Ihr ultimativer Leitfaden für die Planung und Durchführung virtueller Events

Kapazität

Zoom Events

Kombination aus Zoom Meetings und Zoom Webinars mit einem Ticket für Teilnehmer und einer Networking-Lobby.

Interaktion mit dem Publikum

Internes oder externes Publikum

Fangen Sie mindestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin an, Ihr Online-Event zu bewerben, um die Registrierungen in die Höhe zu treiben. Denken Sie daran, Links zur Quellenverfolgung für die Webinar-Registrierung zu erstellen, damit Sie sehen können, welche Marketingmaßnahmen am meisten bringen.

E-Mail-Marketing

Verschicken Sie Marketing-E-Mails und Erinnerungen. Führen Sie A/B-Splittests für Ihre Betreffzeilen durch und erwägen Sie zwei bis drei E-Mail-Werbesendungen vor dem Event, um es im Bewusstsein zu halten. Sie könnten Video-Inhalte in E-Mails verwenden, um Interessenten und registrierte Teilnehmer neugierig auf das Event zu machen.

Blogbeiträge

Contentvermarktung gibt Ihnen Gelegenheit, etwas zum Hintergrund Ihres Events zu erzählen und ausführlichere Informationen zu liefern als bei einer E-Mail. Verwenden Sie die richtigen Schlüsselworte, um den organischen Datenverkehr Ihrer Website zu erhöhen.

Öffentlichkeitsarbeit

Eine Pressemeldung und Pressearbeit, die namhafte Referenten und andere aussagekräftige Details hervorhebt, können für Ihr Event ein größeres Publikum generieren. Stellen Sie eine Medienliste mit Branchenpublikationen zusammen und suchen Sie nach Medienorganisationen, die über ähnliche Events berichten, um Ihre Zielgruppe zu erreichen. Interessierten Reportern sollten Sie unbedingt Einladungen zum Live-Event zukommen lassen.

Soziale Medien

Bringen Sie Ihr Event durch einen entsprechenden Hashtag, Grafiken und eine Social-Media-Kampagne bei Ihren Followern ins Gespräch. Anzeigen und beworbene Beiträge sollten Sie dabei nicht vergessen, damit Sie über Ihre organische Reichweite hinauskommen.

Vermarktung von Partnern und Referenten

Erstellen Sie visuelle Elemente und Muster für Beiträge in den sozialen Medien, die Partner und Referenten leicht verwenden können, wie zum Beispiel eine Grafikvorlage, auf der sie ihren Namen und Sitzungsinformationen hinzufügen können.

1. Halten Sie eine Trockenübung/Generalprobe ab

Planen Sie etwa eine Woche vor Ihrem Event einen Probelauf mit Ihrem Produktionsteam, den Event-Hosts, Referenten und allen anderen mit einer aktiven Rolle, um alle etwaigen Probleme vor dem großen Tag zu lösen.

Checkliste für den Probelauf: Alles, was Sie überprüfen müssen.

2. Sorgen Sie für den Erfolg Ihrer Redner

Versorgen Sie Ihre Referenten und Diskussionsteilnehmer mit Tipps zum Einrichten der Technik, damit sie gut vorbereitet sind und eine gute Figur abgeben können.

3. Nehmen Sie an der Übungssitzung teil

Bei einer Webinar-Übungssitzung kann der Host das Webinar starten und nur die Diskussionsteilnehmer und die Co-Hosts können der Sitzung beitreten. Geben Sie Ihren Referenten einen Anruftermin, damit Sie 10 bis 20 Minuten vor Veranstaltungsbeginn der Übungssitzung beitreten, ihr Audio und Video testen und Probleme, die sich in letzter Minute ergeben, lösen können.

1. Öffnen Sie die Türen frühzeitig

Versuchen Sie, Ihr Webinar ein paar Minuten vor dem Termin zu starten, damit die Teilnehmer Zeit zum Beitreten haben, bevor das eigentliche Programm beginnt. Wenn Sie eine Begrüßungsmusik abspielen möchten, versichern Sie sich, dass keine Lizenzgebühren anfallen.

2. Überprüfen Sie Ihre Einstellungen

Der beste Zeitpunkt zum Überprüfen Ihrer Meeting- oder Webinar-Einstellungen ist während der Beitrittsphase der Teilnehmer. Überprüfen Sie, ob Sie auf der richtigen Plattform aufzeichnen und live streamen. Starten Sie den Livestream, sofern er nicht automatisch aktiviert ist. Sorgen Sie außerdem dafür, dass die „Fragen und Antworten“-Einstellungen richtig aktiviert sind und dass Diskussionsteilnehmer und Co-Hosts über die richtigen Berechtigungen verfügen.

3. Eröffnungsskript

Geben Sie mit ein paar kurzen organisatorischen Ankündigungen den Startschuss für Ihr Event. Teilen Sie den Teilnehmern mit, ob das Webinar aufgezeichnet wird, wie Fragen eingereicht werden können und worum es im Webinar geht. Vergessen Sie nicht, sich bei den Rednern und Sponsoren zu bedanken.

4. Fehlerbehebung beim Event

Lassen Sie die Support-Seiten für Zoom Events, Zoom Webinars oder Zoom Meetings offen, damit Sie Probleme schnell beheben können, ohne dass es zu Unterbrechungen kommt. Chatten Sie mit Diskussionsteilnehmern, wenn diese Schwierigkeiten haben, entweder privat im Zoom Client oder nutzen Sie die Funktion „privater Sitzungs-Chat“.

Umfrage nach Event

Holen Sie sich Feedback von Teilnehmern darüber, was gut gelaufen ist und wo Raum für Verbesserungen besteht. Verwenden Sie die Umfrage, um von den Teilnehmern den Net Promoter Score für das Event insgesamt sowie für die einzelnen Sitzungen zu sammeln.

Aufgezeichnete Inhalte

Bearbeiten Sie Aufzeichnungen und Transkripte und stellen Sie diese auf Ihrer Website oder Event-Seite bereit. Wenn Sie möchten, können Sie den Inhalt Ihres Events als Gated Content bereitstellen und auf diese Weise Benutzerdaten von Zuschauern sammeln, die auf die Aufzeichnungen zugreifen.

Teilnehmer-Nachbereitung

Senden Sie Ihren Teilnehmern eine E-Mail mit einem Link zu den Aufzeichnungen des Events und weiteren Ressourcen.

Event-Berichte

Wenn Sie Zoom Events verwenden, überprüfen Sie das Dashboard „Eventzusammenfassung“. Generieren Sie Meetingberichte mit Registrierungs- und Umfragedaten oder Webinarberichte, die Daten zu Registrierung, Teilnehmern, Fragen und Antworten, Umfragen und Event-Durchführung enthalten.

Marketingleads

Nutzen Sie Erkenntnisse aus den Berichten, um Leads zu qualifizieren, und setzen Sie die oben erwähnten wichtigen Integrationen dazu ein, diese Leads an den Vertrieb weiterzuleiten.

Bewertung

Bewerten Sie, was geklappt hat und was nicht, damit Ihr nächstes Online-Event noch besser als das letzte wird. Nutzen Sie Teilnehmerdaten und Feedback aus den Berichten wie auch von Referenten und Diskussionsteilnehmern. Verfolgen Sie die Einbeziehung der Teilnehmer durch Ihre Inhalte und andere Event-Funktionen.