmowie, wyłączenia czatu podczas spotkania i wiele więcej. Funkcje te mogą pomóc w utrzymaniu profesjonalnego i pełnego szacunku środowiska, niezależnie od bieżącej sytuacji lub nastrojów podczas przesłuchania.
• Wyróżnij właściwych mówców: upewnij się, że właściwe osoby są wyróżnione podczas sesji sądowej, wdrażając naszą funkcję wyróżnienia. W ten sposób maksymalnie dziewięciu uczestników spotkania staje się głównymi aktywnymi mówcami i jedynymi, których widzą pozostali uczestnicy — jest to skuteczny sposób na skupienie wzroku na sędzi, pozwanym, powodzie lub świadku. Funkcji wyróżnienia można używać podczas udostępniania ekranu i można ją włączyć w kliencie stacjonarnym Zoom lub aplikacji mobilnej, a także w Zoom Rooms. Jest ona również w pełni dostosowywana i konfigurowana przez administratora. Inną opcją jest widok imersji, za pomocą którego można automatycznie lub ręcznie umieścić uczestników w wirtualnej scenie. Prowadzący mogą również łatwo przemieszczać uczestników na wybranej scenie, takiej jak sala sądowa, a nawet zmieniać rozmiar wizerunku uczestnika, aby uzyskać bardziej naturalne wrażenia.
• Zabezpiecz salę rozpraw: ważne jest, aby na wirtualnej sali sądowej mogli pojawić się tylko Ci uczestnicy, którzy są do tego powołani. Skorzystaj z naszych wielu funkcji bezpieczeństwa, takich jak Poczekalnia, kody dostępu oraz ustawienia bezpieczeństwa wewnątrz spotkania, aby zarządzać osobami wchodzącymi do sali sądowej i uczestniczącymi w spotkaniu.
• Stwórz fizyczną przestrzeń do obsługi technologii: hybrydowa sala sądowa nie jest możliwa bez biura wyposażonego w odpowiednie technologie. Podczas gdy niektórzy pracownicy sądowi pozostają w domu, inni wrócili do biura – lub dzielą czas pomiędzy jednym a drugim. Ci, którzy będą obecni osobiście, będą potrzebować przestrzeni, w której będą mogli łatwo nawiązać kontakt z osobami uczestniczącymi zdalnie, niezależnie od tego, czy są to współpracownicy, prawnicy, czy obywatele. Budując nowoczesną salę sądową, sprawdź, jakiego rodzaju sprzęt jest potrzebny, aby pracować z rozwiązaniem do sal konferencyjnych, takim jak Zoom Rooms. Zacznij od zadania sobie pytania, gdzie w pomieszczeniu potrzebne są źródła dźwięku, kamery i inne niezbędne urządzenia, aby stworzyć bezproblemowe doświadczenie? Następnie sprawdź, który z partnerów Zoom dostarcza sprzęt potrzebny do korzystania z naszej platformy, aby stworzyć kompletne hybrydowe rozwiązanie.

Dzisiejsze organizacje sądownicze, których zadaniem jest zapewnienie skutecznego wymiaru sprawiedliwości dla ludzi w całym kraju, potrzebują sprawnej i zaawansowanej platformy do komunikacji, która umożliwia skuteczne świadczenie usług i poprawia wyniki. Zarówno usługa Zoom, jak i Zoom dla rządu zostały zaprojektowane z myślą o zaspokojeniu tych specyficznych potrzeb.

W Stanach Zjednoczonych Zoom oferuje oddzielną platformę, zwaną Zoom dla rządu, zaprojektowaną zgodnie z federalnymi wymogami bezpieczeństwa. Platforma Zoom dla rządu jest dostępna dla klientów z amerykańskich władz federalnych, stanowych i lokalnych, a także dla zatwierdzonych wykonawców rządowych, integratorów i instytucji edukacyjnych, które obsługują klientów rządowych. Platforma Zoom dla rządu jest zlokalizowana w USA i obsługiwana wyłącznie przez osoby z USA.

Platforma Zoom dla rządu zapewnia intuicyjną i bezpieczną obsługę podobną do komercyjnej wersji Zoom. Obie wersje platformy są skalowalne i elastyczne, dzięki czemu współczesny sektor publiczny dysponuje technologią niezbędną do osiągnięcia swoich celów, a jednocześnie pomagają chronić ważne informacje.

Zoom dla rządu:

• jest autoryzowany jako FedRAMP Moderate;
• otrzymał tymczasowe zezwolenie (PA) od Agencji Systemów Informatycznych Obrony (DISA) dla Departamentu Obrony (DoD) na poziomie wpływu 4 (IL4);
• uzyskał od Departamentu Sił Powietrznych autoryzację do działania (ATO) do prowadzenia spotkań IL4;
• otrzymał zezwolenie StateRAMP.

Kontrole platformy wspierają również następujące wymagania dotyczące zgodności:

• Ustawa o przenośności i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych (HIPAA)
• CJIS
• CMMC

Zmiany są nieuniknione, ale ludzie potrafią się do nich dostosować. Ponieważ społeczeństwo przygotowuje się do nowego sposobu życia, pracy i uczenia się, ważne jest, aby mieć wsparcie i zasoby, których potrzebujesz, aby zachować sprawność i dotrzymać kroku zmianom, które są jeszcze przed nami.

Podejście hybrydowe nie jest przelotnym trendem, ale raczej nowym zadaniem, które ma odpowiedzieć na potrzeby dzisiejszego społeczeństwa — społeczeństwa, które stoi przed bardziej zróżnicowanym zestawem wyzwań niż wcześniej, które znajduje nowe możliwości w sferze cyfrowej, które potrzebuje uczciwych i sprawiedliwych usług. Hybrydowa sala sądowa wzmacnia relacje społeczeństwa z prawem, przekształcając społeczną tradycję we wciągające doświadczenie. Sprawiedliwie dla wszystkich.